RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 009 DE 2026

 

(Febrero 03)

 

Para: DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

Asunto: LINEAMIENTOS PROGRAMACIÓN DE PAGOS, PAC Y CIERRE FINANCIERO 2026.

 

Cordial saludo,

 

La Dirección de Gestión Corporativa informa lineamientos y fechas para la programación de PAGOS, PAC y CIERRE 2026 (vigencia y reservas), así:

 

1. LINEAMIENTOS GENERALES

 

• Las reservas presupuestales constituidas al 31 de diciembre de 2025, deberán ser gestionadas, a más tardar, durante el primer semestre de la vigencia 2026, de conformidad con la programación realizada al inicio de la presente vigencia. Se exceptúan aquellos casos en los que la vigencia contractual supere dicho termino, previa justificación que permita exceder el plazo señalado para su pago y/o anulación. En todo caso, para la anulación de la reserva será requisito indispensable la presentación del acta de liquidación correspondiente, debidamente suscrita y con el lleno de requisitos y firmas.

 

• Cada dependencia será responsable de programar oportunamente el Programa Anual de Cajas (PAC) y los pagos requeridos, sujetándose a las fechas establecidas en la presente Circular, así como de realizar el seguimiento y control de los pagos tramitados, devoluciones y los alcances realizados.

 

• Se deberá tener en cuenta que, siempre que se inicie un proceso de contratación, será obligatorio solicitar la creación y/o actualización del tercero, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento identificado con el código 2311420-PR-063.

 

• Es responsabilidad del contratista presentar su cuenta de cobro dentro de los plazos previstos en el contrato, de manera mensual. De igual forma, corresponde al supervisor efectuar el seguimiento a la ejecución de los contratos a su cargo, con el fin de evitar la acumulación de cuentas de cobro, teniendo en cuenta que dicha situación afecta el cumplimiento del Programa Anual de Caja (PAC) programado.

 

• Cada área deberá dar estricto cumplimiento a las políticas de operación establecidas en el procedimiento de Ejecución Presupuestal, identificado con el código 2311400-PR-019, versión 9.

 

• Las solicitudes de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Certificado de Registro Presupuestal (CRP) que se radiquen durante la vigencia tendrán un tiempo de expedición de un (1) día hábil. Para efectos del cómputo del término, las solicitudes presentadas, una vez finalizado el horario laboral, se entenderán recibidas el día hábil siguiente, a partir del cual comenzará a contarse el plazo para su expedición.

 

• Toda adquisición de bienes y servicios deberá encontrarse incluida en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) debidamente aprobado. En consecuencia, el objeto de las solicitudes de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) deberá coincidir con lo previsto en dicho plan; en caso contrario, la solicitud será devuelta a la dependencia solicitante para su ajuste.

 

• Para realizar modificaciones presupuestales destinadas a acreditar cuentas deficitarias, la dependencia interesada deberá presentar la solicitud mediante memorando electrónico dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa, adjuntando la debida justificación de la necesidad de acreditar recursos, así como la identificación de la(s) cuenta (s) de las cuales se propone la reducción (contracreditar). En todo caso, deberá justificarse de manera expresa la reducción de recursos del rubro de funcionamiento y/o proyecto de inversión, según corresponda.

 

Tratándose de modificaciones presupuestales de recursos de inversión, además de los documentos mencionados, deberá adjuntarse el concepto favorable de la Secretaría Distrital de Planeación.

 

Nota: Los traslados presupuestales externos se presentarán para aprobación de la Secretaría Distrital de Hacienda, En estos casos, el trámite tendrá un tiempo mínimo de cinco (5) días hábiles contados a partir de su radicación, razón por la cual deberán considerarse dichos plazos al momento de solicitar cualquier modificación o traslado presupuestal.

 

2. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC

 

• La adecuada gestión, programación y ejecución financiera garantizan la liquidez necesaria para atender los compromisos adquiridos y cumplir las metas para la vigencia 2026 de la Secretaría Juntica Distrital. En tal sentido, todo pago programado en el PAC que no se ejecute quedará registrado como PAC no ejecutado; por lo tanto, cuando se requiera posteriormente hacer uso de dichos recursos, la dependencia responsable deberá remitir la justificación debidamente soportada y avalada por el Secretario Jurídico Distrital.

 

• La programación del PAC de la vigencia 2026, elaborada por cada una de las dependencias y registrada en el sistema Bogdata, es la máxima autorización de pagos, lo que implica que solo se podrán efectuar pagos, hasta el monto programado en cada uno de los meses, por lo tanto, el responsable de los rubros y/o proyectos de inversión de cada dependencia, debe garantizar el control y disponibilidad de PAC para el pago de contratistas y proveedores asignados a sus procesos.

 

• La programación inicial de PAC, tanto de vigencia como de reservas 2026, fue cargada en el aplicativo Bogdata cumpliendo los lineamientos de la Secretaría Distrital de Hacienda Distrital. Dicha programación se realizó con la información suministrada por cada una de las dependencias, a la Dirección de Gestión Corporativa, con la premisa que no se pueden realizar modificaciones a lo programado para el primer trimestre del año 2026.

 

La programación inicial de PAC, se podrá modificar (reprogramar), para la vigencia 2026, de acuerdo a la indicación que se muestra a continuación y solo se podrán afectar los meses siguientes, sin incluir el mes en que se está realizando la reprogramación.

 

Adicionalmente, las dependencias deberán, no solamente concentrar sus esfuerzos en reprogramar los próximos tres (3) o (4) meses, según corresponda, sino la totalidad de la vigencia.

 

De acuerdo con lo anterior las dependencias podrán realizar las reprogramaciones para la vigencia 2026, a más tardar en las siguientes fechas:

 

Fuente: Construcción Propia - Proceso de Gestión Financiera

 

• La reprogramación del PAC de reservas presupuestales debe realizarse en las mismas fechas establecidas en el punto anterior.

 

• El PAC de reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2025, no podrán exceder del primer semestre del año en curso, de acuerdo con lo expuesto en los lineamientos generales de la presente Circular.

 

3. CRONOGRAMA DE RADICACION DE CUENTAS (PROVEEDORES Y CONTRATISTAS)

 

• De acuerdo con los plazos establecidos por la Dirección Distrital de Tesorería, a continuación, se relacionan las fechas máximas de recibo de cuentas para pago de proveedores y contratistas:

 

Fuente: Construcción Propia - Proceso de Gestión Financiera

 

Nota: Debido a que se ampliaron las fechas de radicación, se precisa que no se tramitarán cuentas por fuera de los plazos establecidos en la presente Circular.

 

Las cuentas que se radiquen por fuera de estas fechas, serán devueltas al contratista o proveedor, y deberán volver a radicarse para pago en siguiente mes. Es importante tener en cuenta que la radicación extemporánea, afecta el PAC del mes correspondiente, lo que implica la constitución de PAC no ejecutado. En estos casos, se deberá revisar el trámite descrito en el numeral 2.

 

• Los desembolsos estarán condicionados al cumplimiento de los requisitos establecidos y a la entrega de toda la documentación necesaria para el trámite de pago, dentro de las fechas establecidas para cada caso.

 

• El área financiera realizará la revisión y trámite de las cuentas en estricto orden de radicación, todo tramite devuelto o que requiera alcance, iniciará nuevamente el proceso, siempre y cuando se entregue dentro de los plazos establecidos, por lo cual se recomienda no dejar la radicación inicial para el ultimo día.

 

• Cuando el proceso de gestión financiera requiera al contratista, proveedor o supervisor un alcance al trámite de pago, el mismo deberá darse en un plazo máximo de dos (2) días hábiles.

 

• La Oficina de Gestión de Pagos de la SDH-DDT realizará el desembolso de los tramites de pago dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su liberación en el ERR SAP-BogData, una vez se encuentren en estado RADICADO.

 

• Los contratistas y/o proveedores obligados a facturar deben tener en cuenta que la fecha de la factura debe corresponder al mes de la radicación de la solicitud del pago, cumpliendo los plazos establecidos en la presente Circular.

 

• Los tramites de pago correspondientes al mes de diciembre que sean gestionadas para pago dentro del mismo mes deberán radicarse hasta el 15 de diciembre de 2026. Los tramites de pago radicados entre el 18 y el 23 de diciembre de 2026 serán registrados como cuentas por pagar para giro en la siguiente vigencia.

 

• Es necesario tener en cuenta que todos los contratistas deben cargar los documentos en la plataforma SECOP II (Sistema Electrónico de Contratación Pública) cada vez que presenten el trámite de pago para aprobación por parte del supervisor del contrato; de manera que al realizarse la respectiva consulta por el proceso de gestión financiera en SECOP II, la cuenta debe encontrarse aprobada, de lo contrario se devolverán todos los documentos y no se continuará con el trámite de pago.

 

4. CONDICIONES GENERALES Y REQUISITOS PARA PAGO

 

Nota de calidad: Cuando en la presente Circular se mencionen formatos, los mismos deberán ser consultados y descargados directamente desde la plataforma SMART, teniendo en cuenta que las versiones pueden verse modificadas o actualizadas. Igualmente, deberán contar con los logotipos, títulos y forma correspondientes, presentarse en PDF y firmarse por contratista y/o supervisor, según sea el caso.

 

4.1. CONDICIONES GENERALES

 

• El pago de las cuentas de contratistas y proveedores radicadas desde del 19 de diciembre de 2026, quedarán registrados en cuentas por pagar, por lo cual serán giradas por la Tesorería Distrital en el mes de enero de 2027, con cargo al PAC programado en diciembre de 2026.

 

• El pago oportuno a contratistas y proveedores estará sujeto al cumplimiento de los cronogramas establecidos, al adecuado diligenciamiento de los formatos correspondientes y a que los soportes de cada trámite de pago cumplan con lo estipulado en los respectivos contratos, previa validación por parte del supervisor designado.

 

• El éxito de la reprogramación y consolidación del Programa Anual de Caja (PAC) depende de la participación activa y coordinada de todas las dependencias, mediante el estricto cumplimiento del cronograma establecido y de los lineamientos impartidos, así como de la adecuada organización y articulación de los equipos de trabajo al interior de cada área, a fin de garantizar que la información generada sea confiable y oportuna

 

4.2. TRAMITE DE PAGO PARA CONTRATISTAS PERSONA NATURAL

 

• Presentar correctamente diligenciado el formato 2311400-FT-197 versión 10 - Informe Financiero y Supervisión-PN.

 

• Si el contratista está obligado a expedir factura de venta electrónica, debe adjuntar factura original, cuya fecha debe corresponder al mes en el que se radica y cumplir con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario o la norma que la modifique, sustituya o adicione.

 

• Copia de la planilla de pago por conceptos de aportes de pensión, salud y ARL.

 

• Con el primer pago y por una única vez, a menos que se requiera actualizar información, debe presentarse: i) Certificación bancaria con una antigüedad no mayor a 30 días; ii) RUT, iii) RIT y iv) Formato de caracterización tributaria 2311400-FT-304 versión 4. En los casos del RUT y el RIT deberán tener fecha de impresión de la vigencia 2026.

 

• El formato de caracterización tributaria deberá presentarse acompañado de los soportes correspondientes a los beneficios tributarios solicitados, tales como dependientes, crédito hipotecario y medicina prepagada. Para los dos últimos casos, será requisito indispensable la certificación con corte al 31 de diciembre de 2025.

 

En el evento de no contar con los soportes correspondientes a la vigencia 2025, se permitirá de manera transitoria la aplicación de las deducciones radicadas en la vigencia 2024, las cuales podrán ser tenidas en cuenta hasta el pago de los honorarios del mes de marzo, sin excepción.

 

• Para el pago final del contrato es necesario adjuntar también el Informe Final formato 2311600-FT-312 (última versión), así como también el documento de paz y salvo formato FT-2311500-200.

 

4.3. TRÁMITE DE PAGO PARA PROVEEDORES O PERSONAS JURÍDICAS

 

• Presentar correctamente diligenciado el formato 2311400-FT-303 (última versión) - Certificado de pago PJ

 

• Original de la factura de venta electrónica cuya fecha debe corresponder al mes en el que se radica y cumplir con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario o la norma que la modifique, sustituya o adicione.

 

• Certificación de pago de aportes a seguridad social suscrito por el revisor fiscal y/o representante legal, en el que se exprese claramente que el periodo que está siendo cobrado se encuentra a paz y salvo en aportes por dichos conceptos.

 

• Con el primer pago y por una sola vez, presentar la certificación bancaria, RUT y RIT, con fecha de impresión de la vigencia 2026.

 

5. RESERVAS PRESUPUESTALES

 

Para la constitución de reservas presupuestales con corte al 31 de diciembre de 2026, la Dirección de Gestión Corporativa recibirá, hasta el 21 de diciembre de 2026, los formatos de Justificación de Constitución de Reservas Presupuestales, debidamente diligenciados y firmados por el supervisor del contrato, el ordenador del gasto y el responsable de presupuesto, de conformidad con lo establecido en la Circular Externa No. 10 del 19 de noviembre de 2025.

 

La información reportada en dichos formatos deberá coincidir con el informe de ejecución presupuestal generado por el sistema de información presupuestal de la Secretaría Distrital de Hacienda. En caso de presentarse inconsistencias, el formato será devuelto a la dependencia correspondiente, la cual contará con un plazo máximo de un (1) día hábil para atender la observación y remitir los ajustes requeridos.

 

Se recuerda que la constitución de reservas presupuestales tiene carácter excepcional y debe obedecer a la ocurrencia de eventos imprevisibles; adicionalmente, deberá corresponder a compromisos cuya no constitución afectaría de manera sustancial la continuidad y adecuada prestación del servicio.

 

Atentamente,

 

MARÍA FERNANDA QUIJANO VÁSQUEZ

 

Directora de Gestión Corporativa

 

Proyectó: Nelcy Torres M. - Profesional Especializado DGC

Oscar Javier Martínez Torres - Contratista DGC

Aprobó:   María Fernanda Quijano Vásquez - Directora de Gestión Corporativa

 

NOTA: Ver anexo y norma original en Anexos.