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CIRCULAR EXTERNA 010 DE 2025
(Abril 28)
PARA: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES (AS) Y DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, AGENCIA DISTRITAL PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR, LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA - ATENEA, PRESIDENTE CONCEJO DE BOGOTÁ, VEEDORA DISTRITAL, CONTRALOR DE BOGOTÁ Y PERSONERO DE BOGOTÁ, GERENTES DE LAS SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD Y, JEFES O RESPONSABLES DE TALENTO HUMANO.
DE: DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL - DASCD.
ASUNTO: CRITERIOS DE PROVISIÓN DE EMPLEOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA GENERALYREMISIÓN DEL PLAN ANUAL DE PREVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS, EN EL MARCO DEL PLAN DE FORMALIZACIÓN LABORAL DISTRITAL - PFLD 2024 - 2027.
EL Concejo de Bogotá D.C, mediante el Acuerdo Distrital 927 del 7 de junio de 2024, adoptó el Plan Distrital de Desarrollo 2024 - 2027 “Bogotá Camina Segura”, el cual estableció en el artículo 100 la formulación de un Plan de Formalización Laboral del empleo público como eje central para fortalecer la estructura orgánica y funcional del Distrito Capital. A través de este plan, se prioriza la provisión oportuna de empleos vacantes, se promueve la reducción progresiva de los contratos de prestación de servicios en actividades permanentes y se prevén aumentos en las plantas de personal conforme a estudios técnicos y las posibilidades fiscales existentes.
En consecuencia, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD, en coordinación con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, elaboró el Plan de Formalización Laboral de Bogotá D.C. - PFLB: Formalizar para Servir: La Ciudadanía Primero 2024-2027.
Así las cosas, de acuerdo con los objetivos estratégicos del Plan Distrital de Desarrollo 2024-2027 y como parte de los compromisos asumidos en el marco de la implementación del Plan de Formalización Laboral de Bogotá D.C, se ha definido como prioridad, garantizar la prestación de bienes y servicios orientados a la real satisfacción de las necesidades de los habitantes de la ciudad de Bogotá, a través de acciones que permitan fortalecer la institucionalidad para que responda con eficiencia y eficacia a los mandatos de la norma superior en relación con la satisfacción del interés general y el cumplimiento de los fines organizacionales.
Por esta razón, el Plan de Formalización Laboral de Bogotá D.C, se constituye como una herramienta que permite fortalecer el servicio público, promover la transparencia y mejorar las condiciones laborales en el Distrito. Además, esta iniciativa busca generar un impacto positivo tanto en los servidores públicos como en la ciudadanía, estableciendo acciones concretas para una gestión administrativa eficiente y alineada con las demandas sociales.
En efecto, la participación de las entidades y organismos distritales en este proceso, es fundamental para cumplir con las metas propuestas, optimizar la gestión de los recursos humanos y garantizar servicios públicos de calidad que respondan a las expectativas de las ciudadanías de Bogotá D.C.
Dicho lo anterior, en el marco del Plan de Formalización Laboral Distrital - PFLD 2024 - 2027, las entidades públicas del orden distrital destinatarias de la presente circular, con el fin de proveer definitiva o transitoriamente los empleos de carrera administrativa que integran sus plantas de personal, aplicarán los criterios que se establecen a continuación:
1. MARCO NORMATIVO Y JURISPRUDENCIAL APLICABLE A LA PROVISIÓN DE EMPLEOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA
1.1. Provisión Definitiva de Empleos:
Según lo dispuesto en el artículo 125 de la Constitución Política, los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera, con excepción de los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley, de tal manera que, en principio, el ingreso obedecerá al desarrollo de un concurso público bajo la aplicación del principio del mérito.
Siguiendo este postulado, la Corte Constitucional, en diferentes pronunciamientos[1], ha indicado como el mérito es el eje axial y el fundamento sobre el cual se edifica el servicio público, garantizando que quienes ocupen cargos en la administración cumplan con criterios de idoneidad y aptitud para el desempeño de sus funciones. Así ha expresado la Corte:
“(…) el mérito es el principio transversal y la piedra angular sobre el cual se instituye el servicio público. Pero de ello no se sigue que el concurso sea el único mecanismo para acreditar tal calidad, ni que los empleos y cargos públicos que respondan a otros caminos de ingreso sean ajenos al ideal del mérito. En efecto, las excepciones a la carrera administrativa (v.gr. el libre nombramiento y remoción, la elección popular o los trabajadores oficiales) no implican que esas formas de elección o designación no expresen el mérito o se contrapongan al mismo.[107] El mérito no necesariamente es sinónimo de capacidades técnicas y títulos académicos, pues en un sentido amplio cobija tanto calificaciones objetivas como la valoración -transparente- de aspectos subjetivos necesarios para acreditar la aptitud, como lo es la idoneidad moral del aspirante [108]”
Por su parte, mediante Sentencia C-172 de 2021, se indicó lo siguiente:
(…) la pretensión de que al Estado se vinculen, a partir de la prevalencia del mérito, aquellos miembros de la sociedad poseedores de altas competencias, relacionadas con aspectos objetivos -como el conocimiento y la experiencia- y subjetivos -como la calidad personal y la idoneidad ética-, se vincula necesariamente a la idea de que el Estado tiene una misión constitucional superior, referida al compromiso por la garantía de la dignidad humana, la prevalencia del interés general, la prosperidad general y la efectividad de los principios, derechos y deberes constitucionales. En este sentido, la carrera contribuye a que el Estado sea eficaz, eficiente y ejerza sus quehaceres en atención a pautas de moralidad, imparcialidad y transparencia.
En ese sentido, el principio del mérito constituye un principio transversal que garantiza la estructuración del servicio público bajo criterios de idoneidad y capacidad, contribuyendo a la eficacia, eficiencia y transparencia del Estado en el cumplimiento de sus fines constitucionales.
Ahora bien, dicho lo anterior, es preciso señalar que el orden de provisión de provisión definitiva de empleos públicos de carrera administrativa está determinado en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto Nacional 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, modificado por el artículo 1 del Decreto 498 de 2020, así:
1. Con la persona que al momento de su retiro ostentaba derechos de carrera y cuyo reintegro haya sido ordenado por autoridad judicial.
2. Por traslado del empleado con derechos de carrera que demuestre su condición de desplazado por razones de violencia en los términos de la Ley 387 de 1997, una vez impartida la orden por la Comisión Nacional del Servicio Civil.
3. Con la persona de carrera administrativa a la cual se le haya suprimido el cargo y que hubiere optado por el derecho preferencial a ser reincorporado a empleos iguales o equivalentes, conforme con las reglas establecidas en el presente decreto y de acuerdo con lo ordenado por la Comisión Nacional del Servicio Civil.
4. Con la persona que al momento en que deba producirse el nombramiento ocupe el primer puesto en lista de elegibles para el empleo ofertado que fue objeto de convocatoria para la respectiva entidad.
Si agotadas las anteriores opciones no fuere posible la provisión del empleo deberá realizarse proceso de selección específico para la respectiva entidad.”
Siguiendo el orden establecido en la norma citada, los empleos de carrera administrativa se proveerán a través de procesos de selección de ingreso y ascenso, con las personas seleccionadas mediante el mecanismo del mérito.
- Traslado
Este movimiento de personal, a la luz del ordenamiento jurídico colombiano vigente, es una forma de provisión definitiva de empleos públicos.
El artículo 1 del Decreto 648 de 2017 modificatorio del artículo 2.2.5.4.2 del Decreto 1083 de 2015, establece en relación con el movimiento de personal a través de la figura del traslado, lo siguiente:
“Hay traslado cuando se provee, con un empleado en servicio activo, un cargo vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría, y para el cual se exijan requisitos mínimos similares”.
En este mismo sentido, el artículo 1 del Decreto 648 de 2017, modificatorio del artículo 2.2.5.4.3 del Decreto 1083 de 2015, estableció las reglas generales del traslado, así:
“(…)
El traslado se podrá hacer por necesidades del servicio, siempre que ello no implique condiciones menos favorables para el empleado.
El traslado podrá hacerse también cuando sea solicitado por los empleados interesados, siempre que el movimiento no afecte el servicio.”
En cuanto a los derechos del empleado trasladado, se tienen los siguientes, los cuales se encuentran señalados en el artículo 2.2.5.4.5 del Decreto 1083 de 2015:
“(…)
El empleado público de carrera administrativa trasladado conserva los derechos derivados de ella y la antigüedad en el servicio.
Cuando el traslado implique cambio de sede, el empleado tendrá derecho al reconocimiento y pago de los gastos que demande el traslado, es decir, tendrá derecho al reconocimiento de pasajes para él y su cónyuge o compañero (a) permanente, y sus parientes hasta en el primer grado de consanguinidad, así como también los gastos de transporte de sus muebles.”
Sobre el particular, se encuentran sendos pronunciamientos jurisprudenciales relacionados con el movimiento de personal de Traslado, como el de la Corte en Sentencia C-356 de 11 de agosto de 1994, en la cual se expresó que:
"En el régimen ordinario de los servidores públicos, el traslado es un movimiento de personal que se produce cuando se provee, con un empleado en servicio activo, un cargo vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría, y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño. También se produce cuando la administración hace permutas entre empleados que desempeñen cargos de funciones afines o complementarias, que tengan la misma categoría, y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño.
"Esta decisión de la administración, ha sido objeto de amplios desarrollos jurisprudenciales y doctrinales, en razón de las implicaciones de orden familiar, económico y social que puede llegar a tener en un momento dado para el empleado. Desarrollos que tienen que ver principalmente con el examen de su procedencia, dado que el empleado debe encontrarse en servicio activo, de suerte que no sería legal el traslado de un empleado en ciertas modalidades de comisión o en uso de licencia. Otro requisito de procedencia, es que el cargo al cual se traslada se encuentre vacante de manera definitiva y no en forma transitoria. Además, que debe existir afinidad funcional y de categoría entre el cargo ejercido por el empleado y el cargo al que se le traslada; afinidad que tiene que ver con el tipo de funciones, y categoría que se refiere al nivel o posición jerárquica de la administración; y, con la prohibición de desfavorecer las condiciones laborales, las cuales pueden ser tanto de naturaleza objetiva como subjetiva, estas últimas relacionadas con obligaciones familiares o especiales circunstancias personales o sociales, y, aquellas, que involucran el salario, la categoría de los empleos o las condiciones materiales del empleo.
"Adicionalmente, el movimiento de personal comentado no proviene de un poder discrecional o arbitrario de la administración, puesto que de una parte se debe consultar "necesidades del servicio", y, de otra no puede implicar condiciones menos favorables para el empleado. (Magistrado ponente, doctor Fabio Morón Díaz)".
(…)”
De lo anteriormente citado, es claro que, a voces de la Corte Constitucional, la facultad del nominador para disponer sobre los traslados de los empleados públicos no es unívoca y, por consiguiente, se deben garantizar así mismo, el disfrute de los derechos fundamentales.
1.2. Provisión Transitoria de Empleos:
Las vacancias definitivas y temporales de los empleos de carrera se suplen transitoriamente, a través de encargos y excepcionalmente de nombramientos provisionales, mientras se proveen en propiedad conforme a la ley o por el tiempo que dure la situación administrativa del titular con derechos de carrera administrativa.
De esta manera el ordenamiento jurídico colombiano, ha establecido dos formas de provisión transitoria de los empleos, a través de las figuras de encargo y nombramiento en provisionalidad.
- Encargo:
De conformidad con el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019, además de lo indicado en el artículo 2.2.5.3.1 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el artículo 1 del Decreto 648 de 2017, el encargo corresponde a una situación administrativa, una forma de provisión de empleos de carrera administrativa con vacancia temporal y definitiva, un derecho preferencial de los empleados de carrera administrativa y un movimiento de personal, que al tenor literal se define así:
“ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.
En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.
El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.
(…)”
Desde cada una de sus dimensiones, el encargo fue definido en el Criterio Unificado proferido por la Sala Plena de Comisionados de la Comisión Nacional del Servicio Civil el 13 de agosto de 2019, así:
- Instrumento de movilidad laboral personal de los empleados que se encuentren en servicio activo: Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose temporalmente de las propias de su cargo.
- Como situación administrativa: De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.5.5.1 del Decreto 648 de 2017, el ejercicio de funciones de otro empleo por encargo, se constituye en una situación administrativa. El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.
- Como forma de provisión del empleo: el encargo es un mecanismo transitorio para suplir vacancias temporales o definitivas, no sólo de empleos de carrera sino también de libre nombramiento y remoción.
- Como derecho preferencial de promoción o ascenso temporal de los servidores de carrera administrativa: Para los empleados con derechos de carrera, el encargo es un derecho preferencial, siempre y cuando se cumpla n los requisitos previstos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1º de la Ley 1960 de 2019, por lo tanto, no comporta una decisión discrecional del nominador, ya que es una competencia reglada. En todo caso, el encargo en empleos de carrera administrativa prevalece sobre el nombramiento en provisionalidad, salvo que la entidad decida no proveer el empleo.
- Nombramiento en Provisionalidad:
Por otro lado, frente al nombramiento en provisionalidad, el artículo 5° del Decreto - Ley 2400 de 1968 establecía que este correspondía a la figura en la cual se provee transitoriamente un empleo de carrera con personal no seleccionado de acuerdo con la reglamentación de la respectiva carrera. Posteriormente, el artículo 25 de la Ley 909 de 2004 señala que los empleos de carrera cuyos titulares se encuentren en situaciones administrativas que impliquen la separación temporal de los mismos “serán provistos en forma provisional solo por el tiempo que duren aquellas situaciones administrativas, cuando no fuere posible proveerlos mediante encargo con servidores públicos de carrera”.
Por su parte, el Decreto 1083 de 2015, a lo largo de su articulado, indica que el nombramiento provisional se podrá efectuar cuando se haya agotado el orden de provisión definitiva prevista en el artículo 2.2.5.3.2, así como la provisión su provisión transitoria a través del derecho preferencial del encargo sobre servidores públicos de carrera y que el mismo no tiene vocación de permanencia, al ser un nombramiento de carácter transitorio mientras se surte el proceso de selección mediante concurso de mérito.
La jurisprudencia de la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-102 de 2022 ha indicado lo siguiente:
(…) es válido realizar nombramientos en provisionalidad dentro de una entidad pública para así garantizar la continuidad en la prestación del servicio, siempre y cuando no se desnaturalice su carácter transitorio. A diferencia de los servidores en carrera, los empleados en provisionalidad no han superado concurso alguno de méritos y sin embargo han venido ocupando progresivamente cargos de carrera en las distintas entidades públicas. Esta situación ha generado varias demandas de inconstitucionalidad de ciudadanos que consideran que tal nombramiento supone apartarse del principio del mérito. La jurisprudencia ha admitido esta posibilidad, siempre y cuando se entienda como un evento excepcional para garantizar la continuidad del servicio. (…)”
Los nombramientos en provisionalidad son jurídicamente válidos como medida excepcional para garantizar la continuidad del servicio público, siempre que no se desnaturalice su carácter transitorio ni se vulnere el principio de mérito que rige el acceso a los cargos de carrera.
2. CRITERIOS PARA LA PROVISIÓN DE LOS EMPLEOS EN EL MARCO DEL PLAN DE FORMALIZACIÓN LABORAL DISTRITAL
En referencia al marco normativo y jurisprudencial establecido en el numeral anterior, se invita a las entidades y organismos distritales a seguir las siguientes directrices para la provisión de los empleos vacantes, en estado definitivo o transitorio, con el objetivo de optimizar la capacidad institucional existente. Esto implica aplicar criterios de eficacia en la gestión de los empleos de las plantas de personal, los cuales no necesariamente conllevan la creación de nuevos empleos.
Bajo este entendido, al planificar anualmente la provisión de empleos vacantes, las entidades y organismos distritales deberán verificar los siguientes criterios en el siguiente orden:
1. Reubicación: Como lineamiento técnico, las entidades y organismos distritales deberán evaluar sus necesidades en materia de provisión de empleos para optimizar la administración de su planta de personal, y verificar en cuales casos es posible hacer uso de la figura de Reubicación, contemplada en al artículo 2.2.5.4.6 modificado por el artículo 1 del Decreto 648 de 2017, la cual debe realizarse por necesidades del servicio y “consiste en el cambio de ubicación de un empleo, en otra dependencia de la misma planta global, teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones del empleo.”. Las entidades y organismos verificarán como primera opción la Reubicación de sus empleos, con el fin de procurar que con la capacidad instalada se logren atender las necesidades institucionales.
2. Órdenes de provisión: Como se indicó en el numeral 1.1.1. Provisión Definitiva de Empleos de la presente instrucción, se debe atender el orden de provisión establecido en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto compilatorio 1083 de 2015, antes de acudir al encargo o nombramiento en provisionalidad. Atendiendo al numeral cuarto del orden de provisión el cual refiere a los nombramientos en periodo de prueba de los elegibles que ocuparon posiciones meritorias como producto del concurso de méritos realizado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, las entidades y organismos distritales deben efectuar el reporte de las vacantes definitivas a través del Sistema de Apoyo para la Igualdad, el Mérito y la Oportunidad (SIMO), una vez se origine alguna de las circunstancias previstas en los artículos 2.2.5.1.13 y 2.2.5.2.1 del Decreto 1083 de 2015, modificados por el artículo 1 del Decreto 648 de 2017. Lo anterior en consonancia, con lo indicado en la Circular No. 011 de 2021 emitida por la CNSC.
3. Derecho preferencial de Encargo: Las entidades y organismos distritales con empleos que no hayan logrado proveerlos de manera definitiva, conforme al orden de provisión establecido en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 1 del Decreto 648 de 2017 y no cuenten con listas de elegibles vigentes de empleos iguales o equivalentes para hacer su uso, podrán proveerlos agotando el procedimiento establecido normativamente para realizar encargos de servidores públicos de carrera administrativa, atendiendo los directrices establecidas por la Comisión Nacional del Servicio Civil- CNSC en el Criterio Unificado 1398 del 2019.
4. Movimientos de personal de Traslado: Si verificado que por la estructura de la planta de empleos actual no hay posibilidad de realizar reubicaciones de empleos, si se realizó el agotamiento de los órdenes de provisión de los empleos y se encuentra que dentro de la planta actual no se encuentra empleado o empleada distrital con el mejor derecho que cumpla con los criterios del artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019 para acceder al encargo, las entidades y organismos distritales deberán acudir al movimiento de personal de traslado, en el marco del Programa de Movilidad Laboral previsto en la Circular Externa 014 de 2023 del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital - DASCD.
Para tales efectos, las entidades y organismos del distrito, podrán realizar el registro de las necesidades del servicio (convocatorias) para proveer una vacante definitiva a través del movimiento de personal de traslado, por medio del Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública - SIDEAP - Módulo de traslado.
5. Nombramiento en provisionalidad: Una vez agotado el derecho preferencial al encargo, el o los empleos continúan en vacancia definitiva, se podrá acudir a la figura de nombramiento en provisionalidad, como mecanismo excepcional y transitorio, mientras se surte el concurso de méritos.
3. INFORMACIÓN ACERCA DE LA PROVISIÓN DE LOS EMPLEOS EN EL DISTRITO
3.1. Plan de Previsión de Recursos Humanos
A partir de la información establecida por las entidades y organismos distritales en cada anualidad, se insta a remitir al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital el plan de provisión de empleos formulado para la vigencia 2025, en el que debe constar como mínimo la siguiente información:
- Número de empleos vacantes, ya sea de manera definitiva o transitoria, identificando: i) Denominación del empleo, II) Nivel jerárquico, III) Tipología de la naturaleza de los empleos, forma prevista de provisión de los empleos y fecha esperada de provisión.
- Copia del Plan de Previsión de Recursos Humanos
Esta información debe ser remitida al correo contacto@serviciocivil.gov.co a más tardar 08el 25 de mayo de abril de 2025.2025.
3.2. Diagnóstico sobre la provisión de empleos en las entidades y organismo distritales
Con el propósito de diseñar e implementar acciones que aporten a la provisión oportuna de empleos, es necesario realizar un diagnóstico sobre las principales problemáticas que se les presenta a las entidades y organismos Distritales en la provisión transitoria y definitiva de empleos de carrera administrativa.
En consonancia con lo anterior se ha diseñado una encuesta para ser respondida por los responsables de talento humano en las entidades y organismos distritales, a la cual podrán acceder en el siguiente link: https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=X0Ez9bGpMk6JTD7i38YUcDwgOuloOZhFm5WKmcbvRXpUMFVHNVZYNUozVVJIUlFNVEo4QVpLWTFSS4u
Se solicita que la encuesta sea respondida a más tardar el 9 de mayo de 2025.
Cordialmente,
LAURA VILLA ESCOBAR
Directora del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital
Nota: Ver norma original en Anexos. NOTAS AL PÍE DE PAGINA: [1] Sentencia C – 102 de 2022 |
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