RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 004 DE 2007 (Febrero 27) Derogada por el art. 6, Rescolución Contraloría de Bogotá D.C. 13 de 2009 Por la cual se adopta la nueva versión de un procedimiento del Proceso Prestación de Servicio Macro de la Contraloría de Bogotá, D.C. EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C. En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001; y CONSIDERANDO: De conformidad con los literales b), j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos. El Gobierno Nacional mediante el decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 estableció la obligatoriedad de adoptar el modelo estándar de control interno MECI para el Estado Colombiano, con el fin de fortalecer la estructura de control en las entidades públicas, en cumplimiento de esta norma, la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria 013 de 12 de junio de 2006, adoptando dicho modelo. El MECI contiene entre otros elementos del subsistema de control de gestión, los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando las acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá, D.C., y el Manual de Procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. El artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D.C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", fija la estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá, D.C. y faculta al Contralor de Bogotá, D.C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos. El numeral 13 del artículo 42 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Elaborar y actualizar el manual de procedimientos de la Contraloría en coordinación con las demás dependencias". La racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad. Mediante Resolución Reglamentaria, No. 016 del 22 de abril de 2005, se modificó el nombre y se adoptó la versión 2.0 del procedimiento Dictamen a los Estados Contables Consolidados del Distrito Capital, que hace parte del proceso de Prestación de servicio Macro, el cual requiere ser actualizado. El objetivo del Sistema de Gestión de Calidad es el de implementar acciones correctivas y preventivas para mejorar continuamente el desempeño de los procesos, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes y de las partes interesadas. RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la nueva versión del siguiente procedimiento relacionado con el Proceso de Prestación de Servicio Macro, el cual hace parte de la presente resolución:
ARTÍCULO SEGUNDO: Delegar en la Dirección de Planeación en coordinación con las dependencias respectivas el mejoramiento continuo del procedimiento adoptado.ARTÍCULO TERCERO: Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores y Jefes de las oficinas asesoras divulgar el procedimiento adoptado. ARTÍCULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y subroga el numeral 9 del artículo tercero de la Resolución Reglamentaria No. 016 del 22 de abril de 2005. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá, D. C. a los veintisiete (27) días del mes de febrero de dos mil siete (2007). ÓSCAR GONZÁLEZ ARANA Contralor de Bogotá
PROCEDIMIENTO " DICTAMEN A LOS ESTADOS CONTABLES CONSOLIDADOS DEL DISTRITO CAPITAL" CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 3008 VERSIÓN No. 3.0 Fecha:
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para elaborar Dictamen a los estados contables consolidados del distrito Capital. 2. ALCANCE: Este procedimiento comienza con la elaboración del plan de trabajo detallado para la elaboración del Dictamen, el desarrollo de las actividades necesarias y termina con la aplicación del procedimiento para la preservación del producto "Informes estructurales, sectoriales y obligatorios". 3. BASE LEGAL: * CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA, 1991. Artículo 268, 272 y 354. * Ley 42 de 1993 "Sobre la organización de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen". Artículo 47. * Ley 298 de 1996 "Crea la Contaduría General de la Nación" Artículo 1. * Decreto 1421 de 1993 "Estatuto Orgánico de Bogotá" Artículo 109, numeral 12 * Resolución Orgánica 05544 del 17 de Diciembre de 2003 "Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República". Artículo 81 y 82.Modificada mediante la Resolución 5799 de Diciembre 15 de 2006 de la CGR. * Acuerdo 024 de 2001 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". Además de las normas vigentes y/o modificatorias sobre el tema al momento de dar cumplimiento a los procedimientos. 4. DEFINICIONES: ACTIVIDADES DE CONTROL ESPECÍFICAS PARA EL PROCESO CONTABLE: Las actividades de control interno contable ayudan a garantizar que las políticas y directrices administrativas se ejecuten. Las actividades de control deberán ser efectivas y eficientes al cumplir los objetivos que para su consecución se apoyan en los procesos financieros y contable. Se deberán tener en cuenta como mínimo los siguientes factores: Políticas, procedimientos técnicos y mecanismos que desarrollan los procesos de orden financiero y contable, establecimiento de controles, Indicadores de Desempeño, entre otras. ANÁLISIS DE RESULTADOS: Es el estudio de la composición y evolución de los ingresos, costos, gastos y resultados; las relaciones entre ellos y de sus componentes más representativos, permite conocer el nivel de explotación de su capacidad operativa. AUDITORIA A LOS ESTADOS CONTABLES: Es el examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, efectuado con posterioridad a las operaciones y de conformidad con las normas de auditoría gubernamental, con el fin de evaluar, verificar y comprobar las transacciones que han dado lugar a los estados contables para emitir una opinión respecto a si presentan razonablemente la situación financiera del sujeto de control, los resultados sus operaciones y las variaciones en la posición financiera, todo ello en concordancia con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación y demás disposiciones gubernamentales vigentes. CONTROL INTERNO CONTABLE: Proceso que se adelanta en las entidades públicas con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, que garanticen que la información financiera, económica y social cumpla con las normas vigentes sobre la materia. DICTAMEN INTEGRAL: Es la expresión de las conclusiones finales a la que ha llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en torno de la gestión y los resultados, la razonabilidad de los Estados Contables, el cumplimiento de las normas y el funcionamiento y evaluación del Sistema de Control Interno Contable. HALLAZGOS DE AUDITORIA: corresponde a las debilidades, anomalías, inconsistencias o incumplimiento de normas, principios o procedimientos, errores en las cifras (sobrestimación, subestimación, incertidumbre), registros y resultados, detectados en el desarrollo de la auditoría. SOBRESTIMACIÓN: Valor de las diferencias establecidas al comparar los saldos registrados por la entidad y los obtenidos durante el proceso de auditoría. En este caso los valores de la entidad se encuentran por encima de los valores determinados en la etapa de ejecución de la auditoría. SUBESTIMACIÓN: Valor de las diferencias establecidas al comparar los saldos registrados por la entidad y los obtenidos durante el proceso de auditoría. En este caso los valores de la entidad se encuentran por debajo de los valores determinados en la etapa de ejecución de la auditoría. INCERTIDUMBRE: Valor de las cuentas sobre las cuales no se pudo establecer su saldo real y en consecuencia no se tiene certeza sobre su razonabilidad. OPINIÓN DE ESTADOS CONTABLES: Relaciona los Hallazgos más significativos que afectan la razonabilidad de los Estados Contables y sustentan la opinión expresada. Existen cuatro clases de opiniones: Limpia, Con salvedades, Adversa o negativa y Abstención de Opinión. ABSTENCIÓN DE OPINIÓN: En la cual no se expresa una opinión sobre los estados financieros, la cual se presenta cuando la importancia potencial de las limitaciones en el alcance, o en los casos donde las incertidumbres son tan importantes y generalizadas que no es apropiado un dictamen con excepciones OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA: En la cual se declara que los estados financieros no presentan una situación financiera razonable, ni los resultados de operación, ni los cambios en el patrimonio, ni los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. OPINIÓN CON SALVEDADES: En la cual se declara que a excepción del asunto (s) a los que éste se refiere, los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. OPINIÓN LIMPIA: En la cual se declara que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. RESERVAS PRESUPUESTALES: Valor de las reservas constituidas por los entes públicos, originadas en compromisos adquiridos que al finalizar la vigencia no se han cumplido, pero que están legalmente contraídos y desarrollan el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que le dieron origen. 5. REGISTROS: * Plan de trabajo detallado * Papeles de trabajo. * Informe final 6. ANEXOS * Anexo 3008001: Matriz Consolidada para los Hallazgos de Auditoría de las Direcciones Sectoriales- Balance General del Distrito Capital * Anexo 3008002: Matriz Consolidada para los Hallazgos de Auditoría de las Direcciones Sectoriales -Estado de Actividad Económica, Financiera y Social. * Anexo 3008003: Matriz Consolidada para los Hallazgos DE Auditoría de las Direcciones Sectoriales - Cuentas de Orden Deudores y Acreedoras. * Anexo 3008004 Matriz Consolidación Control Interno Contable 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
(*) PTDPIF Siglas correspondientes a del Presupuesto, del Tesoro, .Deuda Pública e Inversiones Financieras. INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Anexo 3008001 Matriz Consolidada para Hallazgos de Auditoria de las Direcciones sectoriales Balance General del Distrito Capital Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de Elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato Fecha de revisión: Fecha de revisión definitiva. Para las Direcciones sectoriales, se registra la fecha de revisión del Subdirector de Fiscalización y en la Dirección de Economía y Finanzas Distritales, la fecha de Revisión del Subdirector de Auditoría de Balance. Referencia Papel de Trabajo: La subdirección de Auditoría del balance, registra la referencia del papel de trabajo., donde consolidó la información. (No aplica a las subdirecciones de Fiscalización) Columna (1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el respectivo sector. (No aplica a la subdirección de Auditoría del Balance) Columna (2): Dirección Sectorial: La Subdirección de Fiscalización, escribe el nombre de la Dirección Sectorial a que corresponde. La Subdirección de Auditoría del Balance, registra las Direcciones sectoriales, para efectos de la consolidación.. Columna (3): Activo: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (cifras relacionadas en el formato 22 de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Subestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Incertidumbre: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Columna (4): Pasivo En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (cifras relacionadas en el formato 22 de la CGR), así: Código cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Subestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Incertidumbre: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Columna (5) Patrimonio En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (cifras relacionadas en el formato 22 de la CGR), así: Código cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final escriba el total por concepto de sobrestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Subestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final escriba el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Incertidumbre: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones al final escriba el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firmas de quienes diligenciaron el formato. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Anexo 3008002 Matriz Consolidada para hallazgos de Auditoría de las direcciones Sectoriales Estado de Actividad Económica Financiera y Social Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de Elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato Fecha de revisión: Fecha de revisión definitiva. En el caso de las Direcciones sectoriales, se registra la fecha de revisión del Subdirector de Fiscalización y en el de la Dirección de Economía y Finanzas Distritales, la fecha de Revisión del Subdirector de Auditoría de Balance. Referencia Papel de Trabajo: La subdirección de Auditoría del balance, registra la referencia del papel de trabajo., donde consolidó la información. (No aplica a las subdirecciones de Fiscalización) Columna (1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el respectivo sector. (No aplica a la subdirección de Auditoría del Balance) Columna (2): Dirección Sectorial: La Subdirección de Fiscalización, anota el nombre de la Dirección Sectorial a que corresponde. La Subdirección de Auditoría del Balance, registra las Direcciones sectoriales., para efectos de la consolidación.. Columna (3): Ingresos: En esta columna se deben registrar en millones de pesos y en cuentas mayores (cifras relacionadas en el formato 22 de la CGR, así: Código cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Subestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Incertidumbre: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Columna (4): Gastos En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (cifras relacionadas en el formato 22 de la CGR, así: Código cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Subestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Incertidumbre: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Columna (5) Costos En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (cifras relacionadas en el formato 22 de la CGR, así: Código cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Subestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Incertidumbre: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firmas de quienes diligenciaron el formato. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Anexo 3008003 Matriz Consolidada de los hallazgos de Auditoría de las Direcciones Sectoriales Cuentas de orden Deudoras y Acreedoras Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de revisión: Fecha de revisión definitiva. En el caso de las Direcciones sectoriales, se registra la fecha de revisión del Subdirector de Fiscalización y en el de la Dirección de Economía y Finanzas Distritales, la fecha de Revisión del Subdirector de Auditoría de Balance. Referencia Papel de Trabajo: La subdirección de Auditoría del balance, registra la referencia del papel de trabajo., donde consolidó la información. (No aplica a las subdirecciones de Fiscalización). Columna (1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el respectivo sector. (No aplica a la subdirección de Auditoría del Balance) Columna (2): Dirección Sectorial: La Subdirección de Fiscalización anota el nombre de la Dirección Sectorial a que corresponde. La Subdirección de Auditoría del Balance, registra las Direcciones sectoriales, para efectos de la consolidación.. Columna (3):Cuentas de Orden: Se deben registrar en millones de pesos y en cuentas mayores (cifras relacionadas en el formato 22 de la CGR, así: Código cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Subestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Incertidumbre: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones al final el total por concepto de subestimaciones. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firmas de quienes diligenciaron el formato. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Anexo 3008004 Matriz Consolidada de Control Interno Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de revisión: Fecha de revisión definitiva. En el caso de las Direcciones sectoriales, se registra la fecha de revisión del Subdirector de Fiscalización y en el de la Dirección de Economía y Finanzas Distritales, la fecha de Revisión del Subdirector de Auditoría de Balance. Referencia Papel de Trabajo: La subdirección de Auditoría del balance, registra la referencia del papel de trabajo., donde consolidó la información. (No aplica a las subdirecciones de Fiscalización) Columna (1): Entidades y/o Direcciones Sectoriales: En esta columna, la Subdirección de Fiscalización, registra como encabezado de la columna, el nombre del sector y seguido se relacionan cada una de las entidades que lo conforman. La Subdirección de Auditoría del Balance, registra las Direcciones sectoriales, consolida y presenta el total del Distrito Capital Columna (2): Activo: En esta columna, la Subdirección de Fiscalización, registra el valor total de activos, de cada sector de cada una de las entidades de su sector. La Subdirección de Auditoría del Balance, registra el valor total de activos, de cada sector, consolida y presenta el total del Distrito Capital Columna (3): Opinión: En esta columna, la Subdirección de Fiscalización, registra la clase de opinión emitida, a cada una de las entidades de su sector. No aplica a la Subdirección de Auditoría del Balance. Columna (4): Componentes: En esta columna, la Subdirección de Fiscalización, registra el valor de la calificación por cada pregunta de los componentes: Generales, área activo, área pasivo, área Patrimonio y área de resultado. La subdirección de Auditoría del Balance, elabora el promedio de cada sector y consolida el promedio total del Distrito Capital. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firmas de quienes diligenciaron el formato. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. Aplica a las subdirecciones de Fiscalización y Auditoría del Balance. NOTA: Publicada en el Registro Distrital 3714 de febrero 27 de 2007. Los formatos y anexos pueden ser consultados en el Registro Distrital indicado. |
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