RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 017 DE 2010 (Junio 16) Derogada por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 038 de 2013 "Por la cual se crea un procedimiento y se adopta la nueva versión de algunos procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Macro de la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones." EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C. En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 6 del Acuerdo 361 de 2009; y CONSIDERANDO: Que de conformidad con los literales b), j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos. Que el MECI adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria 013 de 12 de junio de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la CB y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. Así mismo, el componente direccionamiento estratégico del subsistema de control estratégico determina un conjunto de elementos de control dentro de los cuales se establecen los planes y programas que permiten modelar la proyección de la entidad a corto, mediano y largo plazo, e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos. Que en el Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", en su Artículo 6 establece: "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo". Que de conformidad con el numeral 15 del artículo 55, del Acuerdo 361 de 2009, le corresponde a la Dirección de Economía y Finanzas Distritales "Propender por el desarrollo, optimización y difusión de las metodologías diseñadas en la Dirección, para la medición y evaluación del desempeño macro de la Administración Distrital, en lo financiero, presupuestal, contable, social, ambiental, de gestión y de política pública". Que el mismo Acuerdo en su artículo 56, estableció entre las funciones de la Subdirección de Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo y Políticas Públicas: "(…) 3. Realizar el seguimiento a la inversión sectorial, verificando el nivel de ejecución real, georeferenciándola territorialmente y advirtiendo el impacto social y la afectación en las políticas públicas que se pretenden impactar. 4. Formular indicadores y metodologías de tipo sectorial que permitan evaluar el desempeño de las políticas públicas y la intervención del Sector Público Distrital en el sector respectivo, evaluando los resultados de estos indicadores, como mecanismo de verificación del cumplimiento de las metas Distritales. (…) 8. Dirigir la elaboración y permanente actualización del banco de datos y/o hoja de vida de los sectores objeto de fiscalización, con el fin de elaborar estadísticas sectoriales y de coadyuvar en la compilación de las Estadísticas Fiscales del Sector Público Distrital que elabora la Entidad. (…) Asegurar a través de los estudios desarrollados en la Subdirección, la evaluación de: desempeño de la gestión fiscal y de los programas de política pública sectoriales, en su formulación, implementación y resultados, como también del impacto en la solución de las problemáticas, en las cifras macroeconómicas del Distrito y como herramienta para la toma de decisiones de la Administración Distrital, respecto de las acciones, metas y los recursos de las políticas públicas y del Plan de Desarrollo." Que para dar cumplimiento a las funciones antes enunciadas, se hace necesario la creación y operativización de un observatorio de control fiscal y vigilancia de las políticas públicas, que contribuya al logro de los objetivos de la Entidad. Que mediante Resoluciones Reglamentarias 013 de mayo 12 de 2009, 018 de julio primero de 2009 y 021 de septiembre 8 de 2009, se modificaron y adoptaron las nuevas versiones e incorporaciones de Documentos y Procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Macro. Que de conformidad con el artículo 22 del Acuerdo 361 de 2009, el Contralor de Bogotá, mediante acto administrativo, puede delegar funciones generales o específicas del ejercicio de la vigilancia y del control fiscal, en servidores públicos de los niveles directivo y asesor de la Entidad. Que mediante Resolución Reglamentaria 039 septiembre 19 de 2005 "Por la cual se crea y conforma el Grupo Especial de Investigaciones Forenses, adscrito al Despacho del Contralor de Bogotá", entre las funciones establecidas al GUIFO en el artículo Segundo, en su numeral 8° esta: "Las demás que determine el Contralor de Bogotá". Que mediante correo interno del 22 de febrero de 2010 la Coordinadora del Grupo de Investigaciones Forense GUIFO, solicita incluir a esa oficina como responsable dentro de las actividades del Procedimiento para la elaboración de pronunciamientos, en razón a que ésta elabora pronunciamientos para la firma del Señor Contralor, en cumplimiento a la función antes enunciada. Que el numeral 9 del Artículo 37 del Acuerdo 361 de 2009, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos". Que en desarrollo del concepto de mejora continúa contemplado en las Normas Técnicas de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004 y NTC-ISO 9001:2008, se hace necesario modificar algunos de los procedimientos adoptados. Que por todo lo anterior, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Crear el observatorio de control fiscal y vigilancia de las políticas públicas como una herramienta de la Dirección de Economía y Finanzas, que contribuya al logro de los objetivos de la Entidad. PARÁGRAFO: La dirección técnica del observatorio estará a cargo del Director Técnico de Economía y Finanzas y la coordinación operativa en cabeza de la Subdirección de Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo y Políticas Públicas. ARTÍCULO SEGUNDO: Delegar en el Coordinador del Grupo de Investigaciones Forenses "GUIFO", la realización de las actividades propias para la expedición de pronunciamientos en los temas solicitados por la Alta Dirección, consagradas en el procedimiento que se adopte para el efecto en la Contraloría de Bogotá. ARTÍCULO TERCERO: Adoptar la nueva versión de los siguientes procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Macro:
ARTÍCULO CUARTO: Delegar en la Dirección de Planeación en coordinación con la Dirección Técnica de Economía y Finanzas Distritales, la actualización de los procedimientos adoptados.ARTÍCULO QUINTO: Es responsabilidad de los directores, subdirectores, jefes de las oficinas asesoras y Coordinador del GUIFO divulgar los procedimientos adoptados. ARTÍCULO SEXTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.. Dada en Bogotá, D. C., a los dieciséis (16) días del mes de junio de dos mil diez (2010). MIGUEL ÁNGEL MORALESRUSSI RUSSI Contralor de Bogotá
HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN, CONTROL Y MONITOREO DEL PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE CÓDIGO: 3003 VERSIÓN No. 6.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la construcción del PAE, con el propósito de contar con la herramienta de planeación del proceso prestación de servicio Macro. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con "Analizan los lineamentos de los procesos de Orientación Institucional, Enlace con los Clientes y Proceso de Prestación de Servicio Macro" y termina con "Aplica procedimiento para el Control de Documentos Internos del SGC." 3. BASE LEGAL: Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" 4. DEFINICIONES PLAN ANUAL DE ESTUDIOS (PAE): Es el documento mediante el cual se planean los estudios y/o informes de carácter obligatorio, estructural, sectorial y pronunciamientos, para ser desarrollados durante el ejercicio del control fiscal de una vigencia, contiene los lineamientos dados por Macro para los insumos que se requieren del proceso Micro. Los demás informes que se realicen durante la vigencia y que no se planearon al inicio del año, serán inventariados e incorporados en el anexo al final de la vigencia. NOTA: Los pronunciamientos que realicen las demás dependencias se incorporarán en el anexo mencionado. SEGUIMIENTO: Conjunto de actividades mediante las cuales se evalúa el cumplimiento de los lineamientos dados en el PAE, como también la realización de los informes del PAE. 5. REGISTROS * Memorando y/o confirmación de entrega de correo electrónico * Actas de comité directivo * Plan Anual de Estudios – PAE * Plan de trabajo detallado * Confirmación de entrega de correo * Formato de seguimiento a los lineamientos dados en el plan anual de estudios- PAE * Matriz de seguimiento al PAE. * Formato de solicitud de prórroga y/o modificación al PAE 6. ANEXOS: * Seguimiento a los lineamientos dados en el plan anual de estudios- PAE (Formato código 3003001). * Matriz de Seguimiento al PAE (Formato código 3003002). * Solicitud de prórroga y/o modificaciones al PAE (Formato código 3003003). 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
FORMATO DE SEGUIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS DADOS EN EL PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE SUBDIRECCIÓN: __________________________________________________ PRODUCTO O INFORME:____________________________________________ FECHA: __________________________________________________________
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL SEGUIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS DADOS EN EL PLAN ANUAL DE ESTUDIOS – PAE Subdirección: Escriba aquí el nombre de la Subdirección que hace el seguimiento.Producto o informe: Escriba el nombre del informe que requiere los insumos de Micro, de acuerdo a los lineamientos dados en el PAE. Fecha: Escriba la fecha real en la cual se efectúa el seguimiento. Lineamientos dados en el PAE: En esta columna se presentan los lineamientos dados en el PAE para los informes. Sectores de Fiscalización: Escriba el nombre del sector al cual le hace seguimiento. Acciones correctivas u observaciones: Registrar las acciones correctivas en el caso de encontrar diferencias, si es necesario dejar las observaciones que considere pertinentes. FORMATO CODIGO: 3003001 MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PAE SUBDIRECCION: __________________________________________________ FECHA DE SEGUIMIENTO: _________________________________________
Nombre: __________________ Cargo _________________Firma ___________________ INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PAE Subdirección: Escriba aquí el nombre de la Subdirección a que pertenece el producto o estudio al cual se le está efectuando seguimiento. Fecha: Escriba la fecha real en la cual efectúa el seguimiento. Columna de Estudio/Informes: Escriba allí si se trata de un estudio estructural, sectorial o de un informe obligatorio. Columna correspondiente a la etapa: Determine si se trata de Planeación, Ejecución o Informe. Fecha de inicio programada: Escriba la fecha acordada para dar inicio al estudio o elaboración de producto. Fecha de terminación programada: Escriba aquí la fecha establecida en el horizonte del PAE para la terminación. Fecha real de inicio: Escriba la fecha real en que se inicio el estudio o producto y anexe motivos del por qué el cambio. Fecha real de terminación: Escriba en este campo la fecha real en que se terminó el trabajo. Porcentaje de avance: Escriba en este campo el porcentaje de avance que realmente tenga el estudio o producto. Para la determinación del porcentaje de avance, se hace necesario tener en cuenta la etapa a la cual se refiere las cuales se van desarrollando en su orden y de acuerdo a la siguiente ponderación dentro de los rangos: hasta el 20% planeación, del 21% al 80% ejecución y el informe del 81% al 100%. Número de funcionarios programados para la ejecución: Escriba el número de funcionarios programados para la ejecución: Número de funcionarios ejecutores: Escriba el número real de funcionarios que efectuaron la labor. Pronunciamientos realizados: Establezca si generó o no pronunciamiento en el transcurso de la ejecución. Observaciones: Escriba aquí todas las observaciones que en su momento vengan al caso. Así mismo, es obligatorio para el producto ejecutado en un 100% especificar en esta columna los clientes o partes interesadas a quienes se les comunicó dicho informe. FORMATO CÓDIGO 3003002 FORMATO DE SOLICITUD DE PRORROGA Y/O MODIFICACIONES AL PAE
*: (I, E, P): I = Inclusión de actuación. E = Exclusión de actuación. P = Prórroga de la presentación de informes. DIRECCIÓN TECNICA SECTORIAL Elaboró Subdirectores de Economía y Finanzas Distritales y Subdirector de Fiscalización Gestión Pública Ambiental: _____________________ Firma: _____________________________ Aprobó Director de Economía y Finanzas Distritales __________________________ Firma: _________________________ Fecha de Aprobación: _________________________ INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE PRORROGA Y/O MODIFICACION AL PAE Dependencia: Escriba aquí la Subdirección a que pertenece el producto o estudio al cual se le requiere efectuar modificación. Nombre del informe: Escriba el nombre del informe y entre paréntesis si se trata de un informe estructural, sectorial, obligatorio o pronunciamiento. Tipo de modificación: I Inclusión de actuación. E = Exclusión de actuación. P = Prórroga de la presentación de informes. Justificación: Escriba de manera sucinta las razones que conllevan a realizar la modificación. Fecha programada de iniciación: Escriba la fecha de inicio acordada o modificada para la elaboración del informe. Fecha programada de terminación: Escriba la fecha de terminación acordada o modificada para la elaboración del informe. FORMATO CÓDIGO 3003003 HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE PRONUNCIAMIENTOS CÓDIGO: 3004 VERSIÓN No. 7.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO(S): Establecer los pasos necesarios para la elaboración de pronunciamientos que se realicen en el transcurso de cada vigencia. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con: "Ordenar la elaboración de pronunciamientos sobre un tema específico" y termina con "Publica en página Web el pronunciamiento". 3. BASE LEGAL: Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". 4. DEFINICIONES: PRONUNCIAMIENTOS: Comunicación suscrita por el Contralor de Bogotá, dirigida a los clientes y/o partes interesadas, donde se fija una posición, se emite concepto técnico o se realizan recomendaciones sobre temáticas de carácter macro fiscal, sectorial, de impacto social, o en temas que se originen en proyectos de Acuerdo para debates en el Concejo de Bogotá. 5. REGISTROS: * Memorando o correo electrónico. * Esquema del pronunciamiento. * Planilla de seguimiento y/o actas de mesa de trabajo. 6. ANEXOS: * Instructivo para la elaboración del esquema de pronunciamiento (formato código 3004001). * Planilla de seguimiento (formato código 3004002). 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL ESQUEMA DEL PRONUNCIAMIENTO 1. Elaborar carátula del Esquema de Pronunciamiento, así:DIRECCIÓN ___________________ SUBDIRECCIÓN ________________ GUIFO ________________ NOMBRE DEL PRONUNCIAMIENTO: _______________________________________ RESPONSABLE: _______________________________________ ELABORADO POR:___________________ ___________________ _________________
REVISADO Y APROBADO POR:___________________ ___________ _________________
NÚMERO DE FOLIOS: __________ 2. Los esquemas de pronunciamiento que se elaboren, deberán contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1 OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cuál se desarrolla un estudio. Explica el porque y para que se va a realizar el pronunciamiento. 2.2 METODOLOGIA: Es la descripción racional de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos del pronunciamiento. Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.3 CAPITULACIÓN PRELIMINAR: Es un proyecto de las secciones que llevará el pronunciamiento. Ello indica el orden y la fuerza de la argumentación que la sustentará. 2.4 CONCLUSIONES PRELIMINARES: Es una lista sumaria y provisional de los resultados del análisis que desarrollará el pronunciamiento teniendo en cuenta sus implicaciones en materia de control fiscal y/o de evaluación de la política implicada en la temática específica que trata el pronunciamiento. FORMATO CÓDIGO 3004001 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIO MACRO Y/O MICRO PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1).NOMBRE DEL INFORME: ______________________________________________ (2).TIPO DE INFORME: ___________________________________________________ (3).DEPENDENCIA RESPONSABLE: ________________________________________ (4).NOMBRE DEL RESPONSABLE: _________________________________________
(9) Nombre subdirector: ________________________ Firma: ___________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1) Titulo del informe (2) Pronunciamiento (3) Corresponde a la dependencia responsable de su elaboración. (4) Nombre del jefe responsable (5) Fecha en que el jefe de la dependencia responsable elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del jefe de la dependencia que realizó el seguimiento. FORMATO CÓDIGO 3004002
HISTORIAL DE CAMBIO
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO "INFORMES ESTRUCTURALES, SECTORIALES Y OBLIGATORIOS" CÓDIGO: 3006 VERSIÓN No. 4.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO: Definir las actividades para preservar el producto "Informes Estructurales, Sectoriales y Obligatorios", durante el proceso interno y hasta la entrega final al cliente. 2. ALCANCE: Inicia con: "Envía a la Dirección de Apoyo al Despacho el proyecto de oficio remisorio para la firma del Contralor, acompañado del informe definitivo, que no sea sometido al comité de publicaciones, en medio magnético o impreso" y termina con "Publica en la página WEB de la Contraloría de Bogotá, los Informes remitidos por el Director de Economía y Finanzas Distritales o Director Sector Ambiente, identificando: año de elaboración del informe y clase de informe (Obligatorio, Estructural y Sectorial)". 3. BASE LEGAL: No aplica. 4. DEFINICIONES: EMBALAJE: La forma en que se empaca más de un informe. PASTA: Cartón plastificado que sirve para encuadernar. PRESERVACIÓN: La protección física del informe para mantener su conformidad. 5. REGISTROS: * Memorando remisorio. * Oficio remisorio * Correo electrónico 6. ANEXOS: No aplica. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO "DICTAMEN A LOS ESTADOS CONTABLES CONSOLIDADOS DEL DISTRITO CAPITAL" CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 3008 VERSIÓN No. 5.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para elaborar el Dictamen a los estados contables consolidados del Distrito Capital. 2. ALCANCE: Este procedimiento comienza con "Elabora plan de trabajo detallado", y termina con "Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones (…)". 3. BASE LEGAL: * CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA, 1991. Artículo 268, 272 y 354. * Ley 42 de 1993 "Sobre la organización de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen". Artículo 47. * Ley 298 de 1996 "Crea la Contaduría General de la Nación" Artículo 1. * Decreto 1421 de 1993 "Estatuto Orgánico de Bogotá" Artículo 109, numeral 12 * Resolución Orgánica 05544 del 17 de Diciembre de 2003 "Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República". Artículo 81 y 82, modificada mediante las Resoluciones 5799 y 5993 del 15 de diciembre de 2006 y 17 de septiembre de 2008 respectivamente, emitidas por la Contraloría General de la República. * Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". Además de las normas legales vigentes y/o modificatorias sobre el tema al momento de dar cumplimiento a los procedimientos. 4. DEFINICIONES: ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS: El Decreto 2649 de 1993, los define como aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa. AUDITORIA A LOS ESTADOS CONTABLES: Es el examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, efectuado con posterioridad a las operaciones y de conformidad con las normas de auditoría gubernamental, con el fin de evaluar, verificar y comprobar las transacciones que han dado lugar a los estados contables para emitir una opinión respecto a si presentan razonablemente la situación financiera del sujeto de control, los resultados sus operaciones y las variaciones en la posición financiera, todo ello en concordancia con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación y demás disposiciones gubernamentales vigentes. CONTROL INTERNO CONTABLE: Proceso que se adelanta en las entidades públicas con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, que garanticen que la información financiera, económica y social cumpla con las normas vigentes sobre la materia. DICTAMEN INTEGRAL: Es la expresión de las conclusiones finales a la que ha llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en torno de la gestión y los resultados, la razonabilidad de los Estados Contables, el cumplimiento de las normas y el funcionamiento y evaluación del Sistema de Control Interno Contable. HALLAZGOS DE AUDITORIA: corresponde a las debilidades, anomalías, inconsistencias o incumplimiento de normas, principios o procedimientos, errores en las cifras (sobrestimación, subestimación, incertidumbre), registros y resultados, detectados en el desarrollo de la auditoría. SOBRESTIMACIÓN: Valor de las diferencias establecidas al comparar los saldos registrados por la entidad y los obtenidos durante el proceso de auditoría. En este caso los valores de la entidad se encuentran por encima de los valores determinados en la etapa de ejecución de la auditoría. SUBESTIMACIÓN: Valor de las diferencias establecidas al comparar los saldos registrados por la entidad y los obtenidos durante el proceso de auditoría. En este caso los valores de la entidad se encuentran por debajo de los valores determinados en la etapa de ejecución de la auditoría. INCERTIDUMBRE: Valor de las cuentas sobre las cuales no se pudo establecer su saldo real y en consecuencia no se tiene certeza sobre su razonabilidad. OPINIÓN DE ESTADOS CONTABLES: Relaciona los Hallazgos más significativos que afectan la razonabilidad de los Estados Contables y sustentan la opinión expresada. Existen cuatro clases de opiniones: Limpia, Con Salvedad, Adversa o Negativa y Abstención de Opinión. ABSTENCIÓN DE OPINIÓN: En la cual no se expresa una opinión sobre los estados financieros, la cual se presenta cuando la importancia potencial de las limitaciones en el alcance, o en los casos donde las incertidumbres son tan importantes y generalizadas que no es apropiado un dictamen con excepciones OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA: En la cual se declara que los estados financieros no presentan una situación financiera razonable, ni los resultados de operación, ni los cambios en el patrimonio, ni los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. OPINIÓN CON SALVEDAD: En la cual se declara que a excepción del (los) asunto (s) a los que éste se refiere, los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. OPINIÓN LIMPIA: En la cual se declara que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. 5. REGISTROS: * Plan de trabajo detallado * Memorando * Oficio remisorio * Memorando de encargo de auditoría * Programa de auditoría * Papeles de trabajo. * Planilla de seguimiento y/ o actas de mesa de trabajo * Informe final 6. ANEXOS * Plan de trabajo detallado (formato código 3008001) * Planilla de seguimiento (formato código 3008002). * Matriz consolidada para los hallazgos de auditoría - Balance General del Distrito Capital (formato código 3008003). * Matriz consolidada para los hallazgos de auditoría Estado de Actividad Económica, Financiera y Social (formato código 3008004). * Matriz consolidada para los hallazgos de auditoría – Cuentas de Orden Deudoras y Acreedoras (formato código 3008005). * Matriz consolidación control interno contable (formato código 3008006). * Modelo para la presentación de informes obligatorios, estructurales y sectoriales (formato código 3008007). 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así:PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN _____________ SUBDIRECCIÓN ________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO: 1 __________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2 __________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO: 3 __________________________________________ RESPONSABLE: __________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: _________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), de prestación del servicio macro, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos. 2.1 JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2 OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cuál se desarrolla un estudio. Explica el porque y para que se va a realizar un producto (informe). 2.3 ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4 METODOLOGIA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del producto. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe, y subdirección responsable. Constará de cuatro columnas: la primera la numeración consecutiva de las actividades, la segunda las actividades y/o tareas asignadas, la tercera, el tiempo por meses y semanas, y la cuarta los responsables. Se deben incluir las actividades relacionadas con el seguimiento y verificación del producto por parte del responsable. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del plan de trabajo detallado no es necesario que lleve funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. FORMATO CÓDIGO 3008001 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIO MACRO PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1).NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________ (2).TIPO DE INFORME: _____________________________________________ (3).DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________ (4).NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________
(9) Nombre subdirector: _________________Firma: ___________________ (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del subdirector responsable. (5) |Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. FORMATO CÓDIGO 3008002 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Matriz Consolidada para Hallazgos de Auditoria de las Direcciones Sectoriales Balance General del Distrito Capital Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato. Fecha de revisión: Fecha de revisión del Subdirector de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales. Referencia papel de trabajo: La subdirección de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales, registra la referencia del papel de trabajo donde consolidó la información. Columna (1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el respectivo sector. Columna (2): Dirección sectorial: Se escribe el nombre de la Dirección Sectorial a que corresponde. Columna (3): Activo: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones al final el total por concepto de incertidumbre. Columna (4): Pasivo: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así: Código cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbre. Columna (5) Patrimonio: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así: Código cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones al final el total por concepto de incertidumbre. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firma de quienes diligenciaron el formato. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. FORMATO CÓDIGO 3008003 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Matriz Consolidada para hallazgos de Auditoría de las Direcciones Sectoriales Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato. Fecha de revisión: Fecha de revisión del Subdirector de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales. Referencia papel de trabajo: La subdirección de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales, registra la referencia del papel de trabajo donde consolidó la información. Columna (1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el respectivo sector. Columna (2): Dirección sectorial: Se escribe el nombre de la Dirección Sectorial a que corresponde. Columna (3): Ingresos: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones al final el total por concepto de incertidumbre. Columna (4): Gastos: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así: Código cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbre. Columna (5) Costos: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así: Código cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos. Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbre. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firma de quienes diligenciaron el formato. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. FORMATO CÓDIGO 3008004 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Matriz Consolidada de los hallazgos de Auditoría de las Direcciones Sectoriales Cuentas de Orden Deudoras y Acreedoras Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato. Fecha de revisión: Fecha de revisión del Subdirector de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales. Referencia papel de trabajo: La subdirección de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales, registra la referencia del papel de trabajo donde consolidó la información. Columna (1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el respectivo sector. Columna (2): Dirección sectorial: Se escribe el nombre de la Dirección Sectorial a que corresponde. Columna (3): Cuentas de orden: Se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (formatos de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbre. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firma de quienes diligenciaron el formato. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. FORMATO CÓDIGO 3008005 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Matriz Consolidada de Control Interno Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato. Fecha de revisión: Fecha de revisión del Subdirector de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales. Referencia papel de trabajo: La subdirección de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales, registra la referencia del papel de trabajo donde consolidó la información. Columna (1): Entidades y/o Direcciones Sectoriales: Se relacionan en esta columna, el nombre del sector y seguido se relacionan cada una de las entidades que lo conforman. Columna (2): Activo: En esta columna se registra el valor total de activos, de cada una de las entidades que conforman el sector. Columna (3): Opinión: En esta columna registra la clase de opinión emitida, a cada una de las entidades del sector. Columna (4): Componentes: En esta columna registra el valor de la calificación por cada pregunta de los componentes: generales, área activo, área pasivo, área patrimonio y área de resultado. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firma de quienes diligenciaron el formato. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. FORMATO CÓDIGO 3008006 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS. 1. Requisitos de presentación del Informe: 1. El informe debe preferiblemente redactarse en: * Letra arial tamaño 12 de Word. * Margen superior, 4 cms. * Margen inferior, 3 cms. * Margen izquierdo, 3 cms, * Margen derecho, 3 cms. * Espacio interlineado sencillo. 2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. 4. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. 5. Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. 6. Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. 7. En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: CUADRO O TABLA 1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN AÑO 2001 En millones de pesos
Fuente: 8. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. 9. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 10. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras debiendo separarse con puntos y no con comas. 11. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. 12. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 2. Modelo carátula y hoja de presentación. NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME) Contralor de Bogotá Nombre Contralor Auxiliar Nombre Director (es) (Respectivo(s)) Nombre Subdirector (es) (Según el caso) Nombre Asesor Jurídico (Si es del caso) Nombre Analistas Nombre Cargo FORMATO CÓDIGO 3008007
HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES ESTRUCTURALES Y SECTORIALES CÓDIGO: 3009 VERSIÓN No. 5.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la elaboración de los informes Estructurales y Sectoriales, con el fin de obtener productos de calidad, que contribuyan al mejoramiento de la Gestión Fiscal. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con "Elabora el plan de trabajo detallado (…)" y termina con "Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de publicaciones (…)". 3. BASE LEGAL: * CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, 1991, artículos 272 * LEY 42 DE 1993, "Sobre la organización del Control Fiscal y Financiero y los organismos que lo ejercen". Artículo 36, 37, 38, 39, 41 y 47. * ACUERDO 361 DEL 6 DE ENERO DE 2009: "por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". 4. DEFINICIONES INFORMES ESTRUCTURALES: Son los estudios cuyo propósito es realizar evaluaciones con una visión interdisciplinaria sobre uno o varios asuntos económicos, sociales, políticos, culturales, ambientales y de políticas públicas del Distrito Capital. Estos estudios pueden involucrar temáticas que por su naturaleza corresponden a más de una dirección sectorial, es decir, que incorporan transversalidades intersectoriales. Deben mantener una unidad conceptual y metodológica, aunque se desarrollen con la participación de varios equipos de trabajo. INFORMES SECTORIALES: Son los estudios que tienen como propósito realizar evaluaciones con una visión sectorial, sobre uno o varios aspectos económicos, sociales, políticos, culturales, ambientales y de políticas públicas en el ámbito sectorial. 5. REGISTROS * Plan de trabajo detallado. * Memorando. * Planilla de seguimiento y/o actas de mesas de trabajo. * Informe Final 6. ANEXOS: * Plan de trabajo detallado (formato código 3009001) * Planilla de seguimiento (formato código 3009002). * Modelo para la presentación de informes obligatorios, estructurales y Sectoriales (formato código 3009003). 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así:PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN _____________ SUBDIRECCIÓN ________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO: 1 _________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2 _________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO: 3 _________________________________________ RESPONSABLE: ________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: _________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del Proceso Prestación de Servicio Macro, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1 JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2 OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 2.3 ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4 METODOLOGIA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del producto. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe, y subdirección responsable. Constará de cuatro columnas: la primera la numeración consecutiva de las actividades, la segunda las actividades y/o tareas asignadas, la tercera, el tiempo por meses y semanas, y la cuarta los responsables. Se deben incluir las actividades relacionadas con el seguimiento y verificación del producto por parte del responsable. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado no es necesario que lleve funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. FORMATO CÓDIGO 3009001 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIO MACRO PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1).NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________ (2).TIPO DE INFORME: _____________________________________________ (3).DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________ (4).NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________
(9) Nombre subdirector: _________________Firma: ___________________ (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del subdirector responsable. (5) |Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1) Titulo del informe (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del Subdirector responsable (5) Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. FORMATO CÓDIGO 3009002 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS. 1. Requisitos de presentación del Informe: 1. El informe debe preferiblemente redactarse en: * Letra arial tamaño 12 de Word. * Margen superior, 4 cms. * Margen inferior, 3 cms. * Margen izquierdo, 3 cms, * Margen derecho, 3 cms. * Espacio interlineado sencillo. 2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. 4. Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. 5. Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. 6. En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: CUADRO O TABLA 1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION AÑO 2001 En millones de pesos
Fuente: 7. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. 8. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 9. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras debiendo separarse con puntos y no con comas. 10. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. 11. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME)
FORMATO CÓDIGO 3009003
HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE DEUDA PÚBLICA, ESTADO DE TESORERÍA E INVERSIONES FINANCIERAS DEL DISTRITO CAPITAL - TRIMESTRAL Y ANUAL CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 3010 VERSIÓN 2.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para elaborar el informe de Deuda Pública, Estado de Tesorería e Inversiones Financieras del Distrito Capital en forma trimestral y anual. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con "Elabora el plan de trabajo detallado" y termina con "Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones para aprobación de su publicación en un medio diferente a la página WEB, de la Contraloría de Bogotá." 3. BASE LEGAL: * Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". Normas sobre Deuda Pública * Constitución Política de Colombia, artículo 268 (Funciones del Contralor General) numeral 3. "Llevar un registro de la deuda pública de la Nación y de las entidades territoriales". * Ley 819 del 9 de julio de 2003, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. * Ley 358 del 30 de enero de 1997, por la cual se reglamenta el artículo 364 de la Constitución y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento. * Ley 80 del 28 de octubre de 1993, artículo 41, parágrafo 2. "Operaciones de crédito Público" y sus Decretos Reglamentarios. * Decreto 1421 del 21 de julio de 1993: Articulo 109 Numerales 3º. y 7º."Llevar el registro de la deuda pública del Distrito y sus entidades descentralizadas. – Informar al Concejo y al Alcalde Mayor sobre el estado de las finanzas del Distrito". * Decreto 2283 del 11 de agosto de 2003, por el cual se reglamentan algunas operaciones relacionadas con el crédito público. * Decreto 610 del 5 de abril de 2002, por medio del cual se reglamentó la Ley 358 de 1997. * Decreto 2681 del 29 de diciembre de 1993, por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas. Artículos 1 al 45. * Decreto distrital 714 de noviembre 15 de 1996, Artículo 72 cupo de endeudamiento. * Resolución Orgánica 5544 del 17 de Diciembre de 2003, modificada mediante las Resoluciones 5799 y 5993 del 15 de diciembre de 2006 y 17 de septiembre de 2008 respectivamente, emitidas por la Contraloría General de la República. por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República, capitulo y refrendación y registro de la deuda pública Artículos 76, 77, 79 y 80, y/o la que se encuentre vigente al momento de realizar la actividad. Normas sobre tesorería y portafolio de inversiones * Constitución Política de Colombia, Artículo 150 numeral 19 literal d, artículo 189 numeral 25 y Artículo 335. * Ley 795 del 14 de enero de 2003, por el cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. * Decreto 2805 del 28 de junio de 2009, por el cual se modifica el artículo 49 del Decreto 1525 de mayo de 2008). * Decreto 1525 del 9 de mayo de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (reemplaza al Decreto 538 de 2008), por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial. * Decreto 1999 del 6 de junio de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por el cual se modifica el régimen general de inversiones de capital colombiano en el exterior. * Decreto 3800 del 25 de octubre de 2005, por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 448 de 1998 y el artículo 3 de la Ley 819 de 2003. * Decreto 423 del 14 de marzo de 2001, por el cual se reglamentan parcialmente, las leyes 448 de 1998 y 185 de 1995. * Decreto 696 del 13 de abril de 1998, por el cual se reglamenta la ley 358 de 1997. artículos 1 al 15. * Decreto 2187 del 3 de septiembre de 1997, por medio del cual se dictan normas sobre el crédito de las entidades territoriales. artículos 1 al 4 (deroga los decretos 1156 y 1937, de 1995 y 2070 de 1996). * Decreto 359 del 22 de febrero de 1995, artículos 13,14, 15 y 16:, manejo de ingresos propios de establecimientos públicos. * Decreto 2360 del 26 de noviembre de 1993, por medio del cual se dictan normas sobre límites de crédito. * Decreto distrital 390 de noviembre 13 de 2008 título IV "políticas, control y seguimiento a los portafolios de inversión y deuda". * Decreto distrital 714 del 15 de noviembre de 1996, artículo 10° literal h) "cuantía de los excedentes financieros de Establecimientos Públicos Distritales, Fondos de Desarrollo Local, Empresas Industriales y Comerciales y Sociedades de Economía Mixta); artículo 79 "de las operaciones de la Tesorería Distrital y de las inversiones" y artículos 80 al 86 "manejo del riesgo, operaciones de tesorería, rendimientos financieros". * Decreto distrital 1179 de diciembre 17 de 1997, por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 714 de 1996". * Resolución 01822 del 13 octubre 2006, información para la valoración de TES, clase "B", propuesta por la Bolsa de Valores de Colombia. * Resolución 1954 del 12 de agosto de 2005 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por la cual se establecen las características generales y especiales de los TES clase B. * Resolución 0274 del 16 de marzo de 2004 de la Superintendencia de Valores, por el cual se modifica la Resolución 400 de 1995. * Resolución 400 del 22 de mayo de 1995, por la cual se actualizan y unifican las normas expedidas por la Sala General de la Superintendencia de Valores y se integran por vía de referencia otras. * Políticas de inversión del Comité de Riesgos de la Dirección Distrital de Tesorería de 2007, para el manejo de excedentes de liquidez en Establecimientos Públicos y Secretaría de Educación. * Carta circular 100 de 2002 de la Superintendencia Bancaria, "valoración de inversiones". * Circular – 033/02 "Superintendencia Bancaria", aspectos sobre la valoración de los portafolios a precios de mercado. 4. DEFINICIONES: Activo Financiero: Títulos que representan obligaciones de pagos de terceros a quienes los posean. Los activos financieros son las acciones, bonos, letras de cambio, pagarés, depósitos de ahorro, etc. Ajuste: Se refiere al registro en pesos de la cifra que se genere al momento de liquidar los créditos contratados en moneda extranjera (efecto de la devaluación o revaluación). Amortización: Reducciones graduales de la deuda a través de pagos periódicos sobre el capital prestado. Beneficiario Primario: Es quien adquiere un nuevo titulo valor ante la entidad emisora, ya sea a través del mercado de valores o de su delegatario para este efecto. Beneficiario Secundario: Es el inversionista que adquiere, generalmente en una bolsa, un titulo valor, que había sido colocado con anterioridad por la entidad emisora y que ha sido recolocado por su beneficiario primario, u otro secundario, posiblemente por requerimiento anticipado de liquidez. Capacidad de Pago: La Ley 358 de 1997, define la capacidad de pago como "el flujo mínimo de ahorro operacional que permite efectuar cumplidamente el servicio de la deuda en todos los años, dejando un remanente para financiar inversiones". La capacidad permitida por la Ley se establece a través de los siguientes indicadores: Existe capacidad de pago, cuando la relación interés/ahorro operacional es igual o inferior al 40% y la relación saldo de la deuda/ingresos corrientes es igual o inferior al 80%. Comisionista: Es la persona legalmente autorizada para realizar las transacciones de compra y venta de títulos valores que se realizan en el mercado. Contratos de Empréstito: Son contratos de empréstito los que tienen por objeto proveer a la entidad estatal contratante de recursos en moneda nacional o extranjera con plazo para su pago. Crédito de Proveedores: Son aquellos en donde lo que se entrega es un bien o servicio con el fin de atender sus necesidades. Crédito Público: La capacidad que tiene el Estado para endeudarse con el objeto de atender sus necesidades de financiamiento. Cupo de Endeudamiento: El cupo de endeudamiento es la autorización que expide el Concejo de Bogotá, correspondiente al monto máximo de deuda que puede contratar el Distrito Capital mediante operaciones de crédito público interno y/o externo u operaciones asimiladas, de conformidad con el numeral 17 del artículo 12 del Decreto Ley 1421 de 1993 y el artículo 58 del Acuerdo 361 de 2009. Devaluación: Pérdida del valor adquisitivo de una moneda, fuera del país que la emite. Divisa: Moneda extranjera que utilizan los residentes de un país para efectuar las transacciones económicas internacionales. Para cumplir con dicho fin, dichas monedas como medios de pago deben gozar de aceptación internacional generalizada, es decir, deben ser monedas duras. Sin embargo, la moneda dura no es el único medio de pago, también lo son el oro y los derechos internacionales de giro. Los precios de las divisas son los tipos de cambio. DTF (tasa de interés DTF): Es la tasa de interés básica colombiana se calcula con base en el promedio de las tasas de interés para los depósitos a término fijo en los últimos 90 días (la DTF se señala para cada semana). Emisión: Acto de crear nuevos títulos, sean acciones, obligaciones, fondos públicos, pagarés, etc. Acto de emitir valores de una empresa. Conjunto de valores que una emisora crea y pone en circulación. Una emisión puede ser pública, si se realiza la colocación de los títulos en el mercado de valores a través de la intermediación bursátil, y privada si la colocación se hace a los actuales accionistas o a través de la venta directa de un paquete de acciones del vendedor al comprador. Emisión de Bonos: Acto de crear y distribuir títulos o valores por parte de una empresa con el fin de obtener recursos financieros. La colocación en el mercado de dichos valores la realizan una o varias instituciones financieras en el país o en el extranjero. Evaluación de la Capacidad de Pago: De conformidad con el artículo 6 del Decreto 696, reglamentario de la Ley 358 de 1997, para celebrar cada operación de crédito se deben calcular los dos indicadores: intereses/ahorro operacional, saldo deuda/ingresos corrientes. La evaluación de éstos lleva a la entidad territorial a ubicarse en una de las tres instancias de endeudamiento que determina la Ley. Garantía: Corresponde a las seguridades accesorias que se da para garantizar una obligación. Hacienda Pública: Conjunto de bienes y fondos que pertenecen al Estado; conjunto de organismos que se destinan a la administración de los bienes propiedad del Estado. Rama especializada de la teoría de las finanzas que estudia la obtención de los medios de pago para hacer frente a los gastos públicos. Indicadores de Endeudamiento: Relación de dos variables que miden en qué grado y forma, participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa (Intereses sobre ahorro operacional y saldo de la deuda sobre los ingresos corrientes). Inflación: Fenómeno económico que se expresa en reducción del poder adquisitivo por el aumento de los precios. Interés: Precio que pagan los agentes económicos por usar los fondos ajenos; o en otras palabras, precio al cual se presta el dinero. Se expresa como un porcentaje del monto prestado por la unidad de tiempo. La función de la tasa de interés es análoga a la de cualquier precio. Ella iguala la oferta de fondos prestables con la demanda de los mismos. Por lo tanto, si se producen cambios en la oferta o en la demanda de préstamos, variará la tasa de interés. Intereses de la Deuda: Es la suma pagada por el uso del dinero durante un tiempo dado, o como el retorno obtenido de una inversión productiva. Incluye los pagados durante la vigencia, más los causados que van a ser pagados en el resto de la vigencia, más los de crédito de corto plazo, más los de sobregiro, más los de mora, más los del nuevo crédito que deban ser cancelados en la vigencia. Inversión Temporal: Inversiones normales del corto plazo que tienen por finalidad captar recursos de los diferentes sectores económicos y que son trasladados a otros sectores de la economía para activar la demanda agregada. IPC: Índice de precios al consumidor. Es un indicador que mide el comportamiento de los precios de los principales bienes de consumo de la canasta familiar, que se utiliza para determinar la inflación. Límite de Endeudamiento: Los topes máximo permitido los establece la Ley 358 de 1997, en el Distrito se aplican a la Administración Central y son los siguientes: * Solvencia = Intereses Deuda Pública (1) / Ahorro Operacional Ajustado (2). (1) Intereses de la Deuda: Para determinar el monto de los intereses de la deuda que ha de emplearse en el cálculo del indicador intereses/ahorro operacional, se suma los intereses pagados durante la vigencia fiscal mas los causados cuyo pago deba efectuarse dentro de la misma vigencia, los correspondientes a la nuevas operaciones de crédito público, los intereses de mora, los intereses de crédito de corto plazo y los intereses de los sobregiros. (2) Ahorro Operacional: Se define el ahorro operacional, el resultado de restar a los Ingresos Corrientes, los Gastos de Funcionamiento, incluidos los clasificados como inversión y las transferencias pagadas por el ente territorial. Cuando la relación intereses/ahorro operacional está entre el 40% y el 60% se podrá contratar créditos nuevos siempre que el saldo de la deuda no se incremente más del IPC proyectado oficialmente. Ninguna entidad territorial podrá, sin autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, contratar nuevas operaciones de crédito cuando: Intereses / Ahorro Operacional > 60.0% ó el Saldo de la deuda / ingresos corrientes > 80.0%. * Sostenibilidad = Saldo de la deuda (3) / Ingresos corrientes ajustados (4) * (3) Saldo de la deuda: Se determina sumando al valor contraído en pesos el resultado de multiplicar la deuda contraída en divisas por la tasa de cambio que opere en el momento de realizar la valoración. (4) Ingresos Corrientes (Decreto 696 de 1998): corresponde a los ingresos presupuestados y efectivamente recibidos en la vigencia fiscal inmediatamente anterior, incluidos los ingresos por recuperación de cartera tributarios y no tributarios, con las exclusiones que determina la norma. Los cuales se ajustan con el índice de precio al consumidor (IPC) proyectado para el año que se aplica el indicador. Liquidez Primaria: Posibilidad de redimir la inversión en la entidad emisora y/o fideicomisario, antes del vencimiento del titulo. Liquidez Secundaria: Posibilidad de transformar o vender la inversión o titulo en el mercado secundario de la bolsa, donde es adquirido por un nuevo comisionista. Operaciones de Crédito Público: Se consideran operaciones de crédito público las que tienen por objeto dotar a la entidad de recursos con plazo para su pago, entre las que se encuentran la contratación de empréstitos, la emisión, suscripción y colocación de bonos y títulos valores, los créditos de proveedores y el otorgamiento de garantías para obligaciones de pago a cargo de las entidades estatales. Operaciones de Manejo de la Deuda Pública: Constituyen operaciones propias del manejo de la deuda pública las que no incrementan el endeudamiento neto de la entidad estatal y contribuyan a mejorar el perfil de la deuda de la misma. Estas operaciones, en tanto no constituyen un nuevo financiamiento, no afectan el cupo de endeudamiento. Plazo: Es la duración total de un préstamo o de una inversión y se mide en términos de tiempo. Recursos del Crédito: Son los valores presupuestados en una vigencia (Desembolsos) que recibe la entidad en virtud de Operaciones de Crédito Público. Se denominan también desembolsos y se clasifican en internos y externos según la naturaleza del ente acreedor. Rentabilidad: Beneficio que se obtiene de una inversión o en la gestión de una empresa. Saldo de Deuda Pública: Suma algebraica de la situación original de una cuenta u obligación y sus variaciones positivas o negativas durante un período. Servicio de la Deuda: Erogaciones que efectúa una entidad con el propósito de pagar las obligaciones adquiridas por la contratación de operaciones de crédito público. Está compuesto por las amortizaciones, intereses comisiones y otros. Solvencia: Situación de un agente económico que se caracteriza por la ausencia de deudas o por su capacidad para cumplirlas cuidadosamente en los montos y plazos de las mismas. S.E.U.D: Sistema Estadístico Unificado de la Deuda. Superintendencia Financiera de Colombia: Organismo de control financiero encargado de regular el mercado público de valores. TBS: Es la tasa básica de la Superintendencia Financiera de Colombia calculada sobre las tasas pasivas del sistema financiero nacional sujetas a control. TCC: Es la tasa promedio ponderada de captación de las Corporaciones Financieras Privadas calculada semanalmente por el Banco de la República. Tasa de Interés: Es el factor que se aplica al capital, y que se expresa en términos decimales o en términos porcentuales. Tasa Representativa del Mercado (TRM): Es un promedio aritmético simple de las tasas ponderadas en las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas con diez días máximo, en los banco comerciales y corporaciones financieras en las ciudades de mayor importancia en el país: Bogotá, Medellín, Calí y Barranquilla. Estas operaciones son certificadas con base en la información disponible por la Superintendencia Bancaria. Valor Facial: Es el valor incorporado en un título valor al momento de la suscripción. Valor Nominal: Valor de un bien o titulo expresado en unidades monetarias corrientes en un momento determinado. Sinónimo de precio nominal económico o crediticio. Valor Futuro: Es el valor final de un título donde se encuentran incorporados los rendimientos generados durante la vigencia del título. Valor Presente: Es aquel capital que a una tasa dada alcanzará en un período de tiempo, un monto igual a la suma a recibirse en la fecha convenida. El valor presente varía en forma inversa al período de tiempo en que se recibirán las sumas de dinero, y también en forma inversa a la tasa de interés utilizada en el descuento. Valor Real: Precio del dinero medido en términos de bienes. Equivalente al valor adquisitivo de la moneda. 5. REGISTROS: * Plan de trabajo detallado * Memorando * Planilla de seguimiento y/o actas de mesas de trabajo * Informe final 6. ANEXOS: * Instructivo para elaborar el plan de trabajo detallado (formato código 3010001) * Estado de la Deuda Pública Distrital (formato código 3010002) * Portafolio de Inversiones por Emisor y título valor (formato código: 3010003) * Maduración del Portafolio de Inversiones por título valor (formato código: 3010004) * Portafolio de inversiones por Entidades y título valor (formato código: 3010005) * Información Consolidada de las Tesorerías Distritales por Sectores (formato código: 3010006) * Planilla de seguimiento (formato código 3010007) * Modelo para la presentación de informes obligatorios, estructurales y Sectoriales (formato código 3010008). 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así:PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN _____________ SUBDIRECCIÓN ________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO: 1 _________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2 _________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO: 3 _________________________________________ RESPONSABLE: ________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: _________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), de prestación del servicio macro, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1 JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2 OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cuál se desarrolla un estudio. Explica el porque y para que se va a realizar un producto (informe). 2.3 ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4 METODOLOGIA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del producto. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe, y subdirección responsable. Constará de cuatro columnas: la primera la numeración consecutiva de las actividades, la segunda las actividades y/o tareas asignadas, la tercera, el tiempo por meses y semanas, y la cuarta los responsables. Se deben incluir las actividades relacionadas con el seguimiento y verificación del producto por parte del responsable. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo detallado no es necesario que lleve funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. FORMATO CÓDIGO 3010001 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO "ESTADO DE LA DEUDA PÚBLICA DISTRITAL CONSOLIDADA" 1. Nombre del formato: "Estado de la deuda pública distrital consolidada". 2. Período: escriba el período al cual corresponde la información reportada. 3. Fecha de reporte: Indique la fecha en que se realiza el reporte de la información. 4. Entidades: Relacione las entidades que reportan deuda pública agrupadas por niveles sectores, o grupo de empresas. Sume de forma independiente la deuda interna de la deuda externa y realice la sumatoria por niveles, sectores, o grupo de empresas. Finalmente consolide los totales para determinar la deuda distrital. 5. Saldo inicial: valores con los que se inicia el período cada entidad, tanto de deuda interna como de externa. 6. Aumentos: son las variaciones que tiene la deuda interna o externa por obtención de recursos del crédito o por las fluctuaciones de la tasa de cambio cuando se encuentra contratada en divisas. * Recurso del crédito: corresponden a los montos desembolsado de los créditos contratados. * Ajustes: valores que resultan de convertir la deuda en moneda extranjera a pesos, el resultado puede ser negativos o positivos. En el primer caso disminuirán el saldo de la deuda y en el segundo la incrementara. También pueden ser el resultado de correcciones en registros anteriores. 7. Servicio de la deuda: son los pagos que realizan las entidades por la deuda que tienen. * Amortizaciones: son los pagos realizados al capital adeudado, se debe registrar la sumatoria del periodo. * Intereses, comisiones y otros: son los costos financieros que asume la entidad por los créditos que puede pagar periódicamente o por una sola vez. Se registra la sumatoria de los pagos del periodo. 8. Total servicio de la deuda: es la sumatoria de las amortizaciones a capital y los costos financieros asumidos por las entidades durante el periodo. 9. Saldo Final: registra el resultado del movimiento que se produjo en el período, es decir, al saldo inicial más los aumentos casillas 6.1 y 6.2, menos las amortizaciones a capital, casilla 7.1. 10. Observaciones: registre las anotaciones y/o aclaraciones que considere explican el movimiento o los saldos reportados. FORMATO CÓDIGO 3010002 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO PORTAFOLIO DE INVERSIONES CONSOLIDADO POR EMISOR Y TÍTULO VALOR (1 al 12) TÍTULO VALOR: Hace referencia a los diferentes papeles de inversión que existen en el mercado y en los cuales las entidades del Distrito invierten sus excedentes; por ejemplo: CDT, BONOS, TES etc. (13) TOTALES: Es la sumatoria horizontal de los valores consolidados por cada título valor en cada una de las entidades del sector financiero. (14). PARTIC %: Corresponde a la concentración de recursos del portafolio por cada una de las entidades del sector financiero. Se calcula tomando el valor total de cada entidad financiera de la columna 13 y se divide por el valor total del portafolio, multiplicado por 100. (15). ENTIDAD FINANCIERA: Es la relación horizontal de las entidades financieras emisoras de los títulos valores en poder del Distrito. (16). TOTAL. Es la sumatoria vertical de los numerales 2 al 13, que hacen referencia al valor consolidado de cada título en e las distintas entidades del sector financiero. (17). PARTIC%: Corresponde a la concentración de recursos del portafolio en cada título valor. Se calcula tomando el resultado de cada sumatoria vertical del numeral 16, se divide por el valor total del portafolio de la columna 13 y se multiplica por 100. FORMATO CÓDIGO 3010003 INSTRUCTIVO PARA EL FORMATO MADURACIÓN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES POR TÍTULO VALOR (1.) MADURACIÓN: Hace referencia al número de días que faltan para que el título valor se venza, con base a la fecha de corte seleccionada, tal como se relaciona de los numerales 2 al 7. (2 al 7). PERÍODOS. Corresponde al valor consolidado de cada documento, de acuerdo a la modalidad y al número de días faltantes; este último se establece entre las fechas de corte seleccionada y el vencimiento del título. (8). TOTAL Registra el total de los recursos invertidos en función de la maduración y corresponde a ala sumatoria horizontal de las inversiones realizadas en cada modalidad, presentadas en las columnas 2 al 7. (9). PARTIC% Corresponde a la concentración de recursos del portafolio por cada una de las modalidades de inversión. Se calcula tomando el valor total de cada modalidad de la columna 8 y se divide por el valor total del portafolio, multiplicado por 100. (10). MODALIDAD DE INVERSIÓN: Son todas aquellas formas de inversión realizadas por la entidad, llámense CDT, TES, BONOS etc autorizadas y controladas por el Gobierno nacional, presentadas en forma vertical. (11). TOTAL: Es la sumatoria vertical de cada uno de los valores registrados en cada fila de acuerdo al período de maduración indicado. (12). PARTICIPACIÓN % Corresponde a la concentración de recursos del portafolio por cada una de los períodos de maduración. Se calcula tomando el valor total de cada período y se divide por el valor total del portafolio, multiplicado por 100. FORMATO CÓDIGO 3010004 INSTRUCTIVO PARA EL FORMATO PORTAFOLIO DE INVERSIONES CONSOLIDADO POR ENTIDADES Y TÍTULO VALOR (1). TÍTULO VALOR Hace referencia a los diferentes papeles de inversión que existen en el mercado y en los cuales las entidades del Distrito invierten sus excedentes; por ejemplo: CDT, BONOS, TES etc. (2 AL 12): TIPOS DE DOCUMENTOS DE INVERVISIÓN Corresponde al valor consolidado de cada documento, de acuerdo a su modalidad. (3). TOTAL: Registra el total de los recursos invertidos por cada entidad distrital y por cada modalidad; corresponde a la sumatoria horizontal de los valores consolidados de cada documento, presentados en las columnas 2 al 12. (4). PARTIC %: Corresponde a la concentración de recursos del portafolio de cada entidad del Distrito. Se calcula tomando el valor total del portafolio cada una, dividido por el valor total del portafolio distrital, multiplicado por 100. (15). ENTIDAD DISTRITAL: Es la relación de las entidades distritales que realizan inversiones financieras, presentadas en forma vertical. (16). TOTAL: Es la sumatoria vertical de los numerales 2 al 13, que hacen referencia al valor consolidado de cada título en las entidades distritales. (17). PARTICIPACIÓN %: Corresponde a la concentración de recursos del portafolio por modalidad de inversión. Se calcula tomando el valor total de cada título y se divide por el valor total del portafolio, multiplicado por 100. FORMATO CÓDIGO 3010005 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LA INFORMACIÓN CONSOLIDADA DE LAS TESORERÍAS DISTRITALES POR SECTORES 1: SECTORES: Es la relación de los sectores distritales que mantienen recursos consolidados en cuentas corrientes, de ahorro y cajas presentados en forma horizontal, que corresponden a los numerales 2 al 7. 8. TOTAL SECTOR: Registra el total de los recursos disponibles por cada sector distrital al cierre de la vigencia reportada; corresponde a la sumatoria horizontal de los valores consolidados por sector, presentados en las columnas 2 al 7. 9. PARTIC % Corresponde a la concentración de recursos distritales en cuentas corrientes, de ahorro y cajas en las instituciones financieras. Se calcula tomando el valor total de cada establecimiento financiero de la columna 8, y se divide por el valor total de los recursos disponibles multiplicado por 100. 10. ENTIDADES FINANCIERAS: Se registra en forma vertical el nombre del establecimiento financiero donde las entidades de cada sector mantienen los recursos disponibles, detallados en los numerales 11 y 13, rubros que pertenecen a saldos en cuentas corrientes, de ahorro y cajas respectivamente. 15. CAJAS: Son los saldos de depósitos que mantienen las entidades de cada sector en cajas principales y menores. 12, 14 y 16. SUB – TOTALES Es la sumatoria de los saldos mostrados por el sector en cada establecimiento financiero, agrupados en los ítems 11, 13 y 15. 17. TOTAL: Es la sumatoria vertical de los ítems 12,14 y 16 ; cifra que hace referencia al saldo total de depósitos de cada sector numerados en los ítems 2 al 7. 18. PARTICIPACIÓN PORCENTUAL: Muestra a la concentración de recursos disponibles por sector con relación al total de fondos de todos los sectores. FORMATO CÓDIGO 3010006 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO PRESTACION DE SERVICIO MACRO PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1).NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________ (2).TIPO DE INFORME: _____________________________________________ (3).DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________ (4).NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________
(9) Nombre subdirector: _________________Firma: ___________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del subdirector responsable. (5) |Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. FORMATO CÓDIGO 3010007 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATO 1. Requisitos de presentación del Informe: 1. El informe debe preferiblemente redactarse en: * Letra arial tamaño 12 de Word. * Margen superior, 4 cms. * Margen inferior, 3 cms. * Margen izquierdo, 3 cms, * Margen derecho, 3 cms. * Espacio interlineado sencillo. 2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. 4. Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. 5. Entre capítulo y capítulo del informe dejar salto de página; así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. 6. En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: CUADRO O TABLA 1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION En millones de pesos
Fuente: 7. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras, éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. 8. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 9. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras debiendo separarse con puntos y no con comas. 10. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. 11. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME)
FORMATO CÓDIGO 3010008
HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE BALANCE SOCIAL Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS DEL DISTRITO CAPITAL CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 3011 VERSIÓN 5.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la elaboración del Informe del Balance Social y Evaluación de las Políticas Públicas del Distrito Capital. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con "Elabora el Plan de Trabajo Detallado" y termina con "Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones para aprobación de su publicación en un medio diferente a la página WEB, de la Contraloría de Bogotá." 3. BASE LEGAL: * Constitución Política de Colombia, artículos 1, 2, 13, 27, 44, 119, 209, 267, 268 numeral 1; 350, 356*, 365, 366, 367 y 369. *Modificado mediante Acto Administrativo 012 de 2001. * Ley 715 de 2001. "Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros". * Ley 134 de 1994. "Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana", artículos 99, 100." * Ley 489 de 1998 , "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones", artículos 3, 32. * Decreto 1860 de 1994, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 115 de 1994 en los aspectos pedagógicos y organizativos generales", artículos 14, 18, 28. * Decreto - Ley 1421 de 1993, "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá", artículos 6, 39, 60, 87, 95, 105, 137. * Acuerdo 361 de 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". 4. DEFINICIONES: BALANCE SOCIAL: Es una herramienta de gestión que le permite a las entidades evaluar el cumplimiento de su compromiso social, frente a problemas sociales o situaciones socialmente problemáticas identificadas. Igualmente le permite la planificación de acciones correctivas tendientes a aumentar la productividad y la eficiencia de sus acciones orientadas a la solución de problemas sociales, de tal forma que éstos evidencien los logros alcanzados por la administración para el mejoramiento continuo de la calidad de vida de los habitantes del Distrito Capital. Mediante el Balance Social la opinión pública tiene la posibilidad de conocer la responsabilidad social que asumen las entidades de la Administración Distrital, para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos en términos cuantitativos y cualitativos, durante un período determinado frente a las problemáticas de la ciudad. Para la Contraloría de Bogotá, el Balance Social es la herramienta de Control Fiscal que permite evaluar el resultado de las políticas públicas diseñadas y/o aplicadas por la Administración Distrital, dirigidas a lograr el mejoramiento de la calidad de vida de la población. Esta evaluación se hace en términos de cobertura, calidad y efectos. De igual manera el Balance Social tiene como finalidad establecer la equidad para el acceso, mejoramiento y mantenimiento en la prestación de bienes y/o servicios e identificar el número y características de las personas que se benefician de los mismos, suministrados por la administración Distrital. De otra parte busca determinar el efecto que causa en la población, la prestación de los bienes y/o servicios y también establecer el déficit social, entendido como el número de personas que no obstante demandar se encuentran excluidas de su beneficio. PROBLEMA SOCIAL déficit o necesidad de servicios o bienes de un grupo poblacional y su falta de atención que puede profundizar la pobreza e inequidad y exclusión, afectando el bienestar y calidad de vida de la población afectada. El conjunto de problemas sociales relacionados con una temática conforman una problemática social. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA: describir el problema social, es narrar de manera detallada y clara cada uno de los factores, hechos, actores que inciden en su conformación cualitativa y cuantitativa. METODOLOGÍA DEL BALANCE SOCIAL: se constituye en el instrumento o vía de acción para la presentación por parte de las entidades distritales de los resultados de su gestión social, que indica la manera como se han cumplido los compromisos frente a la atención y/o solución de las diversas problemáticas identificadas y los ajustes necesarios para lograr los objetivos trazados en las políticas públicas formuladas por la Administración Distrital. POLÍTICAS PÚBLICAS: Conjunto de directrices, criterios y lineamientos determinados por un gobierno frente a situaciones socialmente problemáticas, que pretenden mejorarse, buscando elevar el nivel de bienestar social, procurando beneficios de desarrollo y equidad, en todos los estratos de la sociedad. 5. REGISTROS: * Memorando remisorio. * Plan de trabajo detallado aprobado. * Actas de Reunión de la Subdirección * Archivos electrónicos individuales. * Planillas de asistencia a capacitación o formato de atención. * Planilla de seguimiento al producto o actas de mesa de trabajo. * Confirmación de entrega de correo. * Memorando remisorio. * Informe final aprobado. 6. ANEXOS: Instructivo para elaborar el plan de trabajo detallado (formato código 3011001). Formato de atención (formato código 3011002) Planilla de seguimiento (formato código 3011003) Modelo para la presentación de informes obligatorios, estructurales y sectoriales (formato código 3011004). 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así:PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN _____________ SUBDIRECCIÓN ________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO: 1 _________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2 _________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO: 3 _________________________________________ RESPONSABLE: ________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: _________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del PPS-MACRO, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1 JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2 OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 2.3 ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4 METODOLOGIA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del producto. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe, y subdirección responsable. Constará de cuatro columnas: la primera la numeración consecutiva de las actividades, la segunda las actividades y/o tareas asignadas, la tercera, el tiempo por meses y semanas, y la cuarta los responsables. Se deben incluir las actividades relacionadas con el seguimiento y verificación del producto por parte del responsable. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo detallado no es necesario que lleve funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. FORMATO CÓDIGO 3011001 FORMATO DE ATENCIÓN SUBDIRECCIÓN DE PLAN DE DESARROLLO Y BALANCE SOCIAL
FORMATO CÓDIGO: 3011002 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIO MACRO PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1).NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________ (2).TIPO DE INFORME: _____________________________________________ (3).DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________ (4).NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________
(9) Nombre subdirector: _________________Firma: ___________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del subdirector responsable. (5) |Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. FORMATO CÓDIGO: 3011003 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS. 1. Requisitos de presentación del Informe: 1. El informe debe preferiblemente redactarse en: * Letra arial tamaño 12 de Word. * Margen superior, 4 cms. * Margen inferior, 3 cms. * Margen izquierdo, 3 cms, * Margen derecho, 3 cms. * Espacio interlineado sencillo. 2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. 4. Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. 5. Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. 6. En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: CUADRO O TABLA 1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION AÑO 2001 En millones de pesos
Fuente: 7. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. 8. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 9. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras debiendo separarse con puntos y no con comas. 10. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. 11. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME)
FORMATO CÓDIGO 3011004
HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME CUENTA GENERAL DEL PRESUPUESTO Y DEL TESORO DEL DISTRITO CAPITAL CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 3014 VERSIÓN No. 4.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la elaboración del informe anual de la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro del Distrito Capital. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con "Elabora el plan de trabajo detallado (…)" y termina con "Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de publicaciones (…)". 3. BASE LEGAL: El marco legal en que se sustentan los productos (informes) son: Carácter Obligatorio * Constitución Política de Colombia. * Ley 42 de 1993, o la que haga sus veces. * Decreto Ley 1421 de 1993. * Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". Normas adicionales aplicables al área: * Acuerdo Distrital 20 de 1990. * Acuerdo 12 de 1994. * Decreto 111 de 1996. * Decreto Distrital 714 de 1996. * Decreto Distrital 1139 de 2000. * Decreto Distrital 195 de 2007. * Ley 617 de 2000. * Ley 715 de 2001. * Decreto de liquidación del presupuesto de cada vigencia fiscal. * Ley 819 de 2003 * Demás normas vigentes aplicables al Presupuesto Distrital. 4. DEFINICIONES: ANÁLISIS PRESUPUESTAL: Es el estudio del comportamiento de los diferentes rubros del presupuesto en un período determinado por entidad y global, para establecer la eficiencia y eficacia de la gestión fiscal de todos los entes que conforman el Presupuesto Anual y el General del Distrito Capital y emitir un concepto. CERTIFICACIÓN DE LAS FINANZAS DEL DISTRITO: La certificación de las finanzas distritales comprende el desarrollo del articulo 41 de la Ley 42 de 1993, o la que haga sus veces. CIERRE PRESUPUESTAL: Es el procedimiento que realizan las entidades y empresas al finalizar cada vigencia fiscal con el propósito de determinar el resultado de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las cuentas por pagar, las reservas, el estado de tesorería, los excedentes financieros y la disponibilidad final. CUENTAS DEL TESORO: Son en esencia, una expresión contable financiera, que muestra las disponibilidades y derechos que se tienen a corto plazo - Activos Corrientes, enfrentados a las obligaciones existentes con vencimiento menor a un año - Pasivos corrientes. La diferencia resultante de esta relación es conocida en el ámbito financiero como Capital de Trabajo, que básicamente, muestra el excedente de que se dispone en un momento dado, después de financiar sus obligaciones a menos de un año. CUENTAS POR PAGAR: Son aquellas obligaciones constituidas para amparar los compromisos que hayan derivado de la entrega de los bienes, obras y servicios y de su recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada año; y de anticipos y pagos por anticipado pactados en los contratos no ejecutados. EJECUCIÓN ACTIVA: Se define como el recaudo de los ingresos del presupuesto anual, constituidos por los Ingresos Corrientes o Recursos Propios de las Empresas, las Transferencias y los Recursos de Capital. EJECUCIÓN PASIVA: Se realiza mediante la adquisición de compromisos y la ordenación de gastos que cumplan con los requisitos señalados en las disposiciones legales vigentes. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Es el proceso mediante el cual se efectúa la asunción de compromisos los cuales se respaldan con la expedición previa de certificados de disponibilidad presupuestal y con la operación del registro presupuestal que perfecciona el compromiso, afecta en forma definitiva la apropiación y garantiza que esta no será desviada a ningún otro fin. SUJETOS DE CONTROL: Son las entidades distritales sometidas a la vigilancia fiscal de la Contraloría de Bogotá, o los particulares y entidades que manejen fondos o bienes de propiedad del Distrito. ESTADO DE TESORERÍA: Corresponde a la suma de los valores en caja y bancos, inversiones y derechos a 31 de diciembre. De este estado harán parte los saldos reportados por el tesorero como propiedad de terceros, los fondos especiales, los fondos con destinación especifica, los recaudos por concepto de empréstitos, los acreedores varios, y en general todo recurso que esté a disposición de las tesorerías de cada entidad. GASTOS: Son aquellas erogacions que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos y entidades para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la Ley, se clasifican en funcionamiento, servicio de la deuda e inversión. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y operativas. Comprende los gastos por Servicios Personales, Gastos Generales, Aportes Patronales y Transferencias de Funcionamiento. SERVICIO DE LA DEUDA: Está conformado por las amortizaciones de capital, intereses y comisiones que genera el pago de la deuda interna o externa. INVERSIÓN: La integran los proyectos de desarrollo económico, social y cultural incluidos en el presupuesto distrital que contribuyan a mejorar el índice de calidad de vida de los ciudadanos, y su determinación está prevista en el Plan de Desarrollo del Distrito Capital. INFORMACIÓN PROCESADA: Producto terminado del Grupo de Estadísticas, que sirve de insumo para el desarrollo del análisis presupuestal. INFORMES PRESUPUESTALES: Informes de Presupuesto y Ejecución de Ingresos, de Gastos e Inversión, Ejecución de Reservas, Ejecución de Reconocimientos y PAC. INGRESOS: Son aquellos recursos que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos y entidades para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la Ley. INGRESOS CORRIENTES: Recursos que percibe el Distrito Capital en el desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales, por concepto de la aplicación de impuestos, contribuciones, tasas, multas. De acuerdo con su origen se identifican como tributarios y no tributarios. INGRESOS TRIBUTARIOS: Agregado que está conformado por aquellos recursos que percibe el Distrito, sin contraprestación directa alguna, fijados en virtud de norma legal, provenientes de impuestos directos o indirectos. INGRESOS NO TRIBUTARIOS: Son las rentas generadas por la actividad propia de la entidad en cumplimiento de su objetivo social y se clasifican en venta de bienes y servicios, rentas contractuales y contribuciones. Son ejemplo de ellos los recursos obtenidos por la prestación de servicios, en el desarrollo de contratos y otros. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES: Es el procedimiento mediante el cual se aumentan, trasladan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones. PRESUPUESTO ANUAL: Es el instrumento para el cumplimiento de planes y programas de desarrollo económico y social y se conforma por los presupuestos de la Administración Central, los Organismos de Control y los Establecimientos Públicos. PRESUPUESTO GENERAL DEL DISTRITO: Se compone del Presupuesto Anual más el de las Empresas Industriales y Comerciales, Sociedades de Economía Mixta con el régimen de éstas, las Empresas Sociales del Estado y los Fondos de Desarrollo Local. PRESUPUESTO PÚBLICO: Es el estimativo de la totalidad de los ingresos y gastos del ente territorial o entidad para la vigencia fiscal correspondiente. Herramienta de planeación que permite determinar el cumplimiento de metas y objetivos anuales definidos por la administración en los planes y programas de desarrollo económico y social y de obras públicas, permite detallar y formalizar la financiación del gasto para un tiempo determinado, en procura de optimizar resultados concretos (bienes y servicios), a través del manejo adecuado de los recursos públicos. El presupuesto del sector gubernamental en cualquiera de sus niveles (Gobierno Central y administración Descentralizada), se puede definir como el instrumento de manejo financiero donde se programa y se registra el gasto público y su financiación. Así mismo, se establecen las reglas para su ejecución en un período fiscal que por lo general es de un año. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC): Instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir los compromisos que no deben exceder del total del PAC de la vigencia. La ejecución de los gastos del Presupuesto Anual del Distrito Capital se hará a través del PAC. RECAUDOS DE TERCEROS: Los Recaudos que las Empresas efectúen por cuenta de otras entidades públicas o de terceros al igual que los giros de los mismos, no se incorporarán en los presupuestos, solo se efectuarán los registros contables correspondientes. RECONOCIMIENTOS: Son ingresos previstos que al cierre de la vigencia fiscal no han ingresado a la tesorería, pero de los cuales se tiene certeza que se recaudaran en una fecha posterior al 31 de diciembre, se registraran como ejecutados o causados en el presupuesto de ingresos de la vigencia fiscal que se cierra. Deben estar certificados por parte de la persona de la entidad legalmente autorizada para ello. RECURSOS DE CAPITAL: Son ingresos que percibe el Distrito, provenientes entre otras de las siguientes fuentes: Operaciones de Crédito Público con vencimiento mayor a un año, los Recursos del Balance, los Rendimiento por Operaciones Financieras, las Donaciones, Diferencial Cambiario, los Excedentes Financieros de los Establecimientos Públicos del orden Distrital y de las Empresas y Otros Recursos de Capital diferentes. RESERVAS PRESUPUESTALES: Son las obligaciones y compromisos adquiridos que a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal no se hayan cumplido. Es decir que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado, pero que estén legalmente contraídas, se hayan registrado presupuestalmente y desarrollen el objeto de la apropiación. SISTEMA PRESUPUESTAL: Está constituido por un Plan Financiero Plurianual, por un Plan Operativo Anual de Inversiones y por el Presupuesto Anual del Distrito Capital. SITUACIÓN FISCAL O EXCEDENTE FINANCIERO A 31 DE DICIEMBRE: Es la diferencia entre la disponibilidad neta en tesorería y el monto de las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago a 31 de diciembre. En el caso de la Administración Central la situación fiscal se denomina superávit o déficit fiscal. En el caso de los Establecimientos Públicos se denomina excedente o déficit financiero. SITUACIÓN PRESUPUESTAL: Resultado que se obtiene de restar del total de Ingresos Recaudados los Giros y Reservas Presupuestales. Cuando este indicador se calcula al finalizar la vigencia fiscal, los Ingresos están constituidos además de los recaudos efectivamente recibidos por los Reconocimientos. El cálculo de la Situación Presupuestal permite establecer si la gestión presupuestaria generó Superávit o Déficit. Si existe Superávit el total ingresado es mayor que lo comprometido. En este caso se debe establecer entre otros: Si esos mayores ingresos son respecto a lo presupuestado, que proporción del total ingresado corresponde a Reconocimientos y el nivel de efectividad de los gastos principalmente de inversión. Si existe Déficit los giros y reservas son mayores que el monto ingresado (recaudo más reconocimientos). En este caso se establecerá principalmente porque se ordenaron mayores gastos frente a las expectativas de ingresos, cual es el grupo de gasto que más presiona el déficit, cuál concepto de ingresos presenta menor ejecución respecto a lo presupuestado y características de lo causado (giros más reservas). TRANSFERENCIAS: Son dineros de un presupuesto que percibe otro presupuesto por mandato legal, en uno es un gasto y en el otro es un ingreso, como es el caso de los provenientes de la Nación por participación en sus Ingresos Corrientes, Sistema General de Participaciones y de las Entidades Descentralizadas por pago de compromisos adquiridos como el Plan de Gestión Ambiental o Estratificación por parte de las Empresas. También se incluyen los recursos que se obtengan para Cofinanciación de Proyectos de Entidades Públicas o Privadas, al igual que los provenientes del Fondo Nacional de Regalías. 5. REGISTROS: * Plan de trabajo detallado. * Memorando. * Planilla de seguimiento y/o Acta de mesa de trabajo. * Informe final. 6. ANEXOS: * Instructivo para elaborar el plan de trabajo detallado (formato código 3014001) * Planilla de seguimiento (formato código 3014002). * Modelo para la presentación de informes Sectoriales, Estructurales y Obligatorios (formato código 3014003). 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así:PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN _____________ SUBDIRECCIÓN ________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO: 1 _________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2 _________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO: 3 _________________________________________ RESPONSABLE: ________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: _________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del PPS-MACRO, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1 JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2 OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 2.3 ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4 METODOLOGIA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del producto. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe, y subdirección responsable. Constará de cuatro columnas: la primera la numeración consecutiva de las actividades, la segunda las actividades y/o tareas asignadas, la tercera, el tiempo por meses y semanas, y la cuarta los responsables. Se deben incluir las actividades relacionadas con el seguimiento y verificación del producto por parte del responsable. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo detallado no es necesario que lleve funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. FORMATO CÓDIGO 3014001 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIO MACRO PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1).NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________ (2).TIPO DE INFORME: _____________________________________________ (3).DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________ (4).NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________
(9) Nombre subdirector: _________________Firma: ___________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del subdirector responsable. (5) |Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. FORMATO CÓDIGO: 3014002 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS. 1. Requisitos de presentación del Informe: 1. El informe debe preferiblemente redactarse en: * Letra arial tamaño 12 de Word. * Margen superior, 4 cms. * Margen inferior, 3 cms. * Margen izquierdo, 3 cms, * Margen derecho, 3 cms. * Espacio interlineado sencillo. 2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. 4. Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. 5. Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. 6. En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: CUADRO O TABLA 1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION AÑO 2001 En millones de pesos
Fuente: 7. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. 8. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 9. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras debiendo separarse con puntos y no con comas. 10. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. 11. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME)
FORMATO CÓDIGO 3014003
HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN INTEGRAL A LA GESTIÓN DE LAS ENTIDADES Y AL PLAN DE DESARROLLO DEL DISTRITO CAPITAL CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 3016 VERSIÓN 5.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la elaboración del procedimiento para la Evaluación Integral a la Gestión de las Entidades y al Plan de Desarrollo del Distrito Capital. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con "Elabora el Plan de Trabajo Detallado" y termina con "Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones (…)" 3. BASE LEGAL: Constitución Política de Colombia de 1991, articulo 209, 268, 269, 272, 339, 343, 344, 352. Ley 42 de 1993, "Sobre la organización del Sistema de Control Fiscal, Financiero y los organismos que lo ejercen", artículos 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18. Decreto 1421 de 1993, "Por el cual se dicta el Estatuto Orgánico de Bogotá, D.C.", artículo 109. Ley 80 de 1993, "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública", artículos 3 al 6, 8 al 81. Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de Control Interno en las Entidades y Organismos del Estado y se dictan otras disposiciones". Decreto 1826 de 1994, "Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993". Decreto 1537 del 26 de julio de 2001 del Departamento Administrativo de la Función Pública. "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado". Decreto 1599 de 2005, "Por el cual se establece el modelo estándar de control interno -MECI-". Ley No. 152 de 1994, "Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo". Ley 388 de 1997, "Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989, por la cual se dictan normas sobre planes de desarrollo municipal y se dictan otras disposiciones." Acuerdo 12 de 1994, "Por el cual se establece y reglamenta la participación ciudadana en la formulación, ejecución, seguimiento y control del Plan de desarrollo del Distrito Capital." Decreto 714 de 1996, "Por el cual se compilan el acuerdo 24 de 1995 y el Acuerdo 20 de 1996 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto", artículos, 4, 6, 7, 8, 10, 13, 14, 24, 27, 32, 38, 46, 49, 51, 94, 95." Ley 190 de 1995, "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa". Decreto 2145 de 1999, "Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones". Directivas Presidenciales 02/94, 01/97 y 09/99 sobre el desarrollo de la función de control interno. Circular Externa 031 de 2000 – Contaduría General de la Nación. Acuerdo 13 de 2000, "Por el cual se reglamenta la participación ciudadana en la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del plan de desarrollo económico y social para las diferentes localidades que conforman el distrito capital y se dictan otras disposiciones". Decreto 2539 de 2000, "Por medio del cual modifica parcialmente el Decreto 2145 de 1999, mediante el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno". Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". Circulares y Resoluciones expedidas por la Contaduría General de la Nación, relacionadas con el control interno contable. Resolución No. 29 de Noviembre de 2009, Procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoria. 4. DEFINICIONES: EVALUACIÓN INTEGRAL A LA GESTIÓN DE LAS ENTIDADES Y EL PLAN DE DESARROLLO DEL DISTRITO CAPITAL: Es el medio por el cual la Contraloría de Bogotá establece de manera consolidada y analítica los resultados obtenidos por la Administración Distrital en el manejo de los recursos durante una determinada vigencia, de acuerdo con los principios que orientan la vigilancia de la gestión fiscal, con el fin de cumplir con la misión pública y las funciones asignadas de cada una de las entidades del Distrito. GESTION FISCAL: Conjunto de actividades económicas, jurídicas, tecnológicas y administrativas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejan o administran recursos públicos tendientes a la adecuada adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas, en orden a cumplir los fines del estado. PLAN DE DESARROLLO: Documento de política pública a través del cual se describen los objetivos, las estrategias, los programas, los proyectos y las metas que comprometen al Estado con la ciudadanía -en particular a cada una de las entidades territoriales que lo integran-, y en el que se especifican las acciones a adelantar en cada período de gobierno, así como los respectivos recursos asociados para garantizar que las mismas se cumplan. En este sentido, el plan de desarrollo se constituye como la principal y más formal expresión del ejercicio de la planeación. PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL: Documento elaborado por la Administración Municipal y aprobado por el Concejo de la localidad, el cual determina los usos, alturas, destinación, reservas y crecimiento de su propio territorio. Es la carta fundamental de navegación con que cuenta Bogotá para reordenar su territorio, sus actividades, el uso que los ciudadanos le dan al suelo y su tratamiento, así mismo orientar la inversión pública y privada con miras a mejorar la calidad de vida de los bogotanos, con la participación activa de la comunidad en general. CONTROL INTERNO: Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes. MECI: El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. INFORME DE AUDITORIA REGULAR CON ENFOQUE INTEGRAL: Documento que recoge los resultados del proceso de auditoría, a la gestión o actividades de las entidades, mediante la aplicación de sistemas de control, con el fin de determinar con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia en el logro de los resultados y su correspondencia entre las estrategias, operaciones y propósitos de los sujetos de control. PRINCIPIOS GENERALES DE GESTIÓN FISCAL: Las actuaciones de las autoridades e instancias distritales en desarrollo de sus competencias en materia de planeación se regirán por los siguientes principios: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. TRANSPARENCIA: Se utiliza para designar la claridad de funcionamiento de las instituciones. Está vinculada a las diversas solicitudes relativas a un mayor acceso a la información y a los documentos para el ciudadano, una mayor participación en la toma de decisiones y una mejor legibilidad de los textos (simplificación de los tratados, consolidación y mejor calidad de redacción de los textos legislativos)1. 5. REGISTROS: * Plan de trabajo detallado. * Memorando. * Archivo Magnético. (Cuadros y matrices de cálculo de variables y texto de análisis) * Planilla de seguimiento y/o actas de mesa de trabajo. * Confirmación de entrega de correo. * Informe Ajustado* Informe final. 6. ANEXOS: * Instructivo para elaborar el Plan de trabajo detallado (formato código 3016001) * Formato de atención.(formato código 3016002) * Planilla de seguimiento (formato código 3016003) * Modelo para la presentación de informes obligatorios, estructurales y Sectoriales (formato Código 3016004) 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia)______ DIRECCIÓN _____________ SUBDIRECCIÓN ________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN _____________ SUBDIRECCIÓN ________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO: 1 _________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2 _________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO: 3 _________________________________________ RESPONSABLE: ________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: _________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del PPS-MACRO, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1 JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2 OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 2.3 ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4 METODOLOGIA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del producto. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe, y subdirección responsable. Constará de cuatro columnas: la primera la numeración consecutiva de las actividades, la segunda las actividades y/o tareas asignadas, la tercera, el tiempo por meses y semanas, y la cuarta los responsables. Se deben incluir las actividades relacionadas con el seguimiento y verificación del producto por parte del responsable. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo detallado no es necesario que lleve funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. FORMATO CÓDIGO 3016001 FORMATO DE ATENCIÓN SUBDIRECCIÓN DE PLAN DE DESARROLLO Y BALANCE SOCIAL
FORMATO CÓDIGO: 3016002 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIO MACRO PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1).NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________ (2).TIPO DE INFORME: _____________________________________________ (3).DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________ (4).NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________
(9) Nombre subdirector: _________________Firma: ___________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del subdirector responsable. (5) |Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. FORMATO CÓDIGO: 3016003 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS. 1. Requisitos de presentación del Informe: 1. El informe debe preferiblemente redactarse en: * Letra arial tamaño 12 de Word. * Margen superior, 4 cms. * Margen inferior, 3 cms. * Margen izquierdo, 3 cms, * Margen derecho, 3 cms. * Espacio interlineado sencillo. 2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. 4. Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. 5. Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. 6. En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: CUADRO O TABLA 1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION AÑO 2001 En millones de pesos
Fuente: 7. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. 8. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 9. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras debiendo separarse con puntos y no con comas. 10. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. 11. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME)
FORMATO CÓDIGO 3016004
HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME ESTADO DE LAS FINANZAS PÚBLICAS DEL DISTRITO CAPITAL CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 3017 VERSIÓN No. 3.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para elaborar anualmente el Estado de las Finanzas Públicas del Distrito Capital. 2. ALCANCE: Este procedimiento inicia con "Elabora el plan de trabajo (…) y termina con "Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones (…)" 3. BASE LEGAL: Constitución Política de Colombia, 1991. Artículo 268, numeral 11. Ley 42 de 1993. Artículo 41. Decreto Ley 1421 de 1993. Artículo 109, numeral 7. Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". Además de las normas vigentes y/o modificatorias sobre el tema al momento de dar cumplimiento a los procedimientos. 4. DEFINICIONES ESTADO DE LAS FINANZAS PÚBLICAS DEL DISTRITO CAPITAL: Documento que analiza el comportamiento de las finanzas públicas de la administración distrital en sus aspectos presupuestales, financieros y patrimoniales, en lo pertinente a la ejecución del presupuesto, el tesoro, el avance del plan de desarrollo, las inversiones financieras, el estado de la deuda pública y la certificación del balance general. 5. REGISTROS: * Plan de trabajo detallado * Memorando * Planilla de seguimiento y/o Acta de mesa de trabajo. * Informe final. 6. ANEXOS: * Instructivo para elaborar el plan de trabajo detallado (formato código 3017001) * Planilla de seguimiento (formato código 3017002). * Modelo para la presentación de informes Sectoriales, Estructurales y Obligatorios (formato código 3017003). 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así:PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN _____________ SUBDIRECCIÓN ________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO: 1 _________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2 _________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO: 3 _________________________________________ RESPONSABLE: ________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: _________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del PPS-MACRO, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1 JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2 OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 2.3 ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4 METODOLOGIA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del producto. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe, y subdirección responsable. Constará de cuatro columnas: la primera la numeración consecutiva de las actividades, la segunda las actividades y/o tareas asignadas, la tercera, el tiempo por meses y semanas, y la cuarta los responsables. Se deben incluir las actividades relacionadas con el seguimiento y verificación del producto por parte del responsable. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo detallado no es necesario que lleve funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. FORMATO CÓDIGO 3017001 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIO MACRO PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1).NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________ (2).TIPO DE INFORME: _____________________________________________ (3).DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________ (4).NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________
(9) Nombre subdirector: _________________Firma: ___________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del subdirector responsable. (5) |Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. FORMATO CÓDIGO: 3017002 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS. 1. Requisitos de presentación del Informe: 1. El informe debe preferiblemente redactarse en: * Letra arial tamaño 12 de Word. * Margen superior, 4 cms. * Margen inferior, 3 cms. * Margen izquierdo, 3 cms, * Margen derecho, 3 cms. * Espacio interlineado sencillo. 2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. 4. Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. 5. Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. 6. En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: CUADRO O TABLA 1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION AÑO 2001 En millones de pesos
Fuente: 7. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. 8. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 9. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras debiendo separarse con puntos y no con comas. 10. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. 11. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME)
FORMATO CÓDIGO 3017003
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME TRIMESTRAL DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 3018 VERSIÓN No. 3.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO Establecer los pasos necesarios para la elaboración del informe trimestral de Ingresos, Gastos e Inversiones. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con "Elabora el plan de trabajo detallado" y termina con "Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones (…)". 3. BASE LEGAL Los Informes trimestrales se sustentan en el Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". 4. DEFINICIONES INFORME TRIMESTRAL DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES: Comprende el análisis de los Ingresos, Gastos e Inversiones de manera consolidada en sus diferentes niveles de gobierno (Administración Central, Establecimientos Públicos, Entes de Control y Universitario, Empresas Industriales y Comerciales del Distrito, Empresas Sociales del Estado y los Fondos de Desarrollo Local). Dicho análisis que se realiza en forma trimestral, genera que los resultados del cuarto trimestre sean los mismos que se toman para la evaluación del informe "Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro". Por ello, no se considera necesario elaborar el estudio del último trimestre. 5. REGISTROS: * Plan de trabajo detallado. * Memorando. * Planilla de seguimiento y/o Acta de mesa de trabajo. * Informe 6. ANEXOS * Instructivo para elaborar el plan de trabajo detallado (formato código 3018001). * Planilla de seguimiento (formato código 3018002). * Modelo para la presentación de informes Sectoriales, Estructurales y Obligatorios (formato código 3018003). 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así:PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN _____________ SUBDIRECCIÓN ________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO: 1 _________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2 _________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO: 3 _________________________________________ RESPONSABLE: ________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: _________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del PPS-MACRO, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1 JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2 OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 2.3 ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4 METODOLOGIA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del producto. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe, y subdirección responsable. Constará de cuatro columnas: la primera la numeración consecutiva de las actividades, la segunda las actividades y/o tareas asignadas, la tercera, el tiempo por meses y semanas, y la cuarta los responsables. Se deben incluir las actividades relacionadas con el seguimiento y verificación del producto por parte del responsable. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo detallado no es necesario que lleve funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. FORMATO CÓDIGO 3018001 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIO MACRO PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1).NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________ (2).TIPO DE INFORME: _____________________________________________ (3).DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________ (4).NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________
(9) Nombre subdirector: _________________Firma: ___________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del subdirector responsable. (5) |Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. FORMATO CÓDIGO: 3018002 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS. 1. Requisitos de presentación del Informe: 1. El informe debe preferiblemente redactarse en: * Letra arial tamaño 12 de Word. * Margen superior, 4 cms. * Margen inferior, 3 cms. * Margen izquierdo, 3 cms, * Margen derecho, 3 cms. * Espacio interlineado sencillo. 2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. 4. Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. 5. Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. 6. En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: CUADRO O TABLA 1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION AÑO 2001 En millones de pesos
Fuente: 7. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. 8. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 9. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras debiendo separarse con puntos y no con comas. 10. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. 11. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME)
FORMATO CÓDIGO 3018003
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PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL OBSERVATORIO DE CONTROL FISCAL Y VIGILANCIA DE LAS POLÍTICAS PÚBLICAS CÓDIGO DEL PROCESO: 3020 VERSIÓN No. 1.0 FECHA: 15 DE ABRIL DE 2010
1. OBJETIVO Establecer los pasos necesarios para la adopción y puesta en marcha de un observatorio como sistema de información específico que facilite el control fiscal, seguimiento y vigilancia de las políticas públicas, entendidas como las acciones de gobierno en el desarrollo, de programas, proyectos y decisiones de la administración distrital, que abordan fenómenos sociales, estructurales de alta incidencia en la ciudad capital y su entorno. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con "Comunica periódicamente los lineamientos y las directrices sobre el alcance del observatorio" y termina, con "Aplica procedimiento para el Control de Documentos Internos del SGC, de los documentos que se generen, tales como pronunciamientos, boletines de coyuntura, catálogos de datos, e insumos para la elaboración de los informes obligatorios de la Dirección de Economía y Finanzas." 3. BASE LEGAL Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", y los siguientes artículos: *Artículo 3, Objetivos: el numeral 4 establece: "Evaluar el cumplimiento y conformidad de las acciones de la administración distrital en sus diferentes niveles y sectores con los objetivos, planes, programas y proyectos que constituyen en un período determinado, las metas y propósitos de la administración; realizar el balance social de las políticas públicas del Distrito Capital". *Artículo 27, Nivel macro de la vigilancia de gestión fiscal: "Comprende la vigilancia de la gestión fiscal, la consolidación de análisis y resultados y situaciones en que se encuentran y desarrollan las finalidades de la actuación pública del Distrito Capital, tanto a escala general y por localidades, como por sectores de actividad". *Artículo 55, numeral 15: Funciones de la Dirección de Economía y Finanzas Distritales: entre ellas esta la de "Propender por el desarrollo, optimización y difusión de las metodologías diseñadas en la Dirección, para la medición y evaluación del desempeño macro de la Administración Distrital, en lo financiero, presupuestal, contable, social, ambiental, de gestión y de política pública". *Artículo 56, numerales 3, 4, 6 7, 8, 9 y 10, Funciones de la Subdirección de Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo y Políticas Públicas: estas son, entre otras: "Realizar el seguimiento a la inversión sectorial, verificando el nivel de ejecución real, georeferenciándola territorialmente y advirtiendo el impacto social y la afectación en las políticas públicas que se pretenden impactar". "Dirigir la elaboración y permanente actualización del banco de datos y/o hoja de vida de los sectores objeto de fiscalización, con el fin de elaborar estadísticas sectoriales y de coadyuvar en la compilación de las Estadísticas Fiscales del Sector Público Distrital que elabora la entidad". "Formular indicadores y metodologías de tipo sectorial que permitan evaluar el desempeño de las políticas públicas y la intervención del Sector Público Distrital en el sector respectivo, evaluando los resultados de estos indicadores, como mecanismo de verificación del cumplimiento de las metas distritales". "Realizar el análisis DOFA de cada sector, que permita formular los mapas de riesgo de cada uno de ellos, para orientar las acciones prioritarias de vigilancia fiscal, como las propuestas y recomendaciones pertinentes". "Suministrar a las direcciones de fiscalización el diagnóstico sectorial y subsectorial de cada uno de los sectores". "Dirigir la elaboración y permanente actualización del banco de datos y/o hoja de vida de los sectores objeto de fiscalización, con el fin de elaborar estadísticas sectoriales y de coadyuvar en la compilación de las Estadísticas Fiscales del Sector Público Distrital que elabora la entidad". "Asegurar a través de los estudios desarrollados en la Subdirección y en coordinación con otras subdirecciones, la evaluación del impacto social generado por la inversión pública en la ciudad y la consistencia del Plan de Desarrollo con el Plan de Ordenamiento Territorial". Asegurar a través de los estudios desarrollados en la Subdirección, la evaluación de desempeño de la gestión fiscal y de los programas de política pública sectoriales, en su formulación, implementación y resultados, como también del impacto en la solución de las problemáticas, en las cifras macroeconómicas del Distrito y como herramienta para la toma de decisiones de la Administración Distrital, respecto de las acciones, metas y los recursos de las políticas públicas y del Plan de Desarrollo". 4. DEFINICIONES OBSERVATORIO: herramienta donde se capturan, examinan, analizan y procesan datos e información acerca de una realidad social, en un contexto y período de tiempo determinado.Se constituye, a partir de datos estadísticos, cuantitativos y cualitativos, para construir diagnósticos y documentos analíticos, cuyo objeto es aportar insumos que permitan la comprensión de los fenómenos sociales y las decisiones de gobierno que afectan a una población determinada. En este sentido, los datos procesados y los documentos producidos son esenciales para los tomadores de decisiones y los hacedores de políticas. OBSERVATORIO DE CONTROL FISCAL Y VIGILANCIA DE LAS POLÍTICAS PÚBLICAS: es una herramienta estadística conformada por el conjunto de bases de datos de la Dirección de Economía y Finanzas, debidamente organizadas y articuladas por un grupo especial de funcionarios adscritos a las Subdirecciones de Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo y Políticas Públicas, Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas, y de Estudios Fiscales, Económicos y Sociales de Bogotá, dependencias encargadas de alimentar, hacer seguimiento a los datos y a la información construida de los sectores de la administración distrital, a partir de la información reportada y debidamente auditada de los sujetos de control así como de otras fuentes primarias o secundarias relacionadas con los temas sectoriales, como insumos para producir informes obligatorios, documentos y pronunciamientos, en el contexto de políticas públicas, abordando temas estructurales y estratégicos de la ciudad en desarrollo de las funciones de control fiscal.MONITOREO: seguimientos de la información que proveen las fuentes oficiales (Contraloría de Bogotá, centros de investigación tanto oficiales como privados), generando series estadísticas que permitan comparar e inferir la evolución de las variables de estado en el tiempo y comportamiento de los sectores de la administración . PRODUCTOS: documentos y pronunciamientos establecidos en desarrollo de las funciones propias de la Dirección de Economía y Finanzas a saber: Informes obligatorios: Balance Social y Evaluación de las Políticas Públicas del D.C., y Evaluación Integral a la Gestión de las Entidades y al Plan de Desarrollo del D.C., catálogo de cifras relevantes y pronunciamientos requeridos. CATÁLOGO: conjunto de datos relevantes del Distrito Capital que produce el observatorio, las cuales sirven de referencia acerca del estado de la ciudad y de la administración distrital. BOLETÍN: documento que desarrolla temas estructurales relacionados con el control fiscal y las políticas públicas en el Distrito Capital, emitidos según sea la naturaleza del fenómeno observado y la oportunidad para el escrutinio de la información por nuestro público objetivo, su publicación puede darse trimestral, semestral o anual. PRONUNCIAMIENTOS DE COYUNTURA: material que condensa la opinión de los investigadores sobre temas de actualidad o de gran relevancia para la ciudad, el control fiscal o la administración distrital. SECTOR: estructura administrativa del Distrito Capital, del nivel superior dependiente del Alcalde Mayor, responsable de la gestión de los organismos y entidades estatales del D. C., establecidas por el Decreto 257 de 2006. SECTOR DEL GASTO: categoría establecida por la teoría económica que dice del conjunto de recursos asignados por el estado según sea sus fuentes, e incidencia en la distribución de la renta, la riqueza y el nivel de actividad económica. Sus ramas se definen como: financiación, asignación, distribución y estabilización. VARIABLE: propiedad, característica, que refleja la situación y/o el comportamiento de los hechos más importantes en materia de productos, funciones, retos con la ciudad, en cada uno de los sectores. INDICADOR: relación matemática de diferentes datos de una variable, que busca mostrar un fenómeno presente en el sector, en la administración o en la ciudad. También son llamados índices, aunque no todo indicador es un índice, pues estos últimos son un tipo particular de indicador. DATO: cifras o números con los que se pueden hacer comparaciones en el tiempo, construir indicadores, elaborar tablas y realizar análisis sobre hechos relevantes en el comportamiento del sector, beneficiarios de proyectos, programas o políticas públicas. . 5. REGISTROS * Memorando interno en medio físico o electrónico. * Acta de reunión de seguimiento. * Comunicación en medio físico o electrónico. * Producto aprobado. 6. ANEXOS * Anexo 1: Matriz de Evaluación del Plan de Desarrollo Distrital (Formato código 3020001). * Anexo 2: Matriz para el seguimiento del Balance Social (Formato código 3020002). * Anexo 3: Ficha Técnica de Indicadores Sectoriales (Formato código 3020003). 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO DEL ANEXO 1: MATRIZ DE EVALUACIÓN PLAN DE DESARROLLO DISTRITAL Herramienta electrónica, que recoge las variables más destacadas del Plan de Desarrollo Distrital en cada sector, relacionadas con las políticas públicas, programas y proyectos, en materia de ejecución física y presupuestal. Para su diligenciamiento se debe tener en cuenta el siguiente instructivo: 1. Funcionario responsable: nombre del funcionario que diligencia el formato. 2. Sector administrativo: sector de la administración al que pertenece la entidad sujeto de control. 3. Sujeto de control entidad objeto de evaluación sobre la ejecución del plan de desarrollo. 4. Período de evaluación: hace referencia a la vigencia objeto de evaluación del plan de desarrollo. 5. Objetivo estructurante: se refiere a los objetivos estructurantes del plan de desarrollo "Bogotá Positiva" en los que participa el sujeto de control en evaluación. 6. Programa: se refiere a los programas en los que participa la entidad objeto de evaluación. 7. Metas plan: se hace referencia a las metas del plan de desarrollo en las que participa la entidad. 8. Proyectos de inversión: se refiere a los proyectos de inversión formulados por la entidad, para ejecutar las metas plan descritas. 8.1 Número del proyecto: código asignado al proyecto. 8.2 Descripción del proyecto: objetivo general del proyecto. 9. Metas del proyecto de inversión dirigidas a la metas plan de desarrollo: descripción de las metas formuladas en los proyectos descritos en el numeral 8.1. dirigidas a ejecutar las metas plan de desarrollo. 10. Apropiación presupuestal de las metas que ejecutan las metas plan: 10.1 Programado: asignación disponible a las metas descritas en el numeral (9). 10.2 Ejecutado: presupuesto total ejecutado de la asignación disponible a las metas descritas en el numeral (9). 11. Ejecución física de las metas que ejecutan la meta plan de desarrollo 11.1 Programado: magnitud programada de la metas descritas en el numeral (9). 11.2 Ejecutado: magnitud ejecutada de la programada en el numeral 11.1 FORMATO CÓDIGO 3020001 INSTRUCTIVO DEL ANEXO 2 MATRIZ PARA EL SEGUIMIENTO DEL BALANCE SOCIAL. Instrumento electrónico en Excel, que contiene los componentes establecidos en la metodología para el "Informe de Balance Social y Evaluación de las Políticas Públicas del D.C." de las entidades sujetos de control obligadas a presentarlo, contiene: 1. Referencia institucional. Señala los datos de quien diligencia, del sujeto de control. que entrega y si entrega de acuerdo a la norma. 1.1. Nombre del funcionario que diligencia el formato. Persona de la Subdirección de Evaluación Sectorial que hace seguimiento al informe y al sector. 1.2. Sector. Se apunta en el formato el nombre de estructura político administrativa del D.C. a la que corresponda el sujeto de control que entrega el informe. 1.3. Entidad. Sujeto de control del distrito capital a la cual se le hace seguimiento al informe de Balance Social. 1.4. Presenta la cuenta. Se establece si se presentó el informe de balance social como componente de la cuenta fiscal anual. 2. Reconstrucción del problema. En este componente se registran los problemas o problemáticas sociales presentados por las entidades en el informe de balance social. 2.1. Problema social: descripción del problema identificado por el sujeto de control. 2.2. Causas del problema: los factores, fenómenos o hechos que el sujeto de control estableció que determinan el surgimiento del problema. 2.3. Efectos del problema: consecuencias de la problemática descrita. 2.4. Focalización de la población: número de población o unidades de medida que la entidad identificó como afectadas por el problema. 2.5. Actores: r elación de los actores, instituciones u organismos públicos o privados que tienen relación directa o indirecta con la problemática identificada.3. Instrumentos operativos para la atención de los problemas sociales. En este componente se señalan los medios de intervención, tales como proyectos o acciones que la entidad ha formulado para atender el problema identificado.3.1. Instrumentos operativos a nivel de la administración: ubicar el problema social en el marco de la política pública, objetivo estructurante, prioridad, programa, meta de ciudad u otras categorías, de acuerdo a la estructura del plan de desarrollo distrital. 3.2. Instrumentos operativos a nivel de la entidad: indicar los proyectos y/o acciones que la entidad formuló para atender el problema social identificado. 3.2.1. Proyectos o acciones formuladas: relacionar los proyectos y/o acciones que formuló la entidad para atender el problema identificado.3.2.2. Metas formuladas: relación de las metas, objetivos y/o acciones formuladas por la entidad para atender el problema.3.2.3. Presupuesto asignado: monto de los recursos asignados para atender el problema identificado. 3.2.4. Unidades de focalización objeto de atención: número de personas o unidades de focalización afectadas por el problema, que la entidad programó atender en la vigencia. 4. Resultados en la transformación del problema social: el componente h ace referencia a las acciones en atención del problema, los resultados y logros efectivos en su transformación.4.1. Cumplimiento físico: niveles de cumplimiento de los objetivos, metas y actividades programadas y ejecutadas para atender el problema.4.2. Indicadores: relación de indicadores formulados por la entidad para medir los logros en la atención del problema. 4.3. Presupuesto ejecutado: giros realizados en atención del problema. 4.4. Limitaciones: suspensiones, correctivos, modificaciones o cambios parciales realizados para cumplir con los objetivos previstos.4.5. Efectos o acciones sobre el problema: cambios, modificaciones o impactos logrados mediante los instrumentos implementados para atender el problema.4.6. Población focalizada atendida: población o unidades de focalización atendidas en la vigencia.4.7. Población focalizada sin atender: población o unidades de focalización que no recibieron bienes o servicios en el marco de los proyectos y que estuvieron identificadas como sujetos del problema social.4.8. Unidades de focalización que requieren el bien o servicio al finalizar la vigencia: población o unidades de focalización que al final de la vigencia continúa siendo afectada por el problema social, o requieren del servicio.4.9. Otras acciones implementadas. Acciones de la administración que no estando relacionadas con los proyectos llevados a cabo, si generaron resultados o logros frente al problema. 4.10 Diagnostico final del problema social: estado del problema social al finalizar la vigencia, indicando los aspectos transformados o intervenidos.FORMATO CÓDIGO 3020002
INSTRUCTIVO DEL ANEXO 3: FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR Es la hoja de vida con los datos más relevantes de las variables de estado y comportamiento del respetivo sector, relacionados de manera matemática, estableciendo su trazabilidad. Tiene tres componentes: los datos generales, las características del indicador y la fuente de información. 1. Nombre del formato. Ficha técnica del indicador. 2. Nombre. Se escribe el nombre del indicador. Por ejemplo: índice de calidad de vida. 3. Características del indicador. Entrega la información relevante que le da identidad al indicador. 4. Sector: Señala el sector de la administración distrital al cual pertenece la variable de estado o comportamiento. 5. Entidad. Contiene la institución distrital que aporta o valida los datos, con los que se construye el indicador. 6. Tipo de indicador. Se han establecido tres tipos de actividad que da cuenta de los niveles de eficiencia, de lo realizado; de producto que se orienta a valorar la efectividad de los hechos con relación a las funciones y productos que tiene la entidad y finalmente de resultado, que mide la eficacia de lo realizado frente a lo promovido como efecto de las acciones. 7. Descripción. Se detalla en la fila las particularidades que dan fisonomía propia al indicador, lo pinta con palabras. 8. Objeto del Indicador. Se anota la intención o propósito de la formulación del indicador, lo que se quiere medir. 9. Fórmula o expresión matemática del indicador. Contiene el o los numeradores y denominadores y las operaciones matemáticas que dan cuenta de lo que se quiere medir o comparar. Ejemplo déficit cuantitativo de vivienda = hogares con vivienda / total de hogares. 10. Datos necesarios para construir el indicador. Conjunto de cifras requeridos para construir el indicador. Ejemplo hogares con vivienda y total de hogares en el distrito capital en el período de análisis. 11. Normatividad regulatoria o valor de referencia. Se escribe las normas legales o parámetros preestablecidos para el indicador señalado. 12. Frecuencia. Periodicidad con la que se puede construir el indicador, como consecuencia de la temporalidad con la que se generen los datos. 13. Fuente de Información. Aporta diversas referencias para establecer la idoneidad de la fuente de la cual se obtienen los datos. 14. Sistema de información o recolección de la información. Espacio para escribir de donde proviene la información. Ejemplo: SEGPLAN sistema de evaluación, gestión y seguimiento al plan de desarrollo. 15. Fuente de información (Entidad responsable del indicador). Institución pública o privada, nacional o internacional que genera el indicador. 16. Entidad. Institución distrital relacionada directamente con el indicador. 17. Unidad encargada. Dependencia de la entidad que aporta, genera o maneja la información o el indicador. 18. Funcionario. Servidor público o contratista con funciones análogas que facilita la información. 19. Teléfono. Número de celular o fijo para comunicarse con el funcionario facilitador de la información. 20. Correo Electrónico. Dirección electrónica institucional o personal del funcionario facilitador de la información. 21. Sitio en Internet. Pagina web en la que se puede acceder a la información o al indicador. 22. Funcionario quien diligencia. Servidor público de la Contraloría de Bogotá que llena la ficha técnica del indicador. FORMATO CÓDIGO 3020003 NOTAS DE PIE DE PÁGINA 1 De acuerdo al nombre dado en el PAE2 Obligatorio, sectorial o estructural3 Solo aplica para informes obligatorios4 http://diccionario.babylon.com/transparencia.NOTA: Publicado en el Registro Distrital 4447 de junio 18 de 2010 |
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