Resolución Reglamentaria 39 de 2013 Contraloría de Bogotá D.C.

Fecha de Expedición:

23/10/2013

Fecha de Entrada en Vigencia:

25/10/2013

Medio de Publicación:

Registro Distrital 5227 de octubre 25 de 2013

La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 039 DE 2013

(Octubre 23)

Derogada por el art. 3° de la Resolución 032 de 2017

Por la cual se adopta la nueva versión de los procedimientos del Proceso de Participación Ciudadana.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el artículo 6° del Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el Artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley. Así mismo, le señala al Estado, además de la obligación de garantizar el derecho del ciudadano para elegir y ser elegido, también el deber de contribuir a la organización, promoción y capacitación de los ciudadanos para que, sin detrimento de la autonomía, se garantice la "participación en el control y vigilancia colectiva de la gestión pública en los distintos niveles administrativos y sus resultados" (artículo 270 C. P. C.).

Que la Ley 134 de 1994, en su Artículo 100, estableció que las organizaciones civiles y comunitarias constituyan veedurías o juntas a fin de "vigilar la gestión pública, los resultados de la misma y la prestación de los servicios públicos". Este mandato legal ha sido desarrollado por la Ley 850 de 2003, o Ley de Veedurías, en la cual se establecen los procedimientos, requisitos, ámbitos y posibilidades para que los ciudadanos se asocien con el propósito de ejercer vigilancia a la gestión pública. Este mandato legal ha sido desarrollado por el Concejo de Bogotá, mediante el Acuerdo 142 del 10 de mayo de 2005.

Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que la Ley 1474 de 2011 "Estatuto Anticorrupción", por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública", artículos 64 i); 65; 73: 129 a) y f), establece estrategias de participación ciudadana en la lucha contra la corrupción.

Que el mismo Estatuto Anticorrupción, en su artículo 78 establece que todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.

Que la Ley 1437 de 2011, mediante la cual se expidió el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, derogando el Decreto 01 de 1984, el cual en su Título I, Capítulo I, (artículos 13 al 33), desarrolla el Derecho de Petición en sus diversas clases, términos y procedimientos aplicables.

Que el Decreto 019 de 2012 de enero 10 de 2012, dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria No. 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

Que el Concejo de Bogotá expidió el Acuerdo 519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., que en su artículo 6º establece: "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo".

Que el artículo 38, en su numeral 9 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: "Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad".

Que mediante Resoluciones Reglamentarias Nrs. 021 del 19 de agosto de 2010, artículo 1º, numeral 2º; 011 del 31 de marzo de 2011 y 019 del 12 de octubre de 2012, se adoptó la nueva versión de los Procedimientos Enlace con el Concejo de Bogotá, D.C., Recepción y trámite del derecho de Petición y Ejercicio del Control Social a la Gestión Pública, respectivamente.

Que mediante Sentencia C-818 de 2011, la Corte Constitucional declaró inexequibles algunos artículos de la Ley 1437 de 2011, entre otros los artículos 13 al 33, frente a la regulación del derecho de petición, que requiere de la expedición de una Ley Estatutaria en virtud de lo dispuesto en el literal a) del artículo 152 de la Constitución Política para derechos fundamentales.

Que dicha sentencia en su numeral 3° de la parte resolutiva diferió los efectos de la declaratoria de inexequibilidad hasta el 31 de diciembre de 2014, a fin de que el Congreso, expida la ley estatutaria correspondiente.

Que es necesario modificar el nombre del Procedimiento para el Ejercicio del Control Social a la Gestión Pública por "Procedimiento para el Ejercicio del Control Social con Participación Ciudadana".

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 y las normas citadas anteriormente, es necesario ajustar los Procedimientos Enlace con el Concejo de Bogotá, D.C., Recepción y Trámite del Derecho de Petición y Ejercicio del Control Social a la Gestión Pública.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar el nombre del Procedimiento para el Ejercicio del Control Social a la Gestión Pública por "Procedimiento para el Ejercicio del Control Social con Participación Ciudadana".

ARTÍCULO SEGUNDO.- Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos:

No.	Documento/procedimiento	Versión	Código
1	Procedimiento para la Recepción y Trámite del Derecho de Petición. Actualizado por la Resolución Contraloria Distrital 48 de 2016.	6.0	02001
2.	Procedimiento Enlace con el Concejo de Bogotá D.C.	5.0	02002
3.	Procedimiento para el Ejercicio del Control Social con Participación Ciudadana.Derogado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 012 de 2015.	3.0	02003

ARTÍCULO TERCERO.- Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización de los procedimientos que se adoptan, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema que se implemente en la Entidad.

ARTÍCULO CUARTO.- Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes, velar por la administración y divulgación de los documentos adoptados.

ARTÍCULO QUINTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las resoluciones reglamentarias Nrs. 021 del 19 de agosto de 2010; 011 del 31 de marzo de 2011 y 019 del 12 de octubre de 2012.

PÚBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 23 días del mes de octubre del año 2013.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá D.C.

	PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DEL DERECHO DE PETICIÓN	Página 1 de 44
		Código documento:02001
		Código formato: 01002002
		Versión: 6.0

Fecha: 23 DE SEPTIEMBRE DE 2013

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Gabriel Alejandro Guzmán Useche	Nombre: Bernardo Herrera Herrera
Cargo: Auxiliar. Director Técnico de Participación Ciudadana y Desarrollo Local	Cargo: Director Técnico de Planeación.

1. OBJETIVO:

Estandarizar las actividades necesarias para recepcionar, radicar, direccionar y hacer seguimiento a los derechos de petición interpuestos ante la Contraloría de Bogotá con el propósito de garantizar el efectivo ejercicio del derecho de petición.

2. ALCANCE:

Este procedimiento inicia con la recepción del derecho de petición presentado ante la Entidad o la Localidad y posterior radicación en el Sistema PQR y termina con la recepción del trámite dado a la AZ, procediendo a realizar el archivo respectivo.

3. BASE LEGAL:

Ver Normograma.

4. DEFINICIONES:

Anónimo: escrito del que se desconoce la identidad del autor por falta de firma o de otro signo que lo revele inequívocamente y que por tanto, lo haga responsable de él y que tiene por objeto amenazar, inculpar, delatar o acusar a alguna persona.

Asunto: pleito, negocio, acto o contrato donde existe algún interés.

Autoridad: derecho y poder de mandar y de hacerse obedecer.

Avocar: acción y efecto de conocer determinado asunto.

AZ: abreviatura para designar el derecho de petición que presenta un ciudadano ante otros organismos gubernamentales diferentes a la Contraloría de Bogotá, remitiendo copia a esta última.

Competencia: atribución de un determinado órgano o autoridad para conocer un asunto; puede ser con exclusividad o con preferencia.

Concepto Técnico: el que es emitido por un especialista o científico debidamente sustentado y por escrito sobre un elemento probatorio de cualquier índole.

Consulta: Presentado por la ciudadanía a las autoridades para que manifiesten su parecer sobre materias relacionadas con sus atribuciones.

Denuncia: manifestación de conocimiento que hace una persona ante un funcionario competente que pone a la justicia en movimiento por ser el hecho revelado constitutivo de infracción legal, para su investigación y sanción.

Dependencia: oficina pública o privada dependiente de otra superior.

DPC: abreviatura para designar el derecho de petición de los ciudadanos, instaurado ante la Contraloría de Bogotá D.C.

Derecho de petición: facultad que tiene toda persona de acudir ante las autoridades competentes para presentar peticiones, sugerencias, quejas y reclamos, dentro de los términos previstos en la ley, por motivos de interés general o particular y obtener pronta resolución. Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el derecho de petición consagrado en el artículo 23 de de la C.P., sin que sea necesario invocarlo.

Podrá presentarse verbalmente o por escrito y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.

Derecho de petición de información: facultad que tienen las personas de solicitar y obtener acceso a la información sobre las actuaciones derivadas del cumplimiento de las funciones atribuidas a la entidad y sus distintas dependencias.

La Contraloría de Bogotá D.C. dispondrá de los mecanismos tecnológicos (página web y aplicación) necesarios para garantizar el acceso de los usuarios de sus servicios a la normatividad vigente, así mismo a la doctrina y jurisprudencia relativas al ejercicio de la actividad fiscal con sus diversas connotaciones.

Derecho de petición de acceso a los documentos públicos: facultad que tienen todas las personas de acceder a los documentos públicos y obtener copia de los mismos, salvo los casos expresamente señalados por la ley. Derecho que está estrechamente vinculado al derecho fundamental de petición, puesto que el hecho de recibir las copias es una manifestación concreta del derecho a obtener una pronta resolución de la solicitud formulada que hace parte del llamado núcleo esencial del derecho de petición.

Derecho de turno: en el trámite de las peticiones radicadas ante la Contraloría de Bogotá D.C. se deberá respetar el orden de su radicación. Sólo por razones de orden público, el jefe de la entidad podrá modificar dicho orden, dejando constancia en la actuación. En todo caso, se podrán determinar categorías de asuntos que se considerarán de manera separada para efectos de la aplicación del derecho de turno.

Desistimiento: acto de abandonar la instancia, acción o cualquier otro trámite del procedimiento. Puede ser expreso o tácito. Cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes, lapso en el cual se suspenderá el término para decidir. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual¹.

Daño Patrimonial al Estado: menoscabo, disminución, perjuicio detrimento, pérdida o deterioro de lo bines o recursos públicos, deterioro, pérdida o destrucción parcial del patrimonio público, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, importuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado.

Facultad Disciplinaria: la falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas; constituirán falta gravísima para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria.

Hoja de ruta: documento que permite hacer la trazabilidad de la radicación de la petición.

Notificación: acto por el cual se dan a conocer formalmente las decisiones que se profirieren dentro de un proceso. Esta puede darse de manera personal, escrita, por correo electrónico, o cualquier medio idóneo para trasferencia de datos o por aviso.

Notificación por Aviso: es el medio de comunicación, cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el Aviso con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva Entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del Aviso.

Oficinas Externas: se entiende por Oficinas externas las que se encuentran ubicadas fuera del Edificio Central de la Entidad (Gerencias de Localidades, Subdireccion de Capacitación y Cooperación Técnica y Archivo Central).

Peticiones análogas: Se presenta cuando más de diez (10) ciudadanos formulen peticiones de información análogas, la Administración podrá dar una única respuesta que publicará en un diario de amplia circulación, la pondrá en su página Web y entregará copias de la misma a quienes las soliciten.

Plazo: periodo de tiempo futuro y cierto dentro del cual se debe dar respuesta al peticionario.

Proferir: emitir actuaciones de diferente índole.

Protección de la reserva documental: para la consulta y expedición de copias de documentos que reposen en dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C., deben observarse las normas que protegen la reserva según la Constitución y la ley.

El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo prescrito en este artículo.

Pronta resolución: acción o efecto de dar solución a un problema o conflicto en un determinado tiempo.

Queja: acción de dar a conocer a las autoridades conductas irregulares de servidores públicos o de particulares a quienes se ha atribuido o adjudicado la prestación de un servicio público.

Queja disciplinaria: acción de dar a conocer a los operadores disciplinarios presuntas conductas irregulares cometidas por los servidores públicos o por personas que han ejercido función publica, con el propósito de que se adelante por la oficina de asuntos disciplinarios la acción que se considere pertinente, de acuerdo a lo que prescribe la ley 734 de 2002.

Reclamo: noticia que dan los ciudadanos a las autoridades sobre la suspensión injustificada o la prestación deficiente de un servicio público.

Requisitos de las peticiones: el derecho de petición es informal en la medida que puede ser invocado por cualquier persona, sin que sea indispensable el cumplimiento de requisitos formales ni de fórmulas exactas diferentes a la sola presentación de una solicitud respetuosa (Sentencia T -204/96 Corte Constitucional). Las contenidas en el artículo 16 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Reserva: tendrán carácter de reservado la información y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley y en especial los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales, entre otras.

Respuesta de fondo: lo que determina la eficacia de la respuesta de un derecho de petición y le da su razón de ser, es la posibilidad que tiene cualquier persona de obtener una contestación real y concreta a la inquietud presentada. Por consiguiente, la respuesta que la Administración otorgue deberá ser de clara, precisa y oportuna, atendiendo cada uno de los requerimientos que en este se planteen, haciendo que dicha contestación se convierta en un elemento esencial del derecho de petición, sin el cual este derecho no se realiza.

En ese orden de ideas, ni el silencio ni una respuesta vaga e imprecisa, pueden satisfacer el derecho de petición, ya que no definen ni material ni substancialmente la solicitud del ciudadano.

Sanción disciplinaria: faltas de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos, constituirán falta gravísima para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria

Sistema PQR: aplicativo diseñado para el trámite, seguimiento y control a los derechos de petición radicados en la Contraloria de Bogotá D.C., el cual permite registrar los diferentes tramites a los derechos de petición por cada una de las dependencias, además de permitir su trazabilidad.

Solicitud: pretensión o petición presentada en forma verbal o escrita.

Término: fecha fija que se coloca para cumplir o exigir una obligación.

Términos de días, meses y años: los términos de días se contarán como hábiles y los de meses y años se tomarán corridos conforme al calendario.

Tiempo aproximado para la resolución del trámite: toda petición debe resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción, petición de información y expedición de copias es de diez (10) días y para peticiones de consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguiente a su recepción. Para peticiones entre autoridades es de diez (10) días, para concejales y ediles de diez (10) días, las de carácter preferencial hechas por Congresistas, y periodistas es de cinco (5) días.

Por excepción, si no es posible resolver la petición dentro del término, se debe informar de inmediato o antes del vencimiento del plazo, expresando las razones y el plazo razonable, que no puede exceder del doble original.

Trámite Preferencial: garantía de que gozan ciertos servidores públicos para que la entidad resuelva las pretensiones formuladas a través del derecho de petición, dentro de un término menor al establecido en el ordenamiento legal colombiano.

Valoración: cálculo o apreciación del valor de los hechos como medio probatorio.

5. ANEXOS:

Anexo 1. Formato resultado de las acciones en desarrollo de un DPC.

Anexo 2. Planilla de control y monitoreo dependencias.

Anexo: 3 Formato derecho de petición verbal.

Anexo 4. Formato de Aviso de direccionamiento – AZ.

Anexo 5. Formato de Aviso de respuesta de un DPC – AZ.

Anexo 6. Encuesta de Percepción del Servicio.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

6.1. Radicación y Asignación Derechos de Petición (ESTADO DPC RADICADO SISTEMA- PQR).

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
Radicación
1	Profesional, Técnico, Secretario Funcionarios -del Centro de Atención al Ciudadano – CAC y Gerencia de Localidades	Recepciona el Derecho de petición presentado ante la Entidad o la Localidad y radica en el Sistema PQR. (La entidad dará estricto cumplimiento a lo estipulado en los artículos 20 del CPACA y 12 y 13 del Decreto 019 de 2012 - Atención prioritaria de peticiones).		Observación: La radicación del Derecho de petición deberá efectuarse el mismo día de su recibo. (En el evento en que la recepción corresponda a un día festivo, ésta se efectuará el día hábil siguiente). En caso que la petición sea una queja sobre conductas disciplinables de los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá D. C, será radicado mediante el proceso de comunicaciones recibidas internas, con el fin de ser remitido a la Oficina de Asuntos Disciplinarios, para lo de la competencia establecida en la ley 734 de 2002. (Oficina competente para dar respuesta al peticionario). En el evento de que un derecho de petición sea instaurado ante la Auditoria Fiscal, este debe ser radicado por la Oficina de Radicación y Correspondencia, para su correspondiente trámite. Cuando se recepciona un DPC por parte de los equipos auditores ó en el desarrollo de cualquier acción ciudadana, o a través del correo institucional, deberán ser remitidos al CAC para su legalización y trámite.
2	Profesional, Técnico, Secretario Funcionarios -del Centro de Atención al Ciudadano – CAC y Gerencia de Localidades	Escanea el derecho de petición junto con los soportes adjuntados por el peticionario. Registra la información necesaria en el Sistema PQR.		Observación. Al ciudadano se le debe entregar el radicado con el consecutivo que arroja el sistema PQR para el respectivo seguimiento y control.
3	Profesional, Técnico, Secretario Gerente de Localidad.	Remite la documentación original del derecho de petición al archivo ubicado en el Centro de Atención al Ciudadano².		Observación. Si el punto de radicación es una Gerencia de Localidad, se debe remitir el original del derecho de Petición junto con los soportes, dentro de los tres días hábiles siguientes a su recibo.
Tramite de asignación de un Derecho de Petición
4	Profesional, Funcionarios -del Centro de Atención al Ciudadano – CAC y Gerencia de Localidades	Valora y determina la competencia o no de la entidad para dar respuesta al derecho de petición. Si es competencia continúa con el numeral 6.2. Si el tema es competencia de la Entidad, pero la información no es clara, ni suficiente para continuar el tramite, continua con el numeral 6.5 "Trámite de Solicitud de información Adicional " Si no es competencia continua con las actividades del numeral 6.3 "Trámite DPC no competencia de la entidad".		Punto de control En el caso que la petición sea recibida en una Gerencia de Localidad y no sea de su competencia, deberá recepcionar y realizar el trámite en el aplicativo PQR, direccionándola a la dependencia competente, legalizando su trámite mediante la firma de los memorandos de direccionamiento y allegando el original de la petición a la dependencia encargada del trámite correspondiente. Si el contenido de la petición se refiere a reserva de información, se dará cumplimiento a lo previsto en el artículo 24 25 y 26 del CPACA y según el caso procederá a realizar rechazo motivado de acuerdo a las disposiciones legales y deberá notificar al peticionario.
5	Profesional, Técnico, Secretario Funcionarios -del Centro de Atención al Ciudadano – CAC y Gerencia de Localidades	Direcciona la petición a través del Sistema PQR, utilizando la plantilla respectiva, teniendo en cuenta la (s) competencia (s) de las dependencias (s) que se encargarán) de dar trámite al derecho de petición.	Aplicativo Sigespro-PQR	Observación. Entendiéndose recibida la petición vía Sigespro-PQR para iniciar su trámite. Únicamente se allegará en forma física la petición a la dependencia competente del trámite, cuando el número de folios sea considerable, o en aquellos casos en que la dependencia solicite copia del original al CAC.
6	Director (a) de Apoyo al Despacho	Informa mediante memorando(s) a la(s) dependencia(s) competente(s) en el trámite, indicando el término legal de la respuesta, para lo cual se utiliza la plantilla establecida en el Sistema PQR.	Memorando (s) de direccionamiento	Punto de control. Verifica que el término máximo de respuesta a las peticiones, se coherente con el determinado en las definiciones de este procedimiento, las cuales se encuentran establecidas en la parte correspondiente a definiciones al inicio de este procedimiento. Para el caso de los DPC que requieren ser firmados por el señor Contralor, se debe remitir proyecto de respuesta a la Dirección de Apoyo al Despacho dos (2) días antes de su vencimiento, para la respectiva revisión y aprobación.
7	Profesional, Funcionarios -del Centro de Atención al Ciudadano – CAC y Gerencia de Localidades	Informa mediante oficio al peticionario, el trámite dado a la solicitud, indicándole el término de la respuesta, para lo cual utiliza la plantilla establecida e incorporada en el Sistema Sigespro-PQR.	Oficio al peticionario informando el trámite interno dado a su solicitud.	Observación Cuando la petición es recibida en una Gerencia de Localidad, será el CAC el encargado de notificar el oficio al peticionario, informando el trámite de direccionamiento interno dado a su solicitud,
8	Auxiliar Administrativo, Técnico o Secretaria del Centro de Atención al Ciudadano	Imprime del Sistema la Hoja de Ruta de la Petición a efectos de seguimiento y control	Hoja de Ruta	Observación Para la impresión del documento se utilizaran los siguientes colores de acuerdo con la clasificación del peticionario; Concejales Amarillo, Ediles-Fucsia; Congresistas-Verde; Magistrado – Rojo y ciudadanos –A zul.
9	Auxiliar administrativo, Técnico o Secretaria del Centro de Atención al Ciudadano.	Organiza y apertura el expediente del derecho de petición, anexando la hoja de ruta, el original de la solicitud, los soportes adjuntados, el (los) memorando (s) de direccionamiento, el oficio de información sobre el trámite en el Sistema PQR.
10	Auxiliar administrativo, Técnico o Secretaria del Centro de Atención al Ciudadano.	Entrega copia del memorando de direccionamiento objeto del derecho de petición a más tardar el día hábil siguiente a su recepción, a la (s) dependencia(s) encargada(s) de tramitar la respuesta, asignando las competencias y el término para resolver la solicitud, con el propósito de dar respuesta al peticionario en un solo documento.	Planilla de Recepción de correspondencia interna.

6.2. Trámite DPC Competencia de la Entidad (Estado del DPC en el Sistema PQR –REPARTO).

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
Tramite de Respuesta al Peticionario de un DPC
11	Directores Jefes de oficinas Gerencia de Localidades	Analiza la información suministrada y realiza el reparto al asesor, profesional ó técnico, según el tema a resolver.		Observación. En caso de vacancia temporal o definitiva del Director o Jefe de Oficinas, Gerencias de Localidad, deberá delegar esta tarea a un funcionario, con la respectiva comunicación al CAC. Cuando se trate de peticiones análogas presentadas por mas de diez ciudadanos de acuerdo a lo contemplado en el artículo 22 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. La Entidad podrá dar una única respuesta que publicará en un diario de amplia circulación, en la página Web y entregara copias de las mismas a quienes la soliciten.
12	Asesor, Profesional y/o Técnico Dependencia competente	Analiza si la información suministrada por el peticionario es suficientemente y clara para poder resolver la petición. De no ser clara la solicitud hecha por el peticionario, se remite al trámite solicitud de información adicional numeral relacionada en el numeral 6.5 (Solicitud de información adicional o aclaración de información).		Observación. El análisis de la pretensión, NO debe ser superior a tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la misma, ya sea que se requiera solicitar claridad sobre el tema, o que la competencia sea de otra entidad o dependencia, para lo cual le dará traslado inmediato. (En el evento de que el traslado corresponda a otra dependencia de la Entidad, se realizara por la opción de Redireccionamiento por el Aplicativo Sigespro-PQR). (En ningún momento se podrá devolver un DPC al CAC).
13	Asesor, Profesional y/o Técnico que el Director o jefe de oficina delegue	Verifica los plazos para dar respuesta a la solicitud planteada por el peticionario.		Observación. Si el plazo para dar respuesta de fondo a la petición no es suficiente dada la complejidad del tema, a resolver, se remite al trámite para realizar ampliación de términos, numeral 6.6. (Solicitud de ampliación de términos)
14	Asesor, Profesional y/o Técnico que el Director, Jefe de la Oficina o Gerencia de Localidad	Examina si se puede dar una respuesta directa al DPC ó requiere un trámite adicional. En caso que la información valorada sea suficiente para dar respuesta de fondo se dará respuesta definitiva al peticionario. Si se requiere un trámite adicional del DPC continúa con las actividades 21 A 28		Observación. La respuesta directa es aquella que se puede dar sin necesidad de llevar a cabo una actuación, trabajo de campo, acción ciudadana, entre otras. Trámite adicional implica el desarrollo de las actuaciones entre otras como: incluir en desarrollo del proceso auditor, visita fiscal ó Acción Ciudadana; con el fin de aclarar los hechos objeto de la denuncia.
15	Asesor, Profesional y/o Técnico que el Director, Jefe de la Oficina o Gerente De Localidades delegue	Compila la información requerida y proyecta la respuesta a partir de los lineamientos dados, con base en los papeles de trabajo debidamente signados y referenciados, los cuales constituyen el soporte técnico y jurídico del proyecto de respuesta. Presenta el proyecto de respuesta al Director, Jefe de Oficina o Gerente de Localidad para su respectiva y firma, utilizando la plantilla establecida en el Sistema PQR.		Observación. Para el caso de los derechos de petición de información en la cual se requiere la expedición de fotocopias se hará por el medio más eficiente y su valor correrá a cargo del peticionario, de conformidad con lo establecido en la Resolución vigente que para tal efecto establezca la Entidad.
16	Directores Jefes de oficinas Gerentes de Localidades	Evalúa la petición y el proyecto de respuesta fundamentada en papeles de trabajo, debidamente signados y referenciados, procediendo a examinar, rechazar o aprobar el proyecto de respuesta por escrito. Avala con su firma digital en el Sistema PQR el proyecto de respuesta, en el evento de ser aprobada.	Oficio de respuesta parcial o Definitiva	Punto de Control: Se debe verificar que se esté dando respuesta de fondo al peticionario del tema objeto de la petición y que esté dentro los términos de ley. Cuando se trate de DPC que debe ser firmado por el Señor Contralor, la dependencia que proyecta la respuesta informa a la Dirección de Apoyo al Despacho, remitiendo copia de la respuesta a la dependencia que realizó el mismo. En el evento que el DPC aborde temas de varias dependencias, se debe remitir la información a la dependencia encargada de consolidar la respuesta al peticionario (Ver memorando de direccionamiento).
17	Profesional, Técnico o Secretaria de la dependencia que resuelve	Entrega a la Oficina de Radicación el oficio de respuesta dirigido al peticionario junto con los soportes.		Punto de Control. Una vez radicada la respuesta al peticionario, debe ser escaneada e incorporada en tiempo real en el Sistema PQR.
18	Auxiliar Administrativo o Técnico de la Oficina de Radicación	Envía la respuesta al peticionario y remite copia de la notificación de correo certificado al CAC.	Copia de la notificación
19	Asesor, Profesional o Técnico de la dependencia que resuelve	Remite Original de las actuaciones realizadas en el trámite del derecho de petición, con los respectivos soportes al Centro de Atención al Ciudadano.	Memorando con relación de soportes entregados, firmado por el Director o Jefe de la Dependencia	Observación. La remisión debe efectuarse quincenalmente al CAC.
20	Profesional o Técnico Secretario del Centro de Atención al Ciudadano	Recibe y verifica la relación de soportes del trámite dado al derecho de petición por la dependencia que resuelve y entrega su recibido. Procede a entregar al funcionario del CAC, responsable del archivo de los documentos en el expediente respectivo.
Tramite Adicional de Un DPC – Sectoriales
21	Directores Sectoriales	Determina la (s) actuación (es) a desarrollarse para la valoración de los hechos. Para efecto de la respuesta, en términos de calidad y efectividad, en caso de no resolverse de fondo el asunto objeto de petición, previamente se deberá realizar la verificación de lo hechos objeto de ésta, con el fin que la Dirección u Oficina pueda determinar las acciones a seguir. Elabora respuesta al peticionario informando el trámite que se va a desarrollar para resolver de fondo el derecho de petición incorporándolo en el sistema PQR. La respuesta puede incluir, 1) Las actuaciones adelantadas para la verificación de los hechos. 2) Los resultados obtenidos Actividades a ejecutar, tales como: a) Solicita la información necesaria a cada una de las entidades y/o dependencias para dar respuesta al derecho de petición. b) Realizar visita fiscal. c) Incluir la petición dentro del proceso auditor. d) Realizar la acción ciudadana que corresponda, definiendo la misma. Entrega a la Oficina de Radicación el oficio de respuesta dirigido al peticionario.		Observación. De considerarlo necesario, podrán solicitar ampliación de términos de acuerdo al numeral 6.6 de este procedimiento. Las acciones ciudadanas están normadas en el Procedimiento para el ejercicio del Control Social a la Gestión Pública. La respuesta al peticionario debe ser producto del desarrollo de cada uno de los pasos de este numeral y no se entenderá como respuesta definitiva, hasta tanto no se informe el resultado final de las mismas. No se asumirá como una respuesta de fondo ni definitiva, la inclusión del DPC como insumo del proceso auditor., solamente se entenderá como definitivo la solución de la petición.
22	Directores Sectoriales	Designa los funcionarios que desarrollarán las actuaciones determinadas para dar respuesta de fondo el DPC.	Memorando de Asignación
23	Asesor ó Profesional de la Dependencia que resuelve	Ejecuta la actuación determinada, proyecta la respuesta con base en los papeles de trabajo debidamente signados y referenciados, los cuales constituyen soporte técnico y jurídico del proyecto de respuesta. Presenta proyecto de respuesta al Director ó Jefe de Oficina, para su respectiva revisión o firma. Diligencia el Anexo No. 1 Resultado de las acciones en desarrollo del DPC, de acuerdo con la respuesta dada al DPC.		Observación. Establece si el DPC va a ser incluido en uno de los procesos auditores a adelantarse, indicando fecha de inicio y de terminación de acuerdo al PAD, para lo cual informará al peticionario que la respuesta final se dará una vez concluya la verificación del tema por parte de los auditores. La respuesta al peticionario debe ser oportuna, no debe esperarse hasta la entrega del informe final, debe darse una vez verificados los hechos y sus resultados en desarrollo del proceso auditor.
24	Directores Sectoriales- Gerentes de Localidades	Evalúa la petición y el proyecto de respuesta fundamentada en papeles de trabajo, debidamente signados y referenciados, procediendo a examinar, rechazar o aprobar el proyecto de respuesta por escrito. Registra firma digital en el Sistema PQR, en el evento de ser la respuesta.	Oficio de respuesta parcial o definitiva.	Punto de control: Verifica que se esté dando respuesta de fondo al peticionario del tema objeto de su petición, evitando dar como respuesta al peticionario la invitación a consultar el informe de Auditoria en la página Web de la Entidad
25	Profesional, Técnico o Secretaria de la Dependencia que resuelve	Remite la respuesta al peticionario sobre el trámite realizado para resolver de fondo el derecho de petición. Entrega a la Oficina de Radicación el oficio de respuesta dirigido al peticionario junto con los soportes.		Observación. Una vez obtenida la respuesta al peticionario, debe ser escaneada, tramitada o asociada en tiempo real en el Modulo Sistema PQR.
26	Asesor, profesional o técnico de la dependencia que resuelve	Remite original de las actuaciones realizadas en el trámite del derecho de petición, con los respectivos soportes, al Centro de Atención al Ciudadano.	Memorando con relación de soportes entregados firmado por el Director o jefe de oficina.	Observación. La remisión debe efectuarse quincenalmente al CAC.
27	Profesional o Técnico del Centro de Atención al Ciudadano	Recibe original de la respuesta dada al peticionario, junto con los soportes. Procede a entregar al funcionario del CAC responsable del archivo, para el archivo de los documentos en el expediente respectivo.
28	Directores sectoriales	Elabora informe de seguimiento semestral sobre los derechos de petición incluidos en el proceso auditor o en desarrollo de cualquier acción ciudadana, con la respectiva respuesta dada al peticionario y los resultados de cada ciclo de auditoria y lo remite al Centro de Atención al Ciudadano. El Coordinador del Centro de Atención al Ciudadano consolidara este informe y evaluara el resultado arrojado y presentara informe para el conocimiento de la Alta Dirección, en sus decisiones de retroalimentación del cliente.		Observación: La remisión debe efectuarse dentro de los 10 días siguientes a la terminación del semestre (Junio y Diciembre de cada Vigencia).
Seguimiento y Monitoreo de las Dependencias
29	Directores Jefes de Oficina Gerentes de Localidades	Asigna funcionario responsable de efectuar seguimiento y monitoreo permanente a los PQR.
30	Asesor, Profesional o Técnico de la Dependencia que resuelve	Realiza monitoreo y seguimiento semanal a los PQR de acuerdo con lo establecido en el Anexo 2 "Planilla de seguimiento y control". Presenta informe de seguimiento al Director, Jefe de Oficina o Gerente de Localidad.
Seguimiento y Monitoreo en el Centro de Atención al Ciudadano
31	Profesional COORDINADOR o funcionarios del CAC	Realiza seguimiento a la Oportunidad de las respuestas en el Sistema PQR.	Informe semanal de seguimiento	Punto de control: Remite el reporte semanal de las peticiones a vencerse a las Dependencias y hará seguimiento a las fechas de respuesta definitiva y recordaran la fecha máxima (vía Outlook).
32	Profesional Coordinador o funcionarios del CAC	Realiza monitoreo y seguimiento al archivo físico o expediente de cada derecho de petición, en el sentido de verificar que todos los soportes se encuentren debidamente archivados o en su defecto solicitar a las dependencias el envío de los mismos.		Punto de Control. La revisión se efectuará tanto en la copia física como en el sistema. En caso de requerir a las dependencias se informara vía Outlook y telefónicamente.
33	Profesional Coordinador o funcionarios CAC	Elabora informe mensual con el resultado de los seguimientos realizados en las dos actividades anteriores y presenta al Director de Apoyo al Despacho
34	Profesional Coordinador CAC	Realiza medición de satisfacción del cliente de una muestra de los derechos de petición.	Informe sobre los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes-

6.3. Tramite DPC - No competencia de la Entidad (ESTADO DPC SISTEMA –PQR / NO COMPETE).

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
35	Profesional Técnico -Funcionario del Centro de Atención al Ciudadano - Gerente de Localidad	Elabora oficio de traslado a la Entidad competente de dar respuesta. Elabora oficio de repuesta al peticionario para firma del Director de Apoyo al despacho.	Oficio de traslado a la entidad competente. Oficio remitido al peticionario.	Observación. En el caso de traslado por competencia a la Personería o Fiscalía General de la Nación, el oficio deberá especificar la presunción de incidencia penal y/o disciplinaria y deberá explicarse al peticionario que el resultado de ese traslado le será informado por la entidad competente.
36	Profesional Técnico Funcionarios Centro de Atención al Ciudadano	Envía original del DPC a la entidad competente, dejando copia del mismo para el archivo en el respectivo expediente.
37	Técnico Auxiliar Funcionarios Centro de Atención al Ciudadano	Entrega a la Oficina de Radicación de la Contraloría, el oficio de traslado a la entidad competente, junto con el original del derecho de petición y los soportes correspondientes adjuntados por el peticionario, para efectos de surtir el trámite correspondiente.	Planilla de correspondencia enviada.	Observación. La radicación a la entidad competente debe hacerse dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir del recibo de la petición. Para efectos de seguimiento y control por parte del CAC debe allegarse copia del radicado en la Entidad competente.
38	Auxiliar Administrativo o Técnico Radicación.	Entrega copia de la respuesta debidamente radicada al Centro de Atención al Ciudadano
39	Funcionarios del Centro de Atención al Ciudadano	Archiva en el expediente la siguiente información: a. Copia Petición y soportes. b. Oficio de traslado a la entidad competente. c. Oficio enviado al peticionario con el radicado de la Entidad competente de surtir el trámite.

6.4. Tramite para Rechazar un DPC (ESTADO DPC SISTEMA PQR/ RECHAZADO).

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
40	Profesional del Centro de Atención al Ciudadano.	Rechaza las peticiones, cuando en ejercicio de la potestad a que se contrae este reglamento se formulen peticiones irrespetuosas, descorteces o injuriosas contra las personas o la entidad, no continuando su trámite e informando en tal sentido al interesado. Genera el oficio de rechazo en las plantilla establecida en el Sigespro PQR Finaliza la actividad en el Sistema PQR con el oficio de rechazo al peticionario.	Oficio de rechazo al peticionario.	Observación: En los casos en que sea pertinente, se dará aplicación a lo establecido en el artículo 25 y 26 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Rechazo de las peticiones de información por motivo de Reserva).
41	Técnico Auxiliar Funcionarios del Centro de Atención al Ciudadano	Archiva en el expediente la siguiente información: Petición y soportes. Oficio de rechazo.

6.5. Tramite de Solicitud de Información Adicional (ESTADO DPC / SISTEMA/DESISTIMIENTO)

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
42	Directores Jefes de oficinas Gerente de Localidad	Requiere al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que complemente la información en el término máximo de un (1) mes. A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos requeridos comenzará a correr los términos para resolver la petición. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.		Observación. Esta actividad aplica en el evento de que la petición esté incompleta. (Artículo 17 del CPACA).
43	Directores, Jefes de oficinas- Gerencia de Localidad-	Elabora oficio al peticionario decretando el desistimiento y el archivo del expediente mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procederá recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales.	Oficio de desistimiento al peticionario. Oficio del peticionario desistiendo de la petición.	Observación. Esta actividad aplica en el evento en que venzan los términos establecidos en el artículo 17 del CPACA. Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales. (Art. 18 del CPACA).

6.6. Tramite para realizar ampliación de términos. Estado DPC SISTEMA / Solicitud Ampliación de Términos)

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
44	Directores Jefes de Oficinas Gerente de Localidad	Solicita al Director de Apoyo al Despacho dentro de los tres (3) días antes de su vencimiento, la ampliación de términos, explicando en forma clara y detallada las razones técnicas y jurídicas, por las cuales no puede resolver o dar respuesta a la petición.	Memorando de solicitud de ampliación de términos.	Observación. En el evento en que sea necesaria la complementación de información, práctica de pruebas, concepto técnico relacionado con el ejercicio del control fiscal para dar respuesta en debida forma y no fuere posible resolver o contestar las pretensiones objeto de la petición dentro del término establecido en la ley (15 días).
45	Profesional Coordinador del Centro de Atención al Ciudadano.	Valora el contenido de la solicitud de ampliación de términos, proyecta memorando de aprobación o no y remite al Director de Apoyo al Despacho para su aprobación y firma Comunica la decisión a través del Sistema PQR. Deja constancia de la decisión en el CAC, para efectos de control y seguimiento.	Memorando (virtual) de aceptación o de rechazo de ampliación de términos.	Observación. Si aprueba la solicitud, se amplía el término de respuesta en el sistema PQR.
46	Directores Jefes de oficinas Gerente de Localidad	Informa sobre la ampliación de términos, al peticionario por escrito antes del vencimiento del término máximo previsto en el presente procedimiento para su contestación. Genera la Plantilla para el peticionario en el sistema PQR Entrega a la Oficina de Radicación el oficio enviado al peticionario.	Oficio al peticionario	Observación. En todo caso, se entenderá que el término total para la realización de la respectiva contestación no podrá exceder del doble de término inicialmente previsto, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
47	Auxiliar Administrativo o Técnico de la Oficina de Radicación	Envía el oficio al peticionario y remite copia del recibido al Centro de Atención al Ciudadano.
48	Profesional o técnico del Centro de Atención al Ciudadano.	Recibe copia de la solicitud de ampliación de términos, la autorización o negación por parte del Director de Apoyo al Despacho y el informe dado al peticionario, Procede a entregar al funcionario responsable del archivo del CAC, copias duras en el expediente del DPC.

6.7. Tramite de peticiones anónimas.

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
49	Directores-Jefes de Oficina Gerencias de Localidad	Avoca conocimiento de las pretensiones objeto del derecho de petición en interés general presentado en forma anónima, la dependencia competente lo resolverá, cumpliendo con los principios y términos dispuestos por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Notifica la respuesta mediante AVISO con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en un lugar público de la respectiva dependencia por el término de cinco (5) días y en la pagina web de la Entidad, con la advertencia de que la notificación quedará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del AVISO Para el trámite de las peticiones anónimas se hará de acuerdo a las actividades 6.1 y 6.6 del procedimiento.	Sistema PQR. Aviso.	Se entenderán por peticiones Anónimas también las informaciones periodísticas remitidas por la Oficina Asesora de Comunicaciones en el monitoreo diario. Se entenderá también por Notificación por Aviso cuando no se pudiera hacer la notificación personal, esta se hará por medio de AVISO a la dirección, al numero de FAX o al correo electrónico que figure en el expediente, de conformidad con lo establecido en el artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. El Aviso de Notificación del DPC y copia íntegra del acto administrativo deberá ser radicado vía Sigespro con la firma digital del responsable. El Secretaria Ad-Hoc solamente firmará a mano alzada el Aviso cuando sea desfijado. Ver formato Anexo No 5.
50	Directores-Jefes de Oficina Gerencias de Localidad	Allega el aviso en formato PDF, junto con la copia íntegra del acto administrativo que resuelve la pretensión, al correo del CAC (cac@mailcontraloriadebogota.gov.co), el día antes de su vencimiento (4:00 p.m.), con el fin de que el CAC lo pueda publicar al día hábil siguiente (8:00 a.m.).		Observación: La publicación del Aviso en la página Web de la Entidad, será administrada por el CAC de conformidad con lo establecido en el art. 69 del CPACA. El aviso debe estar debidamente escaneado y radicado en SIGESPRO.
51	Profesional o técnico del Centro de Atención al Ciudadano.	Recibe el correo y procede a publicarlo por el término de cinco (5) días (art. 69 del CPACA). Desfija el aviso una vez cumplidos los términos de publicación.	Aviso de Notificación –Acto administrativo

6.8. Tramite de peticiones formuladas verbalmente.

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
Recepción DPC en el Centro de Atención al Ciudadano.
52	Profesional Centro de Atención al Ciudadano.	Atienden la recepción de solicitudes que formulen verbalmente los ciudadanos ante la Contraloría de Bogotá D. C., en ejercicio del derecho de petición.
53		Escucha, orienta e informa al peticionario sobre las pretensiones formuladas y la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado.		Observación: De conformidad con lo estipulado en el Art.14 el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
54		Diligencia el formato de derecho de petición verbal (ver anexo 3), registrando: nombres y apellidos, número de documento de identidad, localidad, barrio, dirección, teléfono, organización social, narración de los hechos de manera sucinta, etc., siendo firmado por el peticionario y el funcionario que atiende la petición.	Formato de derecho de petición verbal.
55	Profesional Centro de Atención al Ciudadano.	Continúa con las actividades del numeral 6.1 Radicación y asignación derecho de petición.
56	Profesional Centro de Atención al Ciudadano.	Solicita al ciudadano evaluar el servicio prestado, proporcionando de acuerdo al instrumento de medición de satisfacción del cliente del Proceso de Participación Ciudadana.
57	Profesional Centro de Atención al Ciudadano.	Recibe la evaluación contestada por el ciudadano.
Recepción en oficinas locales y/o puntos de atención en Supercades.
58	Jefe de Oficina Local y/o Profesional, técnico de la localidad o funcionario asignado.	Atienden la recepción de solicitudes que formulen verbalmente los ciudadanos ante la Contraloría de Bogotá D. C., en ejercicio del derecho de petición.
59	Jefe de Oficina Local y/o Profesional. Técnico de localidad o funcionario asignado	Diligencia el formato de derecho de petición verbal, registrando: nombres y apellidos, número de documento de identidad, localidad, barrio, dirección, teléfono, organización social, narración de los hechos de manera sucinta, etc., siendo firmado por el peticionario y el funcionario que atiende la petición. De conformidad con las actividades 6.1 de este procedimiento.	Formato de derecho de petición verbal.	Observación: Cuando en desarrollo de las audiencias que adelante la Contraloria de Bogotá, se radiquen peticiones por parte de la ciudadanía, estas deben realizarse a través del Formato de Derecho de Petición Verbal.
69 (Sic)	Gerente de Localidad	Remite original formato de derecho de petición verbal debidamente diligenciado al Centro de Atención al Ciudadano para que repose en el respectivo expediente. Da continuidad al numeral 6.1 radicación y asignación derechos de petición.	Sistema PQR

6.9. Tramite de Peticiones Formuladas a Través de diferentes medios

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
Formulado a través de medio de comunicación masivo (Programa de Radio, televisión ó Audiencia Pública)
60	Funcionario asignado para tal efecto.	Recibe la petición en la emisión o audiencia, dejándola por escrito como constancia del programa respectivo, así como la hora, fecha y lugar donde fue recibida. Al día siguiente de su recibo enviarán al Centro de Atención al Ciudadano, dependencia que dispondrá lo pertinente para su trámite. Con relación a la publicación y ejecución de las decisiones sobre peticiones que por este medio se hubieren realizado, se aplica lo regulado en este procedimiento en materia de peticiones en interés general o en interés particular, según el caso.	Formato de derecho de petición verbal.
Formulado por medio de Correo Certificado
61	Auxiliar administrativo y técnico de la Oficina de Radicación.	Entrega la petición allegada a través de correo certificado al Centro de Atención al Ciudadano para el trámite respectivo.	Planilla de distribución de comunicaciones oficiales	Observación. Artículo 25 del Decreto Ley 2150 de 1995; modificado por el art. 10 de la Ley 962 de 2005.
62	Profesionales del Centro de Atención al Ciudadano.	Continúa con el numeral 6.1 "Radicación, asignación de un Derecho de Petición".
Formulado a través de Correo Electrónico o Página WEB
63	Profesionales del Centro de Atención al Ciudadano.	Monitorea diariamente las denuncias presentadas a través de la Página Web -link "Ventanilla Virtual -Modulo Derechos de Petición –PQR". Continúa con las actividades del numeral 6.1 "Radicación y Asignación del Derecho de Petición".		Observación: En caso en que el peticionario únicamente suministre el correo electrónico, será por este mismo medio que se allegue respuesta. El trámite deberá realizarse dentro del día hábil siguiente a su radicación.
Formulado a través de línea Telefónica.
64	Profesional Centro de Atención al Ciudadano y Funcionarios Oficinas Locales.	Atienden, escucha, orientan e informar al ciudadano avocando el conocimiento sobre aquellos asuntos que sean o no de competencia de la entidad, diligenciando el formato de derecho de petición verbal (ver anexo 2). Continúa con la actividad 2 del numeral 6.1 "Radicación y asignación Derechos de Petición".	.	Observación: En ningún caso, la solicitud de información vía telefónica, significará el ejercicio del derecho de petición en los términos establecidos por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

6.10. Otros aspectos relacionados con derechos de Petición

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
Desatención de las peticiones
65	Director de Apoyo al Despacho y-Profesional del Centro de Atención al Ciudadano	Establece casos en los cuales se detecta desatención en las peticiones, extemporaneidad en la contestación o cuando no se resuelve de fondo la petición de los ciudadanos en las dependencias de la entidad. Solicita a la Oficina de Asuntos Disciplinarios el análisis y apertura del respectivo proceso disciplinario.		Observación: Los Jefes de las respectivas dependencias y los funcionarios a quienes se les haya delegado el trámite de PQR, serán responsables disciplinariamente por la inobservancia de los principios consagrados en el artículo 31 del Código de Procedimiento Administrativo y de Contencioso Administrativo y los términos para resolver o contestar de fondo.
66	Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios y Profesional o universitario	Aplica procedimiento ordinario para el trámite del proceso disciplinario.

6.11. Trámite Copias de Derechos de Petición (AZ) Estado DPC/ SISTEMA PQR: COPIA DE DPC/RADICADO

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
67	Profesional del Centro de Atención al Ciudadano.	Recepciona y radica en el Sistema PQR el Derecho de petición presentado ante la Entidad o la Localidad. Direcciona al día siguiente de su radicación, vía sistema PQR las copias escaneadas de los derechos de petición, conforme a su naturaleza a la dependencia correspondiente para que efectúe la valoración de su utilidad como elemento de juicio frente al ejercicio del control fiscal y su análisis se efectuará únicamente en cumplimiento de las funciones asignadas al Órgano de Control Fiscal. Se sigue con las actividades del numeral 6.1 de este procedimiento.	Memorando de direccionamiento.	Observación: Cuando a la Contraloría de Bogotá D. C. lleguen copias de derechos de petición que hubieren sido elevados frente a otras autoridades
68	Profesional Técnico o Secretaria del Centro de Atención al Ciudadano.	Asigna copia del derecho de petición (AZ) en el sistema PQR como identificación de la copia del derecho de petición formulado ante otros organismos estatales.	Memorando de direcciona-miento.
69	Profesional, Técnico de la dependencia que avoca conocimiento del AZ	Analiza el contenido de la AZ y de acuerdo al mismo, procederá a realizarle el seguimiento respectivo, para lo cual decidirá si lo incluye como insumo al proceso auditor, o da trámite que considere pertinente, informándole paralelamente al peticionario la decisión tomada.	Oficio peticionario	Observación: Diligencia el Anexo 1 y allega al CAC
70	Profesional, Técnico de la dependencia que avoca conocimiento del AZ	Genera la respuesta en el aplicativo PQR frente a la AZ, remitiendo copia al Centro de Atención al Ciudadano.
71	Profesional, Técnico del Centro de Atención al Ciudadano.	Recibirá el trámite dado a la AZ, procediendo a realizar el respectivo archivo.

ANEXO No. 1

RESULTADO DE LAS ACCIONES EN DESARROLLO DE UN DPC-AZ

Dependencia: _________________________________

No. DPC _____________________________________

No. AZ ______________________________________

Tema: _______________________________________

Peticionario: __________________________________

Acción:

Insumo Proceso Auditor- Hallazgo Fiscal, Administrativo, penal y disciplinario
Indagación preliminar
Visita Técnica
Tipo de Acción Ciudadana
Pronunciamiento
Función de Advertencia
Otro

Resultado y análisis de la acción:

Firma Director

ANEXO No. 2

ANEXO No. 3

FORMATO DERECHO DE PETICIÓN VERBAL

CONTRALORIA DE BOGOTÁ D.C.

DD – MM - AA

FECHA: _________________________________________________________________________________________________DPC No.

DERECHO DE PETICIÓN VERBAL

Quejas, reclamos, sugerencias, manifestaciones, solicitudes, consultas, peticiones de información.

Señor (es)

Contraloría de Bogotá

Ciudad.-

NOMBRES Y APELLIDOS:
DOCUMENTO DE IDENTIDAD:	No.		DE:
LOCALIDAD:		BARRIO:
DIRECCIÓN:		TELÉFONO:
ORGANIZACIÓN SOCIAL:

ENTIDAD A LA CUAL VA DIRIGIDA LA QUEJA:

APRECIADO CIUDADANO

Si su queja esta relacionada con una deficiente prestación de los servicios públicos en su localidad o en su predio, diríjase primero a la Oficina de Quejas y Reclamos de la empresa de servicios públicos domiciliarios que sea objeto del reclamo.

Igualmente, si la queja o reclamo no es de competencia nuestra, se remitirá al ente que le corresponda dar solución a dicha petición.

Narración de los hechos

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Presentó Soportes: Si __ No __

_____________________________ _________________________

FIRMA DEL PETICIONARIO RECIBIDO POR:

ANEXO No. 4

NOTIFICACIÓN POR AVISO DIRECCIONAMIENTO DPC - AZ

AVISO

DPC – (Número que corresponda)

Radicado con No. xxxxxxx del de xxxxxxx 2013

El suscrito Director de Apoyo al Despacho de la Contraloría de Bogotá D. C. hace saber: que una vez valorado el contenido de la petición elevada por ANONIMO, en virtud del cual solicita se adelante una investigación a la contratación que viene adelantando la Secretaría de xxxxxxxxxxxx, se determinó correr traslado a la Dirección de xxxxxxxxx de esta Entidad, para que avoque su conocimiento y lo resuelva dentro de la oportunidad legal de conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativa y la Resolución Reglamentaria No. XXXXXX?.

Dado en Bogotá D. C., a los…días ( ) del mes de … del dos mil … ( ).

NOMBRE Y FIRMA DEL DEL DIRECTOR

El presente aviso se fija en lugar visible del Centro de Atención al Ciudadano de la Contraloría de Bogotá D.C., l hoy… ( ) del mes de… del dos mil … ( ) a las 8:00 a.m, por el término de cinco (5) días.

Nombre y Firma

Secretario ad-hoc

Hoy ………………. siendo las 5:00 p.m, se desfija el presente aviso.

Copia: Centro de Atención al Ciudadano.

ANEXO No. 5

NOTIFICACIÓN POR AVISO RESPUESTA AL DPC - AZ

AVISO

DPC – (Número que corresponda)

Radicado con No. xxxxxxx del de xxxxxxx 2xxx

La suscrita Directora de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en virtud de lo establecido en el artículo 69 de la Ley 1437 de 2011, la cual determina que "Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso público de la respectiva entidad, por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerara surtida al finalizar el día siguiente al retiro del Aviso "Se procede a notificar por aviso a la señor (a) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, la comunicación por medio del cual se dio respuesta al DPC No.xxxxxx, radicada con el No. xxxxxxxxx de fecha xxxxxxxx, suscrita por la doctora xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en su condición de Directora del Sector xxxxxxxxxxxxxxxxde la Contraloria de Bogotá, toda vez que el peticionario es anónimo.

Dado en Bogotá D. C., a los…días ( ) del mes de … del dos mil … ( ).

NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR

El presente aviso se fija en lugar visible del Centro de Atención al Ciudadano de la Contraloría de Bogotá D.C., hoy… ( ) del mes de… del dos mil … ( ) a las 8:00 a.m., por el término de cinco (5) días.

Nombre y Firma

Secretario ad-hoc

Hoy ………………. siendo las 5:00 p.m, se desfija el presente aviso.

Copia: Centro de Atención al Ciudadano.

ANEXO No. 6

ENCUESTA PERCEPCIÓN DEL SERVICIO

Fecha: _____________________________________________

Nombre: ____________________________________________

Agradecemos su tiempo en contestar esta encuesta que le tomará poco tiempo y permitirá a la Contraloría prestar un mejor servicio.

Marque con una (x) la respuesta que corresponda a la opinión que tiene sobre la prestación del servicio de la Contraloría:

1. Valore su satisfacción general con nuestro servicio de atención al ciudadano.

Muy satisfecho ____

Satisfecho ____

Nada satisfecho ____

Algo satisfecho ____

2. ¿La oportunidad en la atención del servicio prestado fue?

Buena ____

Regular ____

Mala ____

3. ¿La información suministrada por los funcionarios de la Contraloría fue?

Buena ____

Regular ____

Mala ____

4. Profesionalidad de la persona que le atendió

Buena ____

Regular ____

Mala ____

5. La actitud y trato del personal al atender su solicitud ó consulta fue?

Buena ____

Regular ____

Mala ____

6. Nombre del funcionario que atendió la consulta. __________________________________

Tiene usted algún comentario adicional o sugerencia sobre nuestro Centro de Atención al Ciudadano, que contribuya al mejoramiento de la atención.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión	No. Del acto administrativo que lo adopta y fecha	Naturaleza del cambio
1.0	R. R. 018 del 29 - 04 - 02 y R. R. 016 del 13 - 03 - 03	Incorporación de las resoluciones reglamentarias vigentes en la base legal. Inclusión de los registros: Respuestas DPC, informes mensuales de PQR, actas de observatorio de PQR. Cambio de nombre de los dos (2) diagramas de flujo del procedimiento así: Flujograma para la recepción y trámite de derechos de petición en las direcciones y oficinas asesoras de la Contraloría. Flujograma para la recepción y trámite de derechos de petición en las Dirección Sector Desarrollo Local y Participación Ciudadana y localidades. Adición, supresión y reorganización de las actividades en los dos (2) flujogramas del procedimiento. Modificación del modo verbal en las actividades de los flujogramas adecuándolo en tercera persona y ajustes de redacción y ortografía. Modificación del formato DPC (Anexo No. 1).
2.0	R. R. 049 del 30 – 09 del 2003 y R. R. 052 del 27 de 10 del 2003	Se modifica totalmente el procedimiento, en razón a la puesta en marcha del sistema DPC y con el fin de unificar en un sólo documento lo relacionado con el tema.
3.0	R.R. 031 de julio de 2005	Se articula el sistema PQR con el SIGESPRO. Se modifican los responsables de las actividades teniendo en cuenta la creación del Centro de Atención al Ciudadano mediante Resolución Reglamentaria 019 de julio 28 de 2009 así como las modificaciones plasmadas en el Acuerdo 361 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". Se amplía el término a 10 días para resolver las peticiones de los Concejales de la ciudad. Se incluye un formato de encuesta de satisfacción del servicio prestado para ser aplicado a los ciudadanos que acudan directamente al Centro de Atención al Ciudadano para presentar el DPC.
4.0	R.R. 010 de Abril 12 de 2010	Se modifica el procedimiento estableciendo actividades de seguimiento y monitoreo a los DPC. Se incluye la Hoja de ruta. Se elimina la encuesta de satisfacción de servicio prestado. Se incorpora Informe sobre los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes.
5.0	R.R.	El procedimiento cambió a versión 6.0. El Procedimiento se ajustó de acuerdo con lo establecido en la Resolución Reglamentaria No. 020 de mayo 09 de 2013, mediante la cual se adoptó la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión, en el cual se formaliza el nuevo mapa de procesos de la entidad, en consecuencia modificar el código del procedimiento por 02001. Se ajustó el alcance del procedimiento así: "El procedimiento inicia con la recepción del derecho de petición presentado ante la Entidad o la Localidad y posterior radicación en el Sistema PQR y termina con la recepción del trámite dado a la AZ, procediendo a realizar el archivo respectivo". En base Legal : • Se suprimió el Decreto 01 de 1984 • Se suprimió: Resolución Reglamentaria No 022 del 01-ago-11 y Acuerdo 361 del 06-ene-09. • Adicionar la Ley 1437 del 18 de enero de 2011. • Adicionar: Ley 1474 de julio 12 de 2011 y Acuerdo 519 de diciembre 26 de 2012 •Adicionar El Decreto 019 de 2012. •Adicionar en el Decreto –Ley 2150 de 1995, modificado por el artículo 10 de la Ley 962 de 2005 En Definiciones se complementaron las de Derecho de Petición, Desistimiento, Daño Patrimonial al Estado, Notificación, Notificación por Aviso, Reserva de la información y se actualizó la conformación de Oficinas Externas de la Entidad. En el Tiempo aproximado para Resolver la Petición, se incluyó el término para DPC entre autoridades el cual es de diez (10) días. Se incluyó el anexo No. 5 - Notificación por Aviso Respuesta Al DPC- AZ. En la descripción del procedimiento se ajustó las actividades, observaciones y puntos de control de acuerdo a lo contemplado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 4137 de 2011 y demás normas afines.
6.0	R.R. 039 de octubre 23 de 2013.

	PROCEDIMIENTO ENLACE CON EL CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.	Página 1 de 12
		Código documento:02002
		Código formato: 01002002
		Versión: 5.0

FECHA: 23 DE SEPTIEMBRE DE 2013

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Dr. Gabriel Alejandro Guzmán Useche	Nombre: Dr. Bernardo Herrera Herrera
Cargo: Director Sector Participación Ciudadana y Desarrollo Local	Cargo: Director Técnico de Planeación

1. OBJETIVO(S):

Estandarizar las actividades necesarias para apoyar técnicamente al Concejo de Bogotá, fomentando el ejercicio de control político, con el propósito de satisfacer sus solicitudes.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la recepción de citaciones, invitaciones e información requerida por el Concejo y termina con presentación al Contralor del informe ejecutivo, con las conclusiones de lo ocurrido durante el debate.

3. BASE LEGAL:

Ver Normograma.

4. DEFINICIONES:

Agenda: Registro de las actividades semanales programadas en el Concejo; que deben ser atendidas diariamente por la Contraloría de Bogotá.

A: Aplazamiento.

C: Cancelación.

Citación. Acción a través de la cual el Concejo de Bogotá requiere la presencia en sesión plenaria o de comisión del representante legal de la entidad con el fin de adelantar un debate, conforme lo previsto en el artículo 58 del Acuerdo 348 de 2008.

CD: Citación a Debate.

CP: Citación a Proposición.

Correo Electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónicos. En la Contraloría de Bogotá, institucionalmente se usa el correo Outlook.

Debate: Sesión plenaria o de comisión a través de la cual el Concejo de Bogotá ejerce el control político sobre las autoridades distritales referente a algún tema en particular.

Invitación: Acción de invitar al representante legal de una entidad o su delegado en desarrollo del debate a un tema específico.

ID: Invitación a debate.

IP: Invitación a proposición.

IMT: Invitación a mesa de trabajo.

Instrumentos de Medición: Mecanismos técnicos de análisis utilizados para obtener información exacta sobre los índices de satisfacción que la CB logra obtener en los clientes, que permitan traducirse en lineamientos que se constituyan en insumo para la mejora de los productos de los procesos misionales.

Medición de Satisfacción: Calificación que permite calcular el grado de efectividad entre expectativa y realidad de los productos o servicios de la Contraloría de Bogotá.

Percepción del Cliente: Sensación interior de los clientes ciudadanía y Concejo que resulta de la admisión de los productos o servicios de la Contraloría de Bogotá.

Periodicidad: Mínimo una vez al año de conformidad con las decisiones de la Alta Dirección.

Proposición: Medio a través del cual los concejales, organizados por bancadas, formulan a la administración y/o órganos de control un cuestionario sobre un tema que deseen debatir.

Retroalimentación del Cliente: Es el resultado de la evaluación y el análisis de la satisfacción del cliente que permita mejorar la imagen y percepción de los mismos frente a los productos y servicios de la CB, mediante la implementación de acciones de corrección, correctivas, preventivas y de mejora.

Satisfacción del Cliente: Percepción del cliente sobre el grado en se han cumplido los requisitos que la Contraloría de Bogotá debe brindar a los clientes, respecto de los productos y servicios suministrados.

SI: Solicitud de Información

Ventanilla Virtual: Aplicación web a través de la cual se pueden tramitar comunicaciones del Concejo de Bogotá, D.C.

5. ANEXOS:

Este procedimiento no lleva anexos.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1.	Profesional Dirección de Apoyo al Despacho	Recepciona citaciones, invitaciones e información requerida por el Concejo.	Ventanilla virtual, radicado o correo electrónico.
2.	Profesional Dirección de Apoyo al Despacho	Valora el tema, direcciona y entrega, conforme a la competencia del sector. Para invitaciones aplica actividades 3 y 4 y para citaciones aplica actividades 5 a 9.	Soporte de recepción del Concejo de Bogotá.	Punto de control. Verifica que el sector asignado sea el competente para atender el requerimiento.
3.	Profesional Dirección de Apoyo al Despacho	Invitación a Proposición: Entrega al sector correspondiente para que éste recopile las actuaciones de la entidad en el tema correspondiente. Invitación a Debate: Entrega al sector correspondiente para que asista al debate programado, previa delegación.	Memorando de delegación.
4.	Director Sectorial ó Funcionario delegado	Invitación a Proposición: Recopila información relacionada con las actuaciones desarrolladas por la entidad en el tema correspondiente. Invitación a Debate: Asiste al debate según programación informada y recoge los temas relevantes que en su criterio puedan servir para alguna actuación de competencia de la entidad.
5.	Profesional Dirección de Apoyo al Despacho	Citación a Proposición – Cuestionario solo para Sujeto de Control: Entrega al sector correspondiente para que elabore respuesta directa al Concejo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recibido en la Contraloría. Citación a Proposición – Cuestionario para Contraloría: Entrega al sector correspondiente para que éste elabore, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de recibido en la Contraloría, proyecto de respuesta para revisión y firma del Contralor. Citación a Debate: Entrega copia a la Oficina Jurídica para la elaboración de la Resolución, en caso que el Contralor delegue, así como copia al Sector correspondiente, junto con la citación realizada el Concejo de Bogotá.	Registro correo electrónico
6.	Director Sectorial	Citación a Proposición – Cuestionario solo para Sujeto de Control: Elabora respuesta al Concejo, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recibido en la Contraloría, con copia del radicado a la Dirección de Apoyo al Despacho. Efectúa seguimiento a la respuesta del sujeto de control. Citación a Proposición – Cuestionario para Contraloría: Elabora, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de recibido en la Contraloría, proyecto de respuesta para revisión y firma del Contralor acompañada de los soportes en medio magnético CD ROM. Solicita a través de la Dirección de Apoyo al Despacho la prórroga correspondiente al Concejo, en el evento de no ser posible emitir respuesta en el término establecido.		Punto de control. Verifica que la respuesta sea coherente con el requerimiento.
7.	Asesor Dirección de Apoyo al Despacho	Revisa y ajusta proyecto de respuesta para firma del Contralor.
8.	Contralor	Firma respuesta al Concejo.
9.	Técnico Dirección de Apoyo al Despacho	Citación a Proposición – Cuestionario para Contraloría: Radica respuesta del cuestionario en el Concejo y entrega copia a la Dirección de Apoyo y al sector correspondiente para el archivo.	Respuesta radicada.

Otras Actividades

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
10	Profesional Dirección de Apoyo al Despacho	Da a conocer la agenda temática semanal a los Directores y Subdirectores sectoriales, por correo electrónico.	Ventanilla virtual, radicado o correo electrónico.
11	Director, Asesor o Profesional Dirección de Apoyo al Despacho	Envía en medio magnético – archivo PDF- a la Mesa Directiva del Concejo, los informes finales de Auditoría correspondientes al periodo.	Radicado.
12	Director, Asesor o Profesional Dirección de Apoyo al Despacho	Envía en medio magnético o adjunto en el proceso –archivo PDF- a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los informes finales de Auditoría correspondientes al ciclo concluido, con la solicitud de subirlos a la página Web institucional.	Radicados.	Observación: Los radicados se refieren a: el de la Dirección de Apoyo, solicitud a TIC’s y el de la Oficina de Comunicaciones, visto bueno).
13	Director, Asesor o Profesional Dirección de Apoyo al Despacho	Envía periódicamente, según el caso, en medio físico y magnético –archivo PDF-; los informes obligatorios, sectoriales, estructurales, controles de advertencia, pronunciamientos, Informes de auditoria y el Boletín Concejo & Control, a cada uno de los miembros del Concejo.	Registro electrónico del envío y/o Radicado.
14	Profesional Dirección de Apoyo al Despacho	Presenta diariamente al Contralor, informe ejecutivo, con las conclusiones de lo ocurrido durante el debate,	Memorando de entrega al Contralor. Registro electrónico del envío.	Observación. Remite vía Outlook a las direcciones sectoriales correspondientes copia del informe con copia para lo de su competencia.

	PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL CON PARTICIPACIÓN CIUDADANA	Página 1 de 20
		Código documento:02003
		Código formato: 01002002
		Versión: 3.0

Fecha: 23 DE SEPTIEMBRE DE 2013

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Gabriel Alejandro Guzmán Useche	Nombre: Bernardo Herrera Herrera
Cargo: Director Técnico de Participación Ciudadana y Desarrollo Local	Cargo: Director Técnico de Planeación.

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades para articular la gestión institucional con la ciudadanía mediante el uso adecuado y oportuno de los mecanismos de participación ciudadana, el desarrollo de labores de pedagogía social, divulgación y sensibilización de los ciudadanos para la generación de acciones estratégicas como espacios de participación que permitan el ejercicio del control social articulado con el control fiscal.

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Formular con las organizaciones sociales y la ciudadanía a través de ejercicios de pedagogía social formativa e ilustrativa, divulgación y sensibilización; acciones estratégicas, que logren integrar al ciudadano en el ejercicio del control fiscal.

Identificar líneas temáticas de interés para la ciudadanía o problemáticas que afectan a la comunidad, a través del uso de mecanismos técnicos de análisis que permitan obtener información sobre los índices de satisfacción que la Contraloría de Bogotá logra obtener en los clientes, que sirvan de lineamientos que se constituyan en insumo para la mejora de los productos de los procesos misionales.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la presentación de la problemática que requiere de implementación de acciones ciudadanas especiales, o mecanismos de interacción y/o de control social, que haya sido identificadas por el respectivo Director Sectorial, Gerente de Localidad o por la comunidad con el fin de lograr la participación del ciudadano en el ejercicio del control fiscal y termina con la presentación del Informe sobre los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes.

3. BASE LEGAL:

Ver Normograma.

4. DEFINICIONES.

4.1. ARTICULACIÓN INSTITUCIONAL:

Las Direcciones Sectoriales realizarán una gestión articulada cuando se requiera abordar contenidos que involucren varios sectores, éstas de acuerdo con su competencia deben trabajar de manera transversal bajo la coordinación de la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local, para adelantar el análisis y evaluación de las líneas temáticas de interés para la ciudadanía o las problemáticas que la impactan dentro del marco de las políticas publicas, así como para la realización de las acciones ciudadanas especiales y para el seguimiento de los compromisos adquiridos con los ciudadanos, respecto de las problemáticas presentadas ante la Contraloría .

4.2. ACCIONES CIUDADANAS ESPECIALES:

Espacio con que cuenta el ciudadano para actuar activamente con a Contraloria de Bogotá ejerciendo la participación ciudadana en el control social de manera articulada con el control fiscal.

Mediante el desarrollo de las Acciones Ciudadanas Especiales las Direcciones Sectoriales pueden direccionar los insumos ciudadanos como derechos de petición, denuncias, quejas, consultas, reclamos, comentarios y peticiones activando las acciones implantadas de la Contraloría, a saber:

4.2.1. Pedagogía Social Formativa e Ilustrativa.

Uso de herramientas impresas y/o audiovisuales que transmitan mensajes concretos que condensen conceptos y palabras claves de fácil recordación en torno al ejercicio responsable de la participación ciudadana control social y las acciones ciudadanas especiales de la Contraloría, como:

• Volantes informativos, cartillas, carnés ciudadanos, folletos afiches, pendones y plegables, entre otros. Estas piezas comunicativas, en la medida en que contengan información precisa se convierten fácilmente en referentes para el ciudadano "de a pie", que no tiene acceso a otros medios informativos como el Internet o los periódicos, de manera que puedan identificar los distintos frentes de trabajo a los cuales puede incorporarse como ejecutores del control social real en las distintas localidades de la ciudad, que sirva como instrumento formativo e informativo a las comunidades vinculadas con la Contraloría.

Para un impacto masivo de la gestión del control social como herramienta que robustece el control fiscal es acertada la implantación de vínculos que permitan al ciudadano no solo presentar quejas, solicitudes o peticiones sino entablar un diálogo para promover y ampliar el espectro participativo que redunde en la mayor vinculación efectiva ciudadana para el desarrollo misional de la Contraloría de Bogotá.

• Conversatorios. Técnicas de grupo que pueden tener carácter académico o no formal. En éstas se escuchan las ideas de los ciudadanos participantes en torno a un tema central. Esta técnica es ideal en casos donde todos tienen conocimientos previos sobre el tema y buenos niveles de participación y confianza. Se requiere de un moderador que centre la discusión y/o exposición de ideas.

• Talleres. Actividad grupal que se desarrolla desde la lógica de una aplicación práctica de conceptos o teorías. Normalmente el taller se preocupa por estimular actitudes o reforzar conocimientos. Dependiendo de las estrategias que se utilicen y el tema, el taller puede estar dirigido a pequeños o grandes grupos. Los talleres no necesariamente implican secuencialidad.

• Foros y Paneles. Estas técnicas van dirigidas a grupos medianos y grandes y convocan la presencia de expertos que presentan disertaciones sobre un tema específico. La diferencia entre el foro y el panel radica en la interacción que se logra con el auditorio, pues en un foro es habitual que los asistentes conozcan del tema y puedan presentar sus desarrollos de manera menos formal que los expertos, pero en el panel se obedece más a una jerarquía de saberes donde se espera y se está atento fundamentalmente a los aportes de los panelistas centrales. En ambas acciones se requiere de un moderador y se puede acompañar de comentaristas que pongan en tensión o en relación las principales ideas de los expositores.

• Diplomado. Es una modalidad de la Educación no formal para desarrollar una temática específica con un nivel medio a alto de complejidad. La duración promedio de éstos es de 120 a 140 horas y puede ser homologable con créditos académicos de programas de formación siempre y cuando se haya previsto desde su formulación. Los diplomados están dirigidos a grupos medianos que compartan un interés común y que se comprometan con unos productos finales y asistencia permanente en las diferentes sesiones que se lleven a cabo. Los diplomados normalmente se certifican por una institución de formación y su número de integrantes varia según su objetivo

• Seminario. Conjunto de ciudadanos que se auto-instituyen en un grupo de estudio, formación o trabajo en el marco de un tema específico. Como modalidad académica que se desarrolla programáticamente en torno a un tema, en el seminario es frecuente que diferentes expertos asistan a sesiones secuenciales y vayan presentando un tema de menor a mayor complejidad para los asistentes, en ocasiones las diferentes sesiones no tienen que ver con la complejidad del conocimiento, sino con conocer diferentes posturas frente al tema. Los seminarios de esta modalidad normalmente se certifican por una institución de formación y su número de integrantes varia según su objetivo.

• Curso. Agrupación temática que tiene por objeto que un grupo de ciudadanos apropien unos conocimientos básicos o específicos. Las reglas de los cursos son auto impuestas en cuanto a intensidad horaria, profundidad y/o evaluación. Cuando hacen parte del currículum de una institución educativa son regulados por esta última.

• Conferencias. Modalidad de presentación temática por parte de uno o varios expertos; es ideal para formar o informar a grandes auditorios, pues se parte de la experticia de un expositor en el tema señalado.

• Jornadas de formación. El principal interés es actualizar o formar a un grupo de personas pertenecientes a un sector, grupo o institución que tienen objetivos muy precisos. Las Jornadas de formación normalmente se certifican por una institución de formación y su número de integrantes varia según su objetivo.

4.2.2. Instrumentos de Interacción.

• Audiencia pública. Es un espacio de participación ciudadana para el control social, abierto a la comunidad interesada, que tiene como propósito establecer técnica y documentalmente la evidencia de una falla o irregularidad en la prestación de un bien o servicio a cargo de la Administración Distrital y/o de particulares que administran o manejan recursos públicos distritales, con el fin de determinar y acordar acciones que propendan por resolver las fallas o irregularidades.

La dependencia de la Contraloría de Bogotá que convoca la audiencia pública, como garante de las acciones acordadas y los compromisos adquiridos, levantará en cada premesa y mesa de trabajo un acta para la firma de los participantes (entidades y comunidad) en la que se especifique la acción, la entidad responsable y la posible fecha de su realización y culminación. Adicionalmente, la Contraloría de Bogotá garantizará la presencia y el apoyo técnico de las Direcciones Sectoriales competentes de los temas y asuntos objeto de la Audiencia Pública y hará seguimiento a los compromisos hasta su culminación.

• Rendición de cuentas. Es un espacio para presentar ante la comunidad las acciones más importantes desarrolladas por la Contraloría Distrital en el ámbito de la gestión institucional mostrando la eficacia del ente fiscalizador como herramienta fundamental de control social. Es una actividad pública en que la Contraloría de Bogotá informa a la ciudadanía, en cada vigencia, sobre los resultados de la acción fiscal y de participación ciudadana por parte del Señor Contralor de Bogotá y las localidades de la ciudad.

• Mesa de trabajo ciudadana. Es un espacio de reunión ciudadana en el cual podrán participar ciudadanos interesados y bajo la coordinación de la Contraloría de Bogotá, con representantes técnicos de las entidades citadas o invitadas para tratar asuntos relacionados con temas de evaluación en el marco del ejerció del control social con el fin de comprometer acciones correctivas, preventivas o de mejora sobre posibles fallas o irregularidades detectadas. La Contraloría de Bogotá, como garante de las acciones acordadas, levantará un acta para la firma de los participantes en la que se especifique la acción, la entidad responsable de realizarla y la posible fecha de su culminación. Adicionalmente, la Contraloría de Bogotá garantizará la presencia y el apoyo técnico de las Direcciones Sectoriales competentes de los temas y asuntos objeto de la mesa de trabajo ciudadana y hará seguimiento a los compromisos hasta su culminación.

Las Premesas de trabajo ciudadanas se realizan antes de la Mesa de trabajo con el sujeto de control con antelación a la realización de una Audiencia pública, como preparatorias para conocer de fondo las problemáticas y la gestión administrativa en torno de éstas.

• Inspecciones a terreno. Es un ejercicio de control y auditoría social en el cual un grupo de ciudadanos interesados, acompañados de un equipo técnico profesional de la Contraloría de Bogotá, hace inspección técnica a la ejecución de un contrato, con el propósito de verificar el cumplimiento de su objeto, la oportunidad y/o la calidad del bien o servicio suministrado. La dependencia que programa o coordina la visita de inspección elaborará un informe técnico de resultados, el cual podrá servir como soporte a una posterior audiencia pública o mesa de trabajo ciudadana y/o insumo a los procesos misionales.

• Revisión de contratos. Ejercicio de control y auditoría social en el cual uno o varios grupo de ciudadanos interesados, con el acompañamiento técnico profesional de la Contraloría de Bogotá, examina un contrato o convenio que la administración distrital ha firmado con un particular o una entidad oficial con el propósito de verificar el cumplimiento de su objeto, la oportunidad y/o la calidad del bien o servicio suministrado dentro de la auditoria social. La dependencia que programa o coordina la revisión del contrato incluirá dentro del informe de auditaría los resultados si los hay.

4.2.3. Promoción, divulgación, y sensibilización.

Formas de incentivar en los ciudadanos interés por participar activamente en el ejercicio del control social, que propendan por motivar la participación ciudadana para controlar la gestión pública de manera individual o colectiva.

• Socialización de los Memorandos de Asignación y de Planeación. Es una actividad pública en que las Direcciones Sectoriales comunican los memorandos de asignación y de planeación para obtener insumos durante el ejercicio fiscalizador y vinculación de ciudadanos en las auditorías de cada vigencia.

• Divulgación de resultados de gestión del proceso auditor y de los informes obligatorios, estudios y/o pronunciamientos. Es una actividad pública en que el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal y de Estudios de Economía y Política Pública, las Direcciones Sectoriales y las Gerencias Locales dan a conocer a la ciudadanía los resultados de los procesos misionales.

4.3. PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN EL CONTROL SOCIAL.

Consiste en otorgar a las organizaciones e instituciones de la sociedad civil y a los ciudadanos interesados herramientas y espacios públicos de participación ciudadana para ejercer el derecho ciudadano de conocer, discutir, analizar y vigilar la información otorgada por el sector público, con el propósito de contribuir al ejercicio fiscalizador a través de procedimientos, mecanismos e instancias que permitan el establecimiento de un Control Social mediante el cual los Comités de Control Social, organizaciones, veedurías y comunidad interesada, entre otros, ejerzan el derecho tanto a conocer, supervisar y evaluar los resultados e impacto de las políticas de gestión pública.

Esta labor se realiza mediante la revisión por parte de los ciudadanos de las actividades, procedimientos y resultados de impacto social de una entidad pública, con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas, principios y procedimientos establecidos para generar bienestar social, bajo la coordinación de la Contraloría de Bogotá.

4.3.1. Mecanismos de control social a la gestión pública.

Acciones que desarrollan los ciudadanos y/o organizaciones sociales vinculadas en el ejercicio de control social en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública, de acuerdo con lo normado en el artículo 78 de la Ley 1424 de 2011.

4.3.1.1. Auditoría Social. Conjunto de programas, procedimientos, técnicas o informes que puede realizar la Contraloria de Bogota, con la cooperación de la ciudadanía en el ejercicio del proceso auditor o en el desarrollo de las acciones ciudadanas especiales (mesas de trabajo, inspecciones a terreno, revisión de contratos, entre otros).

4.3.1.2. Comité de Control Social. Escenario abierto por la Contraloria de Bogota con el propósito de enlazar permanentemente la gestión institucional con los ciudadanos en sus diversas formas de organización, para la generación conjunta de acciones ciudadanas especiales que permiten su ejercicio articulado con el control fiscal.

4.3.1.4. Veedurías ciudadanas. Se entiende por Veeduría Ciudadana el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público". (Artículo 1 de la Ley 850 de 2003). Cuando los ciudadanos decidan constituir mecanismos de control social de la administración, en particular mediante la creación de veedurías ciudadanas, la administración estará obligada a brindar todo el apoyo requerido para el ejercicio de dicho control (articulo 33 de Ley 489 de 1998).

4.3.1.5. Redes sociales. Las Redes son formas de interacción social, definida como un intercambio dinámico entre personas, grupos e instituciones en contextos de complejidad. Un sistema abierto y en construcción permanente que involucra a conjuntos que se identifican en las mismas necesidades y problemáticas y que se organizan para potenciar sus recursos." (Redes Sociales Agosto 7, 2008 por Michfer)

Uso estratégico de los medios informáticos en aras de sumar ciudadanos y organizaciones en el ejercicio del control social, con un aprovechamiento interactivo de las pagina web en la cual el ente de control planifique las tácticas necesarias para interactuar directamente con las comunidades mediante la implantación de vínculos que permitan al ciudadano no solo presentar quejas, solicitudes o peticiones sino entablar un diálogo controlado y circunspecto pero necesario para promover y ampliar el espectro participativo que sin duda redundará en la mayor vinculación ciudadana que a su vez amplia los insumos de la comunidad para el desarrollo misional de la Contraloría de Bogotá

4.3.1.6. Contraloría Estudiantil. Encargada de promover y actuar como veedora del buen uso de los recursos y de los bienes públicos de la institución educativa a la cual pertenece, incluyendo los del Fondo de Servicios Educativos del respectivo Colegio, es un organismo pedagógico en el ejercicio del control fiscal, que estimula la cultura del control social. (Acuerdo 401 de 2009)

4.3.1.7. Yo Soy Bogotá. : Es una herramienta de información de cara a la comunidad. Se trata de un sistema integrado de información con que cuenta la Contraloría de Bogotá para monitorear la contratación de los sujetos de control que permite verificar oportunamente las etapas del proceso contractual, donde los ciudadanos pueden proponer, comentar, seguir la contratación del Distrito de Bogotá, lo cual, servirá de insumo para el ejercicio del control social como insumo del control fiscal.

4.4. BASE DE DATOS DEL CONTROL SOCIAL.

Mecanismo de reporte de la participación ciudadana en la página Web de la Contraloría, que contiene la relación de clientes participantes en las acciones ciudadanas especiales, mecanismos de interacción y de control social realizados por la Contraloría de Bogotá.

4.5. MEDICIÓN DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.

• Cliente: Organización o persona que recibe un producto o servicio, en calidad de usuario, destinatario o beneficiario, y que no se encuentra directamente vinculado con la Contraloría de Bogotá

• Clientes de la Contraloría de Bogotá D.C.: La Ciudadanía y el Concejo de Bogotá

• Ciudadanía. Otorga el poder para ejercer el control fiscal, recibe los productos de la CB y el beneficio generado por la labor de vigilancia fiscal.

• Clasificación del cliente:

* Público en General

* Participantes en Eventos

* Beneficiarios de Pedagogía Social

* Usuarios que Interponen Peticiones, Quejas Y Reclamos

• Parte interesada: La conforman los sujetos de control auditados y sin auditar, los particulares que administran fondos o bienes públicos del Distrito Capital y los entes de control que vigilan la gestión de la entidad, dado que la Contraloría de Bogotá no enfoca todos sus esfuerzos a generar su satisfacción; porque hay actividades que nunca podrán generarles satisfacción (Responsabilidad Fiscal) y porque no se puede concertar con ellos la vigilancia de la gestión fiscal, entre otros aspectos.

No obstante, es necesario tener con ellos un vínculo de cooperación y retroalimentación que permita:

• Solicitarles y entregarles información.

• Mantener buenas relaciones a nivel institucional.

• Cumplir con la obligación de cooperar para la eficiente gestión pública.

• Buscar el beneficio general de la sociedad, por encima de los intereses particulares.

• Entregarles informes sobre el resultado del proceso auditor, dar conformidad y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento, recibir sus comentarios de tal forma que exista una retroalimentación en beneficio del mejoramiento de nuestra gestión.

• Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que han cumplido los requisitos que la Contraloría de Bogotá debe brindar a los clientes, respecto de los productos y servicios suministrados, en cada vigencia.

• Medición de satisfacción: Calificación que permite calcular el grado de efectividad entre expectativa y realidad de los productos o servicios de la Contraloría de Bogotá, aplicada una vez al año.

• Instrumentos de medición: Mecanismos técnicos de análisis utilizados para obtener información exacta sobre los índices de satisfacción que la Contraloría de Bogotá logra obtener en los clientes, que permitan traducirse en lineamientos que se constituyan en insumo para la mejora de los productos de los procesos misionales.

• Percepción del cliente: Sensación interior de los clientes ciudadanía y Concejo que resulta de la admisión de los productos o servicios de la Contraloría de Bogotá.

• Retroalimentación del cliente: Es el resultado de la evaluación y el análisis de la satisfacción del cliente que permita mejorar la imagen y percepción de los mismos frente a los productos y servicios de la CB, mediante la implementación de acciones de corrección, correctivas, preventivas y de mejora.

• Periodicidad: Una vez al año.

4.6. LOGÍSTICA: Son todos los bienes y/o servicios mínimos y complementarios que se consideren necesarios para garantizar el cumplimiento de la realización de las acciones ciudadanas especiales programadas según su naturaleza y las actividades inherentes a ellas. Los servicios mínimos de logística se refieren al suministro de los medios necesarios para el funcionamiento de espacios abiertos o cerrados debidamente dotados para la realización de las actividades colectivas, con una adecuada presentación, disposición de ambientes, ornato y comodidad de las instalaciones para la realización de las actividades propias del control social

5. ANEXOS:

Anexo 1. Modelo lista de participantes.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	Director de Participación Ciudadana, Director sectorial responsable y/o Gerente de Localidad.	Presenta ante el Director de Participación Ciudadana la problemática que requiera la implementación de acciones ciudadanas especiales, o instrumentos de Interacción o Mecanismos de control social a la gestión pública, que haya sido identificada o presentadas directamente por la comunidad.
2	Director de Participación Ciudadana y Desarrollo Local.	Convoca a una reunión de trabajo con el o los directores sectoriales o Gerentes que se requieran para revisar temas de interés a desarrollar articuladamente y evaluar la temática o problemática presentada por la comunidad		Observación: El Director de Participación Ciudadana y Desarrollo Local orienta la gestión institucional de control social para analizar los temas. A la reunión puede asistir la comunidad de ser necesario.
3	Director sectorial responsable y /o Gerente de Localidad.	Realiza la mesa de trabajo registrando las actividades adelantadas y seguimiento a los compromisos. Informa al Director de Participación Ciudadana vía Outlook el avance de las gestiones realizadas.	Acta de mesa de trabajo
4	Director técnico responsable.	Elabora y presenta informe técnico y remite al Director de Participación Ciudadana y Desarrollo Local	Informe Técnico.	Observación: El Informe técnico debe contener: análisis y la evaluación se elabora un informe técnico, el cual debe contener de manera integral la explicación clara del tema, el origen, las entidades responsables, los recursos comprometidos, los antecedentes, los insumos ciudadanos, la existencia de DPC, quejas o reclamos y su estado actual, la trazabilidad de compromisos anteriores, publicaciones que se hayan emitido en medios locales y/o masivos de comunicación, profundizando la especificidad de los temas y generando un método de control de las acciones respecto del cumplimiento de los compromisos que se adquieran por la administración, así como identificar plenamente las organizaciones y comunidades interesadas directa o indirectamente en la materia.
5	Director de Participación Ciudadana y Desarrollo Local	Analiza el informe Técnico y decide el tipo^{1 (Sic)} de acción o acciones ciudadanas a realizar, Selecciona el tipo de acción ciudadana especial, o instrumento de Interacción o Mecanismo de control social a la gestión pública a desarrollar, de acuerdo con el informe técnico y el análisis realizado y comunica el Director sectorial o Gerente de Localidad la decisión tomada.	Outlook	Punto de control. Fija los responsables de cada actividad, los compromisos según la temática y el tipo de acción ciudadana especial, o instrumento de Interacción o Mecanismo de control social a la gestión pública
6	Director Técnico responsable y/o Gerente de Localidad	Formula y remite al Director de Participación Ciudadana y Desarrollo Local el plan de trabajo para la realización de la acción ciudadana especial, o instrumento de Interacción o Mecanismo de control social a la gestión pública, mínimo con 10 días hábiles de antelación, para la respectiva organización.	Plan de trabajo Outlook	Observación. El Plan deberá contener los siguientes aspectos: posible fecha de realización, número de participantes estimados, entidades o instituciones Distritales o locales a convocar, responsabilidades asignadas y en general el orden temático propuesto y la logística Así mismo, deberá contener los avances de las reuniones previas, si se han realizado, con la administración.
7	Director de Participación Ciudadana y Desarrollo Local.	Comunica a la Oficina Asesora de Comunicaciones para el cubrimiento respectivo.		Observación: El Director de Participación ciudadana debe definir todos los bienes y/o servicios mínimos y complementarios que se consideren necesarios para garantizar el cumplimiento de la realización de las acciones ciudadanas especiales, o instrumentos de Interacción o Mecanismos de control social a la gestión pública programados según su naturaleza y las actividades inherentes a ellos, solicitando el suministro de los medios necesarios para la realización de las actividades propias del control social.
8	Director técnico responsable, Director de Participación Ciudadana y Desarrollo Local, o Gerente de Localidad y/o funcionarios	Registra la acción ciudadana especial, o instrumento de Interacción o Mecanismo de control social a la gestión pública en la Base de Datos de Control Social - BDCS y realiza la actividad Toma el registro de asistencia. Aplica los Instrumentos de medición de satisfacción del cliente.	Acta de Acciones Ciudadanas Especiales y/o Lista de Participantes magnética o en manuscrito.	Observación: Aspectos a tener en cuenta en desarrollo de la acción ciudadana especial, o instrumento de Interacción o Mecanismo de control social a la gestión pública: * Orden del día. * Registro de asistencia. * Intervención de la Contraloría. * Intervención de expositores o docentes cuando se trate de actividades de pedagogía social. * Intervención de las entidades distritales o locales, cuando les corresponda. * Intervención de la comunidad cuando les corresponda. * Conclusiones y compromisos. * Entrega de material o insumos a los ciudadanos. * Las demás que se puedan presentar
9	Director técnico responsable, Gerente de Localidad y/o funcionarios	Alimenta en la Base de Datos de Control Social (sistema), los resultados del desarrollo de la acción ciudadana. especial, o instrumento de Interacción o Mecanismo de control social a la gestión pública		Observación: En la base de datos se deben incorporar los soportes: ya sean actas, registros de asistencia o fotográficos que sustenten la actividad, diligenciando todos los ítems, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de la acción ciudadana especial, o instrumento de Interacción o Mecanismo de control social a la gestión pública.
10	Director de Participación Ciudadana y Desarrollo Local, Director y /o Gerente de Localidad.	Realiza el seguimiento a los compromisos adquiridos en la Acción ciudadana especial, o instrumento de Interacción o Mecanismo de control social a la gestión pública realizada.	Acta de seguimiento	Punto de control: La Dirección responsable de la temática sectorial realiza el seguimiento a las acciones y compromisos adquiridos por las entidades distritales para la solución del tema, verificando su cumplimiento, de manera que permita valorar la efectividad en el mejoramiento de la gestión, la relación estado ciudadano y su contribución al fortalecimiento del control social para lograr un control fiscal efectivo. Las mesas de trabajo deberán adelantarse durante el tiempo y el número de sesiones que sean necesarias hasta que se cumplan los compromisos establecidos en el marco de la acción ciudadana especial, o instrumento de Interacción o Mecanismo de control social a la gestión pública.
11	Director de Participación Ciudadana,	Analiza la información contenida en los instrumentos de medición de satisfacción del cliente en el marco de la realización de la acción ciudadana especial, o instrumento de Interacción o Mecanismo de control social a la gestión pública. Presenta Informe sobre los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes.	Instrumentos de evaluación de satisfacción del cliente. Informe sobre los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes	Punto de control: La medición de satisfacción del cliente es la calificación que permite calcular el grado de efectividad entre expectativa y realidad de los productos o servicios de la Contraloría de Bogotá a través de los mecanismos técnicos de análisis utilizados para obtener información exacta sobre los índices de satisfacción que la Contraloría logra obtener en los clientes, que permitan traducirse en lineamientos que se constituyan en insumo para la mejora de los productos de los procesos misionales.

ANEXO No. 1

MODELO LISTA DE PARTICIPANTES

ACCIONES CIUDADANAS ESPECIALES

TIPO DE ACCIÓN CIUDADANA. _______________________________________

LUGAR: ___________________________________________________________

DIRECCION SECTORIAL Y/O GERENCIA DE LOCALIDAD: _________________

FECHA: ___________________________________________________________

RESPONSABLE: _______________________________________________________________

NOMBRES Y APELLIDOS	DIRECCIÓN	LOCALIDAD	TELEFONO	ORGANIZACIÓN Y/O ENTIDAD	CORREO ELECTRONICO	FIRMA

*Este modelo corresponde a la información que debe contener la lista de participantes y su diligenciamiento puede ser en manuscrito con letra legible.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión	No. Del acto administrativo que lo adopta y fecha	Naturaleza del cambio
1.0	R.R. 21 DE 2010	Se incorpora el Anexo 3 "Metodología actuaciones con base en alertas ciudadanas". al Procedimiento control Social a la gestión pública articulado al proceso MICRO y Procedimiento para la recepción y trámite de los Derechos de petición, en el marco de la implementación del aplicativo "Yo Soy Bogotá" Se varió el objetivo del procedimiento. Se actualizó la base legal. Se adicionaron las definiciones del aplicativo, alertas y Metodología. Se modificaron las actividades 8 y 9 de la descripción del procedimiento Se eliminó el formato de acta.
2.0	R.R. 019 del 12 octubre de 2012	El procedimiento cambió a versión 3.0. El Procedimiento se ajustó de acuerdo con lo establecido en la Resolución Reglamentaria No. 020 de mayo 09 de 2013, mediante la cual se adoptó la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión, en el cual se formaliza el nuevo mapa de procesos de la entidad, en consecuencia modificar el código del procedimiento por 02001. Se cambio del nombre del procedimiento: El nuevo nombre es: Procedimiento para el Ejercicio del Control Social con Participación Ciudadana. Numeral 1.1 - OBJETIVOS ESPECIFICOS. Inclusión de la palabra organizaciones sociales. Numeral 2: Ajuste del alcance del procedimiento. Numeral 3. Actualización de la Base Legal. Numeral 4 - Definiciones: Eliminación del Agenciamiento Transversal, de Articulación Institucional y Coordinación, estableciendo la nueva definición "Gestión Articulada. Numeral 4.2 - acciones ciudadanas especiales, se ajusta la definición quedando: "Espacio con que cuenta el ciudadano para actuar activamente con a Contraloría de Bogotá para ejercer la participación ciudadana en el control social articulado al control fiscal. Mediante el desarrollo de las Acciones Ciudadanas Especiales las Direcciones Sectoriales pueden direccionar los insumos ciudadanos como derechos de petición, denuncias, quejas, consultas, reclamos, comentarios y peticiones activando las acciones implantadas de la Contraloría, a saber. De los numerales 4.2.1 y 4.2.2. Se ajustan las definiciones y se incluye para LOS INSTRUMENTOS DE INTERACCIÒN "las premesas de trabajo. El numeral 4.2.3 - Mecanismos de Participación Ciudadana: Se elimina por tratarse de espacios establecidos constitucionalmente para el quehacer de la participación ciudadana en general, pero no al desarrollo propio del control social en el marco misional de la Contraloría. Numeral 4.2.4. Promoción, Divulgación y Sensibilización: Se ajustan las definiciones con base en el Acuerdo 519 de 2012. Numeral 4.3. Control Social: Se ajusta la definición enmarcada en el cambio de nombre del Proceso de Participación Ciudadana Las actividades que aparecen con los Nos. 4.3.1.7.1; 4.3.1.7.2; 4.3.1.8. El Anexo 3 - Metodología Actuaciones con base en alertas ciudadanas que están actualmente, se deben elimina, toda vez que éstas obedecen a tareas propias del numeral 4.3.1.7 Aplicativo Yo Soy Bogotá y no se requiere su especificación detallada en el Procedimiento. Numeral 4.4 - Base de Datos del Control Social se ajusta su definición quedando. 4.4. BASE DE DATOS DEL CONTROL SOCIAL: Mecanismo de reporte de la participación ciudadana en la página Web de la Contraloría, que contiene la relación de clientes participantes en las acciones ciudadanas especiales, mecanismos de interacción y de control social realizados por la Contraloría de Bogotá. Numeral 4.5. Medición de satisfacción del cliente: Se especifica que se realiza una vez en cada vigencia. Numeral 7- Descripción del Procedimiento: Se actualizan los nombres de cada responsable con base en el Acuerdo 519 de 2012. Numeral 7 -Descripción del Procedimiento. Se ajusta la actividad 1, 3, 4 se elimina la conformación y todas las actividades relacionadas con el Equipo de Agenciamiento Transversal y se remplaza por la presentación al Director de Participación Ciudadana de una propuesta ciudadana o problemática específica para adelantar Acciones Ciudadanas Especiales y la coordinación y orientación de la Dirección de Participación para el desarrollo de las Acciones Ciudadanas Sociales de las Actividades 1 a 11. Así mismo los numerales 8 y 9, se elimina el registro Reporte Magnético de la Acción ciudadana en la BDCS y se deja ésta como una actividad solamente.
3.0	R.R. 039 de octubre 23 de 2013.

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:
^{1. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo 17.
^{2. Los derechos de petición tienen un trámite probatorio diferente al del manejo de las comunicaciones internas de la entidad, y exige documentación física para efectos de acreditación del procedimiento realizado.
^{1.(Sic) Las Acciones Ciudadanas Especiales que realiza la Contraloría de Bogotá son: PEDAGOGIA SOCIAL FORMATIVA E ILUSTRATIVA, INSTRUMENTOS, MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA, PROMOCIÓN, DIVULGACIÓN, y SENCIBILIZACIÓN. Para cada una de las cuales se tendrá en cuenta lo establecido en el numeral correspondiente a definiciones.}}
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5227 de octubre 25 de 2013}

	Cargando el Contenido del Documento
	Por favor espere...

RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Secretaría Jurídica Distrital

Resolución Reglamentaria 39 de 2013 Contraloría de Bogotá D.C.

Secretaría
Jurídica Distrital