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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 051 DE 2013
(Noviembre 20)
Por medio de la cual se adoptan los Procedimientos del Proceso de Gestión Financiera en la Contraloría de Bogotá D.C.
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C. En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el artículo 6 del Acuerdo 519 de 2012; y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.
Que de conformidad con los literales b) y I) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Que el Modelo Estándar de Control Interno -MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante Resolución Reglamentaria 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública y establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.
Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo 519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., estableciendo en el artículo 6 que "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo."
Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: "Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad."
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 020 del 09 de mayo de 2013, se adoptó la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., a través del cual se formalizó el nuevo mapa de procesos de la entidad, siendo necesario aclarar que los procedimientos cuya modificación se tramita se trasladan del antiguo Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros al nuevo Proceso de Gestión Financiera PGF – Código 130.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 035 del 30 de diciembre de 2009 se adoptaron documentos y procedimientos del Proceso de Recursos Físicos y Financieros, entre ellos el Procedimiento para el manejo de avances anticipos y/o comisiones, Versión Nº 1.0, Código 8011.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 021 de octubre 12 de 2012 se adoptaron las nuevas versiones de los procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros: 8001 Procedimiento para el Manejo del Presupuesto Versión 3.0, 8002 Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad versión 3.0, 8003 Procedimiento para el Manejo de la Tesorería versión 3.0, 8004 Procedimiento para el Manejo de Cajas Menores versión 3.0 y 8005 Procedimiento para Recepción y Pago de Cuentas versión 3.0, y se hace necesario ajustarlos y codificarlos a la nueva estructura del Proceso de Gestión Financiera-PGF, adoptado mediante la Resolución Reglamentaria 020 del 09 de mayo de 2013.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 012 de marzo 5 de 2013 se modificaron algunos procedimientos dentro del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros, entre ellos el Procedimiento para el Manejo de Cajas Menores, Versión 4.0, Código 8004.
Que los procedimientos modificados fueron objeto de revisión y aprobación por parte de la Subdirección Financiera y de la Dirección Técnica de Planeación.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar y codificar los siguientes procedimientos dentro del nuevo Proceso de Gestión Financiera-PGF, Código 130.
| No |
Documento |
Código |
Versión |
| 1 |
Procedimiento para el Manejo del presupuesto |
13001 |
4.0 |
| 2 |
Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad |
13002 |
4.0 |
| 3 |
Procedimiento para el Manejo de la Tesorería |
13003 |
4.0 |
| 4 |
Procedimiento para el Manejo de Cajas Menores. Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 013 de 2018. |
13004 |
5.0 |
| 5 | Procedimiento Recepción y Pago de Cuentas
|
13005 |
4.0 |
| 6 |
Procedimiento de Avances Anticipos y/o Comisiones |
13006 |
2.0 |
ARTÍCULO SEGUNDO.- Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización de los procedimientos que se adoptan, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema integrado de gestión implementado en la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO.- Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la administración y divulgación de los procedimientos adoptados.
ARTÍCULO CUARTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el numeral 11 del artículo tercero de la Resolución Reglamentaria No. 035 de diciembre 30 de 2009, los numerales 3, 4, 5 y 7 del artículo segundo de la Resolución Reglamentaria No. 021 de octubre 12 de 2012 y el numeral 2 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 012 de marzo 5 de 2013.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C. a los 20 días del mes de noviembre del año 2013.
DIEGO ARDILA MEDINA
Contralor de Bogotá D.C.
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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL PRESUPUESTO |
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Código documento:013001 |
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Código formato: 01002002 |
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Versión:4.0 |
FECHA: 1 DE NOVIEMBRE DE 2013
| Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
| Firma: |
Firma: |
| Nombre: Dairo Giraldo Velásquez |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo |
| Cargo: Subdirector Financiero |
Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación |
1. OBJETIVO:
Estandarizar las actividades que deben desarrollarse para la programación, ejecución y seguimiento del presupuesto de la entidad.
2. ALCANCE:
ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
Inicia cuando el Director Administrativo recibe de la Secretaría Distrital de Hacienda -SHD los lineamientos y criterios para la elaboración del anteproyecto de presupuesto y cita a capacitación al personal que participa en la elaboración del mismo. Termina cuando el Profesional Universitario de Presupuesto incorpora en el Sistema Financiero PREDIS, la apropiación inicial e imprime y revisa los valores apropiados en cada uno de los rubros.
EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Inicia cuando la secretaria de la Subdirección Financiera, recibe y radica memorando de solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal para Gastos relacionados con Servicios Personales, Gastos Generales e inversión firmado por el respectivo Ordenador del Gasto. Termina cuando es entregado el certificado de disponibilidad al área que la solicito, por la Secretaria de la Subdirección Financiera.
EXPEDICIÓN DE REGISTROS PRESUPUESTALES
Registros Presupuestales Generales
Aplica a todos los compromisos adquiridos por la Entidad, a excepción de la nómina. Inicia cuando el Profesional Universitario de Presupuesto y/o Secretaria de la Subdirección Financiera recibe y radica memorando de solicitud con sus respectivos soportes, (Contrato debidamente perfeccionado, originales de Cuentas de cobro, originales de facturas de servicios públicos etc.) firmado por el Ordenador del Gasto (de gastos generales e inversión) con el visto bueno. del Director Administrativo y Subdirector de Recursos Materiales para otorgar el Registro Presupuestal de los compromisos y/o obligaciones adquiridas por la Entidad y termina cuando es estregado el registro presupuestal debidamente firmado por el Subdirector Financiero al área que lo solicito.
Registros Presupuestales Nómina
Inicia cuando la Secretaria de la Subdirección y/o Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto recibe Memorando o relación de Autorización de la nómina, prestaciones sociales, cesantías aportes patronales y demás conceptos laborales impresos y en medio electrónico para su expedición. Termina cuando se envía a la Dirección de Talento Humano el Registro Presupuestal firmado por el Subdirector Financiero. Recibido el Registro presupuestal debe ser enviado con los documentos soportes del pago al Tesorero, Profesional Universitario, Secretaria (Tesorería) recibe copia de la nómina en físico y por medio electrónico y las diferentes novedades "descuentos, incapacidades, entre otros" para Dar inicio al procedimiento de giro tesoral y/o pago respectivo de la obligación.
* PROCEDIMIENTO REINTEGROS PRESUPUESTALES
Inicia cuando el Profesional (Presupuesto) recibe Actas de Reintegro por concepto de salarios, salud, servicios públicos, viáticos Etc., Firma copia de recibido y termina cuando Profesional (Presupuesto) realiza en el aplicativo SICAPITAL el reintegro y entrega firmado a Tesorería para su archivo.
* TRASLADOS PRESUPUESTALES
Inicia cuando el Subdirector Financiero recibe solicitud de recursos y se verifica la disponibilidad presupuestal existente en el rubro. Al no existir disponibilidad para el requerimiento se adelanta el trámite de traslado de las necesidades de recursos de Funcionamiento e Inversión. Se entrega requerimiento a profesionales de presupuesto para elaborar documento con sus soportes y enviar a la Dirección de Presupuesto de la Secretaria Distrital de Hacienda para la emisión de su concepto favorable y termina cuando se carga en el sistema financiero los valores del traslado contemplados en la resolución firmada por el Contralor y se recibe por el Tesorero General copia de la resolución e inicia el procedimiento de programación anual de caja (PAC).
* INFORMES DE PRESUPUESTO
Informes de Rendición de Cuenta Mensual y Trimestral
Informe PREDIS
Inicia con la impresión del reporte mensual para la firma del Ordenador del Gasto y responsable de Presupuesto (Subdirector Financiero) por el Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto y termina cuando la Secretaria Subdirección Financiera recibe la ejecución de PREDIS firmada y la remite a la Secretaria Distrital de Hacienda – Dirección de Presupuesto y demás Entes que requieran del informe mensual, trimestral o anual de acuerdo con las normas y fechas establecidas.
Informe mensual de SIVICOF
Inicia cuando el Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto genera mensualmente archivo plano de la Ejecución Presupuestal. Revisa que las ejecuciones tanto de PREDIS como del Sistema Financiero Vigente de Contraloría arrojen los mismos resultados y termina cuando el Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto carga la información y archiva o guarda en una carpeta la información del reporte, ejecución y formato diligenciado de SIVICOF, y con la certificación expedida por la Dirección de Informática del reporte.
Informes de Rendición Cuenta Anual
Inicia cuando el Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto recibe de la Secretaría Distrital de Hacienda y/o Auditoría General los lineamientos y criterios para la rendición de cuenta anual y termina cuando el Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto incorpora en los formularios la información (Funcionario responsable). Reúne, revisa la documentación, saca fotocopias, elabora memorando para firma del Subdirector Financiero y entrega a la Dirección de Planeación de acuerdo a los instructivos recibidos, dejando copia del memorando recibido en la Dirección Administrativa.
3. BASE LEGAL: VER NORMOGRAMA
4. DEFINICIONES:
APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: Autorizaciones máximas de gastos aprobadas por el Concejo Distrital para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD: Documento expedido por el responsable del presupuesto, o quien haga sus veces, para afectar en forma preliminar un rubro presupuestal, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación presupuestal.
COMPROMISOS: Son partidas presupuestales de contratos, convenios, resoluciones, nóminas, facturas de servicios públicos, a cargo de los Organismos Públicos que en desarrollo de su capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, han realizado, en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la Ley. Dichos actos deben corresponder al objeto de la apropiación presupuestal definido en la norma. Previamente a la adquisición del compromiso, la Entidad Ejecutora deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
EJECUCIÓN PASIVA: Se realiza mediante la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto y está basada legalmente en lo establecido en los artículos 51 al 62 del Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y las disposiciones generales del Acuerdo o Decreto de Presupuesto de la respectiva vigencia.
GIRO PRESUPUESTAL: Etapa del proceso de ejecución presupuestal en el que el ordenador del gasto autoriza tanto al responsable de presupuesto como al tesorero para el registro de la orden de pago y el cumplimiento de la misma respectivamente.
MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL: Acto administrativo mediante el cual se aumenta o disminuye las cuantías de las apropiaciones presupuestales de los rubros, para complementar las insuficientes autorizadas por la Ley y los Acuerdos, así como la cancelación o aplazamiento de las apropiaciones aprobadas.
ORDEN DE PAGO: Documento mediante el cual el ordenador del gasto solicita al Tesorero correspondiente la realización de los pagos de obligaciones adquiridas de conformidad con la Ley.
OBLIGACIÓN Se entiende el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales.
PROGRAMA ANUAL DE CAJA: instrumento de manejo financiero de ejecución presupuestal y tesoral, que comprende la totalidad de los ingresos y gastos autorizados en el presupuesto anual, cuya finalidad es alcanzar las metas del plan financiero y regular los pagos mensuales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que se asumen en la vigencia fiscal y los compromisos adquiridos durante la vigencia anterior.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que los recursos no serán desviados a ningún otro fin, el cual se hace constar la operación del registro de los compromisos u obligaciones adquiridos con proveedores de bienes, obras y servicios en el presupuesto; para tal efecto, el responsable del presupuesto expedirá la certificación escrita haciendo constar que la operación se realizó en forma oportuna, es decir, antes de la iniciación del contrato, una vez verificado el saldo y la vigencia de la disponibilidad a afectar.
RESERVAS PRESUPUESTALES: obligaciones y compromisos que a 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal no se hayan podido cumplir, es decir, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado pero que estén legalmente contraídas y desarrollen el objeto de la apropiación. TRASLADOS PRESUPUESTALES: Son modificaciones al presupuesto que se realizan mediante resolución, en las cuales se plantean operaciones tales como créditos y contra créditos que afectan los rubros presupuestales y cuyo objeto es solucionar las deficiencias de recursos en algunos rubros
5. ANEXOS:
Certificado de Disponibilidad (Anexo No. 1)
Formato Registro Presupuestal (Anexo No. 2)
Documentos Mínimos que se deben especificar en la Solicitud del Registro Presupuestal . (Anexo No. 3).
Relación de Autorización (Anexo 4)
Formato Ejecución del Presupuesto de Rentas e Ingresos (Anexo 5)
Formato Ejecución del Presupuesto de Gastos E Inversión (Anexo 6)
Formato Informe de Ejecución del Presupuesto de Gastos e Inversiones (Anexo7)
Nota: No todos los anexos se asocian a un formato, ni corresponden a una secuencia
numérica consecutiva.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
No
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| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1 |
Contralor Auxiliar, Director, (asignado como Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero |
Recibe de la Secretaria Distrital de Hacienda -SHD los lineamientos y criterios para la elaboración del anteproyecto de presupuesto y cita a capacitación al personal que participa en la elaboración del mismo. |
Lineamientos |
Observación: Consulta circular vía Internet |
| 2 |
Director Administrativo, Subdirector Financiero |
Oficia a: Dirección de Talento Humano, Subdirección de Recursos Materiales y demás dependencias de la Contraloría de Bogotá, para que envíen la solicitud sobre las necesidades y/o requerimientos de Gastos Generales de cada dependencia para la siguiente vigencia. |
Memorando |
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| 3 |
Director Dirección de Talento Humano |
Diligencia los formatos definidos por la Dirección Distrital de Presupuesto relacionado con: novedades de la Planta de Personal, vacantes y centros de costos con su respectiva valoración por cargos. Envían información a la Dirección Distrital de Presupuesto con copia a la Subdirección Financiera. |
Formatos de Planta y Vacantes |
Observación: Los formatos son de acuerdo a los instructivos de Secretaria Distrital de Hacienda |
| 4 |
Subdirector Recursos Materiales |
Solicita el diligenciamiento y cumplimiento de la información para el anteproyecto de presupuesto a los diferentes funcionarios del área. |
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| 5. |
Profesional y/o Técnico (Subdirección Recursos) |
Consolida información sobre las necesidades de bienes y servicios de las diferentes Dependencias de la Entidad. Evalúa cada una de las necesidades y establece prioridades ajustándolas a los planes, programas y políticas vigentes. Elabora e imprime y entrega: Cuadro sobre la proyección del "Plan de Adquisiciones" Cuadro de Gastos Generales, con el fin de alimentar los mínimos esenciales determinados por la Secretaria Distrital de Hacienda Distrital en el sistema PREDIS de la vigencia anterior según la contratación adelantada. |
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Observación: Los formatos son de acuerdo a los instructivos de Secretaria Distrital de Hacienda y/o necesidades de la Subdirección Financiera para la elaboración de los diferentes informes. |
| 5. |
Subdirección de contratación profesional, técnico y/o auxiliar |
Cuadro de contratación de acuerdo a las solicitudes de Secretaria Distrital de Hacienda . Cuadro de contratación por ejecutar a la fecha de la solicitud, con el fin de elaborar la proyección de las reservas para la siguiente vigencia. Contratación pendiente de solicitud de disponibilidades y/o registros presupuestales. Otros que sean requeridos por la SHD. Entregan al Subdirector de Contratación para firma y posterior envío a la Subdirección Financiera |
Formatos diligenciados |
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| 6. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe y radica la información con los diferentes cuadros de y solicitudes en los formatos definidos por la SHD, de la Dirección de Talento Humano, Subdirección Recursos Materiales y contratación debidamente diligenciada y firmada por los responsables de la información. |
Formatos diligenciados |
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| 7. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
Recopila la información histórica sobre el comportamiento de la ejecución presupuestal. Defina las variables de conformidad con la información recibida, teniendo en cuenta el comportamiento de las vigencias anteriores para realizar las proyecciones en los diferentes rubros presupuestales con la asesoría y coordinación del Subdirector Financiero. |
|
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| 8. |
Subdirector Financiero y Profesionales Grupo de Presupuesto |
Realiza los cálculos respectivos en hoja electrónica, teniendo en cuenta las necesidades relacionadas con gastos de funcionamiento recibidas e informadas por las diferentes áreas involucradas en la elaboración del presupuesto. |
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Observación: Presupuesto registrará la información que se requiera en el marco del proceso de programación presupuestal de gastos de funcionamiento en los aplicativos PREDIS, Mínimos Esenciales etc. |
| 9. |
Profesionales (Asignados a los proyectos de Inversión) |
Elabora el presupuesto de inversión una vez los Directores de Planeación y el Ordenador del Gasto definan con los Gerentes de los proyectos la formulación de nuevos proyectos o reformule los existentes en cuanto a sus metas debidamente valoradas en las FICHAS EBID definidas por la Secretaría de Planeación Distrital –SPD. |
Anteproyecto de presupuesto de Inversión |
Observación: Una vez definidos los presupuestos y las metas de los proyectos de inversión deberán incluirse en el Anteproyecto de presupuesto. |
| 10. |
Subdirector Financiero y Profesionales Grupo de Presupuesto |
Incluye los datos del presupuesto de gastos e inversión en los formatos del anteproyecto de presupuesto. Imprime y revisa el documento consolidado para enviarlo al Ordenador del Gasto y Director de Planeación. |
Anteproyecto de Presupuesto |
Observación: La Dirección de Planeación registrará en los diferentes aplicativos la información que se requiera en el marco del proceso de programación presupuestal de inversión en el SEGPLAN y el PMR. |
| 11. |
Contralor Auxiliar, Director, (asignado como Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero |
Revisa y verifica los cálculos efectuados en el presupuesto de funcionamiento e inversión. Sí están de acuerdo dan su aprobación, para enviado al Contralor para su conocimiento, comentarios y/o aprobación. Sí no están de acuerdo lo devuelve con las observaciones para efectuar las modificaciones a que haya lugar. |
|
Observación: El Ordenador del Gasto en coordinación con el Subdirector Financiero verifica que se cumplan los requisitos y lineamientos de la SHD en la circular de programación y que se incluyan las directrices que sobre el tema ha impartido el Contralor. |
| 12. |
Secretaria Distrital de Hacienda |
Comunica la cuota Global una vez el CONFIS haya aprobado el Plan Financiero |
|
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| 13. |
Contralor Auxiliar, Director, (asignado como Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero |
Recibe la comunicación de la Cuota Global y comparan con el monto definido en los cálculos realizados por la Contraloría. |
|
Observación: Una vez determinado el monto definitivo del presupuesto, se informa al Profesional Especializado de presupuesto o a quién haga sus veces para que realice los ajustes e impresión definitiva del anteproyecto de presupuesto. |
| 14. |
Subdirector Financiero y Profesionales Grupo de Presupuesto |
Diligencia formatos de acuerdo a los instructivos de Secretaria Distrital de Hacienda y prepara documento del Anteproyecto definitivo ajustado a las directrices para la aprobación del Ordenador del Gasto y presentación al Señor Contralor para su firma y posterior radicación y/o presentación en la Secretaria Distrital de Hacienda |
Formatos SHD |
Observación: Durante todo el proceso la Contraloría trabajará en coordinación con la SHD y SPD y una vez elaborado y aprobado el anteproyecto de presupuesto, se presentará a la SHD con copia a la SPD, en los términos y fechas que se determinen en el calendario presupuestal. |
| 15. |
Contralor Auxiliar, Director, (asignado como Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero |
Revisa, analiza y avala con Vo. Bo. el anteproyecto de presupuesto. Proyecta oficio para aprobación y firma del Contralor, adjuntando el anteproyecto ajustado y demás documentos soportes así: |
Oficio y Anteproyecto de Presupuesto |
Observación: Los documentos soporte: Oficio remisorio para el Director Distrital de Presupuesto, Tabla de Contenido, Mensaje Presupuestal, Programación Presupuesto, Organización de la Entidad, Plan estratégico del periodo, organigrama, Plan de Cuentas en forma descriptiva de funcionamiento e inversión, Cuadro de Programación Presupuestal para la vigencia siguiente, Proyección de reservas sobre la contratación de la vigencia, Indicadores PMR, fichas de los proyectos de inversión y otros que se generen en cada vigencia por cambios de normatividad e instructivos. |
| 16. |
Contralor |
Revisa, verifica, analiza el contenido del anteproyecto de presupuesto, con los diferentes formatos anexos. Si encuentra observaciones, lo remite al Ordenador del Gasto o Subdirector Financiero para los ajustes necesarios. Si no encuentra, aprueba el anteproyecto de presupuesto; lo remite a la Subdirección Financiera con el oficio remisorio debidamente firmado para ser radicado ante la Secretaria Distrital de Hacienda. |
|
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| 17. |
Subdirector Financiero |
Envía oficio adjuntando anteproyecto de presupuesto con documentos soportes ante la Secretaria Distrital de Hacienda y a la Secretaría de Distrital Planeación. |
Oficio Anteproyecto de Presupuesto |
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| 18. |
Contralor Auxiliar, Director, (asignado como Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero |
Envía copia del anteproyecto de presupuesto debidamente radicado ante la Secretaria Distrital de Hacienda a la Dirección de Planeación y al grupo de presupuesto para los fines pertinentes. |
. |
Observación: Ordenador del gasto funcionario asignado por el Contralor para ejercer la ordenación del gasto mediante Resolución. |
| 19. |
Contralor Auxiliar, Director, (asignado como Ordenador del gasto), Director Administrativo, Técnico de Planeación y Subdirector Financiero, |
Recibe de la Secretaria Distrital de Hacienda copia del Decreto de Liquidación del Presupuesto de la vigencia fiscal siguiente. |
|
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| 20. |
Subdirector Financiero y Profesionales Grupo de Presupuesto |
Recibe y revisa copia del Decreto de liquidación del presupuesto aprobado, con la copia del anteproyecto. Prepara y envía proyecto de Resolución Ordinaria de distribución y codificación del mismo para firma del Contralor. |
Proyecto de Resolución Ordinaria |
Punto de Control: Coteja que la resolución de distribución del presupuesto este de conformidad con el Decreto de liquidación del mismo. |
| 21. |
Contralor |
Revisa y firma la Resolución de distribución del presupuesto y remite a la Dirección de Talento Humano para su numeración. |
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| 22. |
Director Técnico de Talento Humano |
Enumera la Resolución de distribución del presupuesto y envía copia al Subdirector Financiero |
Resolución numerada y firmada |
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| 23. |
Subdirector Financiero |
Entrega al Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto Decreto de Liquidación y Resolución de Distribución para el cargue en el Sistema Financiero vigente. |
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| 24. |
Profesional Universitario de Presupuesto |
Carga la información en el sistema financiero vigente y realiza la programación respectiva del presupuesto e imprime la ejecución inicial para revisión. |
Ejecución Presupuestal |
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| 25. |
Profesional Universitario de Presupuesto |
Revisa ejecución inicial de presupuesto comparando con la Resolución de distribución presupuestal. Si presenta alguna inconsistencia se hacen las correcciones y se vuelve a imprimir la ejecución presupuestal. Si no presenta, incorpora en el Sistema PREDIS la apropiación inicial e imprime y revisa la ejecución de PREDIS |
Ejecución PREDIS |
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6.2. PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Secretaria (Subdirección Financiera) Profesional o Técnico |
Recibe, radica memorando de solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal para: Gastos Generales e inversión firmada por el Ordenador del Gasto. Gastos por Servicios Personales firmado por el Director Técnico de Talento Humano. |
Memorando |
Observación: El memorando de gastos generales e inversión debe contener los siguientes datos: Fecha de elaboración, Dependencia solicitante Objeto del gasto, Valor del objeto, Nombre y cargo de quién realiza la solicitud. Datos según "Anexo 3" Documentos mínimos que se deben anexar en la solicitud del certificado de disponibilidad y registro presupuestal. |
| 2. |
Subdirector Financiero |
Recibe, revisa memorando de solicitud del Certificado de Disponibilidad previo al inicio de una contratación, pago de nómina, avances, reembolsos de cajas menores entre otros, asigna y entrega a Profesionales de Presupuesto para su expedición. |
|
|
| 3. |
Profesional Universitario de presupuesto |
Recibe y verifica que la información cumpla con los requisitos tanto de normatividad vigente como los estipulados en el procedimiento. Si la solicitud no se encuentra bien diligenciada, devuelve y/o elabora memorando indicando las inconsistencias presentadas en el memorando de Solicitud. Si es correcto clasifica el tipo de gasto con base en la solicitud recibida. Imprime certificado de disponibilidad original y copia. |
Certificado de Disponibilidad Presupuestal |
Observación: Se verifica saldo de apropiación por cada rubro presupuestal. Se comprueba la correcta Liquidación y elaboración del certificado. Punto de Control: El responsable de la Base de Datos de Terceros debe diligenciar en la misma todos los datos del tercero para los futuros informes, tanto Presupuestales, Contables y/o Tesorales. |
| 4. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Entrega a la secretaria de la Subdirección Financiera certificado de disponibilidad presupuestal para firma del Subdirector Financiero anexando memorando de solicitud. |
|
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| 5. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Entrega certificado al Subdirector Financiero para revisión y firma. |
|
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| 6. |
Subdirector Financiero |
Revisa cuantía, rubro junto con la documentación soporte. Si se encuentra correcto: Firma y devuelve a la secretaria de la Subdirección Financiera. Si no: hace la observación y entrega al Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto para su respectiva corrección. |
|
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| 7. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Envía original del certificado a la Dirección donde se originó la solicitud, para continuar con el proceso, dejando registro del envío. Archiva copia debidamente firmada, con memorando de solicitud. |
Libro Radicador |
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| 8. |
Secretaria Subdirección de Contratación y/o Dirección Administrativa. |
Recibe el certificado de disponibilidad si corresponde a una solicitud de contratos para los fines pertinentes. |
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Punto de Control: Firma de recibido en el libro radicador. |
| 9. |
Director Dirección de Talento Humano |
Recibe de la Subdirección Financiera el certificado de disponibilidad para inicio de las novedades relacionadas a pagos de funcionarios. |
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6.3. EXPEDICIÓN REGISTROS PRESUPUESTALES
6.3.1. Procedimiento Registros Presupuestales Generales
No
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| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Técnico Operativo, Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto y/o Secretaria de la Subdirección Financiera |
Recibe y radica memorando de solicitud firmado por el Ordenador del Gasto, (de gastos generales e inversión) para otorgar el Registro Presupuestal de los compromisos y/o obligaciones adquiridas por la Entidad. |
Memorando |
Observación Contenido del memorando: No. Certificado de Disponibilidad. Nombre beneficiario y/o tercero. No. Contrato, Resolución, reembolso Valor, objeto y datos de acuerdo al Anexo 3 "Documentos mínimos que se deben agregar en la solicitud del certificado de disponibilidad y registro presupuestal. Firma de quién realiza la solicitud. Si es una adición al contrato debe incluir el número de registro presupuestal inicial. |
| 2. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Recibe y revisa que los datos y documentos adjuntos al memorando de solicitud cumplan con los requisitos dependiendo de la solicitud y que estén debidamente diligenciados y firmados. "Ver anexo 3" Verifica que el beneficiario se encuentre creado en el sistema financiero vigente. Si está creado, continúe con la siguiente actividad. Si no está creado, solicite al encargado del manejo de Base de Datos del manejo de terceros la verificación y/o creación del mismo. |
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Punto de Control: Confirmar que los documentos adjuntos al memorando estén de conformidad con el anexo 3 "Documentos mínimos que se deben anexar en la solicitud del certificado de disponibilidad y registro presupuestal". |
| 3. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Reembolsos: Verifica valor a rembolsar que corresponda a la relación de gastos presentados por el responsable del manejo, que estén debidamente autorizados e imputados por rubros presupuestales adecuados, todos los comprobantes en original, debidamente firmados por los acreedores, la fecha del comprobante de gasto debe corresponder a la vigencia fiscal que se este reportando, que cumpla con los requisitos mínimos de la normatividad vigente. Si encuentra alguna inconsistencia devuelve la solicitud y el documento para los ajustes pertinentes a la dependencia que requirió el trámite. |
|
Punto de Control: Existencia de un Certificado de Disponibilidad previo con el mismo objeto y cuyo monto no puede ser mayor al solicitado para registro. |
| 4. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Expide el registro presupuestal afectando el Cerificado de Disponibilidad presupuestal previamente expedido para la vigencia. |
|
Observación: Desagregar rubros, Fecha de expedición, Rubro presupuestal a afectar, NIT o cédula de ciudadanía del beneficiario, Documento y Número del mismo, Descripción detallada del objeto de acuerdo al compromiso adquirido por la entidad, Valor, Plan de pagos. Punto de Control: La actividad se realiza sólo si la documentación se encuentra completa y cumple con todos los requisitos |
| 5. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Imprime, revisa, asigna el Registro Presupuestal y adjunta los Anexos o documentos que hacen parte del mismo y entrega a profesional de contabilidad para su revisión. |
Registro Presupuestal |
|
| 6. |
Subdirector Financiero |
Recibe, revisa y firma el Registro presupuestal, con los documentos soportes que lo generaron. |
|
|
| 7. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Entrega a Profesional de Contabilidad todos los documentos del reembolso para la elaboración de la respectiva orden de pago. |
|
|
6.3.2 Procedimiento Registros Presupuestales de la Nómina
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto (subdirección Financiera) |
Recibe Memorando y relación de Autorización de las novedades para el pago de nómina, prestaciones sociales, cesantías aportes patronales y demás conceptos laborales impresos y en medio electrónico. |
Memorando Relación de Autorización (Anexo 4) |
|
| 2. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Recibe, verifica y clasifica las novedades de Nómina, aportes patronales del mes. Ingresa, al Sistema de Presupuesto vigente, valida la información de la relación de autorización con los soportes de nómina y/o aportes recibidos de la Dirección de Talento Humano. Expide el certificado de Disponibilidad y el Registro Presupuestal afectando los rubros de Nómina. Elabora el registro presupuestal de la Nómina y/o Aportes patronales del mes. |
|
Punto de Control: Comparativo del valor a girar entre el registro presupuestal, relación de autorización y el resumen de la nómina recibida de talento humano. Rubros de Nómina indicando: Fecha del registro, Número de documento de la Relación de autorización. |
| 3. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Imprime el Certificado de Disponibilidad y el Registro Presupuestal. Revisa, organiza y entrega a Subdirector Financiero. |
Certificado de Disponibilidad Registro Presupuestal |
|
| 4. |
Subdirector Financiero |
Revisa el Registro Presupuestal junto con sus documentos soporte. Si se encuentra correcto: Firma y devuelve a la secretaria para recoger la firma de la Relación de Autorización del Director De Talento Humano. Si no; efectúa observación y devuelve al Profesional de presupuesto para su respectiva corrección. |
|
|
| 5. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Envía a Director Técnico de Talento Humano cuando es el pago de la nómina, aportes del mes el registro presupuestal y la Relación de Autorización, para su firma. |
|
|
| 6. |
Director de Talento Humano |
Firma y devuelve a la secretaria de la Subdirección Financiera la nómina completa con todos los descuentos, en medio magnético con la información de nómina y las novedades de descuentos para Tesorería. |
|
Observación: Se debe recibir el Archivo de la nómina y las novedades de descuentos para tesorería. |
| 7. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Recibe, radica y entrega a contabilidad y a tesorería. |
|
|
| 8. |
Profesional de Contabilidad |
Recibe, da inicio al procedimiento de contabilidad 13002 "Procedimiento de Contabilización de Generación De Nómina". |
|
|
| 9. |
Tesorero, Profesional (Tesorería) Secretaria (Tesorería) |
Recibe copia de la nómina en físico y por medio electrónico, la nómina de funcionarios y las diferentes novedades "descuentos, incapacidades, entre otros" para Dar inicio al procedimiento de giro tesoral y/o pago de la orden de pago. |
|
|
6.4. PROCEDIMIENTO REINTEGROS PRESUPUESTALES
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional Especializado / Universitario de Presupuesto |
Recibe Actas de Reintegro por concepto de salarios, salud, servicios públicos, viáticos, etc. Firma copia de recibido. |
Actas de Reintegro |
|
| 2. |
Profesional Especializado / Universitario de |
Ingresa al sistema de Presupuesto vigente y verifica el Registro presupuestal y Certificado de Disponibilidad. Valida la información por anulaciones parciales, o total dependiendo el valor del Reintegro. |
|
|
| 3. |
Presupuesto |
Realiza anulación Total, o parcial de conformidad a la documentación anexa y se genera un nuevo Certificado y/o Registro Presupuestal dependiendo del caso. |
|
|
| 4. |
Profesional Especializado / Universitario de Presupuesto |
Verifica la anulación en el sistema e imprime el respectivo soporte del reintegro. |
Ejecución Presupuestal |
|
| 5. |
Profesional Especializado / Universitario de Presupuesto |
Entrega a tesorería copia del reintegro y acta del mismo firmada para su respectivo archivo. |
|
|
6.5 PROCEDIMIENTO TRASLADOS PRESUPUESTALES
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Subdirector Financiero |
Recibe requerimiento sobre necesidades de recursos de Funcionamiento e Inversión en algunos rubros y entrega requerimiento a Profesionales de Presupuesto. |
|
|
| 2. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Recibe, imprime, revisa la ejecución presupuestal por rubros y los Proyectos de Inversión. Entrega a Subdirector Financiero |
|
|
| 3. |
Subdirector Financiero y Profesional de Presupuesto |
Analiza y evalúa la ejecución presupuestal por rubros y los Proyectos de Inversión constatando el comportamiento de las partidas presupuestales para determinar si hay disponibilidad de recursos en los rubros y proceder a situarlos de acuerdo con el requerimiento. Elabora cuadro en hoja electrónica incluyendo las modificaciones a que haya lugar. Proyecta justificación económica y financiera, Resolución de traslado para firmas. |
Cuadro de Traslado Justificación Económica y Financiera Resolución de Traslado |
Observación: Confrontar ejecución presupuestal con requerimiento de necesidades. |
| 4. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Solicita al encargado del manejo del aplicativo financiero el Certificado de Disponibilidad CDP que respalda el traslado de acuerdo al cuadro recibido de modificación presupuestal. |
|
|
| 5. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Expide el certificado de disponibilidad presupuestal. Imprime original y (1) copia. |
Certificado de Disponibilidad Presupuestal Ejecución Presupuestal. |
|
| 6. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Prepara para el envió al Director de Apoyo al Despacho los documentos soportes debidamente firmados para aprobación y firma del oficio remisorio por el Contralor. Entrega al Subdirector Financiero. |
|
Observaciones: Documentos soportes (Proyecto de Resolución, Justificación Económica y Financiera, Cuadro demostrativo modificaciones al presupuesto. CDP, Ejecución presupuestal con las modificaciones, memorandos, sentencias, conceptos etc. que dieron origen a la modificación del presupuesto). Cuando se trate de inversión: (Concepto previo del SPD Certificado de Disponibilidad Presupuestal) |
| 7. |
Subdirector Financiero |
Revisa y asigna los documentos soportes del traslado. |
|
|
| 8. |
Secretaria de la Subdirección Financiera |
Elabora memorando para Vo.Bo. del Ordenador del gasto o Director Administrativo adjuntando los documentos que soportan el traslado, con oficio dirigido a la Secretaria Distrital de Hacienda. |
Memorando |
|
| 9. |
Director Administrativo |
Revisa dando el Vo.Bo. como ordenador del Gasto y firma memorando remisorio del traslado presupuestal y devuelve a la Subdirección Financiera. |
|
|
| 10. |
Subdirector Financiero |
Envía documentos al Despacho del Contralor a través de la Dirección de Apoyo al Despacho para firma del Contralor del oficio mediante el cual se solicita la aprobación del traslado presupuestal ante la Secretaria Distrital de Hacienda. |
|
|
| 11. |
Contralor |
Revisa si esta de acuerdo, firma el oficio del traslado presupuestal junto con los documentos soportes y los devuelve a la Subdirección Financiera. |
|
|
| 12. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Remite oficio junto con proyecto de Resolución Ordinaria del Traslado a la Secretaria Distrital de Hacienda - Dirección de Presupuesto |
|
Observación La SHD hará la revisión técnica respectiva y tomarán las decisiones pertinentes desde el ámbito de su competencia. |
| 13. |
Subdirector Financiero |
Recibe oficio y concepto del traslado presupuestal de aprobación o negación del traslado presupuestal de la Secretaria Distrital de Hacienda-Dirección de Presupuesto y entrega Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto. |
Concepto de la Secretaria Distrital de Hacienda |
|
| 14. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Prepara la resolución ordinaria de modificación del presupuesto para la firma del contralor con los Vo.Bo. respectivos. |
Resolución |
|
| 15. |
Contralor |
Verifica y Firma la Resolución Ordinaria dando traslado a la Dirección de Talento Humano para la respectiva numeración. |
|
|
| 16. |
Director Técnico de Talento Humano |
Recibe la Resolución, la numera y envía copias a la Subdirección Financiera. |
Resolución Ordinaria |
|
| 17. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe copia de la Resolución de Aprobación del Traslado y entrega al Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto. y registra en el sistema financiero. |
|
|
| 18. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Imprime ejecución presupuestal antes de efectuar los registros de traslado. Recibe y realiza los contra créditos al Certificado de Disponibilidad que dio origen al traslado. Genera en el sistema financiero un nuevo comprobante de apropiación teniendo en cuenta los créditos y contracréditos en los rubros presupuestales que se encuentran en la resolución aprobada de traslado. Imprime ejecución presupuestal una vez efectuados los cambios. |
Ejecución Presupuestal antes y después |
|
| 19. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Revisa la ejecución presupuestal comparando con la Resolución de Modificación del Presupuesto. Si esta bien entrega copia de la Resolución de Modificación del Presupuesto: Tesorería para lo de su competitividad. |
|
Observación Archiva Decreto de liquidación del presupuesto, la Resolución Ordinaria del Traslado, adiciones y sus soportes en la carpeta correspondiente. |
| 20. |
Tesorero (a) General |
Recibe la Resolución y la ejecución presupuestal a la fecha, e inicia el procedimiento de programación anual de caja (PAC) |
|
|
6.6. INFORMES DE PRESUPUESTO
6.6.1. Informe PREDIS
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Recibe las ejecuciones presupuestales del sistema financiero vigente Contraloría, para verificar con las del sistema PREDIS. |
Ejecución Presupuestal |
|
| 2. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Imprime las diferentes ejecuciones del aplicativo PREDIS, Revisa y compara las ejecuciones del sistema Financiero vs. Ejecución de PREDIS si esta correcta, entrega copia para firma de los responsables. |
Ejecuciones de PREDIS |
|
| 3. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Revisa y entrega para firma del Ordenador del Gasto y Visto bueno del Subdirector Financiero la ejecución de PREDIS. |
|
Punto de Control: Se verifica que la ejecución de PREDIS este acorde con la ejecución del sistema financiero vigente. |
| 4. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Verifica que todo este debidamente firmado. |
|
|
| 5. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Archiva copia firmada, para posteriores consultas. |
|
|
| 6. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe la ejecución de PREDIS para ser remitido a la Secretaria Distrital de Hacienda Dirección de Presupuesto y demás entes que requieran del informe mensual y anual de acuerdo con las normas y fechas establecidas. |
|
|
6.6.2. Informe mensual de SIVICOF
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional de Presupuesto |
Genera mensualmente archivo plano de la Ejecución presupuestal. Revisa que las ejecuciones tanto de PREDIS como del Sistema Financiero Vigente de Contraloría arrojen los mismos resultados. |
Ejecución Presupuestal Mes |
|
| 2. |
Profesional de Presupuesto |
Ingresa al sistema SIVICOF, diligencia los formatos de presupuesto. Genera formato de SIVICOF de las diferentes unidades de ejecución que conforman la información de la Contraloría Carga la información de ejecución en los formatos. |
Formato |
|
| 3. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Revisa que la información quede bien cargada en el formato generado de SIVICOF. |
|
|
| 4. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Revisa y analiza la información de Predis de SHD, Contraloría y la que se va a reportar en SIVICOF. Si está correcta envía por correo a los ingenieros responsables de SIVICOF de la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Genera en PDF archivo de la ejecución presupuestal de las Unidades ejecutoras y envía como soporte de la información reportada. |
|
|
| 5. |
Ingeniero(s) de SIVICOF |
Ingresa al sistema y genera el archivo de reporte de información. Revisa, que la información cargada en el sistema SIVICOF, sea la misma que recibió de presupuesto. Envía certificación de reporte de información. |
Reporte |
|
| 6. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Archiva o guarda en una carpeta la información de reporte, ejecución y formato diligenciado de SIVICOF |
|
|
6.6.3. Informes de Rendición Cuenta Anual
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Subdirector Financiero |
Recibe de la Secretaría Distrital de Hacienda, Auditoria Fiscal y Auditoria General los lineamientos y criterios para la rendición de cuenta anual. |
|
|
| 2. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Realiza el cierre anual de presupuesto e imprime la ejecución presupuestal a 31 de diciembre de cada vigencia. Entrega copia de la ejecución presupuestal a tesorería y contabilidad. |
Ejecución Presupuestal Vigencia |
Observación El cierre anual se realiza de acuerdo a la normatividad vigente e instrucciones y plazos establecidos por cada ente a donde se envía la información presupuestal. |
| 3. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Recibe de Tesorería Cuadro de las cuentas por pagar para el informe anual de las cuentas pendientes de giro tesoral. Informe del PAC. |
|
|
| 4. |
Profesional Universitario Tesorero(a) General |
Revisa giros tesorales reportados en la ejecución presupuestal frente al PAC, libros auxiliares de bancos y cuentas por pagar a 31 de diciembre de cada vigencia. |
|
|
| 5. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Revisa y analiza la ejecución presupuestal a 31 de diciembre de la vigencia. Realiza cruce con contabilidad y tesorería de los saldos que muestra la ejecución en los giros presupuestales y tesorales y la apropiación vigente. |
|
Punto de Control Revisión y análisis de los saldos de la ejecución entre las tres áreas. |
| 6. |
Profesional Tesorero(a) General |
Revisa con tesorería los ingresos por reintegros y/o otros conceptos que afecten la ejecución presupuestal de ingresos del Procedimiento de Tesorería. Revisa la ejecución de gastos e inversión |
|
|
| 7. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Constituye las reservas presupuestales y demás informes para ser presentados ante la Secretaria Distrital de Hacienda y Auditoría Fiscal diligenciando los formatos concernientes en cada vigencia. Entrega al Subdirector(a) Financiero (a) para su firma y posterior envío. |
Cuadro de Reservas presupuestales, informes |
Observación Los formatos que se deben entregar: Formato de reservas, acta de anulación, ejecución presupuestal entre otros. |
| 8. |
Subdirector(a) Financiero (a) |
Revisa, firma y entrega a la secretaria de la Subdirección Financiera para su posterior envío. |
|
|
| 9. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe y consolida los informes de la cuenta anual para ser presentada ante la Secretaria Distrital de Hacienda y la Auditoria Fiscal. Elabora Oficio de envío y continúa ejecutando a partir de la actividad No. 5 del procedimiento Informe de Rendición de Cuenta Mensual. |
|
Observación Una vez entregados los informes a la Secretaria Distrital de Hacienda, Auditoría se da inicio al diligenciamiento de los formatos que deben presentarse ante la Auditoria General de la República. |
| 10. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Diligencia los formatos de rendición de la cuenta anual ante la Auditoria General: (Formato 7 Ejecución presupuestal de Egresos, Formato 8 Modificaciones al Presupuesto, Formato 10 Ejecución Reserva Presupuestal) y demás los formatos que la Auditoria General solicite. Reúne la documentación que soporta la información reportada. Revisa e imprime y signatura los formatos respectivos. |
Formatos |
|
| 11. |
Profesional Especialziado/ Universitario de Presupuesto |
Entrega debidamente firmado al funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la consolidación de los informes y/o formatos de la Auditoría General y posterior envió a la Dirección de Planeación para la consolidación de la cuenta de la contraloría de Bogotá, D.C |
|
Observación Todos los formatos deben ir con el Vo.Bo., del responsable de cada área una vez revisados y aprobados. |
| 12. |
Profesional Especialziado/Universitario de Presupuesto |
Reúne, revisa la documentación, saca fotocopias y elabora memorando para firma del Subdirector Financiero y entrega a la Dirección de Planeación de acuerdo a los instructivos recibidos, dejando copia del recibido del memorando a la Dirección Administrativa. |
Memorando |
Observación Se archiva una copia en una z con la información de la Subdirección para consulta y demás fines pertinentes |
7. ANEXOS ANEXO No. 1 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 1. No: corresponde al consecutivo por medio del cual se lleva control de los certificados expedidos.
2. ÁREA OPERATIVA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ: Entidad responsable de la expedición del certificado.
3. SUSCRITO: Cargo del Subdirector Financiero de la Entidad que certifica.
4. GASTOS DE: es la identificación del rubro presupuestal que se imputará en la ejecución de las apropiaciones aprobadas para la vigencia fiscal; GASTO DE FUNCIONAMIENTO o GASTO DE INVERSIÓN.
5. RUBRO PRESUPUESTAL RECURSO DESCRIPCIÓN: corresponde a la clasificación del rubro.
6. PARA UN TOTAL DE: corresponde a la suma solicitada como un estimativo del gasto que se pretende realizar.
7. EXPEDIDO EN: lugar y fecha de expedición del certificado.
8. SUBDIRECTOR FINANCIERO: registrar nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad. ANEXO No. 2 CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE CERTIFICADO REGISTRO PRESUPUESTAL
1. No: corresponde al número consecutivo del registro presupuestal.
2. DE OPERATIVA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ: Entidad responsable de la expedición del registro presupuestal.
3. SUSCRITO: Cargo del Subdirector Financiero de la Entidad que firma el registro presupuestal.
4. BENEFICIARIO: nombre del contratista.
5. NIT: número de identificación del contratista.
6. OBJETO DEL COMPROMISO: corresponde al objeto del gasto a efectuar, ajustado a la definición del rubro o proyecto presupuestal.
7. GASTOS DE: clasificación del gasto; FUNCIONAMIENTO o INVERSIÓN
8. RUBRO PRESUPUESTAL RECURSO DESCRIPCIÓN: corresponde a la clasificación del rubro.
9. VALOR: indica el valor general o completo del compromiso.
10. PARA UN TOTAL DE: registrar en letra el valor del compromiso.
11. No: certificado de disponibilidad expedido en forma consecutiva.
12. EXPEDIDO EN: lugar y fecha de expedición del registro presupuestal.
13. PROGRAMACIÓN DE PAGOS: Forma en que se van a realizar los pagos mes a mes, esto se hace para garantizar los recursos y el pago en el sistema.
14. SUBDIRECTOR FINANCIERO: registrar nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad. ANEXO No. 3 DOCUMENTOS MÍNIMOS QUE SE DEBEN ANEXAR EN LA SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD Y REGISTRO PRESUPUESTAL
1. Cajas Menores: La apertura, reembolso y legalización de caja menor debe juntar los documentos de acuerdo a la normatividad Vigente y al procedimiento de Cajas Menores.
2. Apertura, reembolsos y legalización de Caja Menor: Memorando de solicitud para efectuar la apertura, reembolso o el legalización de caja menor, Dependencia que solicita, Nombre del responsable de la caja menor, Nit, Dirección, Teléfono y carpeta con todos los soportes de los pagos debidamente foliados.
3. En el Reembolso y legalización: Se debe especificar el Valor de solicitud y la planilla en Excel con los datos de Dirección, Teléfono, del tercero que involucra el gasto. "Para efectos de rendición de informes ante la DIAN".
4. Avances, anticipos y/o Avances: Memorando de solicitud adjuntando el documento "acto administrativo" dependiendo la solicitud y resolución si es comisión a funcionarios. Debe contener valor, objeto, nombre, documento de identificación, dirección, teléfono del Beneficiario del mismo para efectos de rendición de informes ante la DIAN"
5. Convenios, contratos, OPS: Memorando de solicitud de registro presupuestal, debidamente diligenciado con los datos completos del contratista, "Nit o Cédula, Dirección, Teléfono, No. Cuenta Bancaria", No. De Certificado de Disponibilidad, adjuntando los documentos soportes de acuerdo con el "Anexo 1 del procedimiento para pagos".
Si es adición agregar Registro presupuestal y No. compromiso inicial.
6. Nómina: Copia y resumen de la Nómina de sueldos de los funcionarios, planilla de descuentos de incapacidades en copia dura y el diskette o por vía Outlook con los datos mínimos "Nombre, documento de Identificación, Dirección, Teléfono.
7. Resolución: Debe incluir los datos del beneficiario (nombre, nit o cédula, Dirección, Teléfono), valor, firma del ordenador del gasto y documentos soportes.
8. Servicios Públicos: (Para Expedición del certificado y Registro presupuestal) Solicitud para pago de servicios administración, celulares, públicos Anexo 4 y documentos soportes Anexo 3 del procedimiento para pagos. Debe incluir los datos del beneficiario (nombre, nit o cédula, Dirección, Teléfono).
Nota: Los documentos que se anexen para cualquier clase de solicitud de Certificado de Disponibilidad y/o Registro presupuestal puede variar de acuerdo a las normas vigentes. Únicamente es STANDARD el memorando de solicitud de registro presupuestal el cual debe incluir los datos que aparecen en el procedimiento.
En cualquier modalidad de solicitud siempre se debe incluir claramente el valor y objeto de solicitud.
ANEXO No. 4 RELACIÓN DE AUTORIZACIÓN
|
CONTRALORIA DE BOGOTA, D.C. RELACION DE AUTORIZACION No ____ (1) Personal de Planta |
| CODIGO |
CODIGO |
|
VALOR REGIMEN ANTIGUO (5) |
VALOR REGIMEN NUEVO (6) |
TOTAL DEVENGADO RA+RN (7) |
| CONTABLE (2) |
PRSUPUESTAL (3) |
RUBRO PRESUPUESTAL (4) |
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TOTAL RELACIÓN (8) |
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0,00 |
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| Nombre Director(a) de Talento Humano (9) |
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Nombre Subdirector(a) Financiero(a) (10) |
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| Director(a) Técnico(a) Talento Humano |
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|
Subdirector(a) Financiero(a) |
| INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE REGISTRO RELACIÓN DE AUTORIZACIÓN
1. No: corresponde al número consecutivo de la relación de autorización.
2. CODIGO CONTABLE: Código del gasto homologado a cada rubro presupuestal de acuerdo a la normatividad vigente.
3. CODIGO PRESUPUESTAL: Rubros que tienen afectación presupuestal de nómina.
4. RUBRO PRESUPUESTAL: corresponde a la clasificación del rubro.
5. VALOR REGIMEN ANTIGUO: indica el valor por cada concepto de la nómina del personal de planta correspondiente al régimen antiguo.
6. VALOR REGIMEN NUEVO: indica el valor por cada concepto de la nómina del personal de planta correspondiente al régimen nuevo.
7. TOTAL DEVENGADO: Sumatoria de régimen antiguo más régimen nuevo
8. TOTAL DE LA RELACIÓN: corresponde al total de la nómina.
9. Director(a) Técnico(a) Talento Humano: Registrar nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Dirección de Talento Humano.
10. Subdirector(a) Financiero(a): registrar nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad. ANEXO 5 FORMATO EJECUCION PRESUPUESTAL DE RENTAS E INGRESOS " PREDIS" INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DEL INFORME DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE RENTAS E INGRESOS "PREDIS"
1. ENTIDAD: nombre de la Entidad y código asignado por la Secretaria Distrital de Hacienda.
2. UNIDAD EJECUTORA: se relaciona de acuerdo a la asignación de la Secretaria Distrital de Hacienda.
3. CÓDIGO: identificación del código de cada una de las cuentas.
4. NOMBRE: nombre del rubro.
5. PRESUPUESTO INICIAL: registra el valor inicial del presupuesto.
6. MODIFICACIONES MES: incorpora los aumentos o disminuciones del presupuesto.
7. MODIFICACIONES ACUMULADAS: sumatoria de los movimientos de la vigencia.
8. PRESUPUESTO DEFINITIVO: refleja el valor definitivo del presupuesto para la vigencia.
9. TOTAL RECAUDOS DEL MES: registra valores recaudados durante el mes por los diferentes conceptos.
10. TOTAL RECAUDOS ACUMULADOS: monto total del valor acumulado recaudado durante la vigencia.
11. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL %: porcentaje de lo recaudado en la vigencia.
12. SALDO POR RECAUDAR: registra el valor pendiente de recaudo de la vigencia.
13. RECONOCIMIENTO VIGENCIA ACTUAL: registra el valor que no ha ingresado a Tesorería pero que será recaudado posteriormente al cierre de la vigencia, siempre y cuando esté certificado.
14. RECAUDO ACUMULADO CON RECONOCIMIENTO: es el valor acumulado de los reconocimientos aceptados y certificados.
15. RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO: nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.
16. ORDENADOR DEL GASTO: nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto. ANEXO 6 FORMATO DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIÓN INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIÓN
1. ENTIDAD: nombre de la Entidad y código asignado por la Secretaria Distrital de Hacienda.
2. UNIDAD EJECUTORA: se relaciona de acuerdo a la asignación de la Secretaría de Hacienda.
3. CÓDIGO: identificación del código de cada una de las cuentas.
4. NOMBRE: nombre del rubro.
5. PRESUPUESTO INICIAL: registra el valor inicial del presupuesto.
6. MODIFICACIONES MES: incorpora los aumentos o disminuciones del presupuesto.
7. MODIFICACIONES ACUMULADAS: sumatoria de los movimientos de la vigencia.
8. APROPIACIÓN VIGENTE: Es el presupuesto originado para la vigencia.
9. SUSPENSIÓN: Valor de la vigencia asignado por la Secretaria Distrital de Hacienda Distrital que no se puede ejecutar.
10. DISPONIBLE: Presupuesto asignado menos el valor disponible.
11. TOTAL COMPROMISOS MES: Valor que garantiza los recursos definitivamente para un gasto determinado.
12. TOTAL COMPROMISOS ACUMULADOS: Sumatoria de los compromisos expedidos durante la vigencia.
13. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL %: porcentaje de lo recaudado en la vigencia.
14. AUTORIZACIÓN GIRO MES: Valor girado por tesorería durante la vigencia.
15. AUTORIZACIÓN GIRO ACUMULADO: Sumatoria del valor girado por tesorería durante la vigencia.
16. EJECUCIÓN AUTORIZACIÓN GIRO %: Registra el porcentaje de giros realizados durante la vigencia.
17. RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO: nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.
18. ORDENADOR DEL GASTO: nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto.
ANEXO No. 7 FORMATO DE I INFORME DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE I INFORME DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES
1. EMPRESA: código de la Entidad.
2. NOMBRE: nombre de la Entidad.
3. MES: periodo que se rinde.
4. UNIDAD EJECUTORA: nombre del De responsable.
5. VIGENCIA FISCAL: año de la vigencia que sé esta ejecutando.
6. CÓDIGO: identificación del número de la nomenclatura de la cuenta de acuerdo con el plan de cuentas.
7. NOMBRE: nombre del rubro
8. PRESUPUESTO INICIAL: registra el valor inicial del presupuesto para la vigencia Fiscal.
9. MODIFICACIONES MES: incorporan los aumentos o disminuciones del presupuesto.
10. MODIFICACIONES ACUMULADAS: sumatoria de los movimientos de la vigencia.
11. PRESUPUESTO VIGENTE: valor del presupuesto asignado para cada cuenta para la vigencia fiscal.
12. SUSPENSIÓN: valor suspendido del presupuesto que no se puede ejecutar hasta tanto no sea autorizado por la Secretaría de Hacienda.
13. PRESUPUESTO DISPONIBLE: registro de valores asignados para ejecutar durante la vigencia fiscal.
14. COMPROMISO DEL MES: registro de los recursos que financian los compromisos adquiridos por la entidad.
15. COMPROMISOS ACUMULADOS: sumatoria de los compromisos adquiridos durante la vigencia en el tiempo transcurrido de la misma.
16. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: porcentaje de ejecución acumulada sobre el total del presupuesto de la vigencia por 100.
17. AUTORIZACIÓN DE GIRO EN EL MES: valor girado por Tesorería en el mes del reporte.
18. AUTORIZACIÓN DE GIRO ACUMULADA: acumulado de giros efectuados durante la vigencia en el tiempo transcurrido.
19. PORCENTAJE DE AUTORIZACIÓN DE GIRO: porcentaje de ejecución de giro sobre el total del presupuesto de la vigencia por 100.
CONTROL DE CAMBIOS
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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA CONTABILIDAD |
Página 1 de 45 |
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Código documento:13002 |
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Código formato: 01002002 |
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Versión:4.0 |
FECHA: 01 DE NOVIEMBRE DE 2013
| Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
| Firma: |
Firma: |
| Nombre: Dairo Giraldo Velásquez |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo |
| Cargo: Subdirector Financiero |
Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación |
1. OBJETIVO(S): Normalizar las actividades que deben desarrollarse para registrar los actos administrativos de la Entidad que posean registro presupuestal y que generen posibles obligaciones cumpliendo con la obligación legal de presentar la información contable requerida tanto internamente como externamente.
2. ALCANCE:
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO O RA.
Inicia cuando el Profesional Universitario y/o Técnico de Contabilidad, recibe de las diferentes áreas "Presupuesto, Central de Cuentas, secretaria de la subdirección financiera", los documentos soportes de las obligaciones y/o compromisos que afectan los estados Financieros de la Entidad y dando inicio a la elaboración de la orden de pago o RA y termina cuando la Secretaria (Subdirección Financiera) entrega a Tesorería para dar inicio al Procedimiento de Giro Tesoral y/o Pago de la Orden de Pago.
Da inicio al Procedimiento Manejo de Tesorería "13003" , Giro tesoral y/o pago de la orden de pago
PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DE ALMACÉN Inicia cuando el Profesional de Contabilidad recibe de Almacén los diferentes comprobantes de egresos e ingresos producto de los registros y movimientos realizados durante el mes en el almacén. Ingresa al módulo del Almacén e inventarios y realiza la contabilización respectiva y termina cuando el Profesional Universitario de Contabilidad Imprime auxiliares y/o comprobantes de diario, para revisión y cruces entre la información contabilizada y soportes de almacén, Pasa informe del cruce al Profesional Especializado de Contabilidad (Contador).
PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE GENERACIÓN DE NÒMINA
Inicia cuando la Secretaria Subdirección Financiera, recibe de Dirección de Talento Humano la respectiva relación de la nómina generada desde el sistema de nómina vigente, radica y entrega a Presupuesto para Elaboración del Registro presupuestal y termina cuando el Profesional Especializado de Contabilidad ingresa al sistema de nómina una vez realizados los pagos de la orden de pago de nómina y/o aportes e inicia el proceso de contabilización, seleccionando los datos a contabilizar.
PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE RETENCIONES
Inicia cuando el Profesional Universitario de Tesorería y/o Tesorero entrega a Contabilidad el calendario tributario para la revisión y cruce de los descuentos realizados por concepto de retenciones a las ordenes de pago generadas durante el mes; y termina cuando el Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad, entrega a Tesorería el informe de los pagos a realizar por concepto de retenciones realizadas y se genera el pago.
PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO Y ACTAS DE LEGALIZACIÓN
Inicia cuando el Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) recibe de tesorería el informe diario de Tesorería, con la documentación de los registros y movimientos realizados en tesorería tales como: Actas de Legalización con sus diferentes soportes de generación de los mismos, Actas de Giro de las diferentes órdenes de pago y/o pagos realizados en tesorería, con los diferentes documentos que se generaron en cada uno de los pasos de la creación del pago, Relaciones de Autorización con los soportes anexos de la generación y pago de la nómina. Traslados de Secretaría Distrital del Hacienda (SHD), reporte de los giros de las transferencias electrónicas realizadas a los diferentes proveedores y/o funcionarios de la entidad, actas de anulación de cheques y otros y termina cuando Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad, presupuesto y tesorería realizan los cruces de la información tesoral y contable efectuando los ajustes necesarios para formalizar el cierre mensual, semestral y anual en el sistema financiero vigente, presentando los informes a que haya lugar en cada área.
PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE DE CESANTÍAS
Inicia cuando Profesionales (Dirección de Talento Humano) envía impreso y vía Outlook el reporte correspondiente del mes de las cesantías de los funcionarios afiliados al FONCEP y termina cuando Profesional Universitario de Contabilidad revisa el comprobante de diario con la información enviada de la Dirección de Talento Humano y da inicio al cruce de cesantías con profesional de Talento Humano. PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE MULTAS IMPUESTAS POR LA CONTRALORIA DE BOGOTA
Inicia cuando la Secretaria Subdirección Financiera radica el oficio remisorio junto con la respectiva copia de resoluciones debidamente ejecutoriada de imposición de multas y termina cuando la Secretaria Subdirección Financiera remite con memorando el cuadro de Excel a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva para los fines pertinentes.
PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE TÍTULOS
Inicia cuando la Secretaria (Tesorería) recibe de Jurisdicción Coactiva y/o Responsabilidad Fiscal, los títulos para custodia con memorando, saca fotocopia del memorando y entrega a Tesorero para los fines pertinentes y termina cuando el Profesional Universitario de Contabilidad al cierre del mes imprime los libros auxiliares, o comprobantes para entregar debidamente firmados al Profesional Especializado (Contador) para su revisión y Vo.Bo.
PROCEDIMIENTO FLUJO CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN ENTRE DEPENDENCIAS
Inicia cuando la secretaria de la Subdirección Financiera recibe y radica oficio con documentos comprobatorios de algunas dependencias para su contabilización y cruces a los que haya lugar, entrega al responsable de cada área de acuerdo al contenido del recibido y termina cuando la secretaria Subdirección Financiera archiva original de estados financieros y los mantiene en guarda y custodia.
PROCEDIMIENTO DE CIERRE MENSUAL, TRIMESTRAL Y ANUAL
Inicia cuando el Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) recibe de las diferentes áreas de la Entidad la información de los movimientos que no llegan automáticamente de los demás subsistemas "Tesorería, Nómina, Almacén, Jurisdicción Coactiva, Responsabilidad Fiscal, etc.". Tales como: cesantías, multas y costas, comprobantes de almacén, reintegros de tesorería, entre otros, para realizar los registros contables necesarios correspondientes y realizar los informes respectivos de cierre de mes y termina cuando la secretaria Subdirección Financiera envía a la Oficina de Control Interno para consolidación de la cuenta de la Contraloría de Bogotá, D.C ante la Auditoria General de la República, dejando copia del recibido del memorando en la Subdirección.
3. BASE LEGAL:
Ver Normograma
4. DEFINICIONES:
BANCO: Establecimiento de origen privado o público, vigilado por la Superintendencia Bancaria, que debidamente autorizado por la ley, admite dinero en forma de depósito para que en unión de recursos propios, pueda conceder préstamos, descuentos y en general, todo tipo de operaciones financieras.
BALANCE GENERAL: Informe o estado que refleja la situación financiera, económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio.
CAUSACIÓN: Los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que sucedan, independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se deriva de estos.
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Documentos en los que se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del ente público y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL: Informe que señala la actividad financiera, económica y social de un ente público y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su función administrativa o cometido estatal, expresados en términos monetarios, durante un Período determinado.
ESTADOS CONTABLES BÁSICOS: Comprende aquellos que preparan los entes públicos al cierre de un período, en desarrollo de políticas sobre información institucional, con el fin de proporcionar lo relacionado con la situación financiera, económica y social del ente público, los resultados y la generación de flujos de fondos.
LIBRO DIARIO: Contiene dentro de los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, extraídos de los comprobantes de contabilidad.
LIBRO MAYOR: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, así como las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes.
LIBROS AUXILIARES: Contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del Catálogo General de Cuentas.
NOTA CRÉDITO: Documento emitido por el vendedor para el comprador que indica la voluntad del vendedor de reducir (acreditar) la cuenta por cobrar del comprador como resultado de una devolución o una rebaja en ventas.
NOTA DEBITO: Documento emitido por el comprador para el vendedor que señala reducción (débito) de la cuenta por pagar del vendedor como resultado de una devolución o rebaja en una compra.
NOTA CRÉDITO BANCARIA: Documento emitido por BANCO que sirve de soporte para el registro de un valor abonado o acreditado a la Cuenta Corriente o de ahorros por conceptos de intereses o rendimientos ganados, devolución IVA, ajustes, entre otros, a favor del titular de la Cuenta.
NOTA DEBITO BANCARIA: Documento emitido por el BANCO para registrar el cobro o cargo de algún servicio tal como: comisiones, remesas, manejo de cuenta, ajustes, etc.
5. ANEXOS:
Formato de cuenta de cobro (Anexo No. 1)
Formato gastos pagados por anticipado (Anexo No. 2)
Formato cruce entre contabilidad y demás áreas (Anexo No. 3)
Formato de orden de pago (Anexo No. 4)
Formato relación retenciones efectuadas (Anexo No. 5)
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ORDEN DE PAGO O RA
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional y/o Técnico de Contabilidad |
Recibe de las diferentes áreas "Presupuesto, Central de Cuentas, secretaria de la subdirección Financiera", los documentos soportes de las obligaciones y/o compromisos que afectan los estados Financieros de la Entidad y dando inicio a la elaboración de la orden de pago o RA. |
|
Observación: Compromisos y/o obligaciones que adquiere la entidad y que requieren de orden de pago como "convenios, cuentas de cobro, contratos, resoluciones, facturas de servicios públicos, avances, anticipos, comisiones, apertura de cajas menores, reembolsos, entre otros etc y los que requieren de RA como relación de autorización de pagos a funcionarios, planilla únicas y sentencias a que haya lugar. |
| 2. |
Profesional y/o Técnico de Contabilidad |
Recibe de Central de Cuentas: Formato cuenta de cobro ("Modelo de Documento Equivalente a Factura"), y los anexos 1 y 2 del procedimiento de pagos: Anexo 1 "Documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o elaboración de orden de pago y el Formato Hoja de Ruta Interna "Anexo 2" |
|
Observación: Modelo de documento equivalente a factura, de acuerdo al Art. 3 decreto 522 de marzo de 2003. |
| 3. |
Profesional y/o Técnico de Contabilidad |
Recibe del área de Presupuesto Registro Presupuestal con los documentos soportes que dieron origen al mismo, Contratos, Resoluciones, Avances, Cajas Menores, Nóminas, Planilla única, cuadro resumen de pagos de nómina y aportes entre otros con los documentos soportes respectivos de acuerdo al tipo de registro que se debe efectuar. |
|
|
| 4. |
Profesional y/o Técnico de Contabilidad |
Revisa y verifica que la documentación recibida de las diferentes áreas estén completas y acordes con el registro presupuestal, cuenta de cobro, factura, avances, entre otros. Coteja el objeto, valor, forma de pago, registro presupuestal. |
|
Observación: Hoja de ruta interna no se utiliza para los pagos referentes a la nómina, avances, comisiones. En el evento de que los soportes no estén correctos, devuelve a central de cuentas o al área de Presupuesto para los ajustes y fines a que haya lugar. |
| 5. |
Profesional y/o Técnico de Contabilidad |
Ingresa al sistema financiero vigente y da inicio al diligenciamiento de acuerdo al tipo de documento que se recibe: Si son: 1. Contratos, Resoluciones, Avances, anticipos, comisiones, apertura de cajas menores, reembolsos, servicios públicos entre otros, ingresa al módulo de órdenes de pago del sistema financiero vigente, ingresando por diligenciamiento órdenes de pago realizando los siguientes pasos: Diligencia los campos del beneficiario constatando con la información recibida. Valida la información seleccionando el No. de compromiso, imputación presupuestal, valor del compromiso. Registra la información contable afectando las cuentas contables de acuerdo al PGCP y procede a efectuar las deducciones si supera los mínimos de ley conforme a las normas vigentes. |
|
Punto de Control: Revisa el régimen al cual pertenece, se detecta en la factura o el contrato. |
| 6. |
Profesional y/o Técnico de Contabilidad |
Orden de Pago Nómina Si son actos administrativos: Resoluciones por pagos de, nómina de funcionarios ingresa al módulo de órdenes de pago - relación de autorización y da inicio al diligenciamiento de la información. 6.1 Cuando es nómina generada desde el sistema de nómina vigente, verifica que se haya realizado el proceso de generación del RA y creación de los datos desde el sistema de Nómina en forma automática. Ingresa al sistema de órdenes de pago, diligenciamiento de relación de autorización, indica el número del RA generado desde la nómina automatizada, dando inicio a la verificación y validación de los datos de acuerdo a la documentación soporte iniciando con: 1. Imputación presupuestal. 2. Centros de costos 3. Anexos de nómina. |
Relación de autorización |
|
| 7. |
Profesional y/o Técnico de Contabilidad |
Verifica si es Pago Por Resolución y no es generada automáticamente desde el módulo de Nómina. Recibe registro presupuestal teniendo en cuenta el número de la Resolución Reglamentaria. Valida la información con el registro presupuestal, creando una nueva relación de autorización en forma manual por el sistema de órdenes de pago. |
Relación de Autorización |
Observación: Pago por Resolución Se recibe Resoluciones por pagos a funcionarios que no están dentro del proceso de nómina tales como: "Sentencias judiciales Laborables, Indemnizaciones, Liquidación de prestaciones entre otros". |
| 8. |
Profesional de Contabilidad |
Imprime Anexo 4 en original junto con tres copias, terminada la generación, y/o elaboración de la orden de pago para cualquier caso. E imprime la relación de: Autorización por los conceptos de nómina, aportes patronales, Resoluciones que tengan que ver con pagos a funcionarios diferentes a cesantías. Entrega al Profesional Especializado de Contabilidad adjuntando la hoja de ruta interna y/o documentos soportes que generaron la misma. |
Orden de Pago Relación de Autorización |
Observación Para todo proceso se debe tener en cuenta la orden de pago. |
| 9. |
Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) |
Recibe y revisa Si es orden de pago por pago de compromisos, pagos a funcionarios diferentes a nómina mensual revisa las cuentas contables y los registros presupuestales que se afectaron junto con los documentos soportes de la cuenta u obligación a cancelar. Si están en regla: ingresa al sistema de órdenes de pago realiza la causación contable, aprueba y firma la orden de pago. Si es nómina generada en forma automática desde el sistema vigente de nómina revisa los soportes e ingresa al módulo de nómina para realizar el proceso de contabilización de nómina, valida y contabiliza los RA’s generados. Entrega a la secretaría de la Subdirección para recoger firma del subdirector. |
|
Observación: Recibe y revisa la orden de pago, la causación contable y demás documentos soportes de la cuenta u obligación a cancelar. |
| 10. |
Subdirector Financiero |
Recibe y revisa la orden de pago y demás comprobantes y/o documentos anexos. Si esta en regla, firma y entrega la cuenta para su radicación en la Central de cuentas por parte de la secretaria de Subdirección Financiera. De lo contrario devuelve al origen del error con las observaciones pertinentes en la hoja de ruta. |
|
|
| 11. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe la cuenta y demás soportes anexos a la orden de pago y registra en el libro radicador diligenciando los datos contenidos en la misma y entrega al funcionario responsable de Central de Cuentas. |
|
|
| 12. |
Técnico y/o Profesional Universitario Central de Cuentas Subdirección Financiera |
Recibe e ingresa al sistema vigente de órdenes de pago. Selecciona envío a Tesorería. Verifica que las órdenes de pago corresponden a la documentación impresa. Si está correcto genera el envío. Imprime el formato documentos a Radicar. |
Relación de documentos a Radicar |
Punto de Control: Verifica Valor y Tercero del sistema con el impreso. |
| 13. |
Técnico y/o Profesional Central de Cuentas Subdirección Financiera |
Entrega a Tesorería junto con las órdenes de pago que se muestran en la relación y demás soportes, hoja de ruta interna, Formato Documentos a Radicar. Registra en el Libro Radicador de órdenes de pago. |
|
|
| 14. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Entrega a Tesorería para dar inicio al Procedimiento de Giro Tesoral y/o Pago de la Orden de Pago Da inicio al Procedimiento Manejo de Tesorería "13003", Giro tesoral y/o pago de la orden de pago. |
|
|
6.2. PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DE ALMACÉN
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional de Contabilidad |
Recibe de Almacén los diferentes comprobantes de egresos e ingresos del almacén de los registros y movimientos realizados durante el mes. Ingresa al módulo del Almacén e inventarios y realiza la contabilización respectiva. |
Comprobantes de Almacén e inventarios |
Observación: Los comprobantes de almacén e inventarios deben ser los ingresos y/o egresos del mes a validar. |
| 2. |
Profesional de Contabilidad |
Ingresa al módulo para registrar salidas del almacén, si son elementos devolutivos se llaman traslados y se manejan por el sistema de Inventarios, si son elementos de consumo se llaman egresos y se manejan por el sistema de almacén, en ambos casos para contabilizar se da la opción de consultar y digitar el número de comprobante a contabilizar ubicándose en la transacción, se revisan las cuentas contables y el valor del comprobante si están correctos da la opción de contabilizar. Firma comprobante impreso constatando que se encuentra debidamente contabilizado, dejando el ID del comprobante. |
|
Punto de Control: Código ID que se genera automáticamente al realizar la contabilización de los diferentes registros de almacén e inventarios. |
| 3. |
Profesional de Contabilidad |
Si son ingresos, y se registran en el mismo mes, no es necesario contabilizarlo porque previamente se ha causado al momento de diligenciar la orden de pago. Sino se registran en el mismo mes se debe efectuar un registro provisional para realizar el cruce con Almacén, el cual se anulara una vez se realice el proceso de la correspondiente Orden de Pago. |
|
|
| 4. |
Profesional de Contabilidad |
Se ingresa al comprobante generado de depreciación y se contabiliza. |
|
|
| 5. |
Profesional de Contabilidad |
Imprime auxiliares y/o comprobantes de diario, para revisión y cruces entre la información contabilizada y soportes de almacén. Entregue informe del cruce al Profesional Especializado de Contabilidad (Contador). |
Libro Auxiliar |
|
6.3. PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE GENERACIÓN DE NÒMINA
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe de Dirección de Talento Humano la respectiva relación de la nómina, aportes generados desde el sistema de nómina vigente. Radica y entrega a Presupuesto para elaboración del Registro presupuestal respectivo. Ver procedimiento de presupuesto 13001. |
Registro presupuestal |
|
| 2. |
Profesional de Contabilidad |
Recibe de presupuesto el Registro presupuestal y la documentación generada en nómina. |
|
|
| 3. |
Profesional de Contabilidad |
Ingresa al módulo de nómina vigente, Recursos humanos, relación de autorización, proceso de relación de autorización. Da la opción de cargar y validar la información de la nómina y/o aportes del mes a pagar. Aprueba la relación de autorización que está ejecutando. Crea la relación de autorización para tesorería teniendo en cuenta el registro presupuestal y mes a afectar. Imprime, verifica y compara que la información este acorde a la impresa en la Dirección de Talento Humano y registro presupuestal |
Anexos, Relación de autorización |
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| 4. |
Profesional de Contabilidad |
Da inicio al procedimiento 6.1 Elaboración de la orden de pago, actividad No.6. |
|
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| 5. |
Profesional de Contabilidad |
Entrega al responsable de Central de cuentas para el envío a Tesorería. |
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| 6. |
Técnico y/o Profesional Central de Cuentas |
Da inicio al Procedimiento 13005 numeral 6.5 Envío a Tesorería |
|
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| 7. |
Profesional Especializado de Contabilidad |
Ingresa al sistema de nómina una vez realizados los pagos de la orden de pago de nómina y/o aportes e inicia el proceso de contabilización, seleccionando los datos a contabilizar. |
|
|
6.4. PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE RETENCIONES
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional Universitario de Tesorería y/o Tesorero |
Entrega a Contabilidad el Calendario Tributario por cada una de las unidades ejecutoras y retenciones practicadas. (Retefuente, Reteiva, Reteica, Estampillas y Retención CREE) |
Calendario Tributario |
Punto de Control: Primer día hábil de cada mes se debe imprimir el reporte desde el sistema de tesorería. |
| 2. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad |
Recibe y verifica los documentos entregados por tesorería e imprime el auxiliar de contabilidad para realizar el cruce de las retenciones registradas en contabilidad y tesorería. |
Libro auxiliar de Contabilidad |
Punto de Control: Contabilidad revisa y verifica que los descuentos estén registrados en los dos sistemas. |
| 3. |
Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad |
Una vez realizada la revisión y cruce entre los dos sistemas, contable y tesorería, se efectúan los ajustes a que haya lugar e informa a tesorería si existen diferencias en el calendario tributario. |
|
|
| 4. |
Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad |
Realizados los ajustes se elabora el cuadro de "Relación de Retenciones Efectuadas en el Mes", firmado por el Profesional Especializado y el Tesorero |
Cuadro Anexo Nº 5 "Relación de Retenciones Efectuadas en el Mes" |
Punto de Control: Firma del Contador y Tesorero |
| 5. |
Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad |
Radica en Tesorería la relación de retenciones, con los soportes, para proceder al pago |
Anexo 5, Calendario Tributario y Libro Auxiliar de Contabilidad |
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| 6. |
Tesorero |
Realiza los pagos de acuerdo a la relación entregada por contabilidad |
Formulario de pago y AG |
|
6.5. PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO Y ACTAS DE LEGALIZACIÓN
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) |
Recibe de tesorería el informe diario de Tesorería, con la documentación de los registros y movimientos realizados en tesorería tales como: Actas de Legalización con sus diferentes soportes de generación de los mismos, Actas de Giro de las diferentes órdenes de pago y/o pagos realizados en tesorería, con los diferentes documentos que se generaron en cada uno de los pasos de la creación del pago, Relaciones de Autorización con los soportes anexos de la generación y pago de la nómina. Traslados de SDH, reporte de los giros de las transferencias electrónicas realizadas a los diferentes proveedores y/o funcionarios de la entidad, actas de anulación de cheques y otros. |
Informe diario de tesorería |
Punto de control: Listado y/o auxiliar, y/o comprobante de las órdenes de pago canceladas y demás documentos generados en la tesorería tales como: actas de legalización, actas de reintegros, comprobantes de egreso, especificando en cada uno el valor y número. |
| 2. |
Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) |
Recibe y verifica que los documentos que conforman el informe diario estén debidamente legalizados y/o firmados por el Subdirector Financiero y por cada uno de los responsables de los registros y/o movimientos efectuados en el día. Si son órdenes de pago debe incluir el formato de documentos a Radicar generada en la central de cuentas |
|
|
| 3. |
Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) |
Verifica de cada uno de los documentos impresos el objeto, valor, proveedor, rubros presupuestales, cuentas contables. Si es correcto procede a realizar la contabilización de la siguiente forma: Si son órdenes de pago: Revisa las órdenes de pago archivadas en el informe con el formato de documentos a Radicar generada en la central de cuentas. Ingresa al módulo de órdenes de pago y verifica que ya se haya generado la causación contable de las órdenes de pago, si no esta causada realiza la misma. Ingresa al sistema financiero módulo de tesorería egresos, causación y da la opción de cargar la información ingresando la fecha del día a contabilizar. Selecciona los diferentes registros que aparecen en pantalla o busca por número de orden de pago o acta de giro a contabilizar. Genera el movimiento y genera la contabilización del mismo. Si presenta inconsistencias en la contabilización verifica la misma buscando el origen del error, para dar la solución pertinente. Si la documentación no está de acuerdo a los soportes que debe contener el informe diario devuelve a Tesorería para que se complete la misma y así dar inicio a la contabilización. Si son Actas de legalización: 2.1 Ingresa al sistema financiero módulo de tesorería ingresos, Opción legalizar sistema financiero digita el número de acta a legalizar de acuerdo al documento que está revisando. 2.2 Verifica las cuentas contables y los valores registrados y da la opción de legalizar. |
|
Punto de Control: Contabilidad revisa y verifica que tanto los rubros como los valores se encuentren registrados en el sistema. |
| 4. |
Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) |
Realizada la contabilización de las órdenes de pago, actas de giro y actas de legalización contenidas en el informe diario deja constancia de revisión dejando el Vo.Bo., con fecha de revisión. Devuelve a Tesorería para que genere el boletín diario. |
|
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| 5. |
Profesional Especializado de Contabilidad (Contador), Profesionales Universitarios y/o técnicos del área contable. |
Ingresa mensualmente previo al cierre contable al sistema financiero vigente generando en forma automática los diferentes libros auxiliares y/o comprobantes de contabilidad generados en el mes para realizar la revisión y cruces respectivos. |
Comprobante de contabilidad, Libros auxiliares |
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| 6. |
Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad, presupuesto y tesorería |
Realiza los cruces de la información tesoral y contable efectuando los ajustes necesarios para formalizar el cierre mensual, semestral y anual en el sistema financiero vigente, presentando los informes a que haya lugar en cada área. |
|
|
6.6. PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE DE CESANTÍAS
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesionales (Dirección de Talento Humano) |
Envía impreso y vía Outlook el reporte correspondiente del mes de las cesantías de los funcionarios afiliados al FONCEP |
Reporte Cesantías |
Punto de Control El mismo día que se recibe por Outlook la información de cesantías la Dirección de Talento Humano debe radicar el documento impreso debidamente firmado y fechado, para evitar cambios de la información. |
| 2. |
Profesional de Contabilidad |
Copia el archivo recibido en el disco duro. Organiza la información contenida en el archivo dejando los campos de cédula, nombre, monto de cesantías y pagos. |
|
. |
| 3. |
Profesional de Contabilidad |
Ingresa al Sistema Financiero vigente una vez organizado y revisado el archivo. Registra la información en el sistema contable vigente. |
Comprobante cesantías |
Observación Cualquier cambio que se requiera por parte de la Dirección de Talento Humano en la información suministrada de cesantías debe ser informado por escrito a la Subdirección Financiera, |
| 4. |
Profesional de Contabilidad |
Archiva soportes con copia de los anexos y el informe de la Dirección de Talento Humano como control y verificación de las mismas. |
Informe |
|
| 5. |
Profesional de Contabilidad |
Revisa el comprobante de diario con la información enviada de la Dirección de Talento Humano. Da inicio al cruce de cesantías con profesional de Talento Humano. |
|
|
6.7. PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE MULTAS IMPUESTAS POR LA CONTRALORIA DE BOGOTA
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Radica el oficio remisorio junto con la respectiva copia de resoluciones debidamente ejecutoriada de imposición de multas. |
Oficio |
|
| 2. |
Profesional de Contabilidad |
Verifica si las multas que se encuentran relacionadas en la Resolución estén incorporadas en el sistema financiero vigente. Si no da inicio al registro en cuentas de orden verificando que el tercero se encuentre registrado en la Base de Datos de no estar creado, solicita al funcionario responsable de la creación de terceros "Central de Cuentas, o Tesorería la verificación y/o creación del tercero" Da inicio a efectuar el registro contable. Imprime, revisa el comprobante de contabilidad generado de los registros de multas. |
Comprobante de Contabilidad |
|
| 3. |
Profesional de Contabilidad |
Archiva copia de la resolución en la carpeta de multas. |
|
|
| 4. |
Profesional de Contabilidad |
Imprime auxiliar de las multas impuestas al final del mes. Actualiza cuadro en Excel de las multas nuevas y las canceladas. Revisa con libro auxiliar. Pasa a secretaria de la Subdirección Financiera. |
Cuadro en hoja electrónica |
Punto de Control: Conciliación de saldos de multas entre Jurisdicción Coactiva vs. Subdirección Financiera |
| 5. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Remite con memorando el cuadro de Excel a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva para los fines pertinentes. |
|
|
6.8. PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE TÍTULOS
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Secretaria (Tesorería ) |
Recibe de Jurisdicción Coactiva y/o Responsabilidad Fiscal, los títulos para custodia con memorando. Saca fotocopia del memorando y entrega a Tesorero para los fines pertinentes. |
Títulos para custodia, Memorando |
|
| 2. |
Tesorero |
Recibe, revisa y diligencia cuadro en Excel con los títulos que recibe. Entrega a la secretaria o profesional del área para que se entregue a contabilidad. |
Cuadro en Excel |
|
| 3. |
Profesional de Contabilidad |
Recibe de tesorería fotocopia del memorando enviado a Tesorería por Jurisdicción Coactiva y/o Responsabilidad Fiscal. Recibe oficio de Tesorería de los títulos endosados. Firma el original del memorando recibido en tesorería, colocando fecha de recibido y hora. |
|
|
| 4. |
Profesional de Contabilidad |
Valida que la información contenida en el memorando no se encuentre registrada en el sistema financiero vigente. Si no están registrados da inicio a verificar: Si los títulos están en custodia o Si es endoso o fraccionamiento del Título ordenado por la oficina de Jurisdicción Coactiva y/o Responsabilidad Fiscal mediante memorando. Coteja si el tercero se encuentra registrado en la Base de Datos si no solicita al funcionario responsable de la creación de terceros "Central de Cuentas, o Tesorería la verificación y/o creación del mismo." Teniendo en cuenta el ID de creación del mismo. Ingresa al sistema Contable vigente e incorpora la información afectando las cuentas de orden respectivas, o si es endoso se procede al registro de retiro afectando cuentas de orden respectivas digitando el ID del tercero en cualquiera de los casos. Una vez realizado los registros contables respectivos da la opción de contabilización. |
Libro Auxiliar |
Observación: ID = Código que da el sistema vigente al ingresar un tercero equivalente a la cédula o Nit. |
| 5. |
Profesional de Contabilidad |
Archiva copia de la resolución o del memorando en la carpeta de Títulos. |
|
|
| 6. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Da inicio al procedimiento de flujo de conciliación. |
|
Punto de Control Dejar constancia de revisión debidamente firmada por: Profesional Universitario de Contabilidad y Tesorería. |
| 7. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Al cierre del mes imprime los libros auxiliares, o comprobantes para entregar debidamente firmados al Profesional Especializado (Contador) para su revisión y Vo.Bo. |
|
|
6.9. PROCEDIMIENTO FLUJO CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN ENTRE DEPENDENCIAS
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Recibe y radica oficio con documentos comprobatorios de algunas dependencias para su contabilización y cruces a los que haya lugar. Entrega al responsable de cada área de acuerdo al contenido del recibido. |
|
Observaciones: Dependencias Almacén, e Inventarios, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Jurisdicción Coactiva, Dirección de Talento Humano, Presupuesto, Tesorería entre otras. |
| 2. |
Profesional Especializado de contabilidad |
Recibe Oficio del almacén, comprobantes de ingresos y egresos los movimientos por bajas de elementos y el estado del almacén a la fecha de solicitud entre otros. Oficio de inventarios adjuntando los registros efectuados, traslados internos y estado de los inventarios. De la Oficina Asesora Jurídica reporte mensual de los procesos nuevos y procesos archivados y el saldo de la base de datos, y costas. De la Oficina de Jurisdicción Coactiva reporte mensual de multas, sanciones entre otros. Cruces de los títulos registrados en el mes con el profesional de tesorería, extracto bancario respectivo y los que se encuentran en custodia. De la Dirección de Talento Humano todo lo relacionado a las novedades de servicios personales, aportes patronales y parafiscales, consolidado de cesantías de funcionarios afiliados a FONCEP vía Outlook e impreso. Del grupo de Tesorería, actas de legalización, por cancelación de reintegros, multas, costas, reintegros de nómina por concepto de incapacidades y relación de las órdenes de pago pendientes de giro tesoral, impuestos entre otros. 8. Presupuesto, ejecución presupuestal de ingresos, gastos e inversión. Entrega al profesional responsable de cada tema para su validación y/o cruces necesarios entre los registros contables, presupuestales, tesorales, nómina, almacén, entre otros. Diligencian formato anexo 3 "Formato de cruce entre contabilidad y demás áreas" Realiza los registros de acuerdo a los ajustes que se deban realizar en el sistema financiero, o indica al responsable de la diferencia para que se consolide y se haga el ajuste en el subsistema respectivo. |
Oficios, Cuadros |
Punto de Control: Al cierre contable para el cruce entre tesorería, contabilidad, presupuesto, nómina, almacén, se deben tener en cuenta: reintegros, cheques, transferencias electrónicas, cesantías FONCEP, egresos e ingresos de almacén, ejecución presupuestal entre otros. |
| 3. |
Profesional de Contabilidad |
Concentra la información mensual a través de un informe incorporando en el sistema financiero vigente las novedades que se generen y emite cifras de cierre en lo referente a las demás áreas. Realiza cruces entre los libros auxiliares y los reportes enviados por las diferentes dependencias. Si encuentra inconsistencias comunica al área o dependencia responsable para los ajustes necesarios. De lo contrario imprime copia de los anexos de contabilidad y elabora cuadro para la conciliación de saldos contables y saldos con las áreas que reportan información. Formula Estados Financieros con la información mensual generada y conciliada. |
Comprobante de Contabilidad |
Observación: Las diferencias que requieren de ajuste deben ser incorporados en el Sistema Financiero vigente. Para realizar el cierre del sistema Financiero vigente debe realizarse los cruces entre tesorería, contabilidad y presupuesto y llegar a un acuerdo para el cierre del mismo dejando posibles ajustes para registrar en fechas posteriores. |
| 4. |
Profesional de Contabilidad |
Entrega al Profesional Especializado de Contabilidad Estados Financieros los cuadros de conciliación de saldos entre las áreas que se requiera y los anexos respectivos para su revisión y firma. Informa al Profesional Especializado de Contabilidad lo correspondiente a los cruces de cesantías. |
|
Observación: Revisión y verificación de los saldos entre las áreas que se requieran mediante cuadros comparativos elaborados por profesionales de contabilidad. |
| 5. |
Profesional Especializado de contabilidad |
Recibe, analiza y firma los anexos, cuadros y estados financieros. |
|
|
| 6. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Recibe relación para la elaboración de los memorandos y envío a las diferentes dependencias informando sobre las inconsistencias encontradas en el área contable. |
Memorandos |
|
| 7. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Archiva original de estados financieros y los mantiene en guarda y custodia. |
Estados Financieros |
|
6.10. PROCEDIMIENTO DE CIERRE MENSUAL, TRIMESTRAL Y ANUAL
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) |
Recibe de las diferentes áreas de la Entidad la información de los movimientos que no llegan automáticamente de los demás subsistemas "Tesorería, Nómina, Almacén, Jurisdicción Coactiva, Responsabilidad Fiscal, etc.". Tales como: cesantías, multas y costas, comprobantes de almacén, reintegros de tesorería, entre otros, para realizar los registros contables necesarios correspondientes y realizar los informes respectivos de cierre de mes. |
Informes |
|
| 2. |
Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) |
Entrega al funcionario responsable para la verificación y/o registro de acuerdo a los soportes recibidos. |
|
|
| 3. |
Profesional de Contabilidad |
Realiza los cruces de información de acuerdo a lo de su competencia, elabora los registros contables respectivos, efectúa análisis de las cuentas correspondientes verificando que los saldos sean consistentes, razonables y acordes a los instructivos de la Dirección Distrital de Contabilidad. Genera Estados Financieros y entrega a Profesional Especializado de Contabilidad. |
Balance de Prueba, Anexos, Estados Financieros |
|
| 4. |
Profesional Contabilidad |
Imprime libro auxiliar y/o comprobante para verificar los movimientos realizados. Una vez se encuentra validada la información pasa al contador los soportes y libro auxiliar y/o comprobante para su VoBo. |
|
|
| 5. |
Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) |
Recibe los auxiliares revisa que la información contenida en los auxiliares y/o comprobantes estén correctos. Si están correctos archiva y da paso al cierre mensual, trimestral y/o anual. |
|
|
| 6. |
Profesional Especializado de Contabilidad (Contador) |
Revisa que el calendario trimestral y anual de cierres contables de la vigencia en curso este actualizado. |
|
|
| 7. |
Profesional Especializado de Contabilidad |
Analiza las posibles inconsistencias presentadas en los estados financieros realizando conciliación de saldos contables contra saldos presupuestales y saldos de tesorería. Si encuentra diferencias devuelve al origen del error, para que se realicen los ajustes contables, presupuestales y/o tesorales de las inconsistencias identificadas. Transcribe los saldos y movimientos generados por el Sistema Financiero vigente en la matriz contable suministrada por la Dirección Distrital de Contabilidad –DDC de la Secretaría de Hacienda. Efectúa proceso de validación mediante el programa suministrado por la Contaduría General de la Nación en la página de la Secretaría de Hacienda. Si el proceso es exitoso Imprime los diferentes formatos anexos a la matriz contable. Elabora el estado de Notas Contables. Genera la certificación de la toma fiel de los saldos de los libros contables para su rubrica y la del ordenador del gasto y/o representante legal.(Contralor). Firma y tramita las firmas de las personas responsables de suscribir la actividad financiera, económica y social., a saber: Subdirector Financiero, Director Administrativo y Contralor. Elabora proyecto de oficio remisorio de la información financiera, económica y social. para firma del Subdirector Financiero. |
Formatos Notas contables |
Observación: El procedimiento de validación de los estados financieros se hace acorde a las instrucciones impartidas por la Dirección Distrital de Contabilidad- DDC. Punto de Control: El sistema valida la información con un anuncio "Proceso Exitoso", lo cual implica que la información fue consolidada con los Estados Financieros del Distrito Capital de lo contrario se deben realizar los ajustes pertinentes. |
| 8. |
Profesional Universitario de contabilidad |
Imprime los libros Mayor y Balances y libros Auxiliares. Archiva copia de los estados contables con sus respectivos anexos. |
|
|
| 9. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Elabora memorando y/o oficio para Vo.Bo. del Subdirector Financiero firma del Señor Contralor. |
|
Observación: Para el cierre anual la información financiera, económica y social debe incluir el Estado complementario de Notas Contables y el Informe de Control Interno Contable emitido por la Oficina Asesora de Control Interno. |
| 10. |
Subdirector Financiero |
Da VoBo al oficio y remite para firma del señor Contralor para el envío de la información contable respectiva. Envía la Información financiera en medio físico y magnético a la Dirección Distrital de Contabilidad -DDC, de la Secretaría de Hacienda y se escanea la información que se debe subir al Sivicof en forma intermedia y anual para cumplir con lo establecido en las Resoluciones 002 y 003 de 2012 de la Auditoría Fiscal. |
|
Observación Una vez entregada la información contable anual a la DDC, se da inicio al diligenciamiento de los formatos para ser presentados ante la Auditoria General. |
| 11. |
Profesional Especializado de Contabilidad |
Ingresa al sistema financiero vigente, cierra y bloquea los subsistemas al terminar cada Período con la presentación de los diferentes informes de acuerdo a las fechas y normas estipuladas. |
|
Observación Para abrir Períodos de cierre de acuerdo deben estar informadas las tres áreas del motivo y/o necesidades que se requieran. |
| 12. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad |
Diligencia o extrae en archivos planos o Excel la información para reportarse así: 1. Información Intermedia y anual en el sistema SIVICOF. 2. Anualmente la información financiera, económica y social de acuerdo a la normatividad vigente en el formato F01 "Catálogo De Cuentas," en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Auditoria General de la República SIREL. Imprime, revisa y firma. |
Formatos SIVICOF, AGR |
|
| 13. |
Profesional Especializado de Contabilidad |
Revisa el formato F02 "Cajas Menores" y si está correcto entrega a Tesorero (a) General para su aprobación y firma. |
|
Observación: Todos los formatos impresos para la presentación de la cuenta ante la Auditoria general deben ir signados por el responsable de cada área |
| 14. |
Profesional Especializado de Contabilidad |
Entrega al funcionario profesional responsable de la consolidación en la Subdirección Financiera debidamente firmados en original y copia de los formatos del área contable, adjuntando los anexos, soportes por el cual se generaron los mismos, en original y una copia. |
|
Observación: Todos los formatos de la auditoria deben ir con el Vo.BO., del responsable de cada área una vez revisados y aprobados y una certificación donde conste que la información entregada es confiable y sacada del sistema Financiero vigente. |
| 15. |
Profesional (Funcionario responsable ) |
Reúne, revisa los formatos y la documentación anexa. Si faltan fotocopias, Anexos, formatos entre otros, solicita al Profesional Especializado (Contador) para que allegue la información respectiva. Pasa a la secretaria de la Subdirección |
Memorando |
Observación: Se archiva una copia en una z con la información de la Subdirección para consulta y demás fines pertinentes |
| 16. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Elabora memorando para firma del Subdirector Financiero. |
|
|
| 17. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Envía a la Oficina de Control Interno para la consolidación de la cuenta de la contraloría de Bogotá, D.C ante la Auditoria General de la República, dejando copia del recibido del memorando en la Subdirección. |
|
|
7. ANEXOS ANEXO NO. 1 FORMATO DE CUENTA DE COBRO CUENTA DE COBRO MODELO DE DOCUMENTO EQUIVALENTE A FACTURA (Art. 3 Decreto 522 de Marzo de 2003) LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. NIT __________________________ DEBE A: --------------------------------------------------------------------------- NIT (CC) -------------------------------- la suma de: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ($-------------------------------------------------) M/cte por concepto de :______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Contrato No. ------------------------------------------------------- Fecha de inicio __________________ ____Fecha de terminación ____________________ Valor Total $________________________________ Saldo a la fecha $___________________________meses( ) Fecha: ------------------------------------------------------- Registro único Tributario (RUT): ------------------------------------------------------- Cordialmente, C.C. : _____________________________ Dirección: _____________________________ Teléfonos: _____________________________ ANEXO No. 2 FORMATO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1. AMORTIZACIÓN MES DE: identificación del mes correspondiente a la elaboración del formato.
2. FECHA: día, mes y año de elaboración.
3. BENEFICIARIO: nombre de la persona con quien la entidad adquirió el servicio.
4. CONCEPTO: descripción del servicio.
5. FACTURA: número correspondiente a la factura del gasto clasificado como Gasto Pagado por Anticipado.
6. VIGENCIA: período de duración del servicio, se indica desde cuando hasta dónde va el período de amortización.
7. VALOR: monto del servicio.
8. DOCUMENTO SISTEMA: tipo de documento y número.
9. SALDO MES: monto abonado durante el mes por el servicio respectivo.
10. MES: cuota de amortización correspondiente al mes respectivo.
11. TOTAL: monto total de los servicios adquiridos. ANEXO No. 3 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CRUCE ENTRE CONTABILIDAD Y DEMAS AREAS
1. FECHA: período de tiempo señalado.
2. GRUPO: clasificación de la cuenta de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública.
3. DESCRIPCIÓN: nombre del elemento o de la cuenta correspondiente al código contable.
4. SALDO CONTABILIDAD: saldos en libros a una fecha determinada.
5. SALDO (Área que se está analizando): saldo de la información que aparece en el área que se está analizando en una fecha determinada.
6. DIFERENCIA: cruce entre los saldos según contabilidad y las dependencias con las que se está haciendo el cruce.
7. NOTA: observaciones encontradas.
8. ELABORADO: nombre y cargo del funcionario encargado de elaborar el cruce de saldos.
9. NOMBRE FUNCIONARIO: Nombre funcionario que esta realizando el cruce con contabilidad.
10. Profesional Responsable del cruce en Contabilidad: nombre del funcionario encargado de revisar. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE ORDEN DE PAGO
1. AÑO: se identifica la vigencia correspondiente.
2. NIT: número de identificación tributaria de la Contraloría.
3. No: número consecutivo de la orden de pago.
4. Fecha: día de elaboración de la orden de pago.
5. TIPO DE DOCUMENTO: hace referencia a la clase de contrato, factura, cuenta de cobro, servicio público, órdenes de prestación de servicios u otros.
6. No: número del documento.
7. CANCELAR A: persona natural o jurídica a nombre de quién se debe expedir la orden de pago.
8. NIT O C.C.: número de identificación tributaria de la empresa o cédula de ciudadanía de la persona beneficiaria de la orden de pago.
9. No. CGIRO: número consecutivo que expide el De de contabilidad cuando se efectúa la causación.
10. DESCRIPCIÓN: Concepto por el cual se elabora la orden de pago.
11. CTA CTE: se especifica el nombre del banco y el número de cuenta por la que se realiza el giro tesoral.
12. CHEQUE: número del cheque.
13. TOTAL: valor total a cancelar.
14. DESCUENTOS: disminuir del valor total la parte correspondiente a las retenciones tributarias que por Ley deben efectuarse.
15. VALOR NETO: suma a pagar después de los descuentos.
16. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: afectación de las cuentas que presupuestamente implican el respectivo gasto.
17. VIGENCIA: año en curso.
18. RUBRO: número del código con el cual se encuentra clasificado el rubro en el plan general de presupuesto.
19. VALOR: total bruto a pagar.
20. IMPUTACIÓN CONTABLE: afectación de las cuentas de conformidad con el plan general de contabilidad pública.
21. CUENTA: código de imputación contable.
22. VALOR: total neto a pagar.
23. PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO: nombre y firma del coordinador del grupo de presupuesto.
24. PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDAD: nombre y firma del coordinador del grupo de contabilidad.
25. SUBDIRECTOR FINANCIERO: nombre y firma del Subdirector Financiero. ANEXO No. 5 FORMATO DE RELACION RETENCIONES EFECTUADAS
| ANEXO 5 |
| RELACION RETENCIONES EFECTUADAS EN EL MES DE _______ DE ______ |
| CONSOLIDADO CONTRALORIA DE BOGOTA |
| CUENTAS |
DESCRIPCION |
UNIDAD EJECUTORA 1 |
UNIDAD EJECUTORA 2 |
TOTAL A DECLARAR |
| 24360101 |
RETENCION EN LA FUENTE SALARIOS |
|
|
|
| 24360301 |
RETENCION EN LA FUENTE HONORARIOS |
|
|
|
| 24360501 |
RETENCION ENLA FUENTE SERVICIOS |
|
|
|
| 24360601 |
RETENCION EN LA FUENTE ARRENDAMIENTOS |
|
|
|
| 24360701 |
RETENCION EN LA FUENTE RENDIMIENTOS FINANCIEROS |
|
|
|
| 24360801 |
RETENCION EN LA FUENTE COMPRAS |
|
|
|
| 24362501 |
RETENCION IMP A LAS VENTAS POR COMPRAS |
|
|
|
| 24362601 |
CONTRATO DE OBRA |
|
|
|
| 24362901 |
RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD - CREE |
|
|
|
| 24369801 |
RETENCION IMP DE TIMBRE |
|
|
|
| |
TOTAL ADMINISTRACION DE IMPUESTOS |
|
|
|
| 24362701 |
RETENCION ICA POR COMPRAS |
|
|
|
| 24369002 |
IMPUESTO ESTAMPILLA PRO CULTURA |
|
|
|
| 24369003 |
IMPUESTO ESTAMPILLA PRO PERSONA MAYOR |
|
|
|
| 24369005 |
CONTRIBUCION FONDOS DE SEGURIDAD |
|
|
|
| |
TOTAL ADMINISTRACION DISTRITAL |
|
|
|
| 24450201 |
IVA RECAUDADO VENTA DE SERVICIOS |
|
|
|
| |
TOTAL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO |
|
|
|
| |
TOTAL RETENCIONES |
|
|
|
|
NOTAS: |
| Elaborado por: ______________________________ Técnico o Profesional de Contabilidad |
| Revisado por: ______________________________ ______________________________ Profesional Especializado – Contador Tesorero |
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
|
| Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
| 1.0 |
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de Contabilidad, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. |
| 2.0 |
R.R. 035 de Mayo de 2009 |
Se efectúa la actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera, de acuerdo a los nuevos sistemas que se emplean para el manejo de la Contabilidad e igualmente para atender las observaciones del plan de mejoramiento acción correctiva, derivada de las auditorías. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de Contabilidad, contemplados en la R.R. 035 de Mayo de 2009 versión 2.0 |
| 3.0 |
R.R. 021 de octubre 12 de 2012 |
En atención a los cambios establecidos en el acuerdo 519 de diciembre de 2012., se modifican los formatos para la elaboración de orden de pago, y adiciona el procedimiento para Pago de Retenciones, Así mismo se actualiza la parte legal la cual va en el normograma. Se adiciona el formato Relación de retenciones efectuadas. |
| 4.0 |
R.R. 051 20 NO. 2013 |
|
| |
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA TESORERIA |
Página 1 de 69 |
| |
|
Código documento:13003 |
| |
|
Código formato: 13003001 |
| |
|
Versión:4.0 |
FECHA: 01 DE NOVIEMBRE DE 2013
| Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
| Firma: |
Firma: |
| Nombre: Dairo Giraldo Velásquez |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo. |
| Cargo: Subdirector Financiero |
Cargo: Directora Técnico de Planeación |
1. OBJETIVO(S):
Establecer y definir las directrices bajo las cuales se deben registrar de manera metodológica y procedimental los ingresos y los gastos de la Contraloría de Bogotá, D.C., a través del área de Tesorería General.
2. ALCANCE:
PROCEDIMIENTO APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS
Inicia cuando el Subdirector Financiero y Tesorero(a) General efectúan estudio del mercado financiero sobre servicios y esquema de rentabilidad de los bancos y corporaciones, con el propósito de dar apertura o cancelación de las cuentas bancarias, que se manejan directamente en la tesorería y Termina cuando la Secretaria de Tesorería recibe y archiva oficio debidamente radicado por el banco.
PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN ANUAL DE CAJA
Inicia cuando el Tesorero(a) General recibe, decreto de liquidación de presupuesto, adiciones al presupuesto, resolución de traslados de gastos e ingresos y lineamientos de la SDH para la elaboración del PAC, de acuerdo a la normatividad vigente y Termina cuando la Secretaria de Tesorería recibe una impresión del PAC, mes a mes del generado por el sistema SISPAC y lo archiva en una carpeta con las resoluciones, informes y/o normas referentes al PAC que se generen.
PROCEDIMIENTO PARA EL RECAUDO DE LOS INGRESOS
Inicia cuando el Profesional Especializado o Universitario, Técnicos (Dependencias responsables de requerir pago) entrega al usuario Anexo 1 formato para pago y Asesora en el diligenciamiento, para que los datos queden bien registrados y Termina cuando el Profesional Presupuesto recibe cuando las actas tiene afectación presupuestal para dar inicio al procedimiento de presupuesto 8001, Reintegros presupuestales.
PROCEDIMIENTO GIRO TESORAL Y/O GIRO DE LA ORDEN DE PAGO
Inicia cuando la secretaria de (Tesorería) recibe de la secretaria de la Subdirección Financiera las ordenes de pago, Relaciones de autorización para pagos por conceptos de nómina, junto con la relación de documentos a radicar generada en la central de cuentas con sus respectivos soportes firmando el libro radicador y Termina cuando Secretaria (Tesorería) entrega los documentos a cada dependencia de acuerdo a la normatividad y procedimientos vigentes.
PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE FONDOS A TERCEROS
Inicia cuando el Profesional Universitario (Tesorería) ingresa al sistema SISPAC-OPGET "Secretaria de Hacienda". Verifica que se disponga del PAC de acuerdo al rubro solicitado. Verifica que el Tercero o Proveedor se encuentre registrado en la SDH, si no se diligencia el formato predeterminado de la SDH, "Creación de Terceros", diligencia formato de acuerdo a la clase: Persona Natural o Persona Jurídica o Uniones Temporales, para la creación del Tercero en SDH, Incorpora la información de las órdenes de pago en el SISTEMA SISPAC, Genera las OT´S, e imprime una copia de las mismas, Elabora cuadro de seguimiento.
Termina cuando el Profesional Universitario Tesorería recibe para dar inicio a los registros en el sistema Financiero vigente de Tesorería de la contraloría de Bogotá. Procedimiento para el Recaudo de los Ingresos y Procedimiento Giro Tesoral y/o Pago de la Orden de Pago.
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
Inicia cuando el Tesorero(a) General entrega a Profesional Universitario de Tesorería: Extractos recibidos de los bancos cuentas de ahorro y corriente de la Entidad mediante correo electrónico, entrega al responsable del manejo de la caja menor, mediante correo electrónico copia de los extractos de las cuentas de cajas menores para los fines pertinentes, Relación de pagos por cada Banco
Termina cuando la Secretaria Tesorería entrega copia a contabilidad y archiva original para el control y seguimiento de las mismas.
PROCEDIMIENTO PARA CUSTODIA DE TÍTULOS DE DEPÓSITO JUDICIAL
Inicia cuando la Secretaria de Tesorería recibe Memorando con los originales de los títulos judiciales, Memorando con orden de endoso y/o fraccionamiento de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva y/o Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal, Memorando con depósitos judiciales u Orden de endoso Termina cuando la Secretaria Tesorería anexa recibo de caja y consignación en el procedimiento de informe diario de tesorería.
PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
A terceros
Inicia cuando la Secretaria de Tesorería Recibe y radica solicitud del beneficiario, Archiva una copia junto con el oficio de solicitud debidamente refrendado por el beneficiario del mismo.
A Funcionarios
Inicia cuando el Tesorero(a) General anualmente solicita a la Dirección de Talento Humano los formularios de Ingresos y Retenciones de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., de la vigencia inmediatamente anterior.
Termina cuando la Dirección de Talento Humano efectúa la entrega de los Formularios a cada uno de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA DE LA DIAN Y SDH
Inicia cuando el Tesorero(a) General recibe de la DIAN y la SDH las resoluciones donde se encuentran los lineamientos y criterios para la elaboración y presentación de la información erógena.
Termina cuando la Secretaria de tesorería archiva en la carpeta de correspondencia externa enviada.
PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE LA CARPETA DEL INFORME DIARIO DE TESORERÍA
Procedimiento Informe Diario:
Inicia cuando el Profesional Universitario (Tesorería) Imprime relación de ingresos (ALE), relación de egresos, actas de giro, por transferencia y por cheque, relación de los reintegros. Estado diario de tesorería, libro de bancos de los movimientos del día. Revisa, de acuerdo a documentos soportes que dieron origen a los movimientos de ingresos y egresos de tesorería, entrega a Secretaria de la subdirección para armar el informe diario.
Termina cuando la Secretaria de Jurisdicción Coactiva y/o Responsabilidad Fiscal Recibe y firma oficio remisorio de las copias de las órdenes de pago por concepto de sentencias judiciales para los fines pertinentes.
* Procedimiento Informes Mensuales, Semestrales y Anual.
Inicia cuando el Tesorero(a) General Recibe de la Secretaría Distrital de Hacienda, Auditoria General, Dirección de Análisis Económico entre otros los lineamientos y criterios para la rendición de los diferentes informes de la información mensual, semestral y anual que se requiera de acuerdo a la normatividad que se encuentre vigente.
Termina cuando el Tesorero(a) General recibe, revisa con la ejecución presupuestal auxiliares de bancos y caja si están bien el tesorero(a) General signa los formatos.
De lo contrario devuelve para los ajustes necesarios.
3. BASE LEGAL: Ver Normograma
4. DEFINICIONES:
ACTA DE LEGALIZACION: Documento con el cual la tesorería da ingreso al SISTEMA SICAPITAL a los dineros consignados en las cuentas bancarias.
ACREEDOR: Persona a quien se le debe un monto de dinero. Persona natural o jurídica a la que le asiste el derecho de exigir el cumplimiento de una obligación.
AÑO GRAVABLE: Es el mismo año calendario que comienza el primero de enero y termina el 31 de diciembre, pero puede comprender lapsos menores aplicables a sociedades que se constituyan o liquidan dentro del año y a extranjeros que lleguen al país o se ausenten de él en el respectivo año gravable.
BANCO: Establecimiento de origen privado o público, vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia, que debidamente autorizado por la ley, admite dinero en forma de depósito para que en unión de recursos propios, pueda conceder préstamos, descuentos y en general, todo tipo de operaciones financieras.
BENEFICIARIO - TERCERO: Persona natural o jurídica a quién se le debe cancelar una obligación o cuenta.
CAJA FUERTE: Cofre, pieza o dependencia en la cual se deposita, maneja dinero en efectivo o títulos valores y se guarda los documentos negociables y/o demás títulos valores de propiedad de la Entidad.
CERTIFICADO DE RETENCION EN LA FUENTE: Los agentes retenedores del Impuesto sobre la Renta y Complementarios deberán expedir, a más tardar el 15 de Marzo del año 2004, los siguientes certificados por el año gravable: Los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria; Los certificados de retenciones por conceptos distintos a pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria.
CHEQUE: Título valor en forma de mandato que permite retirar a la orden propia o a la de un tercero, todos o parte de los fondos que se tienen disponibles en una cuenta bancaria.
COMPROBANTE DE PAGO: Documento de carácter contable que sirve de soporte para realizar un desembolso o salida de un bien o de efectivo y como soporte de la Orden de Pago.
CHEQUE: Título valor en forma de mandato que permite retirar a la orden propia o a la de un tercero, todos o parte de los fondos que se tienen disponibles en una cuenta bancaria.
CONCILIACIÓN BANCARIA: Comparación entre los datos informados por el banco de una cuenta corriente o de ahorros en su extracto con la información contable correspondiente a la contabilidad de la empresa, con explicación de sus diferencias si las hubiere.
CONSIGNAR: Colocar una cantidad de dinero, en efectivo y/o cheque en una entidad financiera, para que se haga cargo de ella y proceda según lo convenido.
DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
ENDOSO: Acto por el cual se transfiere la propiedad de una letra de cambio, dando al nuevo adquiriente (o endosatario) la plena titularidad del derecho cambiario.
GIRADOR: Librador quien da la orden de pago de un título valor.
INGRESOS Transferencias: Son los recursos que recibe el establecimiento público de la administración central, para funcionamiento, de las inversiones y del servicio de la deuda en un determinado periodo de tiempo o vigencia.
INGRESOS PROPIOS: Son los recursos que recibe el establecimiento público en contraprestación al servicio que presta.
NOTA DÉBITO: Documento por el cual el banco pone en conocimiento del deudor él haber realizado un cargo a su cuenta.
NOTA CRÉDITO: Documento por el cual el banco pone en conocimiento al dueño de la cuenta de haber aumentado su saldo en fecha y por motivos determinados.
ORDEN DE PAGO: documento mediante el cual el ordenador del pago solicita al Tesorero correspondiente, la realización de los pagos de las obligaciones adquiridas de conformidad con la Ley.
PAGOS FUNCIONAMIENTO: Pago de la nómina (Servicios Personales, Aportes Patronales) y Gastos Generales.
PAGOS SERVICIO DE LA DEUDA: Cuando le es autorizado a un establecimiento público el asumir compromisos con la banca nacional o internacional.
PAGOS INVERSIÓN: Para el pago de proyectos que desarrollan la naturaleza del establecimiento público.
PREVALIDADOR DE INFORMACIÓN EXOGENA CAMBIARIO: Este software es propiedad de la DIAN y puede ser instalado libremente sólo para la finalidad que fue creado, prohibiéndose cualquier uso adicional y/o comercialización por terceros
REINTEGRO: consiste en consignar el mayor valor recibido de la tesorería.
RECONOCIMIENTOS: Son recursos de transferencias no trasladadas dentro de la vigencia respectiva y/o compromisos de vigencias anteriores, como cuentas por pagar y reservas presupuestales.
TRANSFERENCIA: Son dineros de un Presupuesto que percibe otro presupuesto por mandato legal, en uno es un gasto y en el otro es un ingreso.
TRANSFERENCIA POR A.C.H: Es la opción que tiene un banco de transferir cierta cantidad de dinero a otro u otros bancos.
TESORERÍA: Dependencia encargada del manejo óptimo de los fondos en una entidad, ejerciendo el recaudo de los dineros y atendiendo el pago de los diferentes compromisos adquiridos, en desarrollo de su objeto social.
TÍTULO NEGOCIABLE: Título que puede ser comprado o vendido.
TÍTULO: Documento necesario para ejercitar el derecho literal y autónomo mencionado en él. También se conoce como título-valor. Por ejemplo: las acciones son títulos.
RECURSOS DE CAPITAL: Son recursos que recibe el establecimiento público por créditos debidamente autorizado, rendimientos y excedentes financieros aprobados y distribuidos por el CONFIS, venta de algunos activos y donaciones de entidades internacionales.
5. ANEXOS:
Formato Para Pago (Anexo No. 1)
Acta De Legalización (Anexo No. 2)
Formato Comprobante De Egreso (Anexo 3)
Formato Conciliación Bancaria (Anexo No. 4)
Formato Del Informe De Ejecución de Reconocimientos Vigencia Anterior (Anexo No. 5)
Formato Informe de ejecución del presupuesto de ingresos (Anexo No. 6)
Formato De Programa Anual de Caja PAC (Anexo No. 7)
Formato De Estado De Tesorería (Anexo No. 8)
Formato De Disponibilidad De Fondos (Anexo No.9)
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1. PROCEDIMIENTO APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS
6.2. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN ANUAL DE CAJA
No
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| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Tesorero(a) General |
Recibe, decreto de liquidación de presupuesto, adiciones al presupuesto, resolución de traslados de gastos e ingresos y lineamientos de la Secretaría Distrital de Hacienda (SHD) para la elaboración del PAC, de acuerdo a la normatividad vigente. |
|
|
| 2. |
Tesorero(a) General |
Distribuir los gastos de acuerdo a la cuota mensual de ingresos, teniendo en cuenta la Resolución de distribución del presupuesto y el decreto de liquidación. Elabora cuadros de programación de PAC. Ingresa la información en los sistemas Vigentes que cuenten con el módulo "PAC". |
Cuadros del PAC |
|
| 3. |
Tesorero(a) General |
Revisa, ajusta y modifica cuadro de distribución del PAC tesoral de acuerdo a los cambios que registra la resolución de modificación presupuestal en el presupuesto de ingresos y gastos. Realiza la reprogramación mensual, dependiendo del nivel de ejecución de ingresos y de gastos de acuerdo al calendario expedido anualmente por la Secretaria Distrital de Hacienda. |
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Punto de Control: Verificar la apropiación inicial contra compromisos. Confrontar mensualmente los informes de ejecución presupuestal contra cuadro de distribución del PAC y las transferencias. |
| 4. |
Tesorero(a) General |
Ingresa en sistema Sispac de la SDH módulo PAC, por cada mes, la distribución del PAC, rubro por rubro; accediendo por la ventana " PAC_INICIAL" y paso inmediato la SDH, lo aprueba por la ventana de "ADMINISTRACION" En caso de cambio, reprogramaciones o modificaciones en el transcurso de la vigencia del PAC, se hace en los últimos tres días hábiles de cada mes, accediendo al sistema SISPAC de la SDH, en el módulo PAC, utilizado la ventana "MODIFICACIONES_PAC" para luego ser autorizado por la SDH |
|
Observación: Los pagos que efectúen las entidades se realizarán de acuerdo al PAC aprobado por el CONFIS. |
| 5. |
Secretaria de Tesorería |
Recibe una impresión del PAC, mes a mes del generado por el sistema SISPAC y lo archiva en una carpeta con las resoluciones, informes y/o normas referentes al PAC que se generen. |
Ejecución PAC |
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6.3. PROCEDIMIENTO PARA EL RECAUDO DE LOS INGRESOS
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional Especializado o Universitario, Técnicos (Dependencias responsables de requerir pago). |
Entrega al usuario Anexo 1 formato para pago. Asesora en el diligenciamiento, para que los datos queden bien registrados. |
Formato para pago |
Observación: Cada Secretario, Técnico o responsable de expedir fotocopias o generar el servicio o producto que solicite el usuario debe exigir el acta de legalización que expide Tesorería. |
| 2. |
Profesional Especializado o Universitario, Técnicos (Dependencias responsables de requerir pago). |
Indica al usuario los pasos a seguir. 1. Dirigirse a la Tesorería para conocer el número de cuenta bancaria. 2 Diligenciar el formato de convenio empresarial que debe utilizar para efectuar la consignación del valor a cancelar. |
|
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| 3. |
Secretaria, Profesional, Tesorero(a) (Tesorería) |
Atender al usuario en ventanilla así: Si el usuario no presenta formato de pago (Anexo 1) diligenciado: Suministrarle el formato colaborándole en el diligenciamiento del mismo de acuerdo con los soportes presentados ante la Tesorería para realizar el pago respectivo. De lo contrario indicar el número de cuenta, el banco y el formato de convenio empresarial donde debe realizar la consignación. |
|
Observación: Consignación debe contener los datos del responsable de la consignación, Nombre, identificación, Dirección, Teléfono, concepto, No. Proceso. |
| 4. |
Usuario |
Realiza la consignación en el Banco utilizando el formato de convenio empresarial. Entrega en la Tesorería para elaborar el acta de legalización (ALE). |
Consignación |
|
| 5. |
Secretaria Tesorería |
Recibe del usuario: Consignación del pago realizado. Memorando y/o dos copias del formato para pago anexo No.1. Verifica que los datos estén completos y legibles. Registra en el formato el nombre de quien recibe en Tesorería. Entrega copia del formato al usuario para los fines pertinentes y original al profesional junto con la consignación y/o demás documentos soportes para el registro tesoral en el sistema financiero vigente. |
|
Observación: Datos a verificar: Nombre, Nit, Dirección, Teléfono y concepto, valor consignado. |
| 6. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Recibe la consignación original en el formato de convenio empresarial, formato y documento soporte. Coteja la consignación con el formato evidenciando el número del documento y demás datos referentes al pago. Ingresa al sistema financiero vigente, identifica que el tercero se encuentre creado y que los datos registrados sean correctos. Se crea y/o modifica el tercero proporcionando los datos. De lo contrario ingresa al sistema de tesorería, diligencia los datos y genera el Acta de legalización en forma consecutiva, indicando documento, número, concepto, y fecha, afectando las cuentas contables y presupuestales a las que haya lugar dependiendo del tipo de pago que se está recibiendo. Imprime Acta de legalización con copia(s). Revisa, y signa. Entrega Acta de legalización Anexo 2 con documentos soportes a la tesorera para su revisión y firma. |
Acta de legalización |
Punto de Control: Revisar los datos de tercero cada vez que genere un recibo de caja. Nombre, Nit, Dirección y Teléfono. Observación: Base de Datos de terceros debe estar actualizada y con los datos reales para presentación de los informes a que haya lugar Responsable Profesional Universitario de tesorería y Técnico de Central de Cuentas. Observación: Acta de legalización equivalente a recibo de caja. |
| 7. |
Tesorero(a) |
Recibe acta de legalización verifica datos del tercero, cuentas contables y presupuestales que se originaron de acuerdo al pago si esta correcto firma y devuelve a la secretaría para los fines pertinentes. |
|
Control: Verifica periódicamente en el sistema financiero vigente saldo de caja. Diariamente verifica el movimiento especialmente ingresos en cuentas bancarias y lo entrega a Profesional para determinar ingresos o consignaciones pendientes de identificación y registro |
| 8. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Traslados de SDH Ingresa al Sistema Financiero vigente, elabora Acta de legalización. Ingresa a Egresos y realiza un traslado interno entre cuentas. Entrega a la secretaria copia del Acta y el traslado entre cuentas para anexar al informe diario de Tesorería. |
Acta Legalización, Traslado |
|
| 9. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Reintegros Recibe y revisa las consignaciones por mayores valores cancelados por la Contraloría de Bogotá a funcionarios y/o exfuncionarios" Verifica el Registro presupuestal con que fue cancelado el compromiso para diligenciar el acta de reintegro. Ingresa al sistema Financiero Vigente y elabora las actas de legalización y actas de reintegro afectando los rubros presupuestales objeto del reintegro teniendo en cuenta el Registro presupuestal y/o certificado de disponibilidad que dieron origen al pago. Imprime, revisa y signa. Entrega a Profesional de Presupuesto. |
Acta de Reintegro |
|
| 10. |
Secretaria (Tesorería) |
Recibe, separa copia del Acta de legalización entrega al usuario Envía copia a las diferentes dependencias a las que haya lugar: "Coactiva por concepto de pago multas, costas". Adjunta copia a la consignación y documentos soportes que originaron el acta de legalización. |
|
Observación: Archiva copia del consecutivo de las actas (ALE Y AR). |
| 11. |
Secretaria (Tesorería) |
Da inicio al procedimiento de Informe Diario. |
|
|
| 12. |
Profesional Presupuesto |
Recibe cuando las actas tiene afectación presupuestal para dar inicio al procedimiento de presupuesto 13001, Reintegros presupuestales. |
|
|
6.4. PROCEDIMIENTO GIRO TESORAL Y/O GIRO DE LA ORDEN DE PAGO
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Secretaria (Tesorería) |
Recibe de la secretaria de la Subdirección Financiera las ordenes de pago, Relaciones de autorización para pagos por conceptos de nómina, junto con la relación de documentos a radicar generada en la central de cuentas con sus respectivos soportes firmando el libro radicador. |
|
|
| 2. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Revisa, verifica que la documentación anexa a la orden de pago se encuentre completa y que los valores de la orden de pago este acorde con el documento soporte de solicitud de pago. "Resolución, Memorando, Relación de Autorización, Registro Presupuestal entre otros." Clasifica las OP en: 2.1 Servicios públicos, viáticos y cajas menores, nomina, cesantías, seguridad social. Contratistas de bienes y servicios. |
|
Observación: Debe verificar que la hoja de ruta interna Anexo 2 Procedimiento de pagos cuando se requiere este diligenciada en cada uno de los campos por donde ha pasado la cuenta. |
| 3. |
Tesorero (General) |
Revisa el valor a Girar con las órdenes de pago y determina el sistema de giro a utilizar (transferencia electrónica o cheque). Si No está correcto: Devuelve para los ajustes necesarios. Realiza el Pago por transferencia: Gira el valor neto de la orden de pago e imprime el comprobante que genera el banco automáticamente y lo adjunta a la orden de pago. Entrega al funcionario de su dependencia informándole el procedimiento a seguir (transferencia o cheque) para registrar en el sistema financiero vigente. |
Comprobante electrónico del banco |
Punto de Control: Es requisito para realizar la transferencia electrónica tener previa autorización escrita o vía electrónica del usuario o tercero y certificación de la cuenta bancaria emitida por el banco donde consta que es el beneficiario de la misma. Punto de Control: Toda transferencia debe ser autorizada por el Subdirector Financiero. Todas las planillas deben ser firmadas digitalmente, por el ordenador del gasto. |
| 4. |
Profesional Universitario (tesorería) |
Recibe las órdenes de pago generadas por Contratistas de bienes y servicios. Ingresa al sistema Financiero vigente de tesorería, los egresos de terceros y radica las ordenes de pago que se encuentran estipuladas en el documento RELACION DE DOCUMENTOS A RADICAR y radica una a una las órdenes de pago y/o relaciones de autorización que se encuentran relacionadas en la RELACION DE DOCUMENTOS A RADICAR. Selecciona la opción de generar pagos, generar detalle creando los pagos y el detalle de las órdenes pagos radicados. Diligencia la forma de pago Cheque, Transferencia, Nota débito de acuerdo a lo solicitado en los documentos soportes de la Orden de Pago. Realiza el giro correspondiente en el sistema Vigente de Tesorería "Abono Cuenta, Cheque, Transferencia". Ingresa por consultas y genera el comprobante de egreso digitando el número de orden de pago. |
|
Punto de Control: Verificar la cuenta por la cual se esta haciendo el pago CUD (Cuenta única distrital) o cuenta corriente de Davivienda |
| 5. |
Profesional Universitario (tesorería |
Pago de Impuestos Ingresa al sistema Financiero vigente de Tesorería Egresos Calendario Tributario y se programa por administración. Elabora el giro correspondiente de los impuestos "Nacionales, Distritales, ICA, Estampillas, entre otros, los cuales han sido programados con anterioridad y que se deban cancelar en el mes impuestos nacionales y distritales como son el ICA y las estampillas Pago de Nómina RELACION DE DOCUMENTOS A RADICAR Recibe el RA que es elaborado por contabilidad, se ingresa a OPGET, se hace las transferencias de los netos a funcionarios, el pago por archivo plano de las libranzas, sindicatos, cooperativas y se elabora cheque para los pagos de A.F.C, y fondos de pensiones voluntarias. Pago de servicios Públicos Recibida la orden de pago se hace transferencia o cheque según el caso se elabora el comprobante de egreso. Pago de Cajas Menores "Reembolsos" Se recibe la OP, se efectúa la transferencia del neto y se envía copia de la misma al profesional que la maneja. Pago de Avances Se recibe la OP, se efectúa el pago por transferencia y se elabora el comprobante de egreso. |
|
Observación: Al inicio del mes se hace la solicitud SISPAC, OPGET de la SDH, de los pagos que se deben realizar por Servicios Públicos, Avances, nómina, cesantías, pagos de seguridad Social, impuestos |
| 6. |
Profesional Universitario (tesorería) |
Imprime: Comprobante de Egreso y el cheque si lo hay. Actas de giro comprobantes generados por los registros tesorales. Anexa al comprobante de pago, cheque o comprobante de transferencia y demás documentos soportes que generaron el giro. Firma la hoja de ruta interna si se generó llenando los espacios correspondientes de los datos de tesorería. Entrega al Tesorero General. |
Comprobante de Transferencia Comprobante de pago cheque Acta de giro. |
Observación: Cada cheque que gire la Tesorería, deberá tener protector para cheques, Sellos seco y el de cruzado. |
| 7. |
Tesorero(a) General |
Coteja el comprobante de pago con el cheque o comprobante de transferencia. SI: Firma cheque y hoja de ruta y entrega a la secretaria de la subdirección, para lo pertinente. NO: devuelve al origen del mismo para que se realicen las correcciones del caso. |
|
Punto de Control Verificar las cuentas bancarias por las que se hace el pago, el Nit, valor y tercero. |
| 8. |
Subdirector Financiero |
Recibe y revisa y firma el cheque y el comprobante de transferencia electrónica con todos los soportes. Si: firma el cheque y hoja de ruta interna y entrega a la secretaria de la Subdirección. NO: Devuelve sin firmar el cheque al Tesorero General para las correcciones del caso. |
|
Observación Revisa que el beneficiario y los valores del cheque o de la transferencia electrónica y del comprobante de pago coincidan con los contenidos en la orden de pago |
| 9. |
Secretaria (Tesorería) |
Recibe la orden de pago con el cheque o comprobante de transferencia con todos sus soportes y hoja de ruta interna si existe Verifica firmas. Separa el original de la orden de pago y del comprobante de pago. Archiva de acuerdo al procedimiento 13003 numeral 6.10.1 Si es transferencia por concepto de apertura, reembolsos de cajas menores entrega copia de la transferencia al Director, Subdirector (designado como ordenador del gasto de la caja menor) mediante correo electrónico u oficio. Si es cheque guarda el cheque en la caja fuerte. Entrega cheque al beneficiario y hace firmar copia comprobante de pago. Entrega al Auxiliar Administrativo los cheques de los pagos que deban realizarse en una entidad financiera. Archiva copia del comprobante de pago. |
|
Observación Para entregar el cheque el beneficiario debe presentar su cédula, si es otra persona natural, debe presentar carta autorización autenticada y cédula del autorizado. Si es persona jurídica debe presentar carta de autorización en papel membreteado de la entidad firmada por la persona que firmo el contrato. |
| 10. |
Auxiliar Administrativo (Subdirección Financiera) |
Realiza el pago Entidad Financiera. Devuelve documentos a la secretaria de la Tesorería para ser incluidos en el boletín diario de tesorería. |
|
|
| 11. |
Secretaria (Tesorería) |
Recibe y radica de acuerdo al punto No. 1 Separa en todos los casos las copias de la orden de pago, el comprobante de pago y los documentos que originaron el respectivo pago. Para dar inicio al procedimiento de informe diario de tesorería. |
|
|
| 12. |
Secretaria (Tesorería) |
Pagos de nómina. Elabora memorando para la Dirección de Talento Humano y firma del Tesorero (a), enviando copia original de las planillas de liquidación de: Aportes Voluntarios A Pensiones "AFC," Cesantías "FONCEP", Fondo Nacional de Ahorro "FNA" y demás fondos de cesantías cuando se generen los mismos. Pago por sentencias judiciales. Entrega a Jurídica copia de la orden de pago. Pagos por contratos Entrega a la secretaria de Recursos Materiales una copia de la orden de pago, junto con el comprobante de Egreso. |
Memorando |
PUNTO DE CONTROL: Archivo de las copias del comprobante de pago firmadas de los cheques entregados y los enviados a entidades financieras. |
| 13. |
Secretaria (Tesorería) |
Entrega los documentos a cada dependencia de acuerdo a la normatividad y procedimientos vigentes. |
|
|
6.5. PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE FONDOS A TERCEROS
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Ingresa al sistema SISPAC-OPGET "Secretaria Distrital de Hacienda". Verifica que se disponga del PAC de acuerdo al rubro solicitado. Verifica que el Tercero o Proveedor se encuentre registrado en la SDH, si no se diligencia el formato predeterminado de la SDH, "Creación de Terceros", diligencia formato de acuerdo a la clase: Persona Natural o Persona Jurídica o Uniones Temporales, para la creación del Tercero en SDH. Incorpora la información de las órdenes de pago en el SISTEMA SISPAC. Genera las OT´S, e imprime una copia de las mismas. Elabora cuadro de seguimiento. |
OT´S |
Punto de Control: Cuadro de seguimiento para realizar el cruce de fin de mes con SDH Vrs Contabilidad. Observación: OT´s equivalente a Órdenes de pago de Contraloría. |
| 2. |
Tesorero (a) |
Recibe y revisa las OT`S. Entrega al Subdirector Financiero. |
|
|
| 3. |
Subdirector Financiero |
Ingresa al Sistema SISPAC-OPGET de SDH, Aprueba las OT´S y genera planilla de OT´S Firma las planillas y entrega junto con las OT´S a Tesorería. |
Planillas de órdenes de pago |
Observación: Antes de Aprobar debe verificar si se cuenta con la firma digital de SDH. |
| 4. |
Tesorero(a) |
Revisa, aprueba las OT´S y planillas en el Sistema SISPAC. Entrega las OT´S y planillas debidamente firmadas por el Subdirector Financiero al ordenador del Gasto. |
|
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| 5. |
Ordenador del Gasto |
Revisa y digitalmente Firma. Devuelve al Tesorero. |
|
Observación Las planillas deben ser autorizadas, firmadas en el sistema SISPAC, antes de las 5 p.m. |
| 6. |
Tesorero(a) General. |
1. Ingresa al SISPAC, módulo OPGET, Egresos, generando archivo plano de las planillas para el descargue del dinero o recursos mediante la cuenta Única Distrital "CUD", de la SDH 2. Ingresa al portal de la Entidad bancaria de la cuenta Única Distrital "CUD". Carga el archivo plano mencionado. Se imprimen los soportes de la anterior transacción. |
|
Observación Tesorería debe realizar el Giro al siguiente día de la aprobación a partir de las 9 a.m. |
| 7. |
Profesional Universitario Tesorería |
Recibe para dar inicio a los registros en el sistema Financiero vigente de Tesorería de la Contraloría de Bogotá. Procedimiento para el Recaudo de los Ingresos y Procedimiento Giro Tesoral y/o Pago de la Orden de Pago. |
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6.6. PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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Tesorero(a) General |
Entrega a Profesional Universitario de Tesorería: Extractos recibidos de los bancos cuentas de ahorro y corriente de la Entidad mediante correo electrónico. Entrega al responsable del manejo de la caja menor, mediante correo electrónico copia de los extractos de las cuentas de cajas menores para los fines pertinentes. Relación de pagos por cada Banco |
Extractos Bancarios. |
Punto de control: El Tesorero debe verificar al final del mes saldos y números de las cuentas corrientes o de ahorro que maneja la Entidad |
| 2. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Imprime libros auxiliares de los bancos, cuentas corrientes y de ahorro. Imprime el boletín diario de tesorería del fin de cada mes Recibe los extractos y cruza la información del extracto bancario contra los libros auxiliares y la conciliación del mes anterior. Entrega copia al profesional universitario de contabilidad |
|
Observación Es natural que siempre existan partidas conciliatorias entre el saldo en libros y el extracto, Por lo referido se realiza la conciliación para el control sobre de los recursos de la Entidad. |
| 3. |
Profesional Universitario Tesorería y Contabilidad |
Elabora con acompañamiento de Profesional de Contabilidad la conciliación bancaria en los formatos vigentes, relacionando todas las partidas conciliatorias, notas crédito y débito, adjuntando la relación de cheques pendientes de cobro. |
Formato de Conciliación Bancaria, Formato de y transferencias pendientes |
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| 4. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Elabora la conciliación entre bancos vrs. Saldos contabilidad. |
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| 5. |
Profesional Universitario de tesorería y Contabilidad |
Imprime original y dos copias de la conciliación bancaria Anexo 4 adjunta los respectivos soportes: copia del extracto bancario, relación de cheques pendientes y el libro auxiliar de bancos, y entrega al Profesional Especializado de Contabilidad para su revisión. |
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| 6. |
Tesorero(a) General |
Revisa las conciliaciones bancarias y los libros auxiliares. Si no esta correcta la conciliación: devuelve al Profesional Universitario de tesorería y/o contabilidad para los ajustes respectivos. De lo contrario: aprueba las conciliaciones, y las firma. Toma nota de las partidas conciliatorias para realizar las gestiones tendientes a subsanar. |
|
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| 7. |
Tesorero(a) General |
Recibe de los responsables del manejo de cajas menores las conciliaciones bancarias junto con los extractos, fotocopia de los libros auxiliares de la respectiva cuenta bancaria. |
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| 8. |
Tesorero(a) General |
Revisa, aprueba y firma las conciliaciones de cajas menores. |
|
|
| 9. |
Secretaria Tesorería |
Recibe las conciliaciones bancarias con soportes. Saca fotocopias. Elabora memorando para firma del Tesorero y Subdirector Financiero para ser remitida a la Auditoria Fiscal. |
Memorandos de Remisión |
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| 10. |
Secretaria Tesorería |
Entrega copia a contabilidad y archiva original para el control y seguimiento de las mismas. |
|
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6.7. PROCEDIMIENTO PARA CUSTODIA DE TÍTULOS DE DEPÓSITO JUDICIAL
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Secretaria de Tesorería |
Recibe: 1. Memorando con los originales de los títulos judiciales. 2. Memorando con orden de endoso y/o fraccionamiento de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva y/o Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal. |
Memorando con depósitos judiciales u Orden de endoso |
|
| 2. |
Profesional Universitario de Tesorería |
1. Recibe oficio con original de los títulos judiciales. 2. Entrega fotocopia del memorando al Profesional de contabilidad para que de inicio al procedimiento de Contabilidad 13002. 3. Guarda en la caja fuerte los Títulos recibidos. 4. Proyecta oficio de envío a los beneficiarios o al banco Agrario, endosa los títulos, si es memorando con orden de endoso y/o fraccionamiento, 5. Pasa a la Tesorera General para su verificación y posterior firma. 6. Entrega al Tesorero. |
Listado de control de títulos judiciales. |
Punto de Control: TODO TITULO: para ser endosado debe llevar dos de las tres firmas registradas en el Banco Agrario y el sello húmedo. |
| 3. |
Tesorero (a) General |
Recibe oficio para su revisión y títulos originales endosados. Si la información es correcta se firma el oficio y los títulos, recoge la firma del Subdirector Financiero (segunda firma autorizada para los títulos) y traslada a Profesional Universitario. Si la información es incorrecta devuelve para su corrección. |
|
Observación: El Tesorero General es la persona que tiene a su cargo la responsabilidad y el manejo de la Caja Fuerte y la custodia de los títulos valores que allí reposan. |
| 4. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Recibe oficio con original de los títulos judiciales endosados, toma fotocopias de los mismos y del oficio origen del endoso, radica oficio de envío de títulos endosados y lo entrega al auxiliar administrativo. |
Oficio de envío títulos endosados |
Observación: El envió de los títulos endosados se debe hace por correo certificado, o entrega personal por la ventanilla de la tesorería. |
| 5. |
Auxiliar Administrativo |
Recibe oficio con originales de los títulos judiciales y copia del memorando orden de endoso y lleva personalmente a la entidad beneficiaria de los mismos o al Banco Agrario de Colombia si hubiere lugar al fraccionamiento |
|
|
| 6. |
Auxiliar Administrativo |
Recibe consignación y títulos, realiza la transacción y entrega copia de la consignación al Profesional Universitario, debidamente sellada por el Banco correspondiente. |
Consignación sellada por el Banco. |
|
| 7. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Recibe oficio radicado por la entidad beneficiaria o el Banco Agrario de Colombia. Realiza formato de consignación para consignar los títulos que se encuentran a favor de la Contraloría. Entrega al auxiliar administrativo consignación para los fines pertinentes. |
Recibo de Caja, Oficios de endoso y fraccionamiento |
|
| 8. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Recibe consignación, elabora el Acta de legalización pertinente. Entrega a la secretaria. Entrega a contabilidad según el caso. |
|
|
| 9. |
Secretaria Tesorería |
Anexa recibo de caja y consignación en el procedimiento de informe diario de tesorería. |
|
|
6.8. PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
6.8.1. A terceros
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Secretaria De Tesorería |
Recibe y radica solicitud del beneficiario. |
|
Observación: Reloj radicador |
| 2. |
Técnico y/o Profesional Universitario de Tesorería |
Recibe solicitud y busca en el sistema la información sistema financiero vigente del solicitante del certificado e imprime los libros auxiliares por tercero. |
|
|
| 3. |
Técnico y/o Profesional Universitario de Tesorería |
Revisa movimiento anual en los libros auxiliares, elabora y expide el Certificado de Retención en la fuente, el cual envía al Tesorero(a) para su revisión y firma. |
Certificado de Retención |
|
| 4. |
Tesorero(a) General |
Revisa y firma los Certificados de Retención y devuelve a la Secretaria de Tesorería para su entrega. |
|
|
| 5. |
Secretaria de Tesorería |
Recibe original y 2 copias del Certificado de Retenciones con el oficio de solicitud, revisa firma del Tesorero(a) y entrega dos al beneficiario. |
. |
Punto de Control: En la Tesorería deberá quedar constancia del Certificado de Retención firmado por el Tesorero(a) y la persona que lo retira de la entidad. |
| 6. |
Secretaria de Tesorería |
Archiva una copia junto con el oficio de solicitud debidamente refrendado por el beneficiario del mismo. |
|
|
6.8.2. A Funcionarios
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Tesorero(a) General |
Anualmente solicita a la Dirección de Talento Humano los formularios de Ingresos y Retenciones de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., de la vigencia inmediatamente anterior. |
|
|
| 2. |
Dirección de Talento Humano |
Diligencia los formularios de Ingresos y retenciones por cada uno de los funcionarios y envía para la firma al Tesorero(a) General. |
Formularios de Ingresos y Retenciones |
Observación: Responsable de la Dirección de Talento Humano debe constatar que la información registrada en los formularios de ingresos es segura y confiable. |
| 3. |
Tesorero(a) General |
Recibe, debidamente diligenciados los formularios de Ingresos y retenciones, Revisa y firma para enviarlos de nuevo a la Dirección de Talento Humano. |
|
Observación: Se debe hacer un chequeo de varios de estos certificados para Asegurar su información este correcta. respecto sistema |
| 4. |
Dirección de Talento Humano |
Recibe formularios de Ingresos y Retenciones debidamente firmados por el Tesorero(a) General. |
Certificados de Ingresos y Retenciones |
|
| 5. |
Dirección de Talento Humano |
Efectúa la entrega de los Formularios a cada uno de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C. |
|
Observación: Se debe dejar copia en la hoja de vida de los Formularios de Ingresos y Retenciones debidamente firmados. |
6.9. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA DE LA DIAN Y SDH.
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| |
Tesorero(a) General |
Recibe de la DIAN y la SDH las resoluciones donde se encuentran los lineamientos y criterios para la elaboración y presentación de la información exógena. |
Resolución expedida por la DIAN y SDH |
Observación: Exógena DIAN Nacional y Distrital |
| 1. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Genera el archivo plano la información de descuentos de ley del sistema Financiero módulo tesorería vigente, calendario tributario u otros vigentes en hojas de cálculos: 1. Las tarifas o porcentajes por las diferentes descuentos tributarios o retenciones. 2. Para el caso de la Dian los pagos por las retenciones en la fuente practicadas de acuerdo con lo establecido en el literal b) del artículo 631 del Estatuto Tributario. 3. Para el caso de la SDH los pagos por descuentos de Estampillas Procultura, Adulto Mayor e Ica. Revisa y verifica apellidos, nombres o razón social, Identificación, dirección de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó la retención en la fuente en el año gravable, teléfono, concepto, valor Base de liquidación y valor del pago o abono en cuenta, entre otros. En el caso de personas jurídicas la identificación o nit, dirección, teléfono si lo hay, número del contrato , póliza etc. |
Libros Auxiliares, del sistema contable vigente |
|
| 2. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Analizan, revisan Retenciones practicadas durante el año a informar. Diligencia el formato o realizar el archivo plano de acuerdo a los instructivos y normas de la DIAN Y SDH, el cual se adopta por medio de la Resolución según el concepto a que corresponda. |
Cuadro Excel |
|
| 3. |
Profesionales Universitarios Dirección Talento Humano Nomina |
Importa la siguiente información del sistema de nómina en hojas de cálculos. Pagos, retenciones en la fuente practicadas a los funcionarios de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente Suministrando: Apellidos y nombres, Identificación, Dirección, Teléfono, Valor del pago entre otros. |
Libros y/o Auxiliares de nómina del sistema vigente. |
Observación: La información que se importa corresponde a cada una de las personas a quienes se les practicó la retención en la fuente en el año gravable. |
| 4. |
Profesionales Universitarios Dirección Talento Humano Nomina y De Tesorería |
Analizan, revisan la información de Retenciones practicadas durante el año a informar que arroja el sistema de nómina y sistema financiero vigente. |
Cuadros en Excel |
|
| 5. |
Profesional Universitario Tesorero(a) (Tesorería) |
Diligencia el formato para los pagos y para las retenciones, el cual se adopta por medio de la Resolución según el concepto a que corresponda. Teniendo en cuenta la normatividad Vigente |
|
|
| 6. |
Profesional Universitario Tesorero(a) (Tesorería) |
Baja los archivos del prevalidador de la DIAN, en DISKETTE, CD o USB y realizan su instalación en el computador seleccionado para el trabajo. |
|
|
| 7. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Digita en el prevalidador de la DIAN la información obtenida de acuerdo a las (actividades números. 2, 3, 4 y 6). En caso de la SDH se envía el archivo plano según especificaciones contenidas en la resolución de SDH por medio electrónico o pagina web, ingresando al módulo medios exógenos, o en medio físico guardada en un CD o USB acompañada de un oficio donde se indica la información que se esta enviado. |
|
|
| 8. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Valida la información incorporada originando el "Reporte de Validación de Información Exógena", donde aparecen o no inconsistencias. Si existen inconsistencias: Se corrigen. Si esta correcta: Se imprime el reporte y se graba la información en medio magnética de acuerdo a los parámetros de la Resolución. |
Reporte Validación de Información Exógena. |
Punto de Control: La información debe guardarse en el medio magnético correspondiente de acuerdo a las especificaciones incluidas la resolución actualizada por la DIAN. |
| 9. |
Contralor de Bogotá D.C. |
Delega mediante oficios, dirigidos a la DIAN como representante legal de la Contraloría ante la DIAN, al Tesorero (a) general, la presentación y firma virtual del informe.. |
Oficios |
|
| 10. |
Tesorera General |
Revisa, analiza y presenta la información general, de manera virtual de acuerdo a la normatividad vigente utilizando los servicios informáticos electrónicos de la DIAN Y SDH haciendo uso para la DIAN de la firma digital y respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. En caso de la SDH para la presentación ICA se hace uso de un usuario y clave previamente enviados por SDH. |
Formato de Entrega a través de la página de la DIAN y firma digital. |
Punto de Control: Dian Formato, archivo prevalidador de presentación de la información Exógena. SDH formato archivo plano para el ICA y otras de compras del distrito y en excell para el caso de los descuentos tributarios por estampillas |
| 11. |
Secretaria de Tesorería |
Recibe los documentos de la información exógena (formato de presentación por envió de archivos Información con firma digital del Tesorero(a) general, sellada como recibida de la DIAN y Formato solicitud ingreso de archivo. En caso de la SDH recibe constancia emitida por el sistema electrónico de la SDH sobre envió información mas copia de dicha información si fue medio electrónico o pagina web, y en caso de medio magnético el oficio de recibido o radicado ante SDH mas copia de la información enviada. |
|
Observación: La carpeta de la información exógena se debe conservar por 5 años. |
| 12. |
Secretaria de tesorería |
Archiva en la carpeta de correspondencia externa enviada. |
|
|
6.10. PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE LA CARPETA DEL INFORME DIARIO DE TESORERÍA.
6.10.1. Procedimiento Informe Diario:
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1 |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Imprime: Relación de ingresos (ALE) Relación de egresos, actas de giro, por transferencia y por cheque. Copia Traslado interno entre cuentas. Relación de los reintegros. Estado diario de tesorería. Libro de bancos de los movimientos del día. Revisa, de acuerdo a documentos soportes que dieron origen a los movimientos de ingresos y egresos de tesorería. Entrega a Secretaria de la subdirección para armar el informe diario. |
Relación de ingresos. Relación de egresos. |
|
| 2. |
Secretaría (Tesorería) |
Recibe el comprobante de pago el Cheque y/o el comprobante de transferencia electrónica con todos los soportes que originaron el pago de una cuenta debidamente firmados. Separa los originales de la documentación dejándolos aparte. Archiva hoja de ruta en una AZ, en forma consecutiva. Relación de documentos a radicar. Comprobante de egreso Orden de pago en original Factura Recibido a satisfacción. Pago de parafiscales Informe Certificado de Disponibilidad y/o Registro presupuestal. Copia del contrato con el primer pago. Actas de Giro. Comprobante del cheque y/o el comprobante de transferencia electrónica. Copias de las actas de legalización equivalente al "recibo de caja", con el documento soporte. Actas de reintegros Saca fotocopias de acuerdo a los documentos que debe entregar a: Subdirección de Recursos Materiales, Dirección de Talento Humano, Presupuesto, Coactiva entre otros. Inicia el proceso de armar la carpeta de informe diario con la documentación producida. |
|
Punto de Control Relación de documentos a radicar debe incluirse al final de todos los pagos, para verificar los mismos. |
| 3. |
Secretaría (Tesorería) |
Consolida y verifica la documentación recibida de los movimientos y transacciones realizadas en tesorería generadas por los egresos e ingresos. |
|
Observación: Plazo de entrega de informe diario a la tesorera (1) día hábil después de terminado el día. Revisión por la tesorera (1) día. Entrega a contabilidad mínimo el (3) días hábil para revisión. La carpeta máximo debe tener 250 folios de acuerdo a las normas de archivo. |
| 4. |
Secretaria (Tesorería) |
Organiza la documentación recibida del día de la siguiente manera: Boletín de Tesorería.(diario). Relación de ingresos. Actas de Legalización "Recibos oficiales de caja" con sus soportes. consignaciones bancarias y otros documentos soportes (Formatos generados por algunos de los ingresos de tesorería). Auxiliar de ingresos. Actas de reintegros. Relación de documentos a radicar, relación de Egresos de Bancos, Comprobante de pago, adjuntando orden de pago, copia de la transferencia electrónica y demás documentos de acuerdo al anexo 2 "Documentos que se deben solicitar para la recepción, causación y pago de obligaciones"; procedimiento de causación contable. Soporte de traslado de fondos. Notas crédito de transferencia Acta de anulación de cheques con el cheque anulado. Realiza la foliación de los documentos anexos de acuerdo a las normas archivisticas una vez armada la carpeta. Entrega la carpeta de los comprobantes de pago y los documentos generados por la tesorería por orden de fecha con el informe diario del día. Entrega al tesorero (a) para revisión y firma. |
Informe diario |
Observación: Relación de documentos a radicar Especifica las órdenes de pago radicadas y giradas en el día, por lo tanto debe incluirse al final de todos los pagos, para verificar los mismos Punto de Control: Verificar que la documentación archivada no se encuentre duplicada y que estén todos los soportes que originaron cada uno de los registros tesorales. |
| 5. |
Tesorero(a) General |
Recibe informe diario, verifica que la documentación se encuentre debidamente archivada, foliada y que los documentos que la conforman estén debidamente firmados por los responsables de cada área. Revisa la imputación contable y/o presupuestal de los comprobantes de pago, los ingresos generados en la tesorería. Coteja la información con los documentos que generaron los egresos, reintegros e ingresos de tesorería. Si está correcto aprueba, firma los informes, relación de egresos e ingresos y entrega a Secretaria de Tesorería. Revisa la carpeta del libro de Bancos de los movimientos generados por tesorería y firma aprobando que la información consignada en los mismos esta correcta. No: devuelve al profesional de Tesorería para las correcciones del caso. |
|
Punto de Control Cotejar la información de la relación de ingresos e egresos con boletín diario garantizando la información generada de los informes diarios. |
| 6. |
Secretaria de Tesorería |
Radica el informe diario y entrega al Profesional Especializado de Contabilidad, para su control una vez corregido y firmado por la tesorera. |
|
Observación: La información entregada a las Subdirección de Recursos Materiales. Dirección de Talento Humano. Presupuesto Coactiva Jurídica entre otras es para control, consultas y/o rendición de informes. |
| 7. |
Profesional Especializado (Contador) |
Recibe el informe diario de Tesorería. Revisa informe diario e inicia el procedimiento 8002, procedimiento de contabilización de órdenes de pago y actas de legalización signando cada uno de los documentos legalizados. Si no está correcto devuelve a tesorería para los ajustes necesarios de acuerdo a las inconsistencias encontradas, de lo contrario devuelve a la Secretaria. |
|
Observación: Revisión de movimientos y saldos diarios por parte de contabilidad evidenciados con el Vo.Bo. |
| 8. |
Secretaria (tesorería) (asignado como Administrador del Archivo de tesorería) |
Recibe y revisa que el informe diario se encuentre debidamente firmado por el profesional responsable de contabilidad. Si no está correcto devuelve para los ajustes necesarios de lo contrario enumera la carpeta registrando en Excel para posterior entrega al Archivo Central de la Contraloría. |
|
Observación: La entrega al archivo central se hace teniendo en cuenta las tablas de retención y las normas archivisticas. |
| 9. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Entrega copia a presupuesto de las actas de reintegros realizados en Tesorería que afecten la imputación presupuestal. |
|
|
| |
Profesional de Presupuesto |
Recibe copia de las actas de reintegro e inicia el procedimiento de presupuesto 13001 "Procedimiento de Reintegros". |
|
|
| 10. |
Secretaria de Tesorería |
Radica en libros las órdenes de pago para entregar a Recursos Materiales. |
|
|
| 11. |
Secretaria subdirección recursos materiales |
Recibe las copias de las ordenes de pago y comprobantes de egreso y firma el oficio remisorio |
Formatos |
Observación: La documentación que se entrega es para archivar en la carpeta de cada contrato y actualización del Formato 13 de AGR, que se debe rendir anualmente. |
| 12. |
Secretaria Subdirección Recursos Materiales |
Entrega al responsable del archivo de contratos y al responsable del diligenciamiento del Formato 13 AGR y responsable de rendir información a cualquier ente sobre la contratación. |
|
Observación: Verificar periódicamente con tesorería los giros realizados por concepto de contratos para actualizar el formato 13 de la AGR y demás entes que requieren dicha información. |
| 13. |
Profesional (Servicios Administrativos) Encargado Manejo y custodia de la Caja Menor |
Recibe copia de la transferencia vía correo electrónico y da inicio al procedimiento para el manejo de cajas menores. |
|
|
| 14. |
Secretaria de Jurisdicción Coactiva y/o Responsabilidad Fiscal |
Recibe y firma oficio remisorio de las copias de las órdenes de pago por concepto de sentencias judiciales para los fines pertinentes. |
|
|
6.10.2 Procedimiento Informes Mensuales, semestrales y Anual.
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Tesorero(a) General |
Recibe de la Secretaría Distrital de Hacienda, Auditoría General, Dirección de Análisis Económico entre otros los lineamientos y criterios para la rendición de los diferentes informes de la información mensual, semestral y anual que se requiera de acuerdo a la normatividad que se encuentre vigente. |
|
|
| 2. |
Tesorero(a) General |
Solicita mensualmente la ejecución presupuestal para la presentación de los informes. Imprime los auxiliares de bancos, caja y boletín. |
|
|
| 3. |
Tesorero(a) General |
Coteja la ejecución presupuestal con los Auxiliares de Bancos, caja y el saldo del boletín diario, constatando que los saldos coincidan. En caso de encontrar diferencias entre la ejecución y los auxiliares informa, revisa y analiza con presupuesto y contabilidad los posibles errores realizando los ajustes correspondientes. Entrega a Profesional responsable de la elaboración de informes. |
-Informe Mensual Semestral Anual |
|
| 4. |
Profesional Universitario de Tesorería |
Prepara los siguientes informes: Informe Mensual: Este corresponde principalmente al informe solicitado por la Auditoria General mediante el sistema SIVICOF dentro de los primeros 10 días hábiles siguientes al mes reportado. Informe Semestral: dentro de los primeros 10 días hábiles siguientes al semestre reportado Informe Anual: De acuerdo a la normatividad vigente. |
|
|
| 5. |
Tesorero(a) General |
Mensualmente recibe las conciliaciones bancarias, revisa y toma nota de las partidas conciliatorias para realizar las gestiones tendientes a subsanar. Recibe de los responsables del manejo de cajas menores las conciliaciones bancarias con fotocopia de los libros auxiliares de la respectiva cuenta bancaria de la caja menor. |
|
|
| 6. |
Tesorero(a) General o(a) |
Revisa, aprueba y firma las conciliaciones de cajas menores y entrega a la secretaria de Tesorería para entrega y archivo. |
|
|
| 7. |
Tesorero(a) General |
Recibe las conciliaciones bancarias con soportes. Saca fotocopias. Elabora memorando para firma del Tesorero y Subdirector Financiero para ser remitida a la Auditoria Fiscal. Entrega copia a contabilidad. Archiva original para el control y seguimiento de las mismas. |
|
|
| 8. |
Profesional Universitario |
Actualiza e imprime el Informe sobre el Estado de Tesorería. Anexo No 10, entrega al Tesorero (a) General para su verificación. |
Estado de Tesorería |
|
| 9. |
Profesional Universitario |
Actualiza el Informe sobre disponibilidad de Fondos Anexo No 11 e imprime, rubrica y entrega a Tesorero (a) General. |
Disponibilidad de Fondos |
|
| 10. |
Tesorero(a) General |
Revisa con la ejecución presupuestal una vez diligenciados los formatos anteriores constatando que los saldos coincidan. Verifica y/o revisa con presupuesto y contabilidad en caso de encontrar diferencias corrige los mismos. |
|
Punto de Control Revisar las partidas conciliatorias de los formatos con los auxiliares y la ejecución presupuestal. |
| 11. |
Tesorero(a) General, y/o Profesional Universitario |
Diligencia electrónicamente de acuerdo a las instrucciones de la Auditoria General en el sistema SIVICOF, módulo FINANCIEROPRESUPUESTO : - En el formato 100-CB-0101 EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS utilizando la información del SISPAC. EN EL MÓDULO 3- FINANCIERO E INVERSIONES: - En el FORTMATO 1401-CB-0114 PORTAFOLIODEINVERSIONESFINANCIERAS. - En el FORMATO 1600-CB-0115 INFORME SOBRE RECURSOS DE TESORERIA - 1700-CB-0116 INFORME SOBREDISPONIBILIDAD DE FONDOS de los anexos 10 y 11, luego procesa hasta que el resultado que arroja el sistema indique correcto, generando como resultado un archivo consolidado si no corrige y vuelve y se valida - SE ANEXAN LOS FORMATOS: 1- FORMATO CBN-1002 2-FORMATO CBN-1092 3-FORMATO CBN-1094 4-FORMATO CBN- 1093 5-FORMATO CB 0105 6-FORMATO CBN 1006 Envía por correo electrónico a la dirección de informática con copia a la Subdirección Financiera el archivo consolidado , mas la impresión de la ejecución y presupuesto PAC mensual generado por el sistema PREDIS, OPJECT de la SDH del mes que se esta presentando toda la información. Recibe vía electrónica la constancia o certificación del recibido de toda la anterior información por la dirección informática. Imprime toda la anterior información y entrega dicha certificación al Profesional para su archivo. |
|
Observación Los formatos deben ser revisados y conciliados con los profesionales de presupuesto y contabilidad. |
| 12. |
Tesorero(a) General, y/o Profesional Universitario |
Recibe del tesorero la impresión de los anteriores documentos enviados a la subdirección de informática y archiva. |
|
Observación Se archiva una copia en una z con la información |
| 13. |
Profesional Universitario (Tesorería) |
Diligencia anualmente Informe SIREL de acuerdo a las instrucciones de la Auditoria General electrónicamente los siguientes formatos de tesorería: Formato No. F02 Cajas Menores Formato No. 3 Cuentas Bancarias, Formato No. 6 "Ejecución presupuestal de Ingresos", Formato No. 9 "Ejecución del PAC Vigencia", Formato No. 11 "Ejecución Presupuestal de Cuentas por Pagar". Imprime los formatos. |
Formatos de AGR |
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| 14 |
Tesorero(a) General |
Recibe, revisa con la ejecución presupuestal auxiliares de bancos y caja si están bien el tesorero(a) General signa los formatos. De lo contrario devuelve para los ajustes necesarios |
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ANEXO NO. 1 GRUPO DE TESORERÍA
Formato para pago de ________________ Bogotá, D.C, Fecha:_____________________________ Nombre del beneficiario:______________________________________________ Documento de identidad No: ____________________Expedido en:______________ Dirección: _________________________________________________________________ Teléfono: casa o móvil ________________________________________________ Concepto: (7) Fotocopias _____ Otro(s)_________________________________ __________________________________________________________________ Total copias: _____________________Valor a Cancelar $ _______________ Banco ____________________________ No. Cuenta _______________________ Dependencia y funcionario que autoriza el pago ____________________________ Nombre de quién atiende la solicitud en tesorería: ___________________________ Contraloría de Bogotá Carrera 32 A No. 26 A -10 Piso 10 Teléfono 3350305 ANEXO NO. 2 ACTA DE LEGALIZACIÓN INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL ACTA DE LEGALIZACION
1. ACTA DE LEGALIZACIÓN No.: Número consecutivo de expedición del Acta.
2. FECHA: día, mes, año
3. ENTIDAD FINANCIERA: Banco donde se realiza el ingreso.
4. No. CUENTA: Identifica la cuenta de Ahorros, corriente.
5. VALOR: Se ingresa el valor.
6. CONCEPTO: Se despliega el archivo y se secciona el que requiera Ej.: Fotocopias.
7. TESORERO: Nombre y firma del Tesorero. ANEXO 3 FORMATO COMPROBANTE DE EGRESO INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE COMPROBANTE DE EGRESO
1. No: Número consecutivo del comprobante de egreso.
2. ORDEN DE PAGO No: Número de la Orden de Pago que soporta el comprobante de Pago.
3. FECHA: año, mes, día de elaboración del comprobante o la orden de pago
4. BENEFICIARIO: Persona natural o jurídica a nombre de quién se debe expedir el comprobante.
5. NUMERO DE CUENTA A LA CUAL SE TRASFIERE: número de doce dígitos.
6. TIPO DE CUENTA: Ahorros o corriente
7. BANCO:
8. ARCHIVO: Cuando se paga por transferencia se genera un pago en lotes, varias ordenes de pago en el mismo archivo Ej.; DAVIVIENDA 20110919152829.
9. CONCEPTO: La descripción de lo que se esta pagando, numero de factura, fechas etc.
10. Descuentos: Se relacionan los impuestos que se deben aplicar, como son retefuente, IVA, ICA, estampilla pro cultura, pro persona mayor
11. TOTALES: Valor bruto y valor neto.
12. ELABORO: Responsable del diligenciamiento
13. REVISO: Tesorero
14. APROBO: Subdirector Financiero
15. RECIBIDO. Nombre, firma y sello que garantiza que es el beneficiario.
16. IDENTIFICACION: Nit de quién recibe el pago ANEXO No. 4 Formato Conciliación Bancaria INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
1. FECHA: día mes y año de elaboración de la conciliación bancaria junto con los datos del banco (Banco, sucursal y Numero de Cuenta).
2. SALDO SEGÚN EXTRACTO: saldos según extractos bancarios durante el mes.
3. SALDO EN LIBROS: saldo según libros de contabilidad a final del mes.
4. NOTAS CRÉDITO NO REGISTRADAS EN LIBROS: Refleja la información que presenta el extracto, la descripción, fecha, registro y valor de la nota crédito.
5. CONSIGNACIONES POR REGISTRAR: consignaciones reflejadas en el extracto bancario y no registradas en el libro auxiliar y valor de la consignación.
6. CHEQUES DEVUELTOS: fecha de devolución, número del cheque y valor de los cheques devueltos reflejados en el extracto.
7. NOTAS DÉBITO NO REGISTRADAS EN LIBROS: descripción de la fecha y registro del valor de las notas débito.
8. OTROS CONCEPTOS: casos especiales que determina la Ley.
9. OBSERVACIONES: lo que no se pueda ubicar dentro del formato.
10. ELABORADA POR: nombre y cargo del funcionario encargado de elaborar la conciliación bancaria.
11. REVISADA POR: nombre y firma del Profesional Especializado de Contabilidad (Subdirección Financiera) (Subdirección Financiera).
12. TESORERO GENERAL: nombre y firma del Tesorero General. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DEL INFORME DE EJECUCIÓN DE RECONOCIMIENTOS VIGENCIA ANTERIOR
1. ENTIDAD: Descripción del nombre de la Entidad.
2. CÓDIGO: Código de la Entidad.
3. MES: Mes del cual se incorporan los movimientos.
4. CÓDIGO: En esta columna se registrara el número correspondiente al rubro de acuerdo al plan de cuentas respectivo.
5. RUBRO: Nombre o identificación del rubro.
6. PARTIDA CERTIFICADA:
7. MODIFICACIONES DEL MES: Los movimientos del mes
8. MODIFICACIONES ACUMULADAS: Acumula el saldo anterior de las modificaciones mas el movimiento del mes.
9. PARTIDA DEFINITIVA: Acumula el movimiento de la partida certifica mas o menos las modificaciones.
10. RECAUDO DEL MES: los recaudos y afectaciones del mes.
11. RECAUDO ACUMULADO: el acumulado de los recaudos.
12. PORCENTAJE EJECUCIÓN: se mira estadísticamente el porcentaje de lo ejecutado.
13. SALDO POR RECAUDAR: se registra el valor de las transferencias por recaudar.
14. FIRMA DEL RESPONSABLE: Firma del Funcionario responsable. (Tesorero(a) General (Subdirección Financiera).
15. DEPENDENCIA: nombre de la Dependencia designada por la entidad. (Tesorería).
16. TELÉFONO: Número Telefónico donde se puede solicitar información.
ANEXO No. 6 ANEXO 7 PROGRAMA ANUAL DE CAJA – PAC INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE PROGRAMA ANUAL DE CAJA
1. ENTIDAD: Corresponde al nombre de la Contraloría de Bogotá código 235.
2. VIGENCIA: Indica la vigencia fiscal que se está trabajando.
3. FECHA: Mes del cual se diligencian los datos.
4. PRESUPUESTO INICIAL: Es el presupuesto aprobado para la vigencia fiscal.
5. TOTAL PAC: PAC Aprobado por el CONFIS.
6. REZAGO: Valores que se han decidido dejar pendientes para posterior ejecución.
7. NO EJECUTADO: corresponde a los valores que mes a mes se han dejado de ejecutar.
8. SISTEMA SISPAC – SHAD: Este informe se tramita en el programa de la SDH – por la intranet
9. TESORERO(A) GENERAL: Es la persona responsable de este trámite, tiene clave y firma de certicamara.
ANEXO NO. 8 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE ESTADO DE TESORERÍA
1. ENTIDAD DISTRITAL: Descripción del nombre de la Entidad.
2. MES EVALUADO: corresponde al mes que sé esta evaluando el estado de Tesorería.
3. AÑO. Año que se va afectar.
4. ENTIDAD FINANCIERA: Corresponde a la Entidad donde se mantienen los recursos monetarios para atender obligaciones de giro permanente, llámese banco, corporación de ahorro y vivienda u otros.
5. NÚMERO DE CUENTA CORRIENTE: Hace referencia al número asignado por la entidad financiera, para identificar la propiedad de recursos depositados por el cuentadante.
6. SALDO ANTERIOR: Corresponde al saldo del último mes reportado con que se cerraron las cuentas tanto corrientes como de ahorro, en cada una de las entidades financieras.
7. MOVIMIENTO DE INGRESOS: Es esta columna se registra los movimientos de ingresos consolidados mensualmente en cada cuenta, recibidos por todo concepto.
8. MOVIMIENTO DE EGRESOS: En esta columna se registra los movimientos de egresos consolidados mensualmente de cada cuenta, causados por los pagos o giros por todo concepto, correspondientes a la misma vigencia.
9. SALDO SEGÚN TESORERÍA: Identifica al saldo final mensual de cada cuenta con corte al periodo reportado. Corresponde al resultado de la diferencia entre el movimiento de ingresos menos el movimiento de egresos.
10. FECHA ÚLTIMA CONCILIACIÓN: Hace referencia a la fecha de la ultima conciliación bancaria practicada.
11. FIRMA DEL RESPONSABLE: Firma del Funcionario responsable. (Tesorero(a) General (Subdirección Financiera).
12. DEPENDENCIA: nombre de la Dependencia designada por la entidad. (Tesorería).
13. TELÉFONO: Número Telefónico donde se puede solicitar información INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE DISPONIBILIDAD DE FONDOS
1. ENTIDAD DISTRITAL: Descripción del nombre de la Entidad.
2. FECHA: Corresponde al último día de cada mes y recoge los saldos de los movimientos presentados en el mismo período
3. FONDOS EN MONEDA NACIONAL: Hace referencia a la Sumatoria de los saldos de recursos depositados en cajas menores y principal, cuentas corrientes, ahorro e inversiones financieras temporales en las distintas entidades del sector financiero.
4. FONDOS EN MONEDA EXTRANJERA: Corresponde a la Sumatoria de los saldos de los recursos depositados en bancos en el exterior, ya sea a través de cuentas corrientes, ahorro e inversiones en otro tipo de moneda. Su valor debe darse en pesos por lo tanto deben calcularse a la Tasa Representativa del Mercado al cierre de cada mes.
5. TOTAL FONDOS DISPONIBLES DE TESORERÍA: Es la sumatoria de los ítems I y II.
6. ACREEDORES VARIOS: Hace referencia a las obligaciones que presenta la Entidad con terceros, por lo tanto son recursos que mantienen el sujeto de control pero no corresponde a recursos propios.
7. FONDOS A TERCEROS: Son recursos que maneja la entidad pero corresponden a terceros Ej. : Fondos de Pensiones.
8. RECAUDOS DE TERCEROS: Son recursos que la entidad mantiene, en razón de los convenios celebrados con otras entidades para su correspondiente recaudo.
9. TESORERÍAS DE TERCEROS: Son recursos de las distintas entidades de la Administración, que por su naturaleza y función son manejados por la Tesorería Distrital.
10. TOTAL DISPONIBILIDAD ORDINARIA: Es el resultado de la diferencia entre los fondos disponibles de Tesorería y los acreedores varios.
11. INVERSIONES PERMANENTES: Corresponden a las inversiones en acciones que mantienen las Entidades del Distrito en otras entidades tanto del sector público como privado valorados al costo.
12. RECURSOS COMPROMETIDOS: Son los compromisos adquiridos por las Entidades aún no cancelados, como por Ej. : las reservas.
13. FIRMA DEL RESPONSABLE: Firma del Funcionario responsable. (Tesorero(a) General (Subdirección Financiera).
14. DEPENDENCIA: nombre de la Dependencia designada por la entidad. (Tesorería).
15. TELÉFONO: Número Telefónico donde se puede solicitar información.
CONTROL DE CAMBIOS
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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJAS MENORES |
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Código documento:13004 |
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Código formato: 01002002 |
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Versión:5.0 |
FECHA: 01 DE NOVIEMBRE DE 2013
| Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
| Firma: |
Firma: |
| Nombre: Dairo Giraldo Velásquez |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo |
| Cargo: Subdirector Financiero |
Cargo: Director Técnico - Dirección de Planeación |
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la apertura, reembolso, legalización y control para el adecuado manejo de los recursos asignados a las Cajas Menores de la Contraloria de Bogotá.
2. ALCANCE:
PROCEDIMIENTO APERTURA DE CAJA MENOR
Inicia cuando las dependencias solicitantes presentan requerimiento ante el Contralor Auxiliar o Director (designado como ordenador del gasto) para la creación de cajas menores debidamente sustentada la solicitud definiendo montos y rubros presupuestales a utilizar. y termina cuando el Director o Subdirector (Dirección o subdirección solicitante) da inicio al procedimiento para el manejo de cajas menores "8004", numeral 7.2.
PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJAS MENORES
Inicia cuando el Director, Subdirector (designado como ordenador del gasto de la caja menor) recibe, memorando de la subdirección financiera estipulando el monto consignado, entrega al funcionario responsable (asignado para el manejo y control de la caja menor) y termina cuando el Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) remite el memorando de solicitud de reembolso y/o legalización de la caja menor a la Subdirección Financiera adjuntando la carpeta con los documentos, facturas y cuadros que hacen parte del mismo una vez cumplido el 70% del total de la caja menor.
PROCEDIMIENTO REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Inicia cuando el Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) radica el reembolso de caja menor con los documentos y formatos debidamente archivados con los comprobantes de gastos de caja menor definiendo los montos por los rubros presupuestales utilizados y termina cuando el Tesorero (a) General da inicio al Procedimiento Giro Tesoral y/o pago de la orden de Pago. 8003 numeral 7.5.
PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN DE CAJA MENOR
Inicia cuando el Tesorero(a) General envía memorando a los responsables del manejo de los fondos de caja menor, estipulando fecha en que se debe legalizar y/o realizar el cierre de la caja menor y termina cuando la Secretaria Área Tesorería recibe y archiva de acuerdo al procedimiento de informe diario "8003" numeral 7.9.1
3. BASE LEGAL: Ver Normograma
4. DEFINICIONES:
CAJA MENOR: Es el fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un funcionario, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles y que no impliquen fraccionamiento. Son formuladas por las diferentes dependencias con el fin de garantizar el normal funcionamiento de la Entidad
5. ANEXOS:
Formato de cajas menores (Anexo No. 1).
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1. PROCEDIMIENTO APERTURA DE CAJA MENOR
6.2. PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJAS MENORES
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Director, Subdirector (designado como ordenador del gasto de la caja menor). Funcionario asignado para el manejo de la caja menor |
Reciben Vía Outlook copia de la transferencia efectuada a la cuenta bancaria vigente para el manejo de la caja menor correspondiente. |
|
Punto de Control El funcionario responsable del manejo de Caja Menor debe solicitar al almacén certificación de existencia o no del elemento a comprar. Igualmente verificar que no exista contrato. |
| 2. |
Funcionario (asignado del manejo de la caja menor) |
Realiza la apertura de libros de bancos y efectivo. |
|
Punto de Control Consecutivo por Número de cheque o recibo de caja. |
| 3. |
Director, Jefe de Oficina, Subdirector (Dependencia solicitante) |
Elabora solicitud de necesidades para la aqusición de bienes o servicio y remite al ordenador del gasto de caja menor, justificando la necesidad del mismo. |
Solicitud |
|
| 4. |
Director, Subdirector (designado como ordenador del gasto de la caja menor) |
Recibe, estudia solicitud y consulta saldos disponibles, elabora memorando en caso de rechazo. Para bienes o servicios elabora orden correspondiente y remite o informa a la dependencia solicitante, da VoBo y remite al responsable asignado para el manejo de la caja menor. |
|
Observaciones Los funcionarios con atribuciones para el gasto y pago, debe autorizar previamente con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caja menor. |
| 5. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Recibe solicitudes, realiza la compra, elabora comprobante. en el evento que no pueda realizar personalmente la compra, elabora recibo provisional y desembolsa los recursos entregando al funcionario autorizado para la compra. |
|
Observación Se entrega el dinero al funcionario que va a efectuar la compra. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes legaliza el gasto, entrega la factura al responsable para el manejo de la caja menor y el dinero sobrante si lo hubiese. |
| 6. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Verifica factura de compra con documentos soportes y elabora comprobante de egreso. |
|
Punto de Control
El funcionario asignado para el manejo de la caja menor debe efectuar las retenciones a que haya lugar, dando cumplimiento a la normatividad vigente. Las facturas deben cumplir con todos los requisitos de ley. |
| 7. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Registra los gastos por compra de bienes, elementos de consumo o devolutivo, o la prestación del servicio, según sea el caso en el anexo 1 "Formato de cajas menores". |
|
Observación Si se efectúa compra de un elemento devolutivo o controlado, se remite la copia de la factura al almacén para la elaboración del comprobante de ingreso. |
| 8. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Registra el gasto en el libro auxiliar de caja menor, efectivo o bancos. Al finalizar el mes realiza la conciliación de la cuenta bancaria correspondiente a la caja menor. Entrega a la secretaria de la subdirección financiera la conciliación bancaria con los soportes respectivos. |
|
Observación Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben numerarse en forma consecutiva y ascendente. |
| 9. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Archiva solicitud de servicio o compra de bienes en la carpeta asignada para tal fin con los respectivos soportes. |
|
Observación Todos los desembolsos que se realicen con recursos de las cajas menores, deben tener como soporte adicional la constancia en el respectivo documento (facturas, recibos, cuentas de cobro, etc.) del recibo a satisfacción del bien o servicio adquirido. |
| 10. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Verifica junto con el Director o Subdirector asignado como ordenador del gasto de la caja menor, las facturas de los gastos realizados para su aprobación. |
|
|
| 11. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Proyecta el memorando de solicitud de reembolso de los gastos efectuados por caja menor, para la firma del Director o Subdirector asignado como ordenador del gasto. |
|
|
| 12. |
Director, Subdirector (designado como ordenador del gasto de la caja menor) |
Recibe, revisa y firma el memorando de solicitud de reembolso de los gastos efectuados por caja menor y traslada al funcionario asignado para el manejo de la caja menor. |
|
|
| 13. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Remite el memorando de solicitud de reembolso de la caja menor a la Subdirección Financiera adjuntando la carpeta con los documentos, facturas y cuadros que hacen parte del mismo una vez cumplido el 70% del total de la caja menor. Anexa Resolución de reconocimiento de los gastos realizados durante el periodo a reembolsar. Cuando se trate de compras o servicios de un proveedor nuevo se debe anexar el RUT. |
Resolución |
|
6.3. PROCEDIMIENTO REEMBOLSO DE CAJA MENOR
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Subdirector Financiero |
Recibe memorando de solicitud del reembolso de la caja menor con la carpeta que contiene los documentos soportes del mismo y traslada al profesional del área de presupuesto. |
|
|
| 2. |
Profesional Universitario Área Presupuesto |
Revisa anexo 1 "Formato de cajas memores" que contiene los gastos del reembolso de la caja menor, el cual debe coincidir con los soportes de las facturas adjuntas y fechas del periodo del reembolso. Si encuentra inconsistencias devuelve al responsable del manejo de la caja menor para que se realicen los ajustes. De lo contrario registra los gastos en el sistema financiero vigente expidiendo un nuevo registro presupuestal para cubrir el reembolso afectando el certificado de disponibilidad inicial y entrega al profesional de contabilidad. |
|
Observación Si las inconsistencias son de fondo devuelve con memorando al responsable del manejo de la caja menor para que se realicen los ajustes o aclaraciones respectivas. |
| 3. |
Profesional Universitario Área contabilidad. |
Recibe y verifica los gastos que afectan los rubros contemplados dentro lo establecido en la Resolución Reglamentaria y normas presupuestales. Verifica los valores de descuentos de ley, beneficiario, fecha, nit y concepto de las facturas y/o cuentas de cobro que deben ser iguales a los reportados en el anexo 1"Formato de cajas memores". Si encuentra inconsistencias devuelve a presupuesto o al funcionario encargado del manejo de la caja menor. |
|
Observación Si las inconsistencias son de fondo devuelve con memorando al responsable del manejo de la caja menor para que se realicen los ajustes o aclaraciones respectivas |
| 4. |
Profesional Universitario Área contabilidad. |
Inicia el procedimiento de elaboración de orden de pago afectando los rubros presupuestales y cuentas contables. Pasa al profesional Especializado (Contador) para revisión, validación de la causación de la orden de pago y Aprobación. Entrega a la central de cuentas. |
|
Punto de Control Periódicamente el profesional especializado de contabilidad realiza Arqueos de caja menor. |
| 5. |
Central de Cuentas |
Da inicio al Procedimiento 8005 Recepción y pago de cuentas, remite a la Tesorería General. |
Carpeta de reembolso |
Observación La solicitud de reembolso se efectuará una vez al mes. |
6.4 PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN DE CAJA MENOR
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Tesorero General o Subdirector Financiero |
Envía memorando a los responsables del manejo de los fondos de caja menor, estipulando fecha en que se debe legalizar y/o realizar el cierre de la caja menor. |
|
|
| 2. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Proyecta el memorando de solicitud de legalización de los gastos efectuados por caja menor, para la firma del Director o Subdirector asignado como ordenador del gasto. |
|
|
| 3. |
Director, Subdirector (designado como ordenador del gasto de la caja menor) |
Recibe, revisa y firma el memorando de solicitud de legalización de los gastos efectuados por caja menor y traslada al funcionario asignado para el manejo de la caja menor. |
|
|
| 4. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Radica en la secretaria de la Subdirección Financiera y/o central de cuentas el memorando de solicitud de legalización de la caja menor adjuntando: Carpeta de la caja menor, con todos sus documentos soportes con los pagos efectuados a la fecha de cierre y/o legalización. Formato diligenciado según anexo 1 "Formato de cajas menores". Resolución de reconocimiento de los gastos efectuados en el último periodo de ejecución de la caja menor. Retenciones practicadas. Sobrante en efectivo. Cheque o nota de traslado del saldo existente a la fecha en la cuenta corriente de la caja menor a su cargo. |
|
Observación Cuando la legalización sea por cambio del funcionario responsable de la caja menor, el procedimiento es el mismo. Para legalización por cierre de vigencia se debe tener en cuenta la fecha que aparece en la resolución Reglamentaria vigente. |
| 5. |
Secretaria de la Subdirección Financiera y/o Técnico o Profesional de la central de cuentas |
Recibe, radica y verifica que la documentación este completa. Anexa hoja de ruta interna. Entrega al Técnico de Tesorería. |
|
|
| 6. |
Técnico de Tesorería |
Recibe la documentación. Elabora e imprime el recibo de caja por los montos del efectivo reintegrado y el cheque o nota de traslado del saldo que existía en la cuenta corriente de la caja menor a la cuenta autorizada para tal fin. Anexa los recibos en la carpeta de caja menor y pasa al profesional encargado de la revisión de las cajas menores. |
Recibo de Caja |
|
| 7. |
Profesional universitario |
Recibe, revisa los valores consignados en los soportes de la caja menor junto con el recibo de caja de Tesorería. Revisa los soportes para la legalización de la caja menor. Verifica que la totalidad del fondo autorizado haya quedado debidamente soportado y justificado. Verifica el saldo en bancos. Si encuentra inconsistencias devuelve con oficio al Director o Subdirector asignado como ordenador del gasto de la caja meno, en caso de justificación comunica verbalmente para que se realicen los ajustes necesarios y traslada al Tesorero General. |
|
|
| 8. |
Profesional Universitario Área contabilidad. |
Realiza los registros contables respectivos en el sistema financiero vigente, afectando los valores de los gastos ocasionados en cada uno de los rubros. Imprime comprobante de legalización de los gastos de la caja menor. Realiza comprobante por los reintegros de caja menor de acuerdo al recibo de caja, generado por Tesorería. Pasa a presupuesto para que realice los registros presupuestales. |
|
|
| 9. |
Profesional Universitario Área Presupuesto. |
Realiza el contra crédito de los valores pendientes de afectación presupuestal en los rubros asignados en la disponibilidad presupuestal, en el registro presupuestal y orden de pago que dio inicio a la apertura de la caja menor que se está legalizando. Traslada a tesorería. |
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Observación Presupuesto afecta el certificado de disponibilidad, registro presupuestal y orden de pago inicial que dieron origen a la creación de la caja menor. (Idem cuando se presente cambio de responsable para el manejo de fondos de la caja menor). |
| 10. |
Secretaria Área Tesorería. |
Recibe y archiva de acuerdo al procedimiento establecido |
|
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ANEXO 1 FORMATO DE CAJAS MENORES INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO PARA EL REPORTE DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
1. DEPENDENCIA QUE REPORTA: Nombre de la dependencia autorizada por resolución para el manejo de los fondos de caja menor.
2. PERÍODO QUE REPORTA: hace referencia al mes que está realizando el reembolso de caja menor.
3. FECHA DE REPORTE: Tiempo de corte de los gastos
4. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL
* Código : Rubro presupuestal autorizado por resolución para realizar los gastos
* Rubro : Nombre del rubro autorizado por resolución para realizar los gastos
5. DESCRIPCIÓN:
* No. Comprobante de egreso: Número consecutivo de los comprobantes generados donde se maneja la caja menor.
* No. Comprobante factura: Número de la factura expedida por el proveedor cuando se realiza la compra y/o servicio.
* Fecha: Fecha de la factura la cual debe ser dentro del período de corte.
* Nombre del Beneficiario: Nombre de la persona natural o jurídica a la cual se le realizó la compra o el servicio.
* NIT: Número de identificación de la persona natural o jurídica donde se realizó la compra o el servicio.
* DETALLE: Descripción detallada del servicio o compra realizada
* VALOR: Valor que se cancela total de la compra y/o servicio
6. RETENCIONES
* Retención en la fuente
* % que se le aplica al valor de la compra o servicio de acuerdo a la normatividad de retenciones.
* Valor: Resultado de la aplicación del porcentaje
* IVA: Se aplica al valor de la compra o servicio de acuerdo a la normatividad de retenciones.
* ICA: Se aplica al valor de la compra o servicio de acuerdo a la normatividad de retenciones.
7. Nombre: nombre de la dirección delegada por resolución para el manejo de caja menor
8. Código: No de identificación de la dirección
9. Elaborado Por: Funcionario asignado del manejo de la caja menor
10. Responsable: Firma del Directivo delegado por resolución para el manejo de las cajas menores de la Entidad.
8. CONTROL DE CAMBIOS
| |
PROCEDIMIENTO RECEPCION Y PAGO DE CUENTAS |
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Código documento:13005 |
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Código formato: 01002002 |
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Versión:4.0 |
FECHA: 01 DE NOVIEMBRE DE 2013
| Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
| Firma: |
Firma: |
| Nombre: Dairo Giraldo Velásquez |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo |
| Cargo: Subdirector Financiero |
Cargo: Directora Técnico de Planeación |
1. OBJETIVO:
Estandarizar los pagos y/o obligaciones de los compromisos adquiridos por la Contraloría para el cumplimiento de su misión. (Facturas, Servicios públicos, Contratación, nómina, aportes parafiscales, etc.)
2. ALCANCE:
PROCEDIMIENTO PAGO DE CONTRATACIÓN
Inicia con la solicitud a los contratistas y/o proveedores de la entidad en el momento de la elaboración del contrato, los documentos que se requieren para dar cumplimiento con las normas vigentes de acuerdo a la clase de contrato a efectuar y, termina con la recepción, revisión e inicio al procedimiento de contabilidad 8002 "Elaboración de orden de pago".
PROCEDIMIENTO PAGOS PARA SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, CELULARES Y PÚBLICOS:
Inicia con la recepción de las cuentas de cobro (facturas) para servicios públicos, radicación en el reloj de control y registro en el Sistema de Correspondencia vigente y, termina con el inicia el proceso de presupuesto 8001 "Expedición de Certificado de Disponibilidad.
PROCEDIMIENTO PAGO DE NÓMINA
Director Técnico de Talento Humano y Subdirector Financiero al inicio de la vigencia, se reúnen para ajustar cronograma para la entrega de la nómina, aportes patronales y el pago de la misma en la Subdirección Financiera y termina cuando el Profesional Especializado y/o Universitario Área Presupuesto da inicio al procedimiento de presupuesto 8001, Procedimiento Registros Presupuestales de la Nómina.
PROCEDIMIENTO PAGO DE APORTES EN SALUD, PENSIÓNES, RIESGOS PROFESIONALES Y APORTES PARAFISCALES
Director Técnico de Talento Humano y Subdirector Financiero al inicio de la vigencia, se reúnen para ajustar cronograma para la entrega de la nómina, aportes patronales y el pago de la misma en la Subdirección Financiera. Y Termina cuando el Tesorero, Profesional Universitario, Secretaria (Tesorería) recibe copia de la nómina en físico y por medio electrónico, la nómina de funcionarios y las diferentes novedades "descuentos, incapacidades, entre otros" para Dar inicio al procedimiento de giro tesoral y/o pago de la orden de pago.
PROCEDIMIENTO ENVÍO A TESORERÍA
Inicia cuando el Técnico y/o Profesional Universitario Central de Cuentas recibe la orden de pago una vez se termine el proceso "Elaboración de orden de pago" y termina cuando la Secretaria (Tesorería) recibe y Firma libro Radicador da inicio al proceso de Tesorería 8003 "Procedimiento Giro Tesoral y/o Pago de la Orden de Pago"
3. BASE LEGAL: Ver Normograma
4. DEFINICIONES:
CONTRATISTAS: La persona física o jurídica que asume contractualmente ante el promotor, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras con sujeción al proyecto y al contrato.
5. ANEXOS:
Documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable Subdirección financiera. (Anexo no. 1)
Formato hoja de ruta interna (Anexo 2)
Documentos que se deben solicitar para la recepción de cuentas de servicios públicos (Anexo 3).
Solicitud para pago de servicios administración, celulares, públicos (Anexo 4)
6. PROCEDIMIENTO RECEPCIÒN Y PAGO DE CUENTAS.
6.1. PROCEDIMIENTO PAGO DE CONTRATACIÓN
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Profesional Universitario, y/o Técnicos Área Contratos y adquisiciones Subdirección de Contratación |
Solicita a los contratistas y/o proveedores de la entidad en el momento de la elaboración del contrato los documentos que se requieren para dar cumplimiento a las normas vigentes de acuerdo con la clase de contrato a efectuar. |
|
Observación: Requisitos pueden variar de acuerdo a la normatividad de contratación y/o normatividad contable. |
| 2. |
Profesional Universitario, y/o Técnicos Área Contratos y adquisiciones Subdirección de Contratación |
Informa al contratista: 1. Todo lo referente a pagos o eventualidades en el desarrollo de la ejecución del contrato, aclarando que toda la gestión debe realizarse únicamente con el interventor asignado para la vigilancia y control del mismo. 2. Los documentos y/o requisitos que deben presentar para el cobro de la cuenta en la Subdirección Financiera. "Anexo 1 Documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable". Una vez se haya cumplido con el lleno de los requisitos contractuales. |
Anexo 1. Documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable" |
Observación: la Subdirección de Contratación enviará, a la Subdirección Financiera - "Central de cuentas", copia de los documentos de su competencia relacionados en el anexo 1 "Documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable". |
| 3. |
Interventor del contrato |
Acredita el cumplimiento de los requisitos, expidiendo el recibo a satisfacción para la radicación de la factura y respectivos soportes en la Subdirección Financiera (Área Central de Cuentas). Si cumple requisitos remite a la Subdirección Financiera factura ó cuenta de cobro con los anexos requeridos de acuerdo a la clase de contrato y el recibo a satisfacción expedido por el Interventor. Si no cumple con los requisitos, devuelve al contratista para que efectúe las correcciones pertinentes. |
|
Punto de Control: Anexo 1. Lista de documentos para trámite de pagos. |
| 4. |
Técnico y/o Profesional Universitario central de cuentas Subdirección Financiera |
Recibe del proveedor, contratista, o dependencia externa (Subdirección de Recursos Materiales, interventores entre otros), los documentos para armar la cuenta para su contabilización y posterior pago de acuerdo al "Anexo 1" Confronta con el "anexo No.1", que la documentación se encuentre completa y acorde a la clase de cuenta que se está recibiendo. Si no cumple informa inmediatamente a quién este entregando los documentos, comunicándole los faltantes. Si cumple anexa o revisa la documentación interna respectiva de acuerdo al procedimiento establecido para el pago a realizar. Arma la cuenta para el pago del compromiso. Diligencia el formato de Hoja de Ruta Interna "Anexo 2" llenando los datos pertinentes. Verifica que el Tercero se encuentre registrado en la Base de Datos de Terceros. Si no: Ingresa al sistema Financiero Vigente Módulo de Terceros y crea el Tercero con los datos que registra de la cuenta, factura, Contrato entre otros. Relaciona en el libro radicador de cuentas los campos correspondientes para llevar control. Entrega al Área de contabilidad. |
Anexo 2 |
Observación: En el evento que no este el responsable de Central de Cuentas, la secretaria de la Subdirección Financiera realiza el Proceso. Observación: Campos libro radicador Consecutivo de radicación, fecha, Nombre, clase y número de cuenta Valor a pagar |
| 5. |
Técnico y/o Profesional Universitario Central de Cuentas |
Recibe y verifica los documentos para proveer la cuenta que permita realizar la contabilización y posterior pago de acuerdo con lo descrito en el Anexo 1. Lista de documentos para trámite de pagos. Si no cumple devuelve al Interventor o al origen de la cuenta. (Según el caso) indicando los documentos faltantes. |
|
|
| 6. |
Profesional Universitario Área Contabilidad |
Recibe, revisa y da inicio al procedimiento de contabilidad 13002 "Elaboración de orden de pago". |
|
|
6.3. PROCEDIMIENTO PAGOS PARA SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, CELULARES Y PÚBLICOS
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1 |
Técnico y/o Profesional Universitario (Central de Cuentas) |
Recibe las cuentas de cobro (facturas) para servicios públicos. Requisitos de acuerdo al Anexo 3 Radica en el reloj de control y registra en el Sistema de Correspondencia vigente. |
|
Observación: En el evento que no este el responsable de Central de Cuentas, la secretaria de la Subdirección realiza el Proceso |
| 2. |
Técnico o Profesional Universitario |
Diligencia formato de hoja de ruta interna. Diligencia memorando solicitud para pago de servicios administración, celulares, públicos, para amparar el gasto del servicio "Anexo 4". Entrega para firma del Ordenador del Gasto, una vez revisado y aprobado por el Subdirector de Servicios Administrativos o de la persona responsable que recibió el servicio a cancelar, con la factura de cobro y la hoja de ruta interna. |
Memorando Solicitud |
|
| 3. |
Ordenador del Gasto |
Revisa, verifica que tenga la aprobación del Subdirector Administrativo y/o el responsable que recibió el servicio a cancelar y firma memorando de solicitud. |
|
|
| 4. |
Técnico y/o Profesional Universitario Central de Cuentas |
Recibe el memorando junto con la cuenta de cobro (factura) debidamente firmado por el Ordenador del Gasto. Comprueba en el sistema Vigente el Tercero teniendo en cuenta Nombre, Nit si no se encuentra en la Base de datos Incorpora la información del mismo con todos los datos del tercero de lo contrario revisa que la información existente en el sistema se encuentre bien diligenciada. Entrega al Profesional de presupuesto los recibos de servicios públicos acompañados del memorando y la hoja de ruta interna. |
|
|
| 5. |
Profesional y/o Universitario Área Presupuesto |
Recibe y revisa los documentos soportes de los servicios públicos y diligencia la hoja de ruta interna. Si encuentra faltantes, devuelve al encargado de recepcionar las cuentas en el área Financiera |
|
|
| 6. |
Profesional y/o Universitario Área Presupuesto |
Inicia el proceso de presupuesto 13001 "Expedición de Certificado de Disponibilidad". |
|
|
6.3 PROCEDIMIENTO PAGO DE NÓMINA
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Director Técnico de Talento Humano, Subdirector Financiero |
Al inicio de la vigencia, se reúnen para ajustar cronograma para la entrega de la nómina, aportes patronales y el pago de la misma en la Subdirección Financiera. |
Cronograma |
|
| 2. |
Director Técnico - Dirección de Talento Humano |
Radica en la secretaría de la subdirección financiera de acuerdo al cronograma establecido en la vigencia la nómina y la relación de incapacidades del mes en original y dos copias y en forma automatizada, por Outlook o Diskette para que Tesorería genere los diferentes pagos de la información de pagos nómina de funcionarios y las diferentes novedades "descuentos, incapacidades, cooperativas, entre otros. |
|
|
| 3. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Radica en el sistema de correspondencia vigente y entrega a profesional de presupuesto, anexando hoja de ruta interna. |
|
|
| 4. |
Profesional Especializado y/o Universitario Área Presupuesto |
Da inicio al procedimiento de presupuesto 13001, Procedimiento Registros Presupuestales de la Nómina. |
|
|
6.4 PROCEDIMIENTO PAGO DE APORTES EN SALUD, PENSIÓNES, RIESGOS PROFESIONALES Y APORTES PARAFISCALES
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Director Técnico de Talento Humano, Subdirector Financiero |
Al inicio de la vigencia, se reúnen para ajustar cronograma para la entrega de la nómina, aportes patronales y el pago de la misma en la Subdirección Financiera. |
Cronograma |
|
| 2. |
Director Técnico - Dirección de Talento Humano |
Una vez cancelada la nómina para el pago de Aportes en salud, pensiones, Riesgos profesionales y Aportes Parafiscales entrega a la Subdirección Financiera formularios de Autoliquidación de aportes de cada Administradora, y resumen de pagos, Planilla Única de Autoliquidación Mensual de Aportes Parafiscales. Resumen de Pagos debidamente diligenciada y firmado por el Director Técnico de Talento Humano en original y copia. |
|
Observación Relación detallada de la EPS y PENSIÓN se debe agrupar en forma ordenada especificando cada funcionario explicando por aparte los aportes del empleado y del empleador. |
| 3. |
Secretaria Subdirección Financiera. |
Radica en el sistema de correspondencia vigente y entrega a profesional de presupuesto, anexando hoja de ruta interna. |
Hoja de Ruta |
|
| 4. |
Profesional Universitario (Presupuesto ) |
Revisa, la documentación recibida, de la Dirección de Talento Humano. Si encuentra errores devuelve a la Dirección de Talento Humano con las observaciones respectivas. En caso contrario da inicio al procedimiento 13001 Ítem Procedimiento Registros de la Nómina |
|
|
| 5. |
Profesional Universitario Área Contabilidad. |
Recibe, revisa la documentación e ingresa al sistema financiero dando inicio al procedimiento de contabilidad 13002 numeral 6.1 Actividad 6 Orden de Pago Nómina. |
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| 6. |
Tesorero, Profesional Universitario, (Tesorería) Secretaria (Tesorería) |
Recibe copia de la nómina en físico y por medio electrónico, la nómina de funcionarios y las diferentes novedades "descuentos, incapacidades, entre otros" para Dar inicio al procedimiento de giro tesorería y/o pago de la orden de pago. |
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6.5 PROCEDIMIENTO ENVÍO A TESORERÍA
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Técnico y/o Profesional Universitario Central de Cuentas |
Recibe la orden de pago una vez se termine el proceso "Elaboración de orden de pago" |
|
|
| 2. |
Técnico y/o Profesional Universitario Central de Cuentas |
Ingresa al sistema vigente de órdenes de pago. Selecciona envío a Tesorería. Verifica que las órdenes de pago corresponden a la documentación impresa. Si está correcto genera el envío. Imprime el formato documentos a Radicar. |
Relación de documentos a Radicar |
Punto de Control Verifica Valor y Tercero del sistema con el impreso. |
| 3. |
Secretaría (Subdirección Financiera) |
Recibe y registra en el libro Radicador de órdenes de pago. Radica en el libro de órdenes de Pago y entrega a tesorería junto con las órdenes de pago que se muestran en la relación y demás soportes, hoja de ruta interna, Formato Documentos a Radicar |
Libro Radicador |
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| 4. |
Secretaria (Tesorería) |
Recibe y Firma libro Radicador da inicio al proceso de Tesorería 8003 "Procedimiento Giro Tesorería y/o Pago de la Orden de Pago" |
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7. ANEXOS ANEXO NO. 1 FORMATO DOCUMENTOS QUE SE DEBEN VERIFICAR EN LA RECEPCIÓN DE CUENTAS DE COBRO Y/O CAUSACIÓN CONTABLE SUBDIRECCIÓN FINANCIERA INSTRUCTIVO DOCUMENTOS QUE SE DEBEN VERIFICAR EN LA RECEPCIÓN DE CUENTAS DE COBRO Y/O ELABORACIÒN DE ORDEN DE PAGO SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
1. DOCUMENTOS: Este campo indica que documentos se requieren para efectuar los pagos de las obligaciones y/o compromisos adquiridos por la entidad.
2. CAUSACIÓN CONTABLE: Se identifica con "X" los documentos que se deben verificar en cualquiera de los tres escenarios (Primer Pago, Parcial, Anticipo), para dar inicio al proceso de causación contable.
3. CUMPLE : Indica si al momento del recibo de los documentos están cumplen o no con lo descrito de acuerdo al escenario de la cuenta que se este recibiendo.
4. OBSERVACIONES: Se refiere a cualquier dato recogido durante esta actividad. En este campo se escribe los comentarios, explicando y sintetizando el porque no se prosigue el proceso.
5. FECHA OBSERVACIÓN: Fecha en que se realiza la observación
6. FIRMA : Firma de quién realiza la observación
7. CONVENCIONES: Indica quién es el responsable de entregar la documentación a la Subdirección Financiera para dar inicio al proceso de pago.
Responsable= ( * ) " Proveedores, Contratistas",
(**) "Subdirección Recursos Materiales",
(***) "Interventor y Almacenista General"
8. VERIFICÓ: Corresponde al nombre del funcionario que surte cada etapa, de revisión.
9. FECHA: La fecha en que es recibida la documentación. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO HOJA DE RUTA INTERNA
1. HOJA DE RUTA INTERNA No: Es el número consecutivo interno de la hoja de ruta, el cual es asignado en la Central de Cuentas.
2. No. RADICADO: Número consecutivo que se genera en la central de cuentas al radicar el documento soporte base para la cancelación del compromiso.
3. FECHA: Día, mes y año de la radicación.
4. HORA: Hora en que es radicado.
5. PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que solicita el pago del compromiso.
6. TIPO DE DOCUMENTO.: dependiendo el tipo de compromiso puede ser factura, cuenta de cobro, recibo de servicios públicos u otros, el cual va identificado con su numeración.
7. No.: Numero de identificación tributaria o numero de la cedula de ciudadanía.
8. VALOR COMPROMISO: Valor del registro presupuestal inicial.
9. No COMPROMISO.: Número del compromiso.
10. ADICION: Valor adicionado al registro presupuestal inicial.
11. FECHA: Fecha en que se realiza la adición al compromiso.
12. SALDO PENDIENTE DE PAGO: Valor correspondiente al rubro total del compromiso menos los pagos efectuados.
13. ORDEN DE PAGO ANTERIOR: Número(s) de la(s) Orden(es) de pago que se han originado como efecto de los pagos realizados al compromiso.
14. MENOS ESTE PAGO: Valor total de la factura, cuenta de cobro, servicio público u otro.
15. NUEVO SALDO: Nuevo saldo del compromiso, diferencia entre el saldo pendiente de pago y el valor del documento soporte del compromiso.
16. RESPONSABLE: Funcionario encargado de la central de cuentas.
17. CENTRAL DE CUENTAS ENTREGA A: Área de (contabilidad, presupuesto) dando inicio al proceso de causación y/o pago de los compromisos y/u obligaciones que adquiere la Entidad.
18. DEVUELVE: Corresponde a quién se le devuelve la cuenta para las correcciones a las que haya lugar.
19. FECHA: Fecha en la que es devuelta la cuenta para ser corregida.
20. No. FOLIOS: Corresponde a la cantidad de documentos que se anexan a la cuenta recepcionada.
21. TRAMITE EN LAS AREAS: Se deben diligenciar cada uno de los cuadros y conceptos correspondientes a las diferentes áreas que pasa la carpeta con los documentos soportes hasta su pago, indicando mes, día, hora y los Nos de los comprobantes generados en cada de, firmando el funcionario responsable de cada acción.
22. TRAMITE ORDEN DE PAGO Documento que se origina para la cancelación del obligación y/o compromiso a cancelar
23. FIRMAS: Corresponde a la firma de los funcionarios responsables en cada área.
24. TRAMITE CHEQUE.: Documento que se origina para ser entregado al proveedor o contratista dando cumplimiento al pago del compromiso u obligación que se está tramitando.
25. OBSERVACIONES AREAS: todas las observaciones u anotaciones que se consideren pertinentes.
ANEXO 3
DOCUMENTOS QUE SE DEBEN SOLICITAR PARA LA RECEPCIÓN DE CUENTAS DE SERVICIOS PUBLICOS SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Pagos por Servicios Públicos
ANEXO NO. 4 SOLICITUD PARA PAGO DE SERVICIOS ADMINISTRACIÓN, CELULARES, PÙBLICOS CONTRALORIA DE BOGOTA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
| CÓDIGO (1)______ PARA: (2)_______________________________________________ DE : (3)_______________________________________________ ASUNTO: (4) ______________________________________________ Cordialmente me permito solicitarle, se sirva expedir Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal, para amparar los gastos por conceptos de: (5) ________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Empresa:( 6)______________________________________________________________ Nit:(7)_________________________Dirección (8)________________________________ Teléfono:.( 9) ____________________________ Por valor de (10) $_______________________, correspondiente al período comprendido entre el (11) ________ , ___________ y el ________ , ___________ del año _____________ Atentamente, Ordenador del Gasto (12) VO.BO. ( 13 ) _______________________ Proyectó y elaboro: ____________________(14) FORMATO CÓDIGO 8005004 |
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SOLICITUD PARA EL PAGO DE SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, CELULARES SERVICIOS PÚBLICOS
1. CÓDIGO: Se coloca el código de la Dirección Administrativa
2. PARA: A quién va dirigido el oficio "cargo del Subdirector Financiero"
3. DE: Cargo del Ordenador del gasto. (Funcionario designado por el Contralor para ejercer la ordenación del gasto y la competencia para la celebración, adjudicación y suscripción de los contratos, comodatos, convenios etc. En cualquier cuantía que se requieran contra el presupuesto de la Contraloría)
4. ASUNTO: Se coloca el objeto del oficio
5. CONCEPTO: Nombre del servicio público correspondiente.
6. EMPRESA: Nombre de la empresa a la que se le va a realizar el pago.
7. NIT: Nit de la empresa a la que se le va a realizar el pago.
8. DIRECCIÓN: Dirección de la empresa.
9. TELÉFONO: Teléfono de la empresa.
10. POR VALOR DE: Valor total del recibo del servicio público.
11. PERIODO COMPRENDIDO ENTE L: Se coloca el día, mes del inicio y el día, mes y año donde termina el cobro del servicio público.
12. ORDENADOR DEL GASTO: nombre y firma del funcionario (Funcionario designado por el Contralor para ejercer la ordenación del gasto y la competencia para la celebración, adjudicación y suscripción de los contratos, comodatos, convenios etc. En cualquier cuantía que se requieran contra el presupuesto de la Contraloría).
13. VO.BO.: Firma del Subdirector de Servicios Administrativos o quién haya recibido el servicio. 14. PROYECTÓ y ELABORO: Responsable de central de cuentas y/o secretara de la subdirección financiera.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
|
| Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
| 1.0 |
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para PAGOS, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. |
| 2.0 |
R.R. 035 de Mayo de 2009 |
Se efectúa la actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera, de acuerdo a los nuevos sistemas que se emplean para Recepción Y Pago De Cuentas e igualmente para atender las observaciones del plan de mejoramiento acción correctiva, derivada de las auditorías. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento de Pagos, contemplados en la RR. 035 de Mayo de 2009 versión 2.0 |
| 3.0 |
R.R. 021 de Octubre 12 de 2012 |
En atención a los cambios establecidos en el acuerdo 519 de diciembre de 2012., se ajusta el procedimiento en la denominación de cargos y áreas. |
| 4.0 |
R. R. 051 20 NOV. 2013 |
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| |
PROCEDIMIENTO DE AVANCES ANTICIPOS Y/O COMISIONES |
Página 1 de 17 |
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Código documento:13006 |
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Código formato: 01002002 |
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Versión: 2.0 |
FECHA: 01 DE NOVIEMBRE DE 2013
| Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
| Firma: |
Firma: |
| Nombre: Dairo Giraldo Velásquez |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo |
| Cargo: Subdirección Financiera |
Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación |
1. OBJETIVO:
Estandarizar las actividades que deben desarrollarse para la solicitud y seguimiento de los avances y/o comisiones dadas.
2. ALCANCE:
Avances Anticipos por compras y/o Adquisición de Bienes y Servicios
Inicia cuando el Contralor Auxiliar, Director, (asignado como Ordenador del gasto), Director Administrativo recibe de la dependencia solicitante el memorando de solicitud del objeto a contratar acompañada del formato establecido en medio físico, (estudio de conveniencia y oportunidad) y ficha técnica y termina cuando el Tesorero(a) General Revisa, aprueba entregando a la secretaria para lo de su competencia. Avances Anticipos y/o Comisiones Gastos De Viaje
Inicia cuando el Director de Talento Humano verifica con la Tesorería General que el empleado a comisionar no tenga comisiones pendientes por legalizar y termina cuando la Dirección de Talento Humano envía Resolución debidamente firmada a la Subdirección Financiera para dar inicio al procedimiento de Expedición del Registro Presupuestal.
Legalización de Avances Anticipos y/o Comisiones
Este procedimiento inicia cuando el Beneficiario entrega al Profesional Universitario de Tesorería encargado del control y seguimiento de los avances anticipos y/o comisiones los documentos de legalización de acuerdo al Anexo 4, dando cumplimiento a la normatividad vigente y termina cuando el Profesional Universitario de Contabilidad archiva el comprobante de diario y devuelve los soportes al grupo de Tesorería para su archivo y control de los mismos
3. BASE LEGAL: Ver Normograma
4. DEFINICIONES:
ANTICIPO: Adelantos en dinero entregados a funcionarios pertenecientes a la entidad, con el objeto de atender viáticos y gastos de viaje anticipados
AVANCE: Desembolsos que se efectúan para atender pagos por asuntos prioritarios y urgentes para la marcha normal de la administración, para los cuales no exista PAC disponible en ese momento, con afectación posterior del presupuesto.
5. ANEXOS:
Solicitud de Avances (Anexo 1)
Solicitud de Comisión (Anexo 2)
Planilla de Control Recepción de Documentos para Legalización de Avances, Anticipos y/o Comisiones (Anexo 3)
Documentos que se deben Solicitar para la Legalización de Avances Anticipos y/o Comisiones (Anexo 4 )
6. AVANCES ANTICIPOS Y/O COMISIONES
6.1. Avances y/o Anticipos por Compras y/o Adquisición de Bienes y Servicios
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Contralor Auxiliar, Director, (asignado como Ordenador del gasto), Director Administrativo |
Recibe de la dependencia solicitante el memorando de solicitud del objeto a contratar acompañada del formato establecido en medio físico, (estudio de conveniencia y oportunidad) y ficha técnica. |
|
Observación Cuando se trate de cursos de capacitación la solicitud debe venir con el Vo.Bo. del Contralor. |
| 2. |
Contralor Auxiliar, Director, (asignado como Ordenador del gasto), Director Administrativo |
Aprueba o desaprueba la solicitud. En caso negativo informa a la dependencia solicitante. De lo contrario entrega a profesional responsable de la Subdirección de Recursos Materiales para los fines pertinentes |
|
|
| 3. |
Profesional Universitario (Subdirección Recursos Materiales) |
Recibe y realiza cotizaciones en caso necesario dependiendo de la solicitud. Elabora memorando para firma del ordenador del gasto y/o Director Administrativo con destino al subdirector financiero. |
|
|
| 4. |
Subdirector (a) Financiero(a) |
Recibe del ordenador del gasto y/o de la Dirección Administrativa y Financiera el memorando de solicitud con los soportes respectivos. |
Memorando |
Punto de Control Las solicitudes de anticipos y avances deben llegar autorizadas por el ordenador del gasto. |
| 5. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
Revisa que la solicitud se encuentre correcta: No devuelve a la dependencia para los ajustes correspondientes. Si: entrega a Profesional Universitario encargado del registro en el sistema financiero vigente para elaboración del certificado de disponibilidad y/o registro presupuestal. |
|
Observación: No se puede hacer avances o anticipos a funcionarios, para adquisición de bienes y/o servicios |
| 6. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
Expide Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal. Entrega a Contabilidad |
Certificado Disponibilidad y Registro Presupuestal. |
|
| 7. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Recibe Registro Presupuestal, junto con memorando de solicitud y anexo respectivo dando inicio al Procedimiento de Validación y causación contable validando las cuentas presupuestales y dejando las cuentas de bancos, avances y retenciones como informativas. |
Comprobante de contabilidad |
|
| 8. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Entrega comprobante de causación contable a presupuesto para dar inicio al Procedimiento de Giro Presupuestal y/o Elaboración de la Orden de Pago. |
|
Punto de Control Profesional especializado presupuesto y contabilidad en la revisión de la orden de pago deben verificar los descuentos a que haya lugar, con los documentos anexos. |
| 9. |
Secretaria Tesorería |
Recibe y radica orden de pago con sus respectivos soportes una vez surtido los pasos del procedimiento de Giro Presupuestal y/o Elaboración de la orden de pago, entregando al profesional responsable del manejo y control de avance, anticipo y/o comisión. |
|
|
| 10. |
Profesional Universitario de Tesorería |
Recibe y verifica en la planilla de control de avances Anexo 3, que el beneficiario del mismo no tenga documentos pendientes por legalizar avances anteriores. Si faltan avances, anticipos y/o comisiones por legalizar informa al beneficiario, para que adjunte los documentos faltantes. Si no hay avances pendientes: Verifica, revisa la orden de pago confrontando los datos con los documentos adjuntos a la misma. Registra los datos del avance, anticipo y/o comisión en la planilla control de avances de acuerdo al Anexo 3. Entrega la orden de pago con los documentos soportes del avance, anticipo y/o comisión al profesional universitario y/o técnico de tesorería encargado de los registros en el sistema financiero vigente. |
Planilla de Control Recepción de Documentos |
Punto de Control Tesorero realiza la revisión periódica de la Planilla control de avances, anticipos y/o comisiones con libros auxiliares de la cuenta de avances, anticipos y/o comisiones. Observación Periódicamente notifica verbalmente o con memorando al beneficiario de avances pendientes por legalizar para que alleguen los documentos pendientes |
| 11. |
Profesional Universitario y/o Técnico de Tesorería |
Recibe e ingresa al sistema financiero vigente módulo de tesorería citando el número de la orden de pago a girar tesoralmente. Cruza la información contenida en los documentos soportes con la información presentada en el sistema. Si tiene descuentos realiza o activa los mismos y a su vez llena los demás campos que hagan falta para terminar los registros tesorales de pago del avance. Entrega al Tesorero(a). |
Comprobante |
Punto de Control Tesorero al firmar el cheque debe revisar los documentos anexos con el comprobante de pago verificando las cuentas contables y descuentos a que haya lugar. |
| 12. |
Tesorero(a) General |
Revisa, aprueba entregando a la secretaria para lo de su competencia. |
|
|
6.2. Avances Anticipos y/o Comisiones Gastos de Viaje
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Director Talento Humano |
Verifica con la Tesorería General que el empleado a comisionar no tenga comisiones pendientes por legalizar. |
|
Punto de Control No se pagarán viáticos para una nueva comisión mientras no se hayan legalizado los derivados de una comisión anterior |
| 2. |
Director Talento Humano |
Inicia los trámites de solicitud de comisión a funcionarios diligenciando formato de solicitud de comisiones Anexo 2. |
|
|
| 3. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
Recibe de la Dirección de Talento Humano memorando de solicitud adjuntando el formato de solicitud de comisiones Anexo 2 formalmente diligenciado por comisión a los funcionarios de la Entidad. Realiza la liquidación con base al decreto vigente emanado del Departamento Administrativo de la Función Pública por medio del cual se fijan las escalas de viáticos para funcionarios públicos. |
Memorando |
|
| 4. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
Elabora y remite certificado de disponibilidad a la Dirección de Talento Humano para elaboración de la resolución que autorice la comisión de servicios. |
Certificado de Disponibilidad |
|
| 5. |
Director de Talento Humano |
Revisa, aprueba la liquidación y elabora la resolución de comisión. |
Resolución |
|
| 6. |
Director de Talento Humano |
Envía Resolución debidamente firmada a la Subdirección Financiera para dar inicio al procedimiento de Expedición del Registro Presupuestal. |
|
|
6.3 Legalización Avances Anticipos y/o Comisiones
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Beneficiario |
Entrega al Profesional Universitario de Tesorería encargado del control y seguimiento de los avances, anticipos y/o comisiones los documentos de legalización de acuerdo al Anexo 4, dando cumplimiento a la normatividad vigente. |
|
Observación La persona que reciba anticipos es responsable de ellos hasta el momento que justifique los gastos ante el empleado de quien los recibió o reintegre lo no gastado en tesorería, en concordancia con la comisión o ejecución de la operación ordenada. |
| 2. |
Profesional Universitario de Tesorería |
Revisa que los documentos concuerden con el Anexo 4 y el total legalizado con el total girado por tesorería. No: informa al beneficiario del mismo para que allegue los documentos faltantes, o realice el reintegro para efectuar la legalización correspondiente. Si hay reintegro de dinero ingresa al sistema financiero vigente y elabora recibo oficial de caja citando el número con el cual se realizó la solicitud de avance, anticipo y/o comisión afectando las cuentas contables y presupuestales respectivas. |
Recibo de caja |
Observación El tesorero da visto bueno de la documentación soporte recibida para la legalización. |
| 3. |
Profesional Universitario De Tesorería |
Archiva los documentos más el recibo de caja que se pueda generar en la carpeta de avances, anticipos y/o comisiones. Entrega al profesional de contabilidad la carpeta correspondiente a avances legalizados. |
|
Punto de Control Tesorero, compara Planilla Anexo 3 de tesorería con libros auxiliares cuenta avances y anticipos. |
| 4. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Recibe documentación para los registros contables de legalización del avance y/o anticipo.
Ingresa al sistema e imprime los libros auxiliares por terceros de la cuenta anticipos y avances. Revisa que la documentación contenida en la carpeta concuerde con el memorando remisorio de tesorería verificando los datos del avance y evidenciando que los descuentos por concepto de retenciones de ley se hayan efectuado. Si está correcta procede a realizar los registros contables correspondientes afectando las cuentas contables de acuerdo a su naturaleza No devuelve con el auxiliar y memorando al grupo de tesorería para la consecución de los documentos respectivos. |
Comprobante de Contabilidad |
|
| 5. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Archiva el comprobante de diario y devuelve los soportes al grupo de Tesorería para su archivo y control de los mismos. |
|
|
7. ANEXOS
| ANEXO NO. 1 SOLICITUD DE AVANCES |
| Contraloria de Bogotá D.C. |
ORDEN Y DETALLE DEL AVANCE |
No. (1) |
| AVANCE (DILIGENCIADO POR QUIEN SOLICITA) |
| Fecha de la Solicitud(2)…………………..…………… Dependencia Solicitante (3)……………..……………………………. Nombre de Quién solicita (4)……………..……………..........…………………… Cargo (5)………………………… ……… Nombre Proveedor: (6)….............................................................................NIT (7).......………………...........…………............ Teléfono.(8)......................................Dirección…(9)....................................................................................................................... RUT (10)……………………………………….................................................................................................................................. Objeto (11)………………………………………............................................................................................................................ ………………………………………………........................................................................................................................................... ……………………………………………….......................................................................................................................................... Valor del Avance: (12)$......................... |
| AUTORIZADO POR: (13) __________________________ FIRMA: (14) Cargo: (15) |
RESPONSBLE DE LEGALIZAR (16) __________________________ FIRMA: (17) Cargo: (18) |
REGISTRADO POR: (19) __________________________ FIRMA: (20) Cargo: (21) |
| Certificado de Disponibilidad: ................... Registro Presupuestal: ............. |
| |
|
|
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO
DE LA SOLICITUD DE AVANCES
1. NO. Número que se asigna consecutivamente a los viáticos.
2. FECHA DE SOLICITUD: Corresponde al mes, día, año en que se realiza la solicitud del avance para adquirir el bien o servicio
3. DEPENDENCIA SOLICITANTE: Corresponde a la dependencia que solicita el avance
4. NOMBRE DE QUIÉN SOLICITA: Nombre de quién solicita el avance
5. CARGO: Cargo de quién solicita el avance
6. NOMBRE PROVEEDOR: Nombre del proveedor donde se va adquirir el bien o servicio
7. NIT: Corresponde al número de identificación del proveedor
8. TELEFONO: Número de teléfono del Proveedor
9. DIRECCIÓN: Dirección del Proveedor
10. RUT: Identificación tributaria del proveedor
11. OBJETO: Descripción del bien o servicio adquirir
12. VALOR DEL AVANCE: Corresponde al valor del bien o servicio que se va a adquirir
13. AUTORIZADO POR: Nombre de quién autoriza el avance (ordenador del gasto)
14. FIRMA: Firma del ordenador del gasto
15. CARGO: Corresponde al cargo del ordenador del gasto
16. RESPONSABLE DE LEGALIZAR: Nombre del responsable de adjuntar los documentos de legalización del avance.
17. CARGO: Corresponde al cargo de quién va a legalizar el avance (quién solicita el avance)
18. FIRMA: Corresponde a la firma del responsable de legalizar el avance quién solicita el avance)
19. REGISTRADO POR: Nombre de quién lleva el control y registro del avance una vez girado por tesorería para su legalización
20. CARGO: Corresponde al cargo de quién registró el avance para su control. (Tesorería)
21. FIRMA: Firma de quién registro el avance. (Tesorería)
ANEXO NO. 2
| SOLICITUD DE COMISION |
| Contraloría de Bogotá D.C. |
ORDEN Y DETALLE DE LA COMISIÒN |
NO. (1) |
| Dependencia Solicitante:( 2) Nombre de Quién Solicita: (3) |
| Fecha de Salida (4 ) Fecha de Regreso ( 5) Destino de Viaje (6 ) |
| Funcionario Comisionado ( 7) |
| Cargo (8) Cédula ( 9) |
| Días solicitado p/viaje (10) Días Autorizados (11) |
| Se autoriza: Viáticos(12) Pasajes (13) Otros (14) |
| Medio de transporte (15) Aéreo Terrestre Vehículo Institución: Conductor: |
| Detalle de la Comisión (16) |
| FACTORES A LIQUIDAR (DILIGENCIADO POR QUIEN REALIZA LA SOLICITUD) De acuerdo al Decreto Vigente) |
| Asignación Básica (17) |
|
| Gastos de Representación(18) |
|
| Prima Antigüedad (19) |
|
| Otros (20) |
|
| TOTAL BASE LIQUIDACIÒN |
|
| CAMPO (DILIGENCIADO POR PRESUPUESTO |
| Número días Comisión (21) |
|
|
| Valor Viáticos días comisión US $(22) |
|
|
| Valor Viáticos días comisión pesos ($) (23) |
|
|
| Valor tasa de cambio a la fecha (24) |
|
|
| Número US comisión (25) |
|
|
| Valor comisión (26) |
|
|
| |
| Autorizado por (27) |
Diligenciado por: (28) |
Registrado por: (29) |
| Firma : |
Firma : |
Firma : |
| Cargo: |
Cargo: |
Cargo: |
| No Certificado D. |
No. Registro P. |
No. Resolución |
No. Giro Tesoral |
| |
|
|
|
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA SOLICITUD DE COMISIÓN
1. No. Número que se asigna consecutivamente a los viáticos.
2. DEPENDENCIA SOLICITANTE: Corresponde a la dependencia que realiza la solicitud
3. NOMBRE DE QUIÉN SOLICITA: Nombre del ordenador del Gasto
4. FECHA SALIDA: Corresponde al día mes y año autorizado al funcionario para iniciar la comisión.
5. FECHA DE REGRESO: Corresponde al día mes y año en que termina la comisión del funcionario
6. DESTINO DE VIAJE: Lugar donde realiza la comisión
7. FUNCIONARIO COMISIONADO: Corresponde al nombre del funcionario que se le asigna la comisión 8. CARGO: Corresponde al cargo del funcionario que se le asigna la comisión
9. CÉDULA: Corresponde a la cédula del funcionario que se le asigna la comisión
10. DÍAS SOLICITADO P/VIAJE: Escribir en letras el número total de días autorizados en la comisión
11. DÍAS AUTORIZADOS: Escribir en números el número total de días autorizados en la comisión
12. VIÁTICOS: Marcar con una X si la comisión reconoce viáticos
13. PASAJES: Marcar con una X si la comisión reconoce pasajes
14. OTROS: Descripción por otros conceptos
15. MEDIO DE TRANSPORTE: AÉREO, TERRESTRE, VEHÍCULO DE LA INSTITUCIÓN: SI CONDUCTOR: Corresponde a la modalidad de medio de transporte a utilizar para cumplir con la comisión.
16. DETALLE DE LA COMISIÓN: Describe el objetivo de la comisión (participación en seminarios, foros u otros eventos, o en comisión de servicios, entre otros)
17. ASIGNACIÓN BÁSICA: Corresponde a la asignación básica del funcionario comisionado
18. GASTOS DE REPRESENTACIÓN: Corresponde al valor que tenga derecho por gastos de representación el funcionario comisionado
19. PRIMA DE ANTIGÜEDAD: Corresponde al valor que tenga derecho por prima de antigüedad el funcionario comisionado.
20. OTROS: Corresponde algún otro factor salarial a tener en cuenta de ser necesario.
21. NÚMERO DÍAS COMISIÓN: Número de días comisionados por resolución
22. VALOR VIÁTICOS DÍAS COMISIÒN US $: Valor diario en dólares
23. VALOR VIÁTICOS DÍAS COMISIÓN PESOS ($): Corresponde al valor diario en pesos.
24. VALOR TASA DE CAMBIO A LA FECHA: Corresponde al valor de la tasa de cambio del dólar en día de la liquidación.
25. NÚMERO US COMISIÓN: Número días comisionados por número de dólares diarios
26. VALOR COMISIÓN: Producto de número de dólares comisionados por el valor de la tasa de cambio.
27. AUTORIZADO POR: Nombre de quién autoriza el avance (ordenador del gasto)
28. DILIGENCIADO POR: Profesional de presupuesto que realiza la liquidación
29. REGISTRADO POR: Nombre del funcionario del área de tesorería responsable de reunir los documentos para legalización del avance.
ANEXO NO. 3
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO PLANILLA DE CONTROL RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LEGALIZACIÓN DE AVANCES, ANTICIPOS Y/O COMISIONES
1. FECHA GIRO AVANCE Y/O ANTICIPO: Se realiza el giro tesoral por transferencia o por cheque
2. FECHA TERMINACIÓN: Fecha de terminación de la comisión o evento.
3. FUNCIONARIO: Persona que asiste a la comisión o responsable del avance
4. DEPENDENCIA -TELÉFONO: Donde se encuentra laborando el funcionario en el momento de la comisión
5. NO. AVANCE O RES: Número consecutivo del avance ó documento expedido por la Dirección de Talento Humano o el Despacho del Contralor comisionando al (los) funcionarios delegados.
6. FECHA RADC. DOC: Fecha de radicación de los documentos soportes para legalizar la comisión
7. ANEXOS: Documentos que se solicitan para la legalización
8. OBSERVACIONES: Son las que haya al lugar
9. MEMORANDOS ENVIADOS: Solicitudes de información a los funcionarios o dependencias para complementar información o documentos
10. LEGAL. AVANCES No: Consecutivo comprobante de contabilidad de legalización de avances. ANEXO No. 4 DOCUMENTOS QUE SE DEBEN SOLICITAR PARA LA LEGALIZACIÓN DE AVANCES, ANTICIPOS Y/O COMISIONES
| DOCUMENTOS PARA LEGALIZACIÓN DE COMISIONES |
| Oficio acompañado de los siguientes documentos: |
| Copia del acto administrativo que lo autorizó. |
| Certificado de permanencia y/o constancia de cumplimiento de comisión suscrita por el funcionario o autoridad competente. |
| Recibo de pago de transporte terrestre si fuere el caso |
| Desprendible del pasaje aéreo o certificación de la empresa que lo expidió |
| Factura y/o cuenta de cobro |
| DOCUMENTOS PARA LEGALIZACIÓN DE AVANCES PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS |
| Copia del acto administrativo que ordenó concederlo. |
| Comprobantes que respalden el pago como facturas y recibos con sus anexos de acuerdo al reglamento, naturaleza y cuantía de las compras o gastos. |
| Copia del comprobante de ingreso al almacén de los bienes devolutivos y de consumo adquiridos. |
8. CONTROL DE CAMBIOS
| VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
| 1.0 |
Resolución Reglamentaria 035 de diciembre 30 de 2009. |
Se efectúa la actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera, de acuerdo a los nuevos sistemas que se emplean para Avances y/o comisiones e igualmente para atender las observaciones del plan de mejoramiento acción correctiva, derivada de las auditorias. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento de Avances y/o comisiones, contemplados en la R.R. 035 de Mayo de 2009. |
| 2.0 |
051 20 NOV. 2013 |
|
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5245 de noviembre 22 de 2013
DOCUMENTOS
|
| Celulares |
Agua |
Luz |
Teléfono |
| Original de la cuenta de cobro y/o facturas por concepto de Servicios de Administración, celulares, servicios públicos; provenientes de las distintas dependencias de la Entidad. |
X |
X |
X |
X |
| Formato solicitud certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal autorizando el gasto firmado por el Director Administrativo y Vo.Bo. del Subdirector de Servicios Administrativos o quién haya recibido el servicio. |
X |
X |
X |
X |
| Proyecto de carta solicitando reembolso por concepto de llamadas de larga distancia de carácter personal. |
X |
|
|
X |
| VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
| 1.0 |
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de Cajas menores, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. |
| 2.0 |
R.R. 035 de Mayo de 2009 |
Se efectúa la actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera, de acuerdo a los nuevos sistemas que se emplean para el manejo de Cajas Menores, igualmente para atender las observaciones del plan de mejoramiento acción correctiva, derivada de las auditorías. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de Cajas Menores, contemplados en la R.R. 035 de Mayo de 2009 versión 2.0 |
| 3.0 |
R.R. 021 de octubre 12 de 2012 |
Se ajustan las actividades 5 y 6 del Procedimiento para el Manejo de Cajas Menores, en el sentido de que la numeración y el envío de la resolución reglamentaria la realiza la Dirección de Apoyo al despacho y no la Dirección de Talento Humano. |
| 4.0 |
R.R. 012 de marzo 5 de 2013 |
En atención a los cambios establecidos en el acuerdo 519 de diciembre de 2012., se modifica el formato para la elaboración, y modificación del procedimiento. |
| 5.0 |
R.R. 051 20 NOV. DE 2013 |
|
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Director, Jefe de Oficina, Subdirector (Dependencia solicitante) |
Presentan requerimiento ante el Director designado como ordenador del gasto en la entidad para que evalué la creación de las cajas menores, definiendo montos y rubros presupuestales a utilizar, acorde a las normas vigentes. |
Solicitud de requerimiento |
|
| 2. |
Director, (designado como ordenador del gasto) |
Recibe, revisa y define con el Contralor de Bogotá D.C. la viabilidad de la creación de las cajas menores. Entrega a la Subdirección Financiera para la elaboración del proyecto de Resolución, con solicitud de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. |
|
|
| 3. |
Subdirector Financiero |
Recibe, revisa y elabora el proyecto de resolución para la firma del Contralor de Bogotá D.C , previa revisión del Director designado como ordenador del gasto y entrega año funcionario del área de presupuesto. |
|
|
| 4. |
Profesional Universitario Área Presupuesto. |
Recibe, revisa y expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y traslada el proyecto de Resolución con los documentos soportes al Subdirector Financiero |
Certificado de Disponibilidad |
|
| 5. |
Subdirector Financiero |
Recibe, revisa y envía proyecto de Resolución a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión y visto bueno. |
|
|
| 6. |
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
Recibe, revisa y remite al Subdirector Financiero el proyecto de Resolución con el visto bueno. |
|
|
| 7. |
Subdirector Financiero |
Elabora y envía Memorando con el proyecto de resolución para firma del Contralor de Bogotá D.C. |
|
|
| 8. |
Contralor de Bogotá D.C. |
Revisa, verifica y firma el proyecto de resolución si está de acuerdo, de lo contrario devuelve para los ajustes necesarios. Envía Resolución firmada a la Dirección de Talento Humano para la numeración y fecha correspondiente. |
|
|
| 9. |
Director Técnico de Talento Humano |
Envía la Resolución numerada y firmada con memorando a la Subdirección Financiera para los fines pertinentes. |
Resolución Reglamentaria |
|
| 10. |
Subdirector Financiero |
Recibe Resolución Reglamentaría de constitución de las Cajas Memores para la correspondiente vigencia fiscal debidamente firmada, entrega copia al responsable del área de presupuesto. |
|
|
| 11. |
Profesional Universitario Área Presupuesto. |
Emite el respectivo Registro Presupuestal de apertura de cajas menores afectando el certificado de disponibilidad respectivo y traslada al área de contabilidad. |
Registro Presupuestal |
|
| 12. |
Profesional Universitario área de Contabilidad. |
Recibe Resolución Reglamentaria con la documentación soporte, registra en el sistema financiero vigente y expide la Orden de Pago, correspondiente a la apertura de las cajas menores, causa y entrega al tesorero General. |
|
Observación Capacitación una vez al año al inicio del manejo de Cajas menores a los responsables del manejo de la misma |
| 13. |
Tesorero General |
Recibe y revisa la copia de la Resolución Reglamentaria, verificando si las cajas menores son nuevas o corresponden a vigencias anteriores. Si es la creación de una nueva caja menor o cambio del ordenador del gasto de la caja menor correspondiente, inicia los trámites respectivos ante la Entidad Bancaria, para la apertura de la cuenta bancaria o en su efecto el cambio de las nuevas firmas autorizadas para el manejo de los fondos de caja menor. |
|
|
| 14. |
Tesorero General |
Realiza registros tesorales correspondientes y transferencia electrónica a las cuentas bancarias asignadas a los ordenadores del manejo de las cajas menores. |
|
|
| 15. |
Profesional Universitario y/o Técnico Área Tesorería |
Elabora oficio ante la entidad bancaria diligenciando las tarjetas donde van consignadas las firmas autorizadas y sellos que se utilizarán para el manejo de la cuenta bancaria. |
|
|
| 16 |
Tesorero General |
Recibe, verifica los oficios y tarjetas firmadas y entrega a la secretaria para el archivo. Vía Outlook remite copia de la transferencia efectuada al Director o Subdirector designado como ordenador del gasto de la caja menor correspondiente, con copia al responsable asignado para el manejo de la caja menor.. Mensualmente remite el extracto bancario a los responsables del manejo de las cajas menores aperturadas en la vigencia fiscal. |
|
Observación Se deja copia del oficio y de las tarjetas firmadas y selladas por el banco para posteriores consultas y/o registros tesorales. |
VERSIÓN
|
| Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
| 1.0 |
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de Tesorería, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. |
| 2.0 |
R.R. 035 de Mayo de 2009 |
Se efectúa la actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera, de acuerdo a los nuevos sistemas que se emplean para el manejo de tesorería e igualmente para atender las observaciones del plan de mejoramiento acción correctiva, derivada de las auditorías. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de Tesorería, contemplados en la R.R. 035 de Mayo de 2009 versión 2.0 |
| 3.0 |
R.R. 021 de octubre 12 de 2012 |
En atención a los cambios establecidos en el acuerdo 519 de diciembre de 2012., se ajusta el procedimiento en la denominación de los empleos y de acuerdo con el procedimiento para el control de documentos internos. Se ajusta la numeración de los anexos. |
| 4.0 |
R. R. 051 20 NOV. 2013 |
|
No
|
| RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
| 1. |
Subdirector Financiero y Tesorero(a) General |
Efectúan estudio del mercado financiero sobre servicios y esquema de rentabilidad de los bancos y corporaciones, con el propósito de dar apertura o cancelación de las cuentas bancarias, que se manejan directamente en la tesorería. |
Estudio de factibilidad bancaria |
Observación: La apertura, cancelación y cambio de firmas de los contratos de cuentas con los bancos, son celebrados por el Contralor de Bogotá D.C. o su delegado, una vez cumplidos los requisitos legales. Observación: No incluye lo anterior para las cuentas que se utilizan para el manejo de Cajas Menores. |
| 2. |
Subdirector Financiero y Tesorero(a) General |
Traslada al Director Administrativo - Ordenador del gasto para las decisiones del caso una vez realizado el análisis respectivo. |
|
|
| 3. |
Director Administrativo |
Recibe y analiza el estudio de viabilidad. Si la decisión es afirmativa, ordena realizar los trámites correspondientes. Si es negativa, devuelve a Tesorería para los fines pertinentes. |
|
|
| 4. |
Subdirector Financiero y Tesorero(a) General |
Recibe respuesta del Director Administrativo - Ordenador del Gasto sobre la viabilidad o no de la propuesta. Proyecta oficio en caso afirmativo sobre la apertura o cancelación de las cuentas bancarias adjuntando la documentación soporte para su trámite y lo traslada al Ordenador del gasto para su firma. De lo contrario: archiva en la carpeta correspondiente. |
Oficio |
Observación: Se archivan los documentos del estudio de factibilidad bancaria. Con las anotaciones de la decisión del Ordenador del Gasto. |
| 5. |
Contralor, Contralor Auxiliar, Director (quién sea designado como Representante Legal) |
Recibe oficio, revisa, firma y lo traslada a la Subdirección financiera para continuar con el proceso. |
|
|
| 6. |
Secretaria de Tesorería |
Recibe oficio firmado, tramita tarjetas para la apertura de cuentas, contratos, convenios bancarios, recoge las firmas y huellas de las personas autorizadas para él trámite y lo traslada al auxiliar administrativo. |
|
|
| 7. |
Auxiliar Administrativo (Subdirección Financiera) |
Recibe oficio con todos los soportes y se dirige al banco para su radicación. |
|
|
| 8. |
Secretaria de Tesorería |
Recibe y archiva oficio debidamente radicado por el banco. |
|
|
| VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
| 1.0 |
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de presupuesto, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. |
| 2.0 |
R.R. 035 de Mayo de 2009 |
Se efectúa la actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera, de acuerdo a los nuevos sistemas que se emplean para el manejo de presupuesto e igualmente para atender las observaciones del plan de mejoramiento acción correctiva, derivada de las auditorías. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de Presupuesto, contemplados en la R.R. 035 de Mayo de 2009 versión 2.0 |
| 3.0 |
R.R. 021 de octubre 12 de 2012 |
En atención a los cambios establecidos en el acuerdo 519 de diciembre de 2012., se modifica el formato para la elaboración, y modificación del procedimiento. Se elimina el procedimiento Informe de rendición de cuenta mensual. |
| 4.0 |
R:R: |
|
|
|
