RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Mayo 8)

Derogada por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 055 de 2015.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el artículo 6° del Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el Artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria No. 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

Que la Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública", artículo 74, establece que todas las entidades del Estado deberán publicar en su página Web el Plan de Acción para el año siguiente.

Que en atención al Informe de Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión – SIG, vigencia 2014, presentado por la Oficina de Control Interno, se incorporó en el plan de mejoramiento del proceso de Direccionamiento Estratégico, la acción preventiva relacionada con "Modificar el Procedimiento del Plan de Acción en el sentido de precisar que las hojas de vida de los indicadores del proceso serán archivadas en la secretaría técnica".

Que en la Revisión por la Dirección al SIG, vigencia 2014, se señaló que toda modificación al Plan de Acción, debe ser aprobada en Comité Directivo.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 014 del 31 de marzo de 2014, se modificó el artículo Décimo de la Resolución Reglamentaria No. 005 de 2010 y determinó que los factores a utilizar como valor agregado para acceder al nivel sobresaliente en la evaluación del desempeño de los funcionarios de la entidad, son: Por calidad y oportunidad; por aportes, propuestas o iniciativas adicionales y por participación y aprovechamiento de capacitación relacionada con las actividades propias del empleo que ostenta el funcionario, en consecuencia el factor de gestión por dependencia fue suprimido.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 001 del 03 de enero de 2014, adoptó la nueva versión de documentos del Proceso de Direccionamiento Estratégico, entre ellos el Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Modificación del Plan de Acción.

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 y las normas citadas anteriormente, es necesario ajustar el Procedimiento para la formulación, Seguimiento y Modificación del Plan de Acción, con el fin de incorporar los cambios aprobados por las instancias mencionadas anteriormente.

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la nueva versión del siguiente procedimiento del Proceso de Direccionamiento Estratégico:

ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización del procedimiento que se adopta, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema que se implemente en la Entidad.

ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes, velar por la administración y divulgación de los documentos adoptados.

ARTÍCULO  CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el numeral 2° del artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 001 del 03 de enero de 2014.

Establecer los pasos para identificar las actividades y los indicadores que cada proceso deberá asumir para contribuir al cumplimiento del Plan Estratégico, facilitando la medición de la gestión de las dependencias, los procesos y de la Contraloría en su conjunto.

El procedimiento inicia cuando el Contralor de Bogotá comunica los lineamientos de la Alta Dirección, los cuales contienen la orientación estratégica para la siguiente vigencia y termina con la elaboración del Informe de Gestión del Sistema Integrado de Gestión – SIG e Incorporación en la Intranet.

Ver Normograma.

Actividad: se entiende por actividad el conjunto de tareas que conducen a un resultado específico y que materializan los propósitos del Plan Estratégico. 

Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles¹.

Eficacia (Logro): grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados¹.

Eficiencia (Gestión de recursos): relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados¹.

Estrategia: manera que tiene la organización de conseguir sus objetivos, a partir de su misión y conforme a sus valores.

La estrategia define qué, cuando, cómo, dónde y para qué de los recursos, orientados a los resultados de la organización.

Formato Plan de Acción: es el registro de la formulación de actividades e indicadores, que permite visualizar los parámetros de la planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión y los rangos de calificación.

Gestión: es el conjunto de acciones y actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientada a cumplir la misión institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas y objetivos, los planes, las metas y la asignación de los recursos para obtener los resultados en la forma más eficiente y eficaz posible. Este proceso dinámico y permanente se lleva a cabo mediante la toma de decisiones la cual se apoya en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la cultura organizacional.

Gestores de Proceso: grupo de funcionarios multidisciplinario y representativo de cada dependencia que participa en la gestión del proceso.

Hoja de Vida del Indicador: instrumento que permite documentar el proceso de formulación del indicador con el propósito de coadyuvar en su interpretación. Permite consignar metas y registrar los resultados y avances logrados durante la vida útil del indicador².

Indicador: se define Indicador como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y tendencias de cambio generadas en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados³.

Informe de Gestión: informe que refleja los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo determinado en términos de logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos, las estrategias y las actividades del Plan Estratégico.

Objetivos: son las expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y la Política definida.

Plan Estratégico: documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización para un periodo determinado; e incorpora como mínimo la misión, la visión, los valores y los principios institucionales, la política y los objetivos a desarrollar, y las estrategias para su logro.

Plan de Acción: documento que contiene la programación anual para asegurar la real y efectiva ejecución del Plan Estratégico Institucional, que incluye: actividades, responsables, indicadores, metas, entre otros.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Responsable de Proceso: encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.

Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. La conveniencia se refiere al grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales y adecuación a la determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.

Sistema de Gestión de la Calidad: herramienta de Gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades.

Sistema Integrado de Gestión⁴: conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.

Anexo 1. Aspectos a tener en cuenta en la conformación de los gestores de procesos

Anexo 2. Metodología para la Formulación del Plan de Acción.

Anexo 3. Formato Plan de Acción y Hoja de Vida Indicador.

Anexo 4. Informe de Gestión.

El Responsable del Proceso integra el equipo de gestores con el personal multidisciplinario y representativo de cada dependencia que participa en la gestión del proceso^5.

Para que un equipo funcione adecuadamente deben existir aptitudes complementarias y un líder con una clara visión de la tarea a realizar y con la capacidad para capitalizar puntos fuertes colectivos de sus miembros.

* Existen varios aspectos que los equipos deben romper:

* El conflicto de objetividad que resulta del hecho de ser de parte del proceso.

* Evitar el sesgo hacia informes de desempeño positivo.

* Validez y confiabilidad cuestionable de los datos.

* Datos contradictorios, (se recomienda utilizar la técnica de triangulación de datos⁶)

* Tendencia de evaluar el desempeño de algunos funcionarios y no el desempeño de la dependencia, proceso o entidad en su conjunto.

Los integrantes del equipo deben crear hipótesis y expresar con sus propias ideas por qué funcionan o no las cosas y confrontarlas con los datos recopilados. Se trata de establecer de que manera los resultados contribuyen al cumplimiento de:

* Las actividades programadas.

* Los objetivos institucionales.

* Las estrategias.

* El objetivo del proceso, descrito en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.

* La política institucional y de calidad.

* La Misión y la Visión institucional.

* Se gestionó el proceso de manera efectiva, eficaz y eficiente.

Funciones de los gestores de procesos:

* Efectuar análisis de datos relacionados con la dependencia o el proceso, que sirvan para la toma de decisiones.

* Elaborar las actas de las reuniones que se llevan a cabo.

* Brindar apoyo para las modificaciones de los procedimientos y documentos del Sistema Integrado de Gestión.

* Velar por la implementación y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas.

* Establecer compromisos y responsabilidades frente a las diferentes actividades que se deriven de las reuniones dirigidas al mejoramiento continuo.

* Garantizar de manera permanente el cumplimiento de las diferentes actividades que se le haya asignado.

Existen herramientas de representación de información que facilitan el análisis de datos, ya que permiten observar el comportamiento de los hechos o situaciones, para una adecuada toma de decisiones por parte de los responsables. La representación de datos de forma gráfica ofrece mensajes más claros para entender el contexto y extraer conclusiones.

Pero ¿Cuáles son los pasos para formular el Plan de Acción del Proceso? Para formular el Plan de Acción debes realizar los siguientes pasos:

A continuación se presenta la metodología a seguir para la formulación de Actividades e Indicadores y la determinación del Índice de Desempeño de la dependencia y del proceso:

Actividad: Es un conjunto de acciones concretas, que ejecutadas logran el cumplimiento de un resultado específico que materializa tanto los objetivos de las dependencias y de los procesos, como el aporte e incidencia sobre los propósitos del Plan Estratégico y de los Objetivos Corporativos.

La formulación de las actividades, al igual que los indicadores, parte del marco de referencia institucional que contempla tres aspectos:

* El Normativo: Es aquel que define funciones, competencias, procesos y procedimientos, para lo cual se requiere entre otros, tener de referencia el marco normativo de la caracterización de cada uno de los procesos.

* El Plan Estratégico: El cual proporciona las intenciones globales de la organización.

* Los Métodos de medición: A través de los cuales se establece el seguimiento y control sobre el avance y el logro de las metas propuestas.

Las actividades se deben formular a través de acciones participativas en cada una de las dependencias e incluso revisar actividades de otras dependencias que no integran el proceso, pero que son necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados, caso en el cual deben ser comunicadas al responsable de dicho proceso para que sean concertadas.

De igual forma, las dependencias que tengan a cargo proyectos de inversión deben trasladar las actividades e indicadores al plan de acción con el fin de analizar de manera integral el total de actividades ejecutadas en la entidad.

Al formular las actividades se debe identificar y determinar para cada una de ellas, el Objetivo Corporativo y Estrategia con la cual se tiene concordancia, según el Plan Estratégico vigente, así como la dependencia responsable.

La definición de la actividad debe ser estratégica, es decir, que aporten al cumplimiento del objetivo de la dependencia y/o proceso y evitar que dichas actividades hagan parte de acciones operativas del día a día.

La descripción o estructura de la actividad, al igual que para un objetivo, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo que indique claramente la acción a ejecutar, en consecuencia se recomienda no utilizar verbos que usualmente describen funciones de las dependencias o de cargos, por lo tanto, verbos como apoyar, coordinar, orientar, fomentar, participar, promover, gestionar, etc., no deben utilizarse, por cuanto no permiten medir el avance de la acción.

Establecer una meta cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable, que indique claramente el resultado esperado, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles, teniendo en cuenta:

* Debe ser posible de cumplir por la institución con los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos disponibles.

* Su logro debe depender de la Entidad y/o de la Dependencia (establecer los supuestos).

* Debe establecerse para ser cumplida en un plazo determinado.

* Debe ser conocida y acordada con los ejecutores de la actividad (establecer los responsables por el cumplimiento).

Para establecer la meta se deben considerar diferentes parámetros:

* Superar el resultado de la vigencia inmediatamente anterior (línea base) o el promedio del desempeño histórico.

* Desempeño de entidades similares (benchmarking).

* Estándares aplicados a normas técnicas ó legales.

Se refiere al dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirán para evaluar el grado de consecución de las metas.

En los casos que el indicador se construye por primera vez, podría suceder que no exista un valor base. Una vez realizada la primera medición, se tomará como línea de base el último dato obtenido.

Pasado: Hace referencia a los datos históricos, resultados anteriores del mismo objetivo o la propia Línea Base.

Presente: Tiene que ver con la experiencia del analista o evaluador del indicador, pues es muy importante tener en cuenta la experticia y conocimientos de causa que el evaluador posee y utiliza en el análisis de los resultados, principalmente frente a los fenómenos que no tienen registro alguno.

Futuro: Este parámetro tiene relación con las metas propuestas, las cuales son los referentes para determinar el grado de cumplimiento al objetivo propuesto.

Benchmarking: Este parámetro es entendido como un proceso que permite evaluar el resultado obtenido frente a la comparación de resultados obtenidos en otras organizaciones del sector, que han evidenciado mejores prácticas en el desempeño de las actividades, es decir, se debe comparar con el mejor.

* Acotarse en el tiempo, debe contener la fecha límite en la cual se prevé ejecutar, evacuar o desarrollar la actividad propuesta.

* Identificar el beneficiario, el sujeto o destinatario al cual va dirigida la acción, el cual puede estar referenciado de forma implícita o explícita, particularmente para el caso de la Contraloría de Bogotá, D.C., las actividades de las dependencias que no logren identificar de manera explícita el beneficiario, este será en fin último la misma entidad, en el entendido que las dependencias son aportantes al cumplimiento de la misión institucional.

Los anteriores datos se deben incorporar en los formatos: Plan de Acción y Hoja de Vida del Indicador, los cuales hacen parte del procedimiento.

Ejemplos:

* Decidir en un 95%, los hallazgos fiscales con auto de apertura del proceso, mientras las posibilidades legales lo permitan, durante la vigencia de 2013.

* Desarrollar durante la vigencia 2013, dos (2) programas de pedagogía social, formativa e ilustrativa en articulación con el control fiscal, dirigido a los contralores estudiantiles.

* Hacer la relatoría al 70% de los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica durante el año 2013.

* Adelantar dos campañas internas durante el año 2013 que fortalezcan el sentido de pertenencia de los funcionarios hacia la entidad.

* Actualizar durante el primer semestre de 2013 el 100% de los procedimientos del Proceso de vigilancia y Control de la Gestión Fiscal, enfocados a construir una moderna auditoría fiscal.

* Realizar jornadas de fortalecimiento sobre clima organizacional en temas de comunicación, resolución de conflictos y trabajo en equipo, al 70% de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., durante la vigencia 2013.

INDICADOR: Es un instrumento de medición de la acción o la gestión, el cual permite observar la situación y tendencias de cambio generados en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas e impactos esperados.

El indicador por sí mismo es una medida cuantitativa que expresa una cantidad o frecuencia o la observación cualitativa que expresa características o fenómenos intangibles, sin embargo, todos los resultados cualitativos deben ser transformados y valorados para poder establecer una unidad de medida, que permitan identificar resultados en el tiempo, cuyo propósito es determinar el logro o el avance de los objetivos y metas; así mismo, como instrumento de seguimiento y control genera alertas sobre la existencia de un problema y permite tomar medidas correctivas para solucionarlo.

La estructura del indicador es una expresión numérica o perceptiva, que establece una relación entre dos o más variables claves, cuyo resultado comparado con la experiencia del evaluador, con períodos anteriores, resultados en organizaciones del sector (benchmarking) o una meta o compromiso, permite evaluar y analizar dicho resultado.

Las características más relevantes que deben tener los indicadores para apoyar la gestión en el cumplimiento de los objetivos institucionales son:

* Oportunidad: Deben permitir obtener información en tiempo real, de forma adecuada y oportuna y medir con un grado aceptable de precisión los resultados alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos propuestos, que permitan la toma de decisiones para corregir y reorientar la gestión antes de que las consecuencias afecten significativamente los resultados o estos sean irreversibles.

* Prácticos: Ser fáciles de generar, recolectar y procesar.

* Medible: Poderse expresar numérica o cualitativamente.

* Claros: Ser comprensibles tanto para quienes los desarrollen como para quienes los estudien o los tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación, que sólo lo entienden quienes lo construyen, debe ser replanteado.

* Finalidad: Ser útiles para la toma de decisiones. Cada indicador debe tener un objetivo que justifique su diseño y adopción.

* Explícitos: Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se analizará para evitar interpretaciones ambiguas.

* Sensibles: Reflejar el cambio de la variable en el tiempo, es decir, cambiar efectiva y persistentemente a lo largo de un periodo.

* Excluyentes: Cada indicador evalúa un aspecto específico único de la realidad, una dimensión particular de la gestión.

* Jerarquizados: De acuerdo con el grado de generalidad, los indicadores son globales, cuando se refieren a la organización como un todo y específicos cuando se refieren a una de las dependencias o de los procesos de esta, es decir identificar la clase, el tipo o naturaleza del indicador.

* Representativos: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir.

* Verificable: Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad. Puede ser verificado por cualquier persona obteniendo el mismo resultado.

Razón: Relación entre dos datos, variables o magnitudes, con diferente unidad de medida, la cual se expresa en la forma a/b, es decir, que los valores del numerador y del denominador son independientes, ninguno está contenido en el otro

Ejemplos:

* Número total de hallazgos sobre Número total de sujetos de control.

* Total hallazgos con incidencia Fiscal frente al total hallazgos con incidencia Penal.

* Total presupuesto distrital asignado sobre el total de la población de Bogotá.

Tasas: Relación entre dos magnitudes que se expresa en número de eventos frente a una cantidad referente (potencia de 10), y en un periodo de tiempo determinado.

Ejemplos:

* Número de funcionarios con accidente de trabajo por cada 100 funcionarios de la entidad durante el periodo 2013.

* Valor de beneficios de control fiscal por cada $1,00 ejecutado del presupuesto de la entidad durante la vigencia fiscal 2013.

Proporción: Relación entre dos variables o magnitudes que se expresan de la forma a/b, donde el numerador está contenido en el denominador, es decir, igual unidad de medida,

Ejemplos:

* Total de hallazgos devueltos frente al total de hallazgos remitidos a responsabilidad fiscal.

* Total de funcionarios capacitados sobre total funcionarios de la entidad.

Porcentajes: Presentan el valor relativo de una cifra con respecto de un valor de referencia igual a 100. Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje.

Ejemplo

* Número de productos no conformes/Total de productos x 100.

Promedio: Es un valor representativo de un conjunto de valores, Los más usuales son la media aritmética, la mediana y la moda; la media aritmética, es la sumatoria de los valores de todos los eventos numéricos dividida entre el número eventos; la mediana de un conjunto de datos ordenados del menor al mayor, es el valor que ocupa la posición central, cuando la cantidad de esos datos es par, la mediana es la medida aritmética entre los dos datos centrales; la moda es el valor que se representa el mayor número de veces.

Ejemplo:

* Medir la oportunidad en la solución a un requerimiento por parte de la subdirección de recursos materiales.

Se procede a ordenar los datos: 1, 3, 4, 6, 6, 6, 9 (7 eventos).

* Media Aritmética: de (1+3+4+6+6+6+9)/7 = 35/7 = 5; Promedio aritmético=5.

* Mediana: = Valor del centro: 6

* Moda: El valor que más eventos se repite es: 6

* Números Índice: Es un valor estadístico que permite establecer las variaciones relativas entre dos o más periodos, de los cuales uno de ellos es denominado base, este cálculo proporciona un método simple para establecer cambios que presenta una variable a través del tiempo.

Fórmula para calcular el índice de variación: ((Valor año 1 / Valor año 0) -1) *100

Ejemplos:

* Índice de inflación o variación de precios de la canasta familiar (supuesto solo un producto.)

Precio del bien X, para el año 0 es de $800/unidad y para el año 1 es de $816/unidad:

Año base: 0

* Índice de variación de los precios ((816/800)-1)*100 = 2%

* Índice de variación de acciones correctivas.

Año base, 2011

((60/80)-1) x 100 = -25%

Las acciones correctivas disminuyeron en un 25% con respecto al año inmediatamente anterior.

Son aquellos que permiten evaluar, controlar y justificar los resultados obtenidos, para lo cual, se espera que toda actividad u objetivo cuente con diferentes aspectos de evaluación, tales como Eficacia, Eficiencia y Efectividad y son utilizados en todos los niveles jerárquicos de la organización.

Es el logro obtenido o nivel de cumplimiento alcanzado de resultados esperados, asimismo, la norma NTC GP 1000:2009 define eficacia como "Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados".

Los indicadores de eficacia se enfocan en el control de los resultados, evalúan la relación entre la salida y el valor esperado (meta).

Sus objetivos son determinar y evaluar el cumplimiento de planes, programas, proyectos y actividades de la entidad.

En resumen, la eficacia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de qué se hizo o que se ha cumplido de las metas u objetivos propuestos inicialmente.

Denominaciones de indicadores de eficacia.

Dentro de esta categoría, se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

* Cobertura.

* Cumplimiento.

* Producto.

* Meta.

* Logro.

* Proyecto.

Ejemplos:

* Nivel de cumplimiento de la meta (Decidir el 30% de los hallazgos fiscales e indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución).

* Porcentaje de Sujetos auditados.

* Nivel de Auditorias ejecutadas.

* Número de funcionarios capacitados.

* Adquisición de equipos de Cómputo.

2.4.2. Eficiencia:

Es la valoración del recurso (financiero, tiempo, talento humano, tecnológico, etc.), utilizado en la ejecución de las diferentes actividades o en el desempeño dado para el logro de los resultados, de igual forma, la norma NTC GP 1000:2009, define eficiencia como "Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados".

Los indicadores de eficiencia se enfocan en el control de los recursos y evalúan su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades, es decir, se examinan los costos en que se incurre para alcanzar los objetivos y resultados, en el entendido que el indicador se asocia a la utilización de recursos, resulta comprensible que a menor uso de recursos para el logro del objetivo es mayor eficiencia, lo que implica una proporción inversa.

En resumen, la eficiencia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de: cómo se hizo? y cuánto se gastó?, etc.

Dentro de esta tipología, se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

* |Productividad.

* Oportunidad.

* Tiempo.

* Calidad.

* Costos.

* Economía.

Ejemplos:

* Oportunidad (tiempo) en la decisión de hallazgos fiscales e indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución.

* Traslado oportuno de los hallazgos a las instancias competentes.

* Tiempo utilizado en la ejecución de auditorías regulares.

* Número de Advertencias fiscales comunicadas a la administración, del total de proyectos de advertencia.

* Tiempo promedio de respuesta a un requerimiento.

* Costo de una visita fiscal frente al costo promedio de PAD.

* Costo para la ciudad de recuperar un peso ($1,00) por detrimento al patrimonio Distrital.

* Precio de adquisición de sistemas de cómputo frente a precios de mercado.

* Beneficios esperados frente al costo de implementación sistemas tecnológicos y de comunicaciones.

* Ahorro en procesos de formación a funcionarios por alianzas estrategias.

Es la capacidad de cumplir con la meta establecida con la menor cantidad de recursos posibles, asimismo, la norma NTCGP 1000:2009, ha definido el término de Efectividad como "la medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles".

Dentro de esta tipología se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

* Efectividad.

* Efecto.

* Impacto.

* Desempeño.

Ejemplos:

* Desempeño en la decisión del 30% de los hallazgos fiscales e indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución.

* Desempeño en el proceso de capacitación de funcionarios.

* Efectividad en la adquisición de equipos de Computo

* Impacto en la austeridad del gasto de la entidad por la ejecución del PAD.

* Desempeño en el traslado de los hallazgos a las instancias competentes.

* Efectividad en la ejecución de auditorías regulares.

Ejemplo para el cálculo con los tres tipos indicadores:

Actividad: Decidir en un 90%, las indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución.

Supuestos:

* De acuerdo con los registros, las dependencias encargadas del trámite de las indagaciones preliminares reportaron que durante la vigencia 2012 se culminaron 28 indagaciones preliminares de las 36 iniciadas en el periodo.

Eficacia: Nivel de cumplimiento de la meta.

Nombre del Indicador: Nivel de cumplimiento en el trámite de la Indagación Preliminar

Ejecutado = (28/36) * 100

Ejecutado = 77.8%

Eficacia = (77.8/90)*100

Nivel de cumplimiento de la meta. La meta de decisión era del 90% de 36, es decir 32 indagaciones, como culminó 28, el grado de eficacia alcanzado fue del 86.4%.

Eficiencia: Oportunidad (tiempo). En la decisión de las indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución.

Nombre del Indicador: Oportunidad en el trámite de la Indagación Preliminar

Supuesto: En términos generales según la ley, se tienen 180 días para terminar la indagación preliminar. La Alta Dirección estableció como meta, adelantarlas en un tiempo promedio de 150 días.

Las dependencias responsables de adelantar las indagaciones, reportaron que en la vigencia 2012, promedio el tiempo utilizado fue de 160 días.

Eficiencia = 93.75%

El grado de eficiencia no alcanzó la meta establecida, al utilizar en promedio 10 días adicionales para el trámite de las indagaciones preliminares, en este sentido se alcanzó el 93.75% de eficiencia.

Efectividad: Impacto.

Nombre del Indicador: Efectividad de las Indagaciones Preliminares

Efectividad = (Indagaciones preliminares terminadas con recomendación de apertura de proceso de responsabilidad Fiscal / Total de Indagaciones Preliminares Terminadas) * 100

Las dependencias responsables de adelantar las indagaciones, reportaron que en la vigencia 2012, de las 28 indagaciones preliminares terminadas, en 20 de ellas se recomendó la apertura del proceso de responsabilidad fiscal y el resto condujeron al archivo.

Efectividad = (20/28) * 100

Efectividad = 71.4%

El nivel de efectividad alcanzado por la dependencia en la ejecución de la actividad propuesta, es del 71.4%.

El resultado de cada indicador se compara con los rangos establecidos para determinar si se ubica en mínimo, aceptable o satisfactorio.

El resultado obtenido en el indicador, por sí solo, no permite inferir algún concepto posible, por lo que se hace necesario establecer parámetros de comparación, con referentes establecidos, que se denominan "Estándares de comparación ó Línea Base", los cuales permiten evaluar y analizar el nivel de cumplimiento o avance de los objetivos propuestos.

Se debe tener en cuenta que los resultados pueden estar afectados por elementos externos no controlables, de tal manera que se deben mencionar en el análisis y mantener un registro histórico y documentado de adversidades que han afectado directa o indirectamente el proceso o la ejecución de la actividad a medir, los cuales serán un insumo importante a la hora de elaborar planes de acción correctivos, preventivos o de mejora, y evitar afectaciones futuras, a causas de eventos externos ya sucedidos.

Cada uno de los indicadores debe tener un criterio propio y justificado de evaluación de los resultados, el cual debe establecer intervalos o límites de calificación que se toman como referencia para determinar si el resultado obtenido en un periodo específico es Satisfactorio, Aceptable o Mínimo.

1. La determinación del rango Satisfactorio debe ser mayor o igual al valor de la meta.

2. La determinación del rango Aceptable tendrá un intervalo de máximo 20 puntos porcentuales por debajo de la meta.

3. La determinación del rango Mínimo no debe ser mayor a 20 punto porcentuales por debajo la meta.

Ejemplo:

Meta: 80%

Meta: 100%

Con el objeto de evaluar el comportamiento y avance en el cumplimiento de la meta establecida en la actividad u objetivo, se establece una periodicidad trimestral para realizar el seguimiento, es decir, la matriz se debe alimentar y reflejar los resultados acumulados hasta el periodo correspondiente.

(1) Fecha de Seguimiento. Corresponde a la fecha de corte en la cual se realiza el seguimiento.

(2) No. de Actividad. Corresponde a la secuencia de las actividades determinadas.

(3) Objetivo. Registre el No. de objetivo de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad.

(4) Estrategia. Registre el No. de la estrategia de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad.

(5) Proceso. Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Integrado De Gestión.

(6) Dependencia Responsable. Registre la dependencia responsable encargada de ejecutar la actividad.

(7) Actividad. Describa la actividad a desarrollar al interior de la dependencia.

(8) Meta. Relacione la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera lograr. Debe tener en cuenta los parámetros establecidos en la presente metodología.

(9) Unidad de Medida. Magnitud referencia para la medición; ésta unidad de medida se relaciona con la unidad asignada a la meta a evaluar. Puede ser expresada en valores absolutos con su respectiva variable: tiempo (años, semestres, bimestres, meses, días, horas, etc.), o en forma relativa (porcentual), entre otros.

(10) Fecha límite de ejecución. Corresponde a la fecha límite de ejecución de la actividad.

(11) Código indicador. Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que pertenece y su consecutivo:

(12) Tipo de Indicador. Se identifica el principio que mide el Indicador así: Eficacia, Eficiencia o Efectividad.

(13) Nombre del Indicador. Establece la identidad del indicador, por lo tanto, debe hacerse en la forma sencilla y de acuerdo con la actividad que se quiere medir. Debe ser el nombre definido en la hoja de vida del indicador.

(14) Objetivo del Indicador. Señala la razón de ser del indicador y lo que se quiere medir al efectuar el seguimiento.

(15) Fórmula del indicador. Determina la estructura o la forma en que se comparan las variables definidas para el indicador.

(16) Rangos de calificación. Se registra en cada una de las actividades los intervalos definidos por el responsable del indicador en términos de la meta, así: Mínimo, Aceptable, Satisfactorio. Ver Criterios para la determinación de los rangos del Anexo 2 "Metodología para la Formulación del Plan de Acción".

(17) Numerador. Registre el valor obtenido del numerador que ha sido descrito para el indicador

(18) Denominador. Registre el valor del denominador que ha sido descrito para el indicador

(19) Resultado del Indicador. Da como resultado el nivel de avance o cumplimiento de ejecución de la actividad correspondiente.

(20) Cumplimiento del indicador con relación a la meta. Nivel de avance o cumplimiento de la actividad correspondiente con relación a la meta planteada (20/8).

(21) Rango de calificación del resultado. Se compara el Cumplimiento del Indicador con relación a la meta y los rangos determinados en la formulación de la actividad, el cálculo es automático.

(22) Análisis del resultado. Relacione el análisis efectuado al resultado del Indicador frente a la meta propuesta.

Nota. Los indicadores definidos serán responsabilidad del Responsable de Proceso, la revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación.

El informe de gestión esboza los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo establecido (es de anotar que el periodo es acumulativo hasta completar la vigencia), determinando logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos y las actividades del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo fundamental de información para la toma de decisiones en la Alta Dirección.

El informe no es un fin en sí mismo, es un medio de diagnóstico que refleja la necesidad de tomar acciones, en consecuencia busca cumplir con el objetivo fundamental de implementar las recomendaciones, logrando la mejora continua y el incremento de la capacidad institucional para responder de manera adecuada al mandato que la ciudadanía ha encomendado a la Contraloría de Bogotá, D.C.

El primer paso para elaborar un informe es definir a quien va dirigido y cual es su propósito. Debe ser corto pero analítico, reflejar las tres dimensiones del desempeño: eficacia, eficiencia y efectividad. Comparar los resultados con líneas base (resultados de vigencias anteriores) o puntos de referencia (metas, otras organizaciones similares).

Para la construcción del informe de gestión se deben tener en cuenta los siguientes insumos:

Los informes de gestión deben contener como mínimo:

Portada.

Presentación.

1. Resultados de la Gestión (Análisis de datos): Es decir el aporte que cada dependencia ó proceso realiza al cumplimiento de cada uno de los objetivos del Plan Estratégico. Para este punto se tendrá en cuenta:

1.1 Análisis Plan de Acción (Todos los procesos). Se debe analizar el resultado de cada uno de los indicadores definidos en el Plan de (ver numeral 2.5 del Anexo No. 2).

1.2. Otros resultados. Relacionar aquellos resultados relevantes del proceso que han contribuido al cumplimiento del Plan Estratégico y que no han sido contemplados en el Plan de Acción, como es el caso del seguimiento a los otros planes y programas definidos como documentos en el Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

1.3. Satisfacción del cliente. Aplica únicamente para el Proceso de Participación Ciudadana.

2. Seguimiento Plan de Mejoramiento: Breve análisis sobre estado y avance de las acciones contempladas en el Plan de Mejoramiento del proceso: acciones correctivas, preventivas y de mejora (abiertas, cerradas y/o sin iniciar, entre otras).

3. Acciones de Mejora. Con base en los resultados reflejados anteriormente, formule acciones de mejora encaminadas a corregir desviaciones presentada durante el periodo evaluado, se sugiere que en lo posible el número de acciones propuestas por proceso no supere tres (3) acciones, dado que una vez aprobadas deben ser llevadas al Plan de Mejoramiento.

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5353 de mayo 12 de 2014