RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que de conformidad con el Artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que la Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública", artículo 74, establece que todas las entidades del Estado deberán publicar en su página Web el Plan de Acción para el año siguiente.

Que mediante el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, se adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5º de la Ley 87 de 1993.

Que mediante Resolución Reglamentaria No.016 del 08 de mayo de 2014, se adoptó la versión 10.0 del Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Modificación del Plan de Acción.

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 y las normas citadas anteriormente, es necesario ajustar y adoptar la versión 11.0 del Procedimiento para la formulación, Seguimiento y Modificación del Plan de Acción; correspondiente al Proceso de Direccionamiento Estratégico de la entidad.

ARTÍCULO 1º. Adoptar la nueva versión de un procedimiento del Proceso de Direccionamiento Estratégico:

ARTÍCULO 2º. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización del procedimiento que se adopta, para garantizar el mejoramiento del sistema de gestión implementado en la Entidad.

ARTÍCULO 3º. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes, velar por la administración y divulgación del documento adoptado.

ARTÍCULO  4º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución Reglamentaria No. 016 del 08 de mayo de 2014 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Establecer los pasos para identificar las actividades y los indicadores que cada proceso deberá asumir para contribuir al cumplimiento del Plan Estratégico, facilitando la medición de la gestión de las dependencias, los procesos y de la Contraloría en su conjunto.

El procedimiento inicia cuando el Contralor de Bogotá comunica los lineamientos de la Alta Dirección, los cuales contienen la orientación estratégica para la siguiente vigencia y termina con la elaboración del Informe de Gestión del Sistema Integrado de Gestión – SIG e Incorporación en la Intranet.

Actividad: conjunto de acciones concretas, que ejecutadas logran el cumplimiento de un resultado específico que materializa tanto los objetivos de las dependencias y de los procesos, como el aporte e incidencia sobre los propósitos del Plan Estratégico y de los Objetivos Corporativos. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción.

Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles¹.

Eficacia (Logro): grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados^1.

Eficiencia (Gestión de recursos): relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados¹.

Estrategia: Conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado objetivo estratégica.

Formato Plan de Acción: es el registro de la formulación de actividades e indicadores, que permite visualizar los parámetros de la planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión y los rangos de calificación.

Gestión: conjunto de acciones y actividades coordinadas, para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientadas a cumplir la misión institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas y objetivos, los planes, las metas y la asignación de recursos para obtener los resultados en la forma más eficiente y eficaz posible. Este proceso es dinámico y permanente y se lleva a cabo mediante directrices apoyadas en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la cultura organizacional.

Gestor de Proceso: funcionario de las dependencias que conforman el equipo multidisciplinario de Gestores del Proceso, con el propósito de contribuir al logro de los objetivos institucionales.

Hoja de Vida del Indicador: instrumento que permite documentar el proceso de formulación del indicador, con el propósito de coadyuvar en su interpretación. Permite consignar metas y registrar los resultados y avances logrados durante la vida útil del indicador².

Indicador: es una expresión cualitativa o cuantitativa observable que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo³.

Informe de Gestión: documento que esboza los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo establecido, determinando logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos y las actividades del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo fundamental de información para la toma de decisiones en la Alta Dirección.

Objetivos: son los logros que la Contraloría persigue para satisfacer las necesidades de sus clientes a partir de su misión, visión, valores, principios y política establecidos. Estos deben ser claros, realistas, medibles y verificables en un plazo determinado.

Plan de Acción: documento que contiene la programación anual para asegurar la real y efectiva ejecución del Plan Estratégico Institucional, que incluye: actividades, responsables, indicadores, metas, entre otros.

Plan Estratégico: Documento que consolida las intenciones globales y la orientación de una organización. Contiene los siguientes elementos:

* Misión.

* Visión.

* Valores y Principios Institucionales

* Políticas Institucionales: Institucional, del SIG, de Calidad, de Administración del

* Riesgo, Ambiental, entre otras.

* Objetivos Corporativos.

* Estrategias.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Responsable de Proceso: encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.

Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. La conveniencia se refiere al grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales y adecuación a la determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.

Sistema de Gestión de la Calidad: herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades.

Sistema Integrado de Gestión⁴: conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.

Anexo 1. Aspectos a tener en cuenta en la conformación del Equipo de gestores del proceso.

Anexo 2. Metodología para la Formulación del Plan de Acción.

Anexo 3. Formato Plan de Acción. Código PDE – 01- 03

Anexo 4. Formato Hoja del Vida Indicador. Código PDE –01-04

Anexo 5. Formato Solicitud de Modificación Plan de Acción. Código PDE -01-05

Anexo 6. Estructura Informe de Gestión.

El responsable del proceso, integra el equipo de gestores con el personal multidisciplinario y representativo de cada dependencia que participa en la gestión del proceso⁵.

Para que un equipo funcione adecuadamente, deben existir actitudes complementarias y un líder con una clara visión de la tarea a realizar y con la capacidad para capitalizar puntos fuertes colectivos de sus miembros.

Existen varios aspectos que los equipos deben romper:

* El conflicto de intereses y falta de objetividad, que resulta del hecho de ser de parte del proceso.

* Evitar el sesgo hacia informes de desempeño positivo.

* Validez y confiabilidad cuestionable de los datos.

* Datos contradictorios (se recomienda utilizar la técnica de triangulación de datos⁶).

* Tendencia de evaluar el desempeño de algunos funcionarios y no el de la dependencia, proceso o entidad en su conjunto.

Los integrantes del equipo deben crear hipótesis y expresar con sus propias ideas por qué funcionan o no las cosas y confrontarlas con los datos recopilados. Se trata de establecer de qué manera los resultados contribuyen al cumplimiento de:

* Las actividades programadas.

* Los objetivos institucionales.

* Las estrategias.

* El objetivo del proceso, descrito en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.

* La política institucional y de calidad.

* La Misión y la Visión institucional.

* La gestión efectiva, eficaz y eficiente del proceso

Funciones de los gestores de procesos:

* Efectuar análisis de datos relacionados con la dependencia o el proceso, que sirvan para la toma de decisiones.

* Elaborar las actas de las reuniones que se llevan a cabo.

* Brindar apoyo para las modificaciones de los procedimientos y documentos del Sistema Integrado de Gestión.

* Velar por la implementación y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas.

* Establecer compromisos y responsabilidades frente a las diferentes actividades que se deriven de las reuniones dirigidas al mejoramiento continuo.

* Garantizar de manera permanente el cumplimiento de las diferentes actividades asignadas.

Existen herramientas de representación de información que facilitan el análisis de datos, ya que permiten observar el comportamiento de los hechos o situaciones, para una adecuada toma de decisiones por parte de los responsables. La representación de datos de forma gráfica ofrece mensajes más claros para entender el contexto y extraer conclusiones.

Para la formulación del Plan de Acción se deben tener como marco de referencia institucional los siguientes aspectos:

1. Plan Estratégico

2. Lineamientos de la alta dirección

3. Normatividad aplicable

4. Métodos de medición

¿Cuáles son los pasos para formular el Plan de Acción del Proceso?

A continuación se desarrolla cada paso:

* Sus características propias: objetivo, interacciones, políticas de operación, dependencias que lo integran. Se encuentran en el Manual del SIG.

* A qué Objetivo y objetivos Corporativo (s) y Estrategia (s) debe aportar.

Se entiende por actividad el conjunto de acciones concretas, que ejecutadas logran el cumplimiento de un resultado específico que materializa tanto los objetivos de las dependencias y de los procesos, como el aporte e incidencia sobre los propósitos del Plan Estratégico y de los Objetivos Corporativos.

Las actividades necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados se deben formular a través de acciones participativas en cada una de las dependencias e incluso revisar actividades de otras dependencias que no integran el proceso, pero que son necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados, caso en el cual deben ser comunicados al responsable de dicho proceso para que sean concertadas.

La actividad debe ser estratégica, es decir, que aporten al cumplimiento del objetivo de la dependencia y/o proceso y evitar que dichas actividades hagan parte de acciones operativas del día a día.

La descripción o estructura de la actividad, debe tener en cuenta los siguientes aspectos: VERBO + SUJETO + ELEMENTOS ADICIONALES:

* Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo que indique claramente la acción a ejecutar, en consecuencia se recomienda no utilizar verbos que usualmente describen funciones de las dependencias o de cargos, por lo tanto, verbos como apoyar, coordinar, orientar, fomentar, participar, promover, gestionar, coadyuvar, etc., no deben utilizarse, por cuanto no permiten medir el avance de la acción.

* Sujeto: es el objeto sobre el cual recae la acción.

* Elementos adicionales: Describe el contexto en que se desarrollará la acción.

Se define el responsable y las fechas de ejecución de la actividad (inicio y terminación).

Se entiende por meta una porción del total de la actividad que deseo alcanzar. Debe cumplir con los atributos de ser cuantificable, alcanzable, concreta, medible, realizable y verificable, que indique claramente el resultado esperado en un periodo de tiempo determinado, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles (financieros, humanos, físicos y tecnológicos).

Para establecer la meta se debe considerar diferentes parámetros, tales como:

* El logro de la meta es responsabilidad de la dependencia que la formula, la cual debe alcanzarse dentro del plazo determinado para su cumplimiento.

* Debe ser conocida y acordada con los ejecutores de la actividad (establecer los responsables para su cumplimiento).

* Mantener y superar el resultado de la vigencia inmediatamente anterior (línea base) o el promedio del desempeño histórico.

* Desempeño de entidades similares (benchmarking).

* Estándares aplicados a normas técnicas ó legales.

* La meta se determina de acuerdo a los periodos de seguimiento establecidos por la alta dirección.

Se refiere al dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirán para evaluar el grado de consecución de las metas. También definido como el valor inicial del indicador que se toma como referencia para comparar el avance del objetivo.

En los casos que el indicador se construye por primera vez, podría suceder que no exista un valor base. Una vez realizada la primera medición, se tomará como línea de base el último dato obtenido.

La información que requiere la línea base es: el valor del indicador, el año a que se refiere ese valor y periodo (se utiliza cuando en un año se realizan diversas mediciones).

* Pasado: Hace referencia a los datos históricos, resultados anteriores del mismo objetivo o la propia Línea Base.

* Presente: Tiene que ver con la experiencia del analista o evaluador del indicador, pues es muy importante tener en cuenta la experticia y conocimientos de causa que el evaluador posee y utiliza en el análisis de los resultados, principalmente frente a los fenómenos que no tienen registro alguno.

* Futuro: Este parámetro tiene relación con las metas propuestas, las cuales son los referentes para determinar el grado de cumplimiento al objetivo propuesto.

* Benchmarking: Proceso mediante el cual se consolida información y se obtienen nuevas ideas a través de la comparación de resultados obtenidos por otras entidades similares, que han evidenciado mejores prácticas en el desempeño de las actividades, es decir, se debe comparar con el mejor.

* Acotarse en el tiempo, debe contener la fecha límite en la cual se prevé ejecutar, evacuar o desarrollar la actividad propuesta.

* Identificar el beneficiario, el sujeto o destinatario al cual va dirigida la acción, el cual puede estar referenciado de forma implícita o explícita, particularmente para el caso de la Contraloría de Bogotá, D.C., las actividades de las dependencias que no logren identificar de manera explícita el beneficiario, este será en fin último la misma entidad, en el entendido que las dependencias son aportantes al cumplimiento de la misión institucional.

Los anteriores datos se deben incorporar en los formatos: Plan de Acción y Hoja de Vida del Indicador, que hacen parte del procedimiento.

* Desarrollar durante la vigencia 2013, dos (2) programas de pedagogía social, formativa e ilustrativa en articulación con el control fiscal, dirigido a los contralores estudiantiles.

* Hacer la relatoría al 70% de los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica durante el año 2013.

* Adelantar dos campañas internas durante el año 2013 que fortalezcan el sentido de pertenencia de los funcionarios hacia la entidad.

* Realizar jornadas de fortalecimiento sobre clima organizacional en temas de comunicación, resolución de conflictos y trabajo en equipo, al 70% de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., durante la vigencia 2013.

Se define indicador como un instrumento de medición de la acción o la gestión, el cual permite observar la situación y tendencias de cambio generados en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas e impactos esperados.

La Guía para la construcción de indicadores de gestión del DAFP, lo define como una expresión cualitativa o cuantitativa observable que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo.

Los indicadores permiten evidenciar el nivel de cumplimiento acerca de lo que está haciendo la organización y sobre los efectos de sus actividades, a través de la medición de aspectos tales como:

* Recursos: Como talento humano, presupuesto, planta y equipos.

* Cargas de Trabajo: Como estadísticas y metas que se tengan para un periodo de tiempo determinado y el tiempo y el número de personas requeridas para realizar una actividad.

* Resultados: Como ciudadanos atendidos, oficios respondidos, ejecución del cronograma, niños vacunados, kilómetros construidos, etc.

* Impacto: De los productos y/o servicios, tales como enfermedades prevenidas, impuestos recolectados, niveles de seguridad laboral alcanzados.

* Productividad: Como casos atendidos por profesionales, solicitudes procesadas por persona, llamadas de emergencia atendidas.

* Satisfacción del Usuario: Como el número de quejas recibidas, resultados de las encuestas, utilización de procesos participativos, visitas a los clientes.

Las características más relevantes que deben tener los indicadores para apoyar la gestión en el cumplimiento de los objetivos institucionales son:

* Oportunidad: Debe permitir obtener información en tiempo real, de forma adecuada y oportuna y medir con un grado aceptable de precisión los resultados alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos propuestos, que permitan la toma de decisiones para corregir y reorientar la gestión antes de que las consecuencias afecten significativamente los resultados o estos sean irreversibles.

* Prácticos: Ser fáciles de generar, recolectar y procesar.

* Medibles: Poderse expresar numérica o cualitativamente.

* Claros: Ser comprensibles tanto para quienes los desarrollen como para quienes los estudien o los tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación, que sólo lo entienden quienes lo construyen, debe ser replanteado.

* Finalidad: Ser útiles para la toma de decisiones. Cada indicador debe tener un objetivo que justifique su diseño y adopción.

* Explícitos: Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se analizará para evitar interpretaciones ambiguas.

* Sensibles: Reflejar el cambio de la variable en el tiempo, es decir, cambiar efectiva y persistentemente a lo largo de un periodo.

* Excluyentes: Cada indicador evalúa un aspecto específico único de la realidad, una dimensión particular de la gestión.

* Jerarquizados: De acuerdo con el grado de generalidad, los indicadores son globales cuando se refieren a la organización como un todo y específicos, cuando se refieren a una de las dependencias o los procesos de esta, es decir, identificar la clase, el tipo o naturaleza del indicador.

* Representativos: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir.

* Verificables: Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad. Puede ser verificado por cualquier persona obteniendo el mismo resultado.

Los tipos de fórmulas más utilizados en la construcción de indicadores son:

Razón o promedio: Relación entre dos datos, variables o magnitudes, con diferente unidad de medida, la cual se expresa en la forma a/b, es decir, que los valores del numerador y del denominador son independientes, ninguno está contenido en el otro

* Número total de hallazgos sobre Número total de sujetos de control.

* Total hallazgos con incidencia Fiscal frente al total hallazgos con incidencia Penal.

* Total presupuesto distrital asignado sobre el total de la población de Bogotá.

Tasas: Relación entre dos magnitudes que se expresa en número de eventos frente a una cantidad referente (potencia de 10), y en un periodo de tiempo determinado.

* Número de funcionarios con accidente de trabajo por cada 100 funcionarios de la entidad durante el periodo 2013.

* Valor de beneficios de control fiscal por cada $1,00 ejecutado del presupuesto de la entidad durante la vigencia fiscal 2013.

Porcentaje o Proporción: Presenta el valor relativo de una cifra con respecto de un valor de referencia igual a 100. Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje. También se entiende como la relación entre dos variables o magnitudes que se expresan de la forma a/b, donde el numerador está contenido en el denominador, es decir, igual unidad de medida.

* Total de hallazgos devueltos frente al total de hallazgos remitidos a responsabilidad fiscal.

* Total de funcionarios capacitados sobre total funcionarios de la entidad.

Índice: Es un valor estadístico que permite establecer las variaciones relativas entre dos o más periodos, de los cuales uno de ellos es denominado base, este cálculo proporciona un método simple para establecer cambios que presenta una variable a través del tiempo.

Fórmula para calcular el índice de variación: ((Valor año 1 / Valor año 0) -1) *100

* Índice de inflación o variación de precios de la canasta familiar (supuesto solo un producto).

Precio del bien X, para el año 0 es de $800/unidad y para el año 1 es de $816/unidad:

Año base: 0

* Índice de variación de los precios ((816/800)-1)*100 = 2%

* Índice de variación de acciones correctivas.

Año base, 2011

((60/80)-1) x 100 = -25%

Las acciones correctivas disminuyeron en un 25% con respecto al año inmediatamente anterior.

Valor Absoluto: Cuando se expresa la medición en términos de una variable

Ejemplo:

Encuesta de percepción del Cliente realizada

Si 100%

No 0%

Son aquellos que permiten evaluar, controlar y justificar los resultados obtenidos, para lo cual, se espera que toda actividad u objetivo cuente con diferentes aspectos de evaluación, tales como Eficacia, Eficiencia y Efectividad y son utilizados en todos los niveles jerárquicos de la organización.

Es el logro obtenido o nivel de cumplimiento alcanzado de resultados esperados, asimismo, la norma NTC GP 1000:2009 define eficacia como "Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados".

Estos indicadores se enfocan en el control de los resultados, evalúan la relación entre la salida y el valor esperado (meta).

Sus objetivos son determinar y evaluar el cumplimiento de planes, programas, proyectos y actividades de la entidad.

En resumen, la eficacia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de qué se hizo o que se ha cumplido de las metas u objetivos propuestos inicialmente.

Dentro de esta categoría, se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

* Cobertura.

* Cumplimiento.

* Producto.

* Meta.

* Logro.

* Proyecto.

* Porcentaje de Sujetos auditados.

* Nivel de Auditorias ejecutadas.

* Número de funcionarios capacitados.

* Adquisición de equipos de Cómputo.

Es la valoración del recurso (financiero, tiempo, talento humano, tecnológico, etc.), utilizado en la ejecución de las diferentes actividades o en el desempeño dado para el logro de los resultados, de igual forma, la norma NTC GP 1000:2009, define eficiencia como "Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados".

Los indicadores de eficiencia se enfocan en el control de los recursos y evalúan su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades, es decir, se examinan los costos en que se incurre para alcanzar los objetivos y resultados, en el entendido que el indicador se asocia a la utilización de recursos, resulta comprensible que a menor uso de recursos para el logro del objetivo es mayor eficiencia, lo que implica una proporción inversa.

En resumen, la eficiencia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de: cómo se hizo? y cuánto se gastó?, etc.

Dentro de esta tipología, se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

* Productividad.

* Oportunidad.

* Tiempo.

* Calidad.

* Costos.

* Economía.

* Oportunidad (tiempo) en la decisión de hallazgos fiscales e indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución.

* Traslado oportuno de los hallazgos a las instancias competentes.

* Tiempo utilizado en la ejecución de auditorías regulares.

* Tiempo promedio de respuesta a un requerimiento.

* Costo de una visita fiscal frente al costo promedio de PAD.

* Costo para la ciudad de recuperar un peso ($1,00) por detrimento al patrimonio Distrital.

* Precio de adquisición de sistemas de cómputo frente a precios de mercado.

* Beneficios esperados frente al costo de implementación sistemas tecnológicos y de comunicaciones.

* Ahorro en procesos de formación a funcionarios por alianzas estrategias.

Es la capacidad de cumplir con la meta establecida con la menor cantidad de recursos posibles, asimismo, la norma NTCGP 1000:2009, ha definido el término de Efectividad como "la medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles".

Dentro de esta tipología se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

* Efectividad.

* Efecto.

* Impacto.

* Desempeño.

* Percepción comunicación interna o externa

* Nivel de satisfacción del usuario en un momento determinado

* Porcentaje de disminución de quejas y reclamos en un periodo determinado

El estándar de comparación o línea base corresponde a la meta establecida durante el periodo o al comparativo con igual periodo de vigencias anteriores. Así mismo se debe justificar el resultado obtenido del indicador frente a la meta propuesta.

Se debe tener en cuenta que los resultados pueden estar afectados por elementos externos no controlables, de tal manera que se deben mencionar en el análisis y mantener un registro histórico y documentado de adversidades que han afectado directa o indirectamente el proceso o la ejecución de la actividad a medir, los cuales serán un insumo importante a la hora de elaborar planes de acción correctivos, preventivos o de mejora, y evitar afectaciones futuras, a causas de eventos externos ya sucedidos.

Cada uno de los indicadores debe tener un criterio propio y justificado de evaluación de los resultados, el cual debe establecer intervalos o límites de calificación que se toman como referencia para determinar si el resultado obtenido en un periodo específico es Satisfactorio, Aceptable o Mínimo.

1. La determinación del rango Satisfactorio debe ser mayor o igual al valor de la meta.

2. La determinación del rango Aceptable tendrá un intervalo de máximo 20 puntos porcentuales por debajo de la meta.

3. La determinación del rango Mínimo no debe ser mayor a 20 punto porcentuales por debajo la meta.

Meta: 80%

Meta: 100%

Con el objeto de evaluar el comportamiento y avance en el cumplimiento de la meta establecida en la actividad u objetivo, se establece una periodicidad trimestral para realizar el seguimiento, es decir, la matriz se debe alimentar y reflejar los resultados acumulados hasta el periodo correspondiente.

(1) Fecha de Seguimiento. Corresponde a la fecha de corte en la cual se realiza el seguimiento.

(2) No. de Actividad. Corresponde a la secuencia de las actividades determinadas.

(3) Objetivo. Registre el No. de objetivo de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad.

(4) Estrategia. Registre el No. de la estrategia de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad.

(5) Proceso. Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Integrado De Gestión.

(6) Dependencia Responsable. Registre la dependencia responsable encargada de ejecutar la actividad.

(7) Actividad. Describa la actividad a desarrollar al interior de la dependencia.

(8) Meta. Relacione la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera lograr. Debe tener en cuenta los parámetros establecidos en la presente metodología.

(9) Unidad de Medida. Magnitud referencia para la medición; ésta unidad de medida se relaciona con la unidad asignada a la meta a evaluar. Puede ser expresada en valores absolutos con su respectiva variable: tiempo (años, semestres, bimestres, meses, días, horas, etc.), o en forma relativa (porcentual), entre otros.

(10) Fecha límite de ejecución. Corresponde a la fecha límite de ejecución de la actividad.

(11) Código indicador. Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que pertenece y su consecutivo:

(12) Tipo de Indicador. Se identifica el principio que mide el Indicador así: Eficacia, Eficiencia o Efectividad.

(13) Nombre del Indicador. Establece la identidad del indicador, por lo tanto, debe hacerse en la forma sencilla y de acuerdo con la actividad que se quiere medir. Debe ser el nombre definido en la hoja de vida del indicador.

(14) Objetivo del Indicador. Señala la razón de ser del indicador y lo que se quiere medir al efectuar el seguimiento.

(15) Fórmula del indicador. Determina la estructura o la forma en que se comparan las variables definidas para el indicador.

(16) Rangos de calificación. Se registra en cada una de las actividades los intervalos definidos por el responsable del indicador en términos de la meta, así: Mínimo, Aceptable, Satisfactorio. Ver Criterios para la determinación de los rangos del Anexo 2 "Metodología para la Formulación del Plan de Acción".

(17) Numerador. Registre el valor obtenido del numerador que ha sido descrito para el indicador.

(18) Denominador. Registre el valor del denominador que ha sido descrito para el indicador.

(19) Resultado del Indicador. Da como resultado el nivel de avance o cumplimiento de ejecución de la actividad correspondiente.

(20) Cumplimiento del resultado del indicador con relación a la meta. Resultado del indicador con relación a la meta planteada (19/8).

(21) Rango de calificación del resultado. Se ubica el resultado del Indicador (columna 19) en los rangos de calificación (columna 16), el cálculo es automático.

(22) Análisis del resultado. Relacione el análisis efectuado al resultado del Indicador frente a la meta propuesta, justificando su comportamiento en el periodo de estudio.

(1) Fecha: Hace referencia a la fecha de elaboración del documento. Digite DD/MM/AAAA

(2) Dependencia: Registre el nombre de la dependencia a la cual pertenece la responsabilidad de ejecutar la actividad.

(3) Proceso: Identifique y registre el nombre del proceso al cual pertenece el indicador.

(4) Objetivo del proceso: Señale el fin del proceso con el cual hace concordancia el indicador.

(5) Objetivo Corporativo: Identifique y registre el objetivo estratégico descrito en el Plan estratégico de la entidad, con el cual se relaciona el indicador.

(6) Estrategia: Identifique y registre la estrategia descrita en el Plan estratégico de la entidad, con el cual se relaciona el indicador.

(7) Objetivo Ambiental: Señala el objetivo ambiental descrito en el PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental), con el cual se relaciona el indicador, de lo contrario "No Aplica".

(8) Proyecto de Inversión Asociado: Corresponde al proyecto de Inversión con el cual se relacione el Indicador, de lo contrario "No Aplica"

(9) Actividad: Corresponde a la Actividad del Plan de Acción con la cual se asocia el indicador.

(10) Cargo del responsable que recopila la información: Corresponde al cargo o rol del responsable de registrar la información, para la construcción del indicador.

(11) Cargo del responsable que analiza la información: Corresponde al cargo o rol del responsable de analizar y evaluar el comportamiento del indicador a través de los periodos evaluados, este debe ser el líder del proceso.

(12) Cargo del responsable que toma decisiones: Corresponde al cargo o rol del responsable de tomar determinaciones y suministrar oportunidades de mejora.

(13) Nombre: Nombre que identifica el indicador.

(14) Código del indicador: Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que pertenece y su consecutivo.

(15) Objetivo del Indicador: señala la razón de ser del indicador y lo que se quiere medir al efectuar el seguimiento.

(16) Tipo de Indicador: Se identifica con una X el principio que mide el Indicador así: Eficacia, Eficiencia, Efectividad.

(17) Fórmula de Cálculo: Determina la forma en que se comparan las variables definidas del indicador en relación con la unidad de medida establecida.

(18) Unidad de Medida: Magnitud referencia para la medición. Ejemplo: porcentaje, número de asesorías, etc.

(19) Definición de las variables: Indicar el nombre de la variable (numerador y denominador) detallando: características, cualidades, elementos o componentes expresados en términos de valor y unidad de medida, que hace parte de la fórmula de un indicador, el cual permite medir el grado de avance o resultado de la actividad. Nota: Cuando el indicador corresponde a un valor absoluto se diligencia solamente el numerador.

(20) Fuentes de datos de las variables: Corresponde al origen donde se obtienen los datos, documentos o sistemas de información.

(21) Periodicidad de Seguimiento del Indicador: Espacio de tiempo con el cual se deben registrar los datos de medición del indicador (mensual, trimestral, semestral, anual) Si las metas son anuales, la evaluación y seguimiento es trimestral.

(22) Rangos de Gestión: Establece intervalos o límites de calificación que se toman como referencia para determinar si el resultado obtenido en un periodo específico es mínimo, aceptable o satisfactorio.

(23) Meta: Es el resultado que se espera obtener en el periodo establecido o del tiempo límite disponible para el cumplimiento de la acción.

(24) Tendencia Histórica: Registro de datos finales correspondientes a los últimos cinco (5) años anteriores.

Es el registro de los resultados obtenidos en el periodo de evaluación para cada una de las variables definidas. Los valores registrados tanto en el numerador como en el denominador, deben ser acumulados.

(25) Cumplimiento en el periodo: Proporciona el resultado del indicador medido en el periodo de evaluación.

(26) Resultado Acumulado: Se registra el último resultado del indicador.

(27) Cumplimiento del resultado del indicador con relación a la meta: nivel de avance o cumplimiento de ejecución del indicador con relación a la meta planteada.

(28) Observaciones: relacione las aclaraciones al comportamiento del resultado del indicador, en el evento de ser necesario.

Nota. Los indicadores definidos serán responsabilidad del Responsable de Proceso, la revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación.

El informe de gestión esboza los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo establecido (es de anotar que el periodo es acumulativo hasta completar la vigencia), determinando logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos y las actividades del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo fundamental de información para la toma de decisiones en la Alta Dirección.

El informe no es un fin en sí mismo, es un medio de diagnóstico que refleja la necesidad de tomar acciones, en consecuencia busca cumplir con el objetivo fundamental de implementar las recomendaciones, logrando la mejora continua y el incremento de la capacidad institucional para responder de manera adecuada al mandato que la ciudadanía ha encomendado a la Contraloría de Bogotá, D.C.

El primer paso para elaborar un informe es definir a quien va dirigido y cuál es su propósito. Debe ser corto pero analítico, reflejar las tres dimensiones del desempeño: eficacia, eficiencia y efectividad. Comparar los resultados con líneas base (resultados de vigencias anteriores) o puntos de referencia (metas, otras organizaciones similares).

Para la construcción del informe de gestión se deben tener en cuenta los siguientes insumos:

Los informes de gestión deben contener como mínimo:

Portada.

Presentación.

1. Resultados de la Gestión (Análisis de datos): Es decir el aporte que cada dependencia o proceso realiza al cumplimiento de cada uno de los objetivos del Plan Estratégico. Para este punto se tendrá en cuenta:

1.1. Análisis Plan de Acción (Todos los procesos). Se debe analizar el resultado de cada uno de los indicadores definidos en el Plan de (ver numeral 2.5 del Anexo No. 2).

1.2. Otros resultados. Relacionar aquellos resultados relevantes del proceso que han contribuido al cumplimiento del Plan Estratégico y que no han sido contemplados en el Plan de Acción, como es el caso del seguimiento a los otros planes y programas definidos como documentos en el Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

1.3. Satisfacción del cliente. Aplica únicamente para el Proceso de Participación Ciudadana.

2. Seguimiento Plan de Mejoramiento: Breve análisis sobre estado y avance de las acciones contempladas en el Plan de Mejoramiento del proceso: acciones correctivas, preventivas y de mejora (abiertas, cerradas y/o sin iniciar, entre otras).

3. Acciones de Mejora. Con base en los resultados reflejados anteriormente, formule acciones de mejora encaminadas a corregir desviaciones presentada durante el periodo evaluado, se sugiere que en lo posible el número de acciones propuestas por proceso no supere tres (3) acciones, dado que una vez aprobadas deben ser llevadas al Plan de Mejoramiento.