RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DECRETO 636 DE 2018

 

(Noviembre 02)

Derogado por el art. 3, Decreto 528 de 2021.

 

Por medio del cual se reglamenta la función de verificación y consolidación de la información laboral del sistema de Seguridad Social en Pensiones de las entidades distritales del sector central y descentralizadas, a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá

 

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

 

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 3 del artículo 315 de la Constitución Política, el artículo 35, los numerales 1, 3, 4 y 6 del artículo 38, los artículos 39, 53 e inciso 2° del artículo 55 y 59 del Decreto Ley 1421 de 1993, el artículo 18 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 39 ibídem faculta al Alcalde Mayor para dictar las normas reglamentarias que garanticen la vigencia de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, descentralización y desconcentración en el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a cargo del Distrito.

 

Que según el artículo 65 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP tiene las siguientes funciones básicas:

 

a. Reconocer y pagar las cesantías de las servidoras y servidores públicos del Distrito Capital.

 

b. Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los organismos del Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá y reconocer y pagar las obligaciones pensionales que reconozca a cargo de las entidades del nivel central y las entidades descentralizadas, que correspondan, de acuerdo con los mecanismos legales establecidos.”

 

Que por medio del Acuerdo 645 de 2016 se adoptó el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá 2016 – 2020 “Bogotá Mejor Para Todos”, que estableció en su artículo 119 lo siguiente:

 

“Artículo 119. Información laboral del Sistema de Seguridad Social en Pensiones Adiciónese el artículo 65 del Acuerdo 257 de 2006, con los siguientes dos literales y un parágrafo:

 

“c. Verificar y consolidar la información laboral del Sistema de Seguridad Social en Pensiones de las entidades del Sector Central y las entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá...”

 

Que mediante el Decreto Distrital 629 de 2016, se asignaron unas funciones a la Secretaría Distrital de Hacienda y al Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones – FONCEP, dentro de las cuales está:

 

“ARTÍCULO 1º. Verificación y consolidación de la información laboral del Sistema de Seguridad Social en Pensiones. Las entidades del Sector Central y las entidades descentralizadas cuyo pago pensional está a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, deberán reportarle periódicamente al Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones – FONCEP la información laboral del Sistema de Seguridad Social en Pensiones para que éste la verifique, consolide y realice la planeación, promoción, regulación y control del pasivo pensional. distrital en un marco de eficiencia y transparencia, en las condiciones que establezca el FONCEP.”

 

Que se hace necesario dictar disposiciones que reglamenten la función asignada en el literal c. del artículo 119 del Acuerdo 645 de 2016 y complementen la reglamentación establecida en el Decreto Distrital 629 de 2016.

 

Que respecto al manejo de la Historia Laboral Pensional la Sentencia T-173/16 de la Sala Octava de Revisión de la Corte Constitucional, Magistrado Ponente: Alberto Rojas Ríos estableció:

 

“Dentro del sistema de seguridad social en pensiones, a las entidades encargadas del reconocimiento de las prestaciones económicas que de él se derivan, se les ha encomendado la misión de administrar las historias laborales de sus afiliados y, es por ello que, por tener a su cargo el manejo de datos personales relacionados con las vinculaciones laborales, ascensos y retiros, así como de sus ingresos y el tipo de actividad a la que se dedican, es necesario que dicha función sea ejercida de conformidad con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y que, en ese sentido, se consigne y compile información que se caracterice por ser cierta, precisa, fidedigna y actualizada”

 

Que se hace necesario para la Administración Distrital como principio de la seguridad social pensional garantizar a los servidores del Distrito Capital, la consistencia de su historia laboral pensional con una herramienta que permita la identificación de alertas tempranas para la corrección de inconsistencias y prevención del daño antijurídico para las entidades distritales.

 

En mérito de lo expuesto,

 

DECRETA:

 

Artículo 1°.- Objeto. El presente decreto tiene por objeto reglamentar la nueva función asignada al Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP, que consiste en la verificación y consolidación de la información laboral del Sistema de Seguridad Social en Pensiones de las entidades distritales del Sector Central y descentralizadas, a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá.

 

Artículo 2°.- Definiciones generales. Para efectos de la aplicación del presente decreto se adoptan las siguientes definiciones, tomadas algunas de ellas de la Ley 100 de 1993 y de la Resolución 2388 de 2016 emitida por el Ministerio de Salud, anexo técnico 1 - Glosario Términos Pila:

 

a. Sistema General de Pensiones: Es el conjunto de normas que tiene por objeto garantizar a la población, el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones que determina la Ley, contempla dos regímenes

 

pensionales un régimen solidario de prima media con prestación definida y un régimen de ahorro individual con solidaridad. Artículo 10 y 12 de la Ley 100 de 1993.

 

b. Administradoras de Fondos de Pensiones: Son las entidades a las cuales el operador de información les envía comunicación del pago de aportes para pensión, realizados por los aportantes para sus cotizantes.

 

c. Aportes al Sistema General de Pensiones: Son las cotizaciones que se realizan a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes —PILA, de las personas que se encuentran vinculadas mediante contrato de trabajo o como servidores públicos.

 

d. Entidades a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá: Corresponden a las entidades descritas en el artículo segundo del Decreto 339 de 2006.

 

e. Entidades Empleadoras: para el objeto del presente Decreto, las entidades empleadoras serán las entidades a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá.

 

f. Cotización: Es el valor que está obligado a cancelar el cotizante al sistema de seguridad social pensional de acuerdo con la normatividad vigente sobre su Ingreso Base de Cotización.

 

g. Aportante: Es la persona natural o jurídica que realiza los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales de sus cotizantes a cargo y quien es el responsable de suministrar la información en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA.

 

h. Cotizante: Persona natural nacional o extranjera por la cual el aportante realiza sus aportes al Sistema de Seguridad Social en pensiones a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA.

 

i. Operadores de Información: Persona jurídica autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia que liquida los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA.

 

j. Historia Laboral Pensional: Es la relación de cotizaciones periódicas obligatorias efectuadas a los Regímenes del Sistema General de Pensiones por parte de los afiliados con base en el salario que ellos devengan. En dicha relación se detallan los períodos laborados por los que efectuaron cotizaciones los empleadores.

 

k. Inconsistencias en la Historia Laboral Pensional: Es la falta de solidez y coherencia entre los aportes realizados por los cotizantes y la información que reporta el Administrador del Fondo de Pensiones.

 

l. Verificación de la Historia Laboral Pensional: Es el proceso que se realiza para revisar si la historia laboral pensional está cumpliendo con la consistencia, coherencia y solidez comprobando la correcta aplicación de los aportes y las novedades reportadas por los aportantes.

 

m. Centralización de la Historia Laboral Pensional: Es la acción y efecto de reunir toda la información de las historias laborales pensionales en una entidad común.

 

n. Novedades en la Historia Laboral pensional: Son reportes de cambios o situaciones administrativas por parte del empleador en la historia laboral pensional del cotizante, comprende todo hecho que afecte el conteo de semanas. Las novedades que se pueden reportar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, son las siguientes: 1. ING: Ingreso. 2. RET: Retiro. 3. TDE: Traslado desde otra EPS o EOC (Entidades Obligadas a Compensar). 4. TAE: Traslado a otra EPS o EOC. 5. TDP: Traslado desde otra Administradora de Pensiones. 6. TAP: Traslado a otra Administradora de Pensiones. 7. VSP: Variación permanente de salario. 8. Correcciones. 9. VST: Variación transitoria del salario. 10. SLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo o licencia no remunerada o comisión de servicios. 11. IGE: Incapacidad Temporal por Enfermedad General. 12. LMA: Licencia de Maternidad o de paternidad. 13. VAC - LR: Vacaciones, Licencia Remunerada. 14. AVP: Aporte Voluntario. 15. VCT: Variación centros de trabajo. 16. IRP: Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad profesional.

 

o. Certificación de Consistencia de Historia Laboral Pensional Distrital: documento escrito que prueba la verificación entre los aportes y novedades realizadas con la Historia Laboral Pensional que genera la Administradora de Fondo de Pensiones – AFP.

 

p. Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá: una cuenta especial sin personería jurídica, adscrita a la Secretaría de Hacienda Distrital, creada para administrar los recursos para el pago de las obligaciones pensionales de las entidades a su cargo.

 

Artículo 3°.- Traslado de información: El traslado de información será realizado por las entidades empleadoras, quienes están obligadas a remitir al FONCEP la información de la historia laboral pensional para la ejecución de la nueva función, en los términos y plazos que la entidad los requiera.

 

Artículo 4°.- Proceso de traslado. El proceso de traslado de información inicial de las entidades empleadoras con respecto a la nueva función, tendrá un plazo de dos (2) años contados a partir de la vigencia del presente decreto, el cual podrá ser prorrogado por un término igual al inicialmente establecido.

 

Parágrafo Primero: El orden de entrega de la información, así como los términos de la misma serán definidos por el FONCEP, siempre y cuando no se extienda del término total fijado en el presente artículo.

 

Parágrafo Segundo: A partir de la entrega inicial de información por parte de las entidades empleadoras, se seguirá trasladando la información de la historia laboral pensional de forma regular, permanente y coordinada, en los tiempos y términos que se definan por parte del FONCEP para lograr la emisión de la Certificación de Consistencia de Historia Laboral Pensional Distrital.

 

Artículo 5°.- Obligaciones de las entidades empleadoras. Además de las obligaciones a su cargo, las entidades empleadoras encargadas del traslado de información de la Historia Laboral Pensional deberán:

 

1. Entregar la información requerida por el FONCEP, bajo los acuerdos de niveles de servicio que se fijen con el fin de dar cumplimiento al presente decreto.

 

2. Establecer un enlace en el área de talento humano y el área de sistemas con el fin de que la labor asignada cuente con el soporte y respuesta oportuna por parte de las entidades que deben entregar.

 

3. Cumplir los términos y plazos fijados por el FONCEP para la entrega de información.

 

4. Fijar lineamientos y directrices dentro de su entidad para la solución de conflictos en los casos de existir situaciones operativas que generen obstáculo en la entrega de la información laboral pensional al FONCEP.

 

5. Coordinar con el FONCEP los requerimientos para entrega de información, en todo el proceso de implementación y ejecución de la nueva función para la validación de la historia laboral pensional con las Administradoras de Fondos de Pensiones.

 

Parágrafo: La veracidad de la información que se entrega al FONCEP será responsabilidad de las entidades empleadoras.

 

Artículo 6°.- Transición. Con el objeto de tener una coordinación, difusión y organización del traslado, las entidades empleadoras seguirán entregando información sobre la aclaración de inconsistencias pensionales que realicen los cotizantes hasta que el FONCEP pueda empezar a generar la Certificación de Consistencia de la Historia Laboral Pensional Distrital.

 

Parágrafo: Las órdenes de tutela con ocasión de la información sobre inconsistencias en la Historia Laboral Pensional de los empleados, serán cumplidas por las entidades empleadoras.

 

Artículo 7º.- Responsable de la función asignada. La Subdirección de Prestaciones Económicas del FONCEP estará a cargo del traslado de la información de las inconsistencias pensionales a las entidades empleadoras.

 

Parágrafo: La Subdirección de Prestaciones Económicas actuará como representante del FONCEP para las mesas técnicas, administrativas, funcionales y demás que se requieran para el traslado de la información de la función asignada.

 

Artículo 8º.- Funciones del FONCEP en relación con la función asignada. Además de las obligaciones a su cargo, la Subdirección de Prestaciones Económicas del FONCEP deberá:

 

1. Realizar mesas de entendimiento con las entidades distritales a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá para la recepción de la información, las actividades, procesos y procesamientos que se utilizarán para transmisión de la información objeto de traslado.

 

2. Fijar la metodología y regularidad de entrega y traslado de información por parte de las entidades a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá.

 

3. Establecer el cronograma de traslado de información inicial y permanente que hacen parte de la función a desarrollar.

 

4. Establecer el recurso humano, técnico y de sistemas que se utilizará para el traslado.

 

5. Establecer con las áreas encargadas del FONCEP los cronogramas de entrega de la información para desarrollar la función asignada.

 

6. Generar mesas de entendimiento entre las áreas de sistemas y tecnología de cada entidad, para la recepción e integración de los sistemas de información objeto de traslado al FONCEP.

 

Artículo 9º.- Contenido de la información. La información que se validará por parte del FONCEP, estará integrada por la historia laboral pensional de los servidores públicos de cada una de las entidades a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, que contiene los aportes y novedades reportados a las Administradoras de Fondos de Pensiones.

 

Artículo 10º.- Comité Técnico de Archivo. Para formalizar el proceso de entrega se conformará un comité técnico integrado por servidores públicos de la Subdirección de Prestaciones Económicas y la Oficina de Sistemas del FONCEP, cuya responsabilidad es fijar los aspectos técnicos específicos de la entrega de los archivos digitales con la información de las historias laborales pensionales de las entidades a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá.

 

Artículo 11º.- Informe y Acta de cierre de traslado. Una vez culminado el proceso de traslado para la asunción de las funciones descritas en el presente decreto, por parte del FONCEP, el Subdirector de Prestaciones Económicas elaborará el informe final y levantará el acta de cierre.

 

Artículo 12º.- Ejecución de la nueva función. La ejecución de la nueva función por parte del FONCEP generará un acta de inicio en la que se identificará la información que se entrega por parte de las entidades a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá y el número de trabajadores objeto de verificación.

 

Artículo 13º.- Tiempos objeto de certificación de consistencia de historia laboral pensional. Se tomará como fecha de corte para la verificación y posterior certificación la vigencia en la que se inicie la entrada en operación de la función por parte del FONCEP en adelante.

 

La verificación se realizará sobre las cotizaciones o aportes que, a partir de la entrada en operación de la nueva función, los servidores públicos activos y retirados de las entidades a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá hayan realizado a las diferentes Administradoras del Fondo de Pensiones.

 

Artículo 14.- Vigencia. El presente Decreto rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 02 días del mes de noviembre del año 2018.

 

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO

 

Alcalde Mayor

 

BEATRÍZ ELENA ARBELÁEZ MARTÍNEZ

 

Secretaria Distrital de Hacienda