RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

TÍTULO IV

DEL ARCHIVO DEL REGISTRO

Artículo 8. El archivo del registro del estado civil se compone de los siguiente elementos:

1. El registro de nacimientos.

2. El registro de matrimonios.

3. El registro de defunciones.

4. Los índices de los registros de nacimientos, matrimonios y defunciones.

5. El libro de visitas, y

6. El archivador de documentos.

Artículo 9. El registro de nacimientos se llevará en folios destinados a personas determinadas que se distinguirán con un código o complejo numeral indicativo del orden interno de cada oficina y de la sucesión en que se vaya sentando. Indicarán, también, el número correspondiente a cada persona en el registro o archivo central.

Artículo 10. En el registro de nacimientos se anotarán estos, y posteriormente, todos los hechos y actos relativos al estado civil y a la capacidad de las personas, sujetos a registro, y especialmente, los relacionados con el artículo 5°.

Ver art. 14, Decreto Nacional 2158 de 1970.

Artículo 11. El registro de nacimiento de cada persona será único y definitivo. En consecuencia, todos los hechos y actos concernientes al estado civil y a la capacidad de ella, sujetos a registro, deberán inscribirse en el correspondiente folio de la oficina que inscribió el nacimiento, y el folio subsistirá hasta cuando se anote la defunción o la sentencia que declare la muerte presunta por desaparecimiento.

Ver art. 14 Decreto Nacional 2158 de 1970.

Artículo 12. El registro de matrimonios y el de defunciones se llevarán en folios destinados a personas determinadas, del modo dispuesto para el registro de nacimientos en el artículo 9.

Artículo 13. Los índices se llevarán por el sistema de tarjetas en estricto orden alfabético del primer apellido de los inscritos, con indicación de los números correspondientes al orden sucesivo de ellos en el archivo central y al orden interno de la respectiva oficina.

Artículo 14. Los folios de registro de nacimientos, matrimonios y defunciones, igual que los respectivos índices y las correspondientes tarjetas del archivador, se mantendrán en muebles especialmente diseñados para su mejor conservación y manejo, en el estricto orden numérico que los distinga.

Artículo 15. En el libro de visitas se asentarán las actas de las visitas ordinarias y extraordinarias que practique la vigilancia registral al funcionario, que serán suscritas por éste y por quien las realice, con anotación de las deficiencias advertidas, así como de los puntos favorables que merezcan destacarse.

Artículo 16. En el archivador se conservarán los documentos que hayan sido servido para la inscripción, en carpetas numeradas con referencia a los folios respectivos.

Artículo 17. De todo documento relativo al estado civil o a la capacidad de las personas, sujeto a registro, se expedirá por la oficina de origen una copia especial y auténtica, en papel común, destinada a la oficina de registro del estado civil.

La copia de las escrituras podrá prescindir de la transcripción de los anexos y la de las providencias judiciales podrá reducirse a la parte resolutiva.

Una vez hecha la inscripción, el funcionario encargado del registro del estado civil reproducirá en la copia destinada a su archivo la nota que haya puesto en el ejemplar del interesado.

TÍTULO V

DEL MODO DE HACER EL REGISTRO

Artículo 18. El registro del estado civil se llevará en tarjetas. El gobierno dispondrá el formato de las tarjetas y muebles, y tomará medidas conducentes a asegurar la uniformidad de los archivos, métodos y prácticas de trabajo y la mayor seguridad y conservación de los elementos de aquéllos.

Así mismo proveerá a la reproducción fotográfica de los registros, índices y documentos que los sustentan, a la conservación de tales copias para la mayor pureza y plenitud del archivo, a la mejor comunicación con la oficina central, y a la permanente información del servicio nacional.

Artículo 19. La inscripción en el registro del estado civil se hará por duplicado. Uno de los ejemplares se conservará en la oficina local y otro se remitirá al archivo de la oficina central.

Artículo 20. La inscripción se hará en el registro que corresponda al hecho, acto o providencia denunciados.

Artículo 21. Toda inscripción deberá expresar:

1. La naturaleza del hecho o acto que se registra.

2. El lugar y la fecha en que se hace.

3. El nombre completo y el domicilio de los comparecientes, su identidad y el documento con que ella se estableció.

4. La firma de los comparecientes y la del funcionario.

Artículo 22. Los hechos, actos y providencias judiciales o administrativas relacionadas con el estado civil y la capacidad de las personas, distintos de los nacimientos, los matrimonios y las defunciones, deberán inscribirse: los atinentes al matrimonio y sus efectos personales y patrimoniales, tanto el folio del registro de matrimonios, como en el del registro de nacimiento de los cónyuges; y los restantes, en el folio del registro de nacimiento de la persona o personas afectadas.

El Notario que otorgue la escritura contentiva del acto, y el funcionario o corporación judicial que dicte la providencia, advertirán a los interesados la necesidad del registro.

Ver art. 14, Decreto Nacional 2158 de 1970. 

Artículo 23. Una vez inscritas las providencias que afecten la capacidad de las personas, el funcionario del estado civil comunicará la inscripción a la oficina central, con referencia a la identidad y domicilio de la persona objeto de ellas, a la fecha, naturaleza y oficina de origen de la providencia, para que aquella, además de las anotaciones de rigor, levante un índice completo por riguroso orden alfabético.

Artículo 24. Derogado por el art. 13, Ley 005 de 1975. 

El texto derogado era el siguiente:

Artículo 24. Para el otorgamiento de la escritura de adopción es necesario que se presente copia auténtica de las diligencias judiciales precedentes, para su protocolización en ella.

Artículo 25. La manifestación del ánimo de avecindamiento que se haga ante el alcalde municipal, de conformidad con el Artículo 82 del Código Civil, deberá indicar el código del folio del registro de nacimiento y ser comunicada por ese funcionario a aquel que guarda dicho folio y a la oficina central del Registro del Estado Civil, con indicación del nombre del declarante, su identidad, el número del folio de registro y la fecha de su pronunciamiento.

Ver Parágrafo del art, 14, Decreto Nacional 2158 de 1970. 

Artículo 26. La oficina central del Registro del Estado Civil hará las anotaciones en los ejemplares de los folios de registro que tenga en su poder, con fundamento en las copias y datos fidedignos que le envíen las oficinas locales o que recoja directamente de ellas, y ordenará las anotaciones de referencia en los folios de los tres registros, como corresponde a las pruebas de que disponga.

Artículo 27. Cuando un folio se agotare por las inscripciones practicadas en él, se abrirá folio complementario, que se adosará al inicial.

Artículo 28. El proceso de registro se compone de la recepción, la extensión, el otorgamiento, la autorización y la constancia de haberse realizado la inscripción.

Artículo 29. La recepción consiste en percibir las declaraciones que los interesados, y en su caso, los testigos, hacen ante el funcionario; la extensión es la versión escrita de lo declarado por aquéllos; el otorgamiento es el asentimiento expreso que unos y otros prestan a la diligencia extendida; y la autorización es la fe que el funcionario imprime al registro, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por las personas a quienes se les atribuye.

Artículo 30. La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son estos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el funcionario identificarlos con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya.

Artículo 31. Los testigos que presenten los interesados para acreditar los hechos materia del registro podrán ser incluso parientes de ellos.

No podrán ser testigos las personas consideradas inhábiles para declarar por el Código de Procedimiento Civil.

Artículo 32. El funcionario, al recibir la declaración de los comparecientes, y cuando fuere el caso, de los testigos por ellos presentados, procurará establecer la veracidad de los hechos denunciados, y si teniendo indicios graves de que su dicho es apócrifo, aquellos insistieren en la inscripción, procederá a sentarla y autorizarla, dejando las observancias a que hubiere lugar y dando noticia del hecho a quien sea competente para adelantar la correspondiente investigación.

Artículo 33. Si el funcionario encargado de llevar el registro del estado civil tuviere indicio grave de que se ha cometido o intentado cometer un fraude, pondrá inmediatamente el hecho en conocimiento de la autoridad competente, para que adelante la investigación penal del caso.

Artículo 34. Los funcionarios encargados del registro del estado civil podrán recoger los denuncios y declaraciones de hechos relativos al estado civil fuera de sus despachos, pero dentro del territorio de su competencia, estableciendo puestos en hospitales y clínicas, y acudiendo al domicilio de los interesados a instancia de ellos.

Artículo 35. Las inscripciones se extenderán por medios manuales o mecánicos, en caracteres claros y procurando su mayor seguridad y perduración; podrán ser impresas de antemano para llenarlos claros con los datos propios del hecho o acto que se registra, cuidando de ocupar los espacios sobrantes con líneas o trazos que impidan su posterior utilización.

No se dejarán claros o espacios vacíos, ni se usarán en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión.

Artículo 36. No habrá lugar a la intervención de testigos instrumentales en las inscripciones.

Artículo 37. Extendida la inscripción, será leída en su totalidad por el funcionario a los comparecientes, quienes podrán aclarar, modificar o corregir sus declaraciones, y al estar conformes expresarán su asentimiento. La firma de ellos demuestra su aprobación. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas.

La extensión concluirá con las firmas autógrafas de los comparecientes. Si alguna no fuere completa o fácilmente legible, se escribirá, a continuación, el nombre completo del firmante.

Artículo 38. Si alguno de los comparecientes no supiere o no pudiere firmar, la diligencia será suscrita por la persona a quien él ruegue, de cuyo nombre, domicilio e identificación se tomará nota. El compareciente imprimirá a continuación su huella dactilar, de lo cual se dejará testimonio escrito, con indicación de cuál huella ha sido impresa.

Artículo 39. El funcionario autorizará la inscripción una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso y presentados los documentos pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa, en último lugar.

Artículo 40. Modificado por el art. 7°, Decreto Nacional 2158 de 1970. <El nuevo texto es el siguiente> El funcionario no autorizará la inscripción sentada a la que faltaren requisitos que impidan la autorización. El registro quedará, entonces, en suspenso hasta cuando se cumplan los requisitos faltantes. En todo caso, el funcionario dará fe con su firma de que la diligencia se suscribió en su presencia, con indicación de la fecha en que ella ocurrió.

Cuando se llenen los requisitos faltantes, el funcionario autorizará con su firma el registro, dejando expresa constancia de la fecha de dicha autorización.

El texto original era el siguiente:

Artículo 40. El funcionario no autorizará la inscripción sentada a que facultaren requisitos que impidan la autorización. El requisito quedará entonces en suspenso hasta cuando se cumplan los requisitos faltantes. En todo caso el funcionario dará fe con su firma de que la diligencia se suscribió en su presencia, con indicación de la fecha en que ello ocurrió.

Artículo 41. Cuando alguna inscripción ya extendida dejare de ser firmada por alguno o algunos de los comparecientes y no llegare a perfeccionarse por esta causa, el funcionario, sin autorizarla, anotará en ella lo acaecido, con indicación de la fecha del suceso.

Artículo 42. Modificado por el art. 8°, Decreto Nacional 2158 de 1970. <El nuevo texto es el siguiente> La inscripción que no haya sido autorizada por el funcionario no adquiere la calidad de registro y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del funcionario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifiquen la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, previa comprobación sumaria de los hechos, disponer que la inscripción sea suscrita por quien se halle ejerciendo el cargo.

Si la firma faltare en el ejemplar que se conserva en el Servicio Nacional de Inscripción, éste podrá ser suscrito por el jefe de dicha dependencia, previa autorización de la Superintendencia de Notariado y Registro.

El texto original era el siguiente:

Otras Modificaciones: Modificado por el art. 1°, Ley 54 de 1989.

El texto original era el siguiente:

Artículo 53. En el registro de nacimiento se inscribirá como apellido del inscrito el del padre, si fuere legítimo, o hijo natural reconocido o con paternidad judicialmente declarada; en caso contrario, se le asignará el apellido de la madre.

Artículo 54. Si el inscrito fuere denunciado como hijo natural, el funcionario encargado de llevar el registro del estado civil preguntará al denunciante acerca del nombre, apellido, identidad y residencia de los padres, y anotará el nombre de la madre en el folio.

En cuanto al padre, solo se escribirá su nombre allí cuando esa calidad sea aceptada por el propio declarante o como testigo. Si la paternidad se atribuye a persona distinta de ellos, las anotaciones correspondientes, junto con las bases probatorias de tal imputación, expresadas por el denunciante, previa exigencia de no faltar a la verdad, bajo su firma y la del funcionario, se harán en hojas especiales, por duplicado.

Artículo 55. En el folio de registro del nacimiento del hijo natural se consignará el número y la fecha de la anotación complementaria. La hoja especial y adicional del folio de registro contendrá también referencia al número de éste, además de las informaciones suministradas por el denunciante, y no podrá ser inspeccionada sino por el propio inscrito, sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, la persona que haya cuidado su crianza o ejerza su guarda legítima, el defensor de menores y el ministerio público. De ella se podrán expedir copias únicamente a las mismas personas y a las autoridades judiciales y de policía que las solicitaren en ejercicio de sus funciones y dentro de su competencia.

Al margen de la hoja especial el funcionario dejará constancia de la fecha de expedición de cada copia y del particular o de la autoridad que la haya solicitado.

Artículo 56. El funcionario del registro del estado civil conservará las hojas complementarias, que archivará y legajará en orden continuo, numérico y cronológico, y encuadernará al final de cada año calendario.

Mensualmente enviará a la oficina central y al Instituto de Bienestar Familiar, relación completa de las hojas adicionales a los folios de registro de nacimiento.

Artículo 57. Cuando el registro de nacimiento de un hijo natural no fuere suscrito por el presunto padre, bien como denunciante, bien como testigo, el encargado de llevar el registro civil procederá a entregar a los interesados boleta de citación de la persona indicada como padre en la hoja complementaria del folio de registro.

Las autoridades de policía y el Defensor de Menores prestarán su colaboración para que el supuesto padre sea citado y comparezca a la oficina de registro del estado civil.

Artículo 58. Presente el presunto padre en el despacho del funcionario encargado de llevar el registro civil y enterado del contenido del folio de registro de nacimiento y de la hoja adicional en la que conste la atribución de paternidad, habrá de manifestar si reconoce a la persona allí indicada como hijo natural suyo o rechaza tal imputación.

Si el compareciente acepta la paternidad, se procederá a extender la diligencia de reconocimiento en el folio en que se inscribió el nacimiento, con su firma y la del funcionario.

En caso de rechazo de la atribución de paternidad, en la hoja adicional se extenderá un acta, con las mismas firmas.

Artículo 59. Cuando no se indique el nombre de la madre o del padre del inscrito o el de ambos progenitores; cuando transcurridos treinta días a partir de la inscripción no haya comparecido el supuesto padre; y en el caso de que éste no acepte la imputación, el funcionario encargado de llevar el registro del estado civil informará lo acontecido al competente defensor de menores, a quien enviará el ejemplar de copia de la hoja adicional del folio de registro, dejando en el original constancia de la remisión.

Artículo 60. Definida legalmente la paternidad o la maternidad natural, o ambas, por reconocimiento o decisión judicial en firme y no sometida a revisión, el funcionario encargado de llevar el registro del estado civil que tenga el registro de nacimiento del hijo, procederá a corregirla y a extender una nueva acta con reproducción fiel de los hechos consignados en la primitiva, debidamente modificados, como corresponda a la nueva situación. Los dos folios llevarán anotaciones de recíproca referencia.

Artículo 61. Cuando se trate de la inscripción del nacimiento de un menor hijo de padres desconocidos, de cuyo registro no se tenga noticia, el funcionario del estado civil procederá a inscribirlo, a solicitud del defensor de menores con competencia en el lugar, mencionando los datos que aquel le suministre, previa comprobación sumaria de la edad, y oriundez del inscrito y de la ausencia de registro.

Artículo 62. Si por el recién nacido expósito, o por otro motivo se ignore el apellido de los padres, el funcionario encargado del registro llenará la falta, asignándole uno usual en Colombia.

Artículo 63. Cuando la persona cuyo nacimiento pretende inscribirse sea mayor de siete años, a la inscripción deberá proceder constancia de que aquél no ha sido registrado, expedida por la oficina central.

Artículo 64. El funcionario que inscriba un nacimiento enviará sendas copias del folio de registro, de oficio o a solicitud del interesado, a la oficina central, y a las oficinas que tengan los folios de registro de nacimiento de los padres, para la nota de referencia.

Ver Parágrafo del art. 14, Decreto Nacional 2158 de 1970. 

Artículo 65. Hecha la inscripción de un nacimiento, la oficina central indicará el código o complejo numeral que corresponde al folio dentro del orden de sucesión nacional, con el que marcará el ejemplar de su archivo y del que dará noticia a la oficina local para que lo estampe en el suyo.

La oficina central dispondrá la cancelación de la inscripción, cuando compruebe que la persona objeto de ella ya se encontraba registrada.

Artículo 66. Cumplida la inscripción de un hecho o acto atinente al estado civil o la capacidad de las personas, en el correspondiente folio del registro de nacimiento, el funcionario que la ejecutó dará cuenta de ella, así como de los documentos en que se fundó, a la oficina central, para que esta proceda a hacer la anotación del caso en el ejemplar de su archivo.

TÍTULO VII

DEL REGISTRO DE MATRIMONIOS

Artículo 67. Los matrimonios que se celebren dentro del país se inscribirán en la oficina correspondiente al lugar de su celebración, dentro de los treinta días siguientes a ésta.

Los matrimonios celebrados en el extranjero, entre dos colombianos por nacimiento, entre un colombiano por nacimiento y un extranjero, entre dos colombianos por adopción, o entre un colombiano por nacimiento y uno por adopción se inscribirán, en la primera oficina encargada del registro del estado civil en la capital de la república.

Artículo 68. El matrimonio podrá inscribirse a solicitud de cualquier persona. En todo caso no se procederá al registro sino con vista en copia fidedigna de la respectiva acta de la partida parroquial, en cuanto a los matrimonios católicos, o de la escritura de protocolización de las diligencias judiciales o administrativas correspondientes, en el caso de matrimonio civil.

Tales copias se archivarán y legajarán en orden sucesivo, numérico y cronológico, con anotación del folio de registro de matrimonios que respaldan.

Inciso adicionado por el art. 2°, Ley 25 de 1992. <El texto adicionado es el siguiente> Las actas de matrimonio expedidas por las autoridades religiosas deberán inscribirse en la oficina de registro del estado civil correspondiente al lugar de su celebración.

Inciso adicionado por el art. 2°, Ley 25 de 1992. <El texto adicionado es el siguiente> Al acta de inscripción deberá anexarse certificación auténtica acerca de la competencia del ministro religioso que ofició el matrimonio.

Artículo 69. El registro de matrimonio deberá expresar:

1. El lugar y la fecha de su celebración.

2. Nombre, estado civil, domicilio e identidad de los contrayentes y código del folio de registro de su nacimiento y el lugar de su inscripción.

3. Nombre de los padres de los contrayentes.

4. Funcionario o sacerdote que celebró el matrimonio.

5. Nombre, identidad y folio de registro de nacimiento de los hijos de los contrayentes legitimados por el matrimonio.

6. Fecha, notaría y lugar de otorgamiento de la escritura por la cual los contrayentes pactaron capitulaciones matrimoniales.

Artículo 70. Son requisitos esenciales del registro de matrimonio: el nombre de los contrayentes, la fecha, el lugar, el despacho, parroquia o sacerdote que lo celebro, y la constancia de la presencia de copia auténtica del acta parroquial o de la escritura de protocolización de las diligencias judiciales o administrativas correspondientes a la celebración.

Artículo 71. El funcionario del estado civil que inscriba un matrimonio, de oficio o a solicitud de interesado, enviará sendas copias del folio a las oficinas locales donde se hallen los registros de nacimiento de los cónyuges y de los hijos legitimados, y a la oficina central.

Ver Parágrafo del art. 14, Decreto Nacional 2158 de 1970. 

Artículo 72. En el folio de registro de matrimonios se inscribirán las providencias que declaren la nulidad del matrimonio o del divorcio, o decreten la separación de cuerpos o la de bienes entre los cónyuges, en vista de copia auténtica de ellas, que se conservará en el archivo de la oficina.

El funcionario del registro del estado civil que inscriba una de tales providencias enviará, de oficio, o a solicitud de parte, sendas copias de la inscripción a la oficina central y a aquéllas que tengan el folio del registro del nacimiento de los cónyuges.

TÍTULO VIII

DEL REGISTRO DE DEFUNCIONES

Artículo 73. El denuncio de defunción deberá formularse dentro de los dos días siguientes al momento en que se tuvo noticia del hecho, en la oficina de registro del estado civil correspondiente al lugar donde ocurrió la muerte, o se encontró el cadáver.

Artículo 74. Están en el deber de denunciar la defunción: el cónyuge sobreviviente, los parientes más próximos del occiso, las personas que habiten en la casa en que ocurrió el fallecimiento, el médico que haya asistido al difunto en su última enfermedad, y la funeraria que atienda a su sepultura.

Si la defunción ocurre en cuartel, convento, hospital, clínica, asilo, cárcel o establecimiento público o privado, el deber de denunciarla recaerá también sobre el director o administrador del mismo.

También debe formular el denuncio correspondiente la autoridad de policía que encuentre un cadáver de persona desconocida o que no sea reclamado.

Artículo 75. Modificado por el art. 1°, Decreto Nacional 1536 de 1989. <El nuevo texto es el siguiente> Transcurridos dos (2) días desde la defunción sin que se haya inscrito, a su registro se procederá solo mediante orden impartida por el inspector de policía, previa solicitud escrita del interesado en la que se explicarán las causas del retardo.

El funcionario administrativo impartirá la orden de inscripción y en todo caso calificará las causas del retardo y si considera que éste se debe a dolo o malicia, impondrá al responsable, mediante resolución motivada, multa de cincuenta ($ 50.00) a mil ($ 1.000.00) pesos, sin perjuicio de la acción penal a que hubiere lugar.

En los municipios en que es competente el alcalde para llevar el registro del estado civil, corresponde a este funcionario adelantar el trámite a que se refiere el presente artículo.  

El texto original era el siguiente: 

Artículo 75. Transcurridos dos días desde la defunción sin que se haya inscrito, a su registro se procederá sólo mediante orden judicial impartida luego de trámite incidental.

El juez calificará las causas del retardo en la inscripción y si considera que se debe a dolo o malicia, aplicará al responsable multa de cincuenta a mil pesos, sin perjuicio de la acción penal a que hubiere lugar.

Artículo 76. La defunción se acreditará ante el funcionario del registro del estado civil, mediante certificado médico, expedido bajo juramento, que se entenderá prestado por el solo hecho de la firma. Tan sólo en caso de no haber médico en la localidad se podrá demostrar mediante declaración de dos testigos hábiles.

El certificado se expedirá gratuitamente por el médico que atendió al difunto en su última enfermedad; a falta de él, por el médico forense; y en defecto de ambos, por el médico de sanidad.

En subsidio de todos ellos, certificarán la muerte, en su orden, cualquier médico que desempeñe en el lugar un cargo oficial relacionado con su profesión y todo profesional médico, ambos a solicitud del funcionario encargado del registro.

Artículo 77. En el registro de defunciones se inscribirán:

1. Las que ocurran en el territorio del país.

2. Las defunciones de colombianos por nacimiento o por adopción, y las de extranjeros residentes en el país, ocurridas fuera de éste, cuando así lo solicite interesado que acredite el hecho.

El registro se cumplirá entonces en la primera oficina encargada del registro en la capital de la república.

3. Las sentencias judiciales ejecutoriadas que declaren la presunción de muerte por desaparecimiento.

Artículo 78. No se inscribirá en el registro de defunciones el fallecimiento de criatura nacida muerta.

El funcionario del estado civil que tuviere notificación del hecho, lo comunicará a las autoridades de higiene, con expresión de los mismos datos que se exigen para la inscripción del deceso, a fin de que ellas otorguen permiso de inhumación.

Artículo 79. Si la muerte fue violenta, su registro estará precedido de autorización judicial. También se requiere esa decisión en el evento de una defunción cierta, cuando no se encuentre o no exista el cadáver.

Artículo 80. El registro de defunción expresará:

1. La fecha y el lugar del deceso, con indicación de la hora en que ocurrió.

2. Nombre, nacionalidad, sexo y estado civil del difunto, con expresión del folio del registro de su nacimiento.

3. Nombre del cónyuge, cuando fuere del caso.

4. Número de la cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del occiso y lugar de su expedición.

5. Causa o causas del deceso y nombre y número de la licencia del médico que lo certificó.

Son requisitos esenciales de la inscripción: la fecha del fallecimiento, el nombre y sexo del occiso.

Artículo 81. Las sentencias ejecutoriadas que declaren la muerte presunta por desaparecimiento se inscribirán en folio del registro de defunciones, con anotación de los datos que expresen, y de ellas se dejará copia en el archivo de la oficina.

El registro a que dé lugar el hallazgo de restos humanos consignará los datos que suministre el denunciante.

Artículo 82. Cuando se denuncie la defunción de una persona menor de un año, el registrador indagará si el nacimiento está inscrito, y si concluye negativamente, practicará también el registro de aquél, si fuere competente para ello o dará aviso al funcionario que lo sea, para que éste haga la inscripción.

Artículo 83. Cuando ocurrieren defunciones en días y horas que no sean de despacho para el público, y por este motivo no fuere posible extender inmediatamente la inscripción del caso en el registro del estado civil, podrá hacerse la inhumación, pero los administradores de los cementerios quedan obligados a tomar todos los datos necesarios para que en las primeras horas hábiles del día siguiente se extienda la inscripción por el funcionario que deba autorizarla.

Artículo 84. Hecha la inscripción, el funcionario expedirá constancia de ella con destino a las autoridades de higiene, a fin de que se autorice la inhumación, que no podrá efectuarse antes de las diez horas ni después de las cuarenta y ocho de ocurrido el fallecimiento.

Para la sepultura en cementerios ubicados en municipios distintos de aquél en que ha ocurrido la defunción, se requiere permiso de la respectiva autoridad sanitaria, salvo que se trate de municipios pertenecientes a un mismo distrito administrativo.

Artículo 85. Las inhumaciones solamente podrán hacerse en los cementerios municipales y en los privados debidamente autorizados.

Los municipios y las personas que tengan cementerios autorizados deben designar los funcionarios indispensables para su administración y la vigilancia de las inhumaciones que en ellos se hagan.

Artículo 86. Todo cementerio llevará un registro en que se anotará, respecto de cada inhumación: el nombre y sexo del difunto, y el código del folio del registro de defunción. Los funcionarios del registro del estado civil y los encargados de la vigilancia de ellos, velarán por el cumplimiento de esta inscripción.

Artículo 87. En caso de epidemia u otras calamidades públicas, la inhumación se ejecutará de acuerdo con las instrucciones que para ello imparta la competente autoridad.

TÍTULO IX

CORRECCION Y RECONSTRUCCION DE ACTAS Y FOLIOS

Artículo 88. Los errores en que se haya incurrido al realizar una inscripción, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras, frases o cifras que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse, y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo, y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán firmadas por el funcionario encargado del registro del estado civil. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales.

Artículo 89. Modificado por el art. 2°, Decreto Nacional 999 de 1988. <El nuevo texto es el siguiente> Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto.

El texto original era el siguiente:

Artículo 89. Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, no podrán ser alteradas sino en virtud de decisión judicial en firme, y excepcionalmente, por disposición de los interesados o de la oficina central, en los casos, del modo y con las formalidades dispuestos en el presente estatuto.

Artículo 90. Modificado por el art. 3°, Decreto Nacional 999 de 1988. <El nuevo texto es el siguiente> Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos.

El texto original era el siguiente:

Artículo 90. Solamente podrán pedir rectificación de un registro las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales, y sus herederos.

Artículo 91. Cuando en una inscripción se haya cometido algún error que no hubiere sido salvado antes de su firma por los interesados, los testigos y el funcionario que la autoriza, aquellos podrán ocurrir al Notario competente, para otorgar ante él escritura pública, con indicación del folio de registro de referencia, del error y de la manera como se enmienda, y protocolización de los documentos en que se funde la corrección, siempre que la corrección no conlleve cambio del estado civil o de sus elementos esenciales.

El Notario procederá a tomar nota de la corrección en el acta o folio que estuvieren a su cargo, o a dar aviso al encargado del registro del estado civil en donde se encuentre el acta o folio corregidos, en el evento contrario, para que, en ambos casos, con anotación de la escritura aquí prevenida, se haga la alteración correspondiente y se abra un nuevo folio, adosado al anterior, con recíprocas referencias con éste.

Artículo 92. Derogado por el art. 8°, Decreto Nacional 999 de 1988. 

El texto original era el siguiente:

Artículo 92. La oficina central, de oficio, o a solicitud de parte, podrá ordenar, mediante resolución motivada, la corrección de errores u omisiones en que se haya incurrido en una inscripción, para ajustarla a la realidad, siempre que aparezcan de manifiesto con la sola lectura de la correspondiente anotación, de los antecedentes que le dieron origen o de los instrumentos que la fundamentan o complementan, y que la corrección no conlleve alteración del estado civil o de sus elementos esenciales. 

La mujer casada podrá proceder, por medio de escritura pública, a adicionar o suprimir el apellido del marido precedido de la preposición "de", en los casos en que ella lo hubiere adoptado o hubiere sido establecido por la ley. 

El instrumento a que se refiere el presente artículo deberá inscribirse en el correspondiente registro civil del interesado, para lo cual se procederá a la apertura de un nuevo folio. El original y el sustituto llevarán notas de recíproca referencia.

NOTA: La expresión subrayada en el inciso primero "por una sola vez" se declara CONDICIONALMENTE EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-114 de 22 de febrero de 2017, "en el entendido de que tal restricción no será aplicable en aquellos eventos en que exista una justificación constitucional, clara y suficiente, de conformidad con los criterios establecidos en la parte motiva de esta sentencia".

Y en caso de falta de dichas partidas o de los folios, el funcionario competente del estado civil, previa comprobación sumaria de aquella procederá a las inscripciones que correspondan, abriendo los folios, con fundamento, en su orden: en instrumentos públicos o en copias de partidas de origen religioso, o en decisión judicial basada en declaraciones de testigos presenciales de los hechos o actos constitutivos de estado civil de que se trate, o en la notoria posesión de ese estado civil.

Artículo 106. Ninguno de los hechos, actos y providencias relativos al estado civil y la capacidad de las personas, sujetos a registro, hace fe en proceso ni ante ninguna autoridad, empleado a funcionario público, si no ha sido inscrito o registrado en la respectiva oficina, conforme a lo dispuesto en la presente ordenación, salvo en cuanto a los hechos para cuya demostración no se requiera legalmente la formalidad del registro.

Artículo 107. Por regla general ningún hecho, acto o providencia relativos al estado civil o la capacidad de las personas y sujeto a registro, surtirá efecto respecto de terceros, sino desde la fecha del registro o inscripción.

Artículo 108. Los funcionarios encargados de llevar el registro del estado civil de las personas deberán suministrar los datos e informes propios del servicio y con fines estadísticos vitales, y de salud pública, a las autoridades de vigilancia registral, de estadística y de salud, en los términos, oportunidades y formularios que se establezcan por aquéllas.

Artículo 109. La Registraduría Nacional del Estado Civil expedirá tarjetas de identidad a las personas que hayan cumplido siete años de edad, y la renovará a quienes hayan cumplido catorce.

Tales tarjetas indicarán el nombre del interesado, el lugar y la fecha de nacimiento, lo mismo que el código del folio de registro de nacimiento y de la oficina donde se sentó.

El Gobierno, al reglamentar esta ordenación, dispondrá el formato y calidad de las tarjetas, sus distintivos, y su exigibilidad.

TÍTULO XI

COPIAS Y CERTIFICADOS

Artículo 110. Los funcionarios encargados de llevar el registro del estado civil y la oficina central podrán expedir copias y certificados de las actas y folios que reposen en sus archivos.

No se podrán expedir copias de certificados.

Los certificados contendrán cuando menos, los datos esenciales de toda inscripción y los de aquella de cuya prueba se trate.

Tanto las copias como los certificados se expedirán en papel competente y bajo la firma del funcionario que los autoriza.

Artículo 111. La inscripción en el Registro del Estado Civil es gratuita.

El Gobierno señalará periódicamente la tarifa de los certificados y copias de las partidas, actas y folios del registro del estado civil, consultando las necesidades del servicio y la conveniencia pública.

Artículo 112. Las copias de acta o folio de registro de nacimiento de un hijo natural y los certificados que con base en ellos se expidan, omitirán el nombre del presunto padre, mientras no sobrevenga reconocimiento o declaración judicial de paternidad en firme y no sometida a revisión, y en fuerza de ellos se corrija la inscripción inicial.

Artículo 113. En las copias y certificados que se expidan de una partida o de un folio corregidos, se expresará el número, fecha y notaría de la escritura respectiva, o de la resolución de la oficina central, o de la providencia judicial que la haya ordenado.

Artículo 114. Los funcionarios encargados del registro del estado civil y la oficina central podrán expedir copias de las partidas, actas y folios que reposen en su archivo, bien mediante la transcripción literal de su contenido, bien con su reproducción mecánica.

Artículo 115. Las copias y los certificados de las actas, partidas y folios del registro de nacimiento se reducirán a la expresión del nombre, el sexo y el lugar y la fecha del nacimiento.

Las copias y certificados que consignen el nombre de los progenitores y la calidad de la filiación, solamente podrán expedirse en los casos en que sea necesario demostrar el parentesco y con esa sola finalidad, previa indicación del propósito y bajo recibo, con identificación del interesado.

La expedición y la detentación injustificada de copias o certificados de folios de registro de nacimiento con expresión de los datos específicos mencionados en el artículo 52, y la divulgación de su contenido sin motivo legítimo, se considerarán atentados contra el derecho a la intimidad y serán sancionados como contravenciones en los términos de los artículos 53 a 56 del Decreto Ley 1118 de 1970.

Artículo 116. No se podrá exigir prueba de la filiación de una persona sino en los casos en que sea indispensable la demostración del parentesco, para fines personales o patrimoniales, en proceso o fuera de él.

La exigencia de dicha prueba en casos o con propósitos diferentes será considerada como atentado contra el derecho a la intimidad y sancionada como contravención, en los términos de los artículos 53 a 56 del Decreto Ley 1118 de 1970.

Artículo 117. Tanto para la expedición de tarjetas de identidad, como para la cédula de ciudadanía, se expedirán certificados de nacimiento o copias del folio o partida, circunscritos a los datos de la sección genérica.

TÍTULO XII

FUNCIONARIOS ENCARGADOS DE LLEVAR EL REGISTRO

Artículo 118. Modificado por el art. 77, Ley 962 de 2005. <El nuevo texto es el siguiente> Son encargados de llevar el registro del estado civil de las personas: