De conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el Modelo Estándar de Control Interno MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria No. 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

Que mediante el Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", en su Artículo 30 establece las funciones de la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local así:

"Dirección para el Control Social y Desarrollo Local. Además de las funciones que en materia de fiscalización se establecen para las direcciones sectoriales en el artículo 47 del presente Acuerdo, esta dirección ejecutará de manera trasversal a todos los sectores de fiscalización, las políticas orientadas a propiciar la participación ciudadana y el ejercicio del control social, ejerciendo las siguientes funciones:

1. Promover el ejercicio del control social en todas las localidades de la Ciudad, en materia de promoción y gestión de los procesos de participación de las comunidades y los ciudadanos.

2. Presentar ante las distintas instancias de la Contraloría de Bogotá las estrategias encaminadas a propiciar en todo el proceso auditor el ejercicio de la participación ciudadana y el control social.

3. Diseñar y difundir las políticas y estrategias de promoción de la participación ciudadana y de los ciudadanos en las localidades para coadyuvar eficazmente en la vigilancia de la gestión fiscal y la promoción de los mecanismos institucionales, metodológicos y técnicos que la garanticen.

4. Organizar programas de promoción, sensibilización y divulgación, que potencien la participación ciudadana y su contribución a la vigilancia fiscal.

5. Promover un especial seguimiento, con el apoyo de las direcciones de fiscalización, a los recursos públicos distritales destinados a la participación ciudadana, a las emergencias y a los desastres.

6. Servir de enlace entre las Oficinas de Localidades, el Despacho del Contralor Distrital y las demás dependencia misionales y de apoyo de la entidad.

7. Dirigir las relaciones de las Oficinas de Localidades con los Despachos superiores y las dependencias inmediatas, las dependencias del ramo administrativo y las Direcciones Sectoriales de Fiscalización".

Que el Artículo 29 del mismo Acuerdo, dispone como función de la Dirección de Apoyo al Despacho. Atender las relaciones con el Concejo de Bogotá para la coordinación de las distintas materias en que la Contraloría deba interactuar con el mismo.

Que en el Artículo 34 del mismo Acuerdo, dispone que son funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones:

1. Asesorar al Contralor de Bogotá en lo referente a la imagen institucional, la divulgación y el diseño de programas y esquemas de diversos géneros de información para todos los medios de comunicación.

2. Registrar visual y gráficamente las actuaciones de los servidores de la Contraloría de Bogotá, con el objeto de promover y difundir la información relevante frente a la comunidad.

3. Asesorar las áreas relacionadas con la ejecución de eventos en los que se requiera resaltar las acciones e imagen de la Contraloría de Bogotá y propender por la adecuada utilización de la imagen corporativa de la entidad.

(…)

6. Producir y realizar los programas que convengan a la imagen de la Contraloría de Bogotá y a las necesidades de información de la opinión pública sobre la gestión de la Entidad, de acuerdo con las políticas establecidas por el Contralor.

(…)

Que el numeral 9 del artículo 37 del mismo Acuerdo, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".

Que la Constitución Política y los desarrollos normativos y legales alrededor del ejercicio del control social, consagran una serie de disposiciones encaminadas a garantizar al ciudadano y a las organizaciones sociales que puedan ejercer el derecho y el deber de la vigilancia y control de la gestión pública y de los recursos públicos.

Que mediante Resolución Reglamentaria 056 de Diciembre 3 de 2003 "Por la cual se deroga la Resolución Reglamentaria No. 005 del 11 de febrero de 2002 y se reglamenta la conformación y funcionamiento de los Comités Locales de Control Social" se estableció que debía conformarse en cada localidad de la ciudad de Bogotá, D.C., el COMITÉ LOCAL DE CONTROL SOCIAL, "como organismo que coadyuve a articular el control social con el control fiscal", cuya gestión debe ser actualizada con mayores herramientas y estrategias de pedagogía social, sensibilización y control en el marco de la auditoria social, el observatorio y demás acciones ciudadanas especiales, a través del Agenciamiento transversal.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 049 de septiembre 30 de 2003, se adoptó la versión 2.0 del procedimiento para desarrollar eventos de formación a la ciudadanía.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 04 de febrero 14 de 2008 se adoptaron e incorporaron procedimientos al proceso de enlace como: "Procedimiento para el funcionamiento de los comités de Control Social, Nodos temáticos y Redes de Acción participativa", "Procedimiento para la divulgación de Información Institucional" y "Procedimiento para la realización de acciones ciudadanas especiales".

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 010 de Abril 28 de 2009, se adoptó la nueva versión de la "Caracterización del proceso enlace con clientes" y el "Procedimiento Enlace con el Concejo".

Que se hace necesario actualizar la caracterización del proceso de Enlace con los clientes y ajustar los procedimientos, creando uno nuevo que recoge en un solo contexto el actuar de la Entidad con el cliente, mediante una estrategia metodológica en la que se refleja en cada uno de sus pasos el enlace institucional con los ciudadanos al ejercicio del control social para lograr un control fiscal efectivo y su accionar con todas las formas de organización en el espacio de Comités de Control Social.

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y Procedimientos relacionados con el Proceso de Enlace con Clientes:

ARTÍCULO SEGUNDO.- Eliminar los siguientes procedimientos del Proceso de Enlace con Clientes:

ARTÍCULO  TERCERO.- Derogado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 019 de 2012. Incorporar el siguiente procedimiento relacionado con el Proceso de Enlace con Clientes:

ARTÍCULO CUARTO.- Delegar en la Dirección de Planeación, en coordinación con las direcciones competentes, la actualización de los procedimientos adoptados.

ARTÍCULO QUINTO -. Es responsabilidad del Director para el Control Social y Desarrollo Local, del Director de Apoyo al Despacho, del jefe de la Oficina de Comunicaciones en coordinación con la Dirección de Informática, velar por la administración, divulgación, presentación, capacitación y mejoramiento del procedimiento adoptado.

ARTÍCULO SEXTO.- Corresponde a la Dirección de Informática, en coordinación con la Dirección para el Control social y Desarrollo Local, prestar el apoyo técnico necesario a las dependencias de la entidad para la aplicación de la Base de datos de control social.

PARÁGRAFO.- La capacitación en el uso de la Base de datos de control social, estará a cargo de la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local.

ARTÍCULO  SÉPTIMO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el numeral 1 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria 049 de septiembre 30 de 2003, la Resolución Reglamentaria No. 056 de 2003, el numeral 2 del artículo primero y artículo segundo de la Resolución Reglamentaria No. 04 de febrero 14 de 2008 y la Resolución 10 de Abril 28 de 2009.

ARTÍCULO TRANSITORIO. La Dirección para el Control Social y Desarrollo Local durante el término de tres (3) meses contados a partir de la entrada en vigencia de esta Resolución, organizará lo pertinente para que funcione la Base de Datos de control social y coordinará con la Dirección de Informática lo necesario para que se garantice la conectividad del Sistema con todas las Direcciones Sectoriales y Oficinas Locales.

Establecer un enlace permanente con los clientes de la entidad: Concejo y Ciudadanía.

El Proceso inicia con dar a conocer a los procesos misionales las líneas temáticas de interés para los clientes: Ciudadanía y Concejo y termina con la implementación de las acciones de mejora del Proceso y su seguimiento.

Dirección de Apoyo al Despacho, Dirección para el Control Social y Desarrollo Local, Oficina Asesora de Comunicaciones, Subdirección para el Control Social.

4.1. Descripción del Proceso.

44.2. Matriz de responsabilidades y Comunicaciones.

Nota: Los indicadores del proceso, se incluirán en el Plan de acción de la CB.

Estandarizar las actividades necesarias para apoyar técnicamente al Concejo de Bogotá, fomentando el ejercicio de control político, con el propósito de satisfacer sus solicitudes.

Este procedimiento inicia con la recepción de citaciones, invitaciones e información requerida por el Concejo y termina con las respuestas del Organismo de control fiscal, mediante oficios y/o medio electrónico, al Concejo de Bogotá, D.C.

Constitución Política de Colombia, artículos 267 y 268.

Decreto Ley 1421 de 1993. "Por el cual se expide el Estatuto Orgánico del Distrito Capital.

Acuerdo No. 348 de 23 de Diciembre de 2008. "Por el cual se expide el Reglamento Interno del Concejo de Bogotá, Distrito Capital".

Acuerdo No. 361 de 2009. "Por el cual se organiza la Contraloría Distrital, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

AGENDA: Registro de las actividades semanales programadas en el Concejo; que deben ser atendidas diariamente por la Contraloría de Bogotá.

CITACIÓN: Acción a través de la cual el Concejo de Bogotá requiere la presencia en sesión plenaria o de comisión del representante legal de la entidad con el fin de adelantar un debate, conforme lo previsto en el artículo 58 del Acuerdo 348 de 2008.

DEBATE: Sesión plenaria o de comisión a través de la cual el Concejo de Bogotá ejerce el control político sobre las autoridades distritales referente a algún tema en particular.

INVITACIÓN: Acción de invitar al representante legal de una entidad o su delegado en desarrollo del debate a un tema específico.

INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN: Mecanismos técnicos de análisis utilizados para obtener información exacta sobre los índices de satisfacción que la CB logra obtener en los clientes, que permitan traducirse en lineamientos que se constituyan en insumo para la mejora de los productos de los procesos misionales.

MEDICIÓN DE SATISFACCIÓN: Calificación que permite calcular el grado de efectividad entre expectativa y realidad de los productos o servicios de la Contraloría de Bogotá.

PERCEPCIÓN DEL CLIENTE: Sensación interior de los clientes ciudadanía y Concejo que resulta de la admisión de los productos o servicios de la Contraloría de Bogotá.

PERIODICIDAD: Mínimo una vez al año de conformidad con las decisiones de la Alta Dirección.

PROPOSICION: Medio a través del cual los concejales, organizados por bancadas, formulan a la administración y/o órganos de control un cuestionario sobre un tema que deseen debatir.

RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE: Es el resultado de la evaluación y el análisis de la satisfacción del cliente que permita mejorar la imagen y percepción de los mismos frente a los productos y servicios de la CB, mediante la implementación de acciones de corrección, correctivas, preventivas y de mejora.

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en se han cumplido los requisitos que la Contraloría de Bogotá debe brindar a los clientes, respecto de los productos y servicios suministrados.

VENTANILLA VIRTUAL: A través de esta aplicación Web se pueden visualizar trámites como: Invitaciones o Citaciones a proposiciones o proyectos de acuerdo, correspondientes al procedimiento Enlace con el Concejo, a través de la cual los funcionarios del Concejo, diligencian y remiten vía Web las solicitudes correspondientes a dicho procedimiento. En la aplicación, se capturan datos básicos y documentos que son guardados dentro de una base de datos. La información remitida es revisada a través del aplicativo SIGESPRO, en este caso por una funcionaria asignada de la Dirección de Apoyo al Despacho, y enviada a los distintos sectores y la(s) persona(s) encargados de tramitar la solicitud hecha, quedando registradas cada una de las etapas y documentos dentro del mismo sistema.

Radicado

Oficio de delegación

Respuesta radicada

Registro electrónico del envío.

Instrumento de Medición de la Satisfacción del Cliente

Informe de Medición de Satisfacción del Cliente

Memorando de entrega al Contralor

Establecer los pasos a seguir para la divulgación de la información institucional tanto a los usuarios internos como externos, a través de los diferentes medios de comunicación escritos y verbales.

El procedimiento recoge los pasos necesarios que utiliza la Oficina Asesora de Comunicaciones para divulgar la información institucional, a través de los diferentes mecanismos tales como: Publicaciones (Informes proceso prestación de servicio macro); Publicaciones periódicas (periódicos, revistas, entre otros); Otras publicaciones impresas (folletos, cartillas, guías, afiches, volantes, entre otros); Comunicados y realización de ruedas de prensa; Suministro de información a periodistas que cubren diferentes medios de comunicación; Programas de televisión y radio institucional y Actualización Portal Web.

• Constitución Política de Colombia Artículo 268

• Estatuto Orgánico de Bogotá.

• El Acuerdo 361 de 2009 del Concejo de Bogotá, D.C. "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", en especial lo normado en los artículos 30 y 47 numeral 7.

• Resolución Reglamentaria 015 de 2006 "Por la cual se crea y reglamenta el comité de publicaciones de la Contraloría de Bogotá, DC

• Resolución Reglamentaria 07 de 2005 "Por la cual se crea, conforma y reglamenta el comité institucional de televisión de la Contraloría de Bogotá, DC. Y

• Las demás normas que actualicen o modifiquen.

COMUNICADO DE PRENSA: Pronunciamiento oficial exclusivamente de la entidad acerca de un hecho, tema o resultado de los procesos auditores.

COMITÉ DE REDACCIÓN: reunión en la que se presentan, discuten y se eligen los temas que se incluirán en el medio de comunicación institucional.

DIAGRAMACIÓN: corresponde al diseño y organización en un espacio de elementos escritos y visuales.

EDICIÓN: producción de un trabajo impreso o visual.

EMISIÓN: transmitir en televisión o radio un programa específico.

FLASH INFORMATIVO: noticias de última hora.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN. Empresa dedicada a la transmisión de información a través de la prensa, radio o televisión.

MONITOREAR. Revisar en los diarios, emisoras y noticieros de televisión el impacto y la difusión de una noticia.

PORTAL WEB: sitio en la World Wide Web que provee información a cualquier navegante de Internet.

PUBLICACIÓN: Impreso con algún estudio, informe en particular.

RUEDA DE PRENSA: Evento en el que son invitados los periodistas de los medios de comunicación (prensa, radio y televisión), para presentarles un tema o pronunciamiento oficial de gran impacto para la ciudad

Acta Comité Publicaciones

Publicación impresa

Memorando

Publicación periódica impresa

Memorando remisorio

Comunicado de Prensa

Monitoreo de noticias

Máster del programa

Grabación de la emisión del programa

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL A LA GESTIÓN PÚBLICA

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 2013

VERSIÓN No. 1.0

Fecha: 09 de Agosto de 2010

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL SOCIAL A LA GESTIÓN PÚBLICA

1. OBJETIVO:

Enlazar la gestión institucional con la ciudadanía, para el uso adecuado y oportuno de los mecanismos de participación ciudadana, mediante el desarrollo de labores de pedagogía social, divulgación y sensibilización de los ciudadanos para la generación de acciones estratégicas como espacio de participación que permitan el ejercicio del control social articulado cojn el control fiscal.

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Formular con las organizaciones y la ciudadanía a través de ejercicios de pedagogía social formativa e ilustrativa, divulgación y sensibilización; acciones estratégicas, que logren integrar al ciudadano en el ejercicio del control fiscal.

Identificar líneas temáticas de interés para la ciudadanía o problemáticas que afectan a la comunidad, a través del uso de mecanismos técnicos de análisis que permitan obtener información sobre los índices de satisfacción que la Contraloría de Bogotá logra obtener en los clientes, que sirvan de lineamientos que se constituyan en insumo para la mejora de los productos de los procesos misionales.

El procedimiento inicia con la articulación institucional para interactuar con la ciudadanía en la realización de acciones ciudadanas especiales con el fin de lograr la integración del ciudadano al ejercicio del control fiscal y concluye con la medición de la percepción y satisfacción del cliente.

• Constitución Política de Colombia en particular los Artículos 2, 3, 20, 23, 74,95, 103 y 270.

• Ley 134 de 1994, "Por la cual se reglamentan los mecanismos de Participación Ciudadana" especialmente el Artículo 100.

• Decreto Ley 1421 de 1993, en particular los Artículos 6, 60 y 69.

• Ley 472 de 1998, "Por la cual se desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia en relación con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones".

• Ley 489 de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones, capítulo VIII Democratización y control social de la administración pública, artículos 32 al 35. Reglamentada por el Decreto 1714 de 2000.

• Ley 850 de 2003, por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.

• Ley 80 de 1993 por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Artículo 66.

• El Acuerdo No. 361 de 2009 (6 de enero de 2009) "por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

• Acuerdo 142 de 2005 (10 de marzo de 2005) "Por medio del cual se adoptan mecanismos e instancias para apoyar y promover en el ámbito distrital las Veedurías Ciudadanas y se dictan otras disposiciones"

• Acuerdo 401 de 2009 (25 de septiembre de 2009) "Por el cual se crean las Contralorías Estudiantiles en las Instituciones Educativas del Distrito, y las redes de Contralores Estudiantiles Locales y Distritales de Bogotá".

Las Direcciones Sectoriales de acuerdo con su competencia deben trabajar de manera transversal para el análisis y evaluación de las líneas temáticas de interés para la ciudadanía o las problemáticas que la impactan dentro del marco de las políticas publicas, así como para la realización de las acciones ciudadanas especiales y para el seguimiento de los compromisos adquiridos.

Informe técnico. Del análisis y la evaluación se elabora un informe técnico, el cual debe contener de manera integral la explicación clara del tema, el origen, las entidades responsables, los recursos comprometidos, los antecedentes, los insumos ciudadanos, la existencia de DPC, quejas o reclamos y su estado actual, la trazabilidad de compromisos anteriores, el barrido de publicaciones que se hayan emitido en medios locales y/o masivos de comunicación, profundizando la especificidad de los temas y generando un método de control de las acciones respecto del cumplimiento de los compromisos que se adquieran por la administración, así como identificar plenamente las organizaciones y comunidades interesadas directa o indirectamente en la materia.

Articulación institucional. Las direcciones sectoriales conformarán un equipo técnico, integrado por un delegado de cada Dirección Sectorial (Subdirector) para la gestión de control social en cada sector y para la articulación con las demás direcciones sectoriales: En el caso particular de la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local, lo será el Subdirector para el Control Social.

Coordinación. Para hacer efectivo el agenciamiento transversal es necesario que exista una coordinación desde el Responsable del proceso de enlace con clientes, para el caso, se trata de la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local, a la cual le corresponde coordinar la interacción con la ciudadanía y la articulación con otras Direcciones sectoriales.

Ejercicio de la facultad que tiene el ciudadano de actuar activamente en los espacios generados por la Contraloría de Bogotá para ejercer el control social a la gestión publica Sirven de estructura interna a los Directores Sectoriales para direccionar los insumos ciudadanos como derechos de petición, denuncias, quejas, consultas, reclamos y peticiones de información, para activar de forma especial y particular diversas acciones implantadas de la Contraloría, a saber:

Uso de herramientas audiovisuales que transmitan mensajes concretos que condensen conceptos y palabras claves de fácil recordación en torno al ejercicio responsable del control social y las acciones ciudadanas especiales de la Contraloría, así como los distintos mecanismos de participación ciudadana, como:

VOLANTES INFORMATIVOS, CARTILLAS, CARNÉS CIUDADANOS, FOLLETOS AFICHES, PENDONES Y PLEGABLES, ENTRE OTROS: Estas piezas comunicativas, en la medida en que contengan información precisa se convierten fácilmente en referentes para el ciudadano "de a pie", que no tiene acceso a otros medios informativos como el Internet o los periódicos, de manera que puedan identificar los distintos frentes de trabajo a los cuales puede incorporarse como ejecutores del control social real en las distintas localidades de la ciudad, que sirva como instrumento formativo e informativo a las comunidades vinculadas con la Contraloría.

Para un impacto masivo de la gestión del control social como herramienta que robustece el control fiscal es acertada la implantación de vínculos que permitan al ciudadano no solo presentar quejas, solicitudes o peticiones sino entablar un diálogo para promover y ampliar el espectro participativo que redunde en la mayor vinculación efectiva ciudadana para el desarrollo misional de la Contraloría de Bogotá.

CONVERSATORIOS: Técnicas de grupo que pueden tener carácter académico o no formal. En éstas se escuchan las ideas de los ciudadanos participantes (habitualmente de no mas de 20 personas) en torno a un tema central. Esta técnica es ideal en casos donde todos tienen conocimientos previos sobre el tema y buenos niveles de participación y confianza. Se requiere de un moderador que centre la discusión y/o exposición de ideas.

TALLERES: Actividad grupal que se desarrolla desde la lógica de una aplicación práctica de conceptos o teorías. Normalmente el taller se preocupa por estimular actitudes o reforzar conocimientos. Dependiendo de las estrategias que se utilicen y el tema, el taller puede estar dirigido a pequeños o grandes grupos. Los talleres no necesariamente implican secuencialidad.

FOROS y PANELES: Estas técnicas son muy similares. En cuanto van dirigidas a grupos medianos y grandes y convocan la presencia de expertos que presentan disertaciones sobre un tema específico. La diferencia puede estar centrada en la interacción que se logra con el auditorio, pues en un foro es habitual que los asistentes conozcan del tema y puedan presentar sus desarrollos de manera menos formal que los expertos, pero en el panel se obedece más a una jerarquía de saberes donde se espera y se está atento fundamentalmente a los aportes de los panelistas centrales. En ambas acciones se requiere de un moderador y se puede acompañar de comentaristas que pongan en tensión o en relación las principales ideas de los expositores.

DIPLOMADOS: Es una modalidad de la Educación no formal para desarrollar una temática específica con un nivel medio a alto de complejidad. La duración promedio de éstos es de 120 a 140 horas y puede ser homologable con créditos académicos de programas de formación siempre y cuando se haya previsto desde su formulación. Los diplomados están dirigidos a grupos medianos que compartan un interés común y que se comprometan con unos productos finales y asistencia permanente en las diferentes sesiones que se lleven a cabo.

SEMINARIO: Conjunto de ciudadanos que se auto-instituyen en un grupo de estudio, formación o trabajo en el marco de un tema específico. Como modalidad académica que se desarrolla programáticamente en torno a un tema, en el seminario es frecuente que diferentes expertos asistan a sesiones secuenciales y vayan presentando un tema de menor a mayor complejidad para los asistentes, en ocasiones las diferentes sesiones no tienen que ver con la complejidad del conocimiento, sino con conocer diferentes posturas frente al tema. Los seminarios de esta modalidad normalmente se certifican por una institución de formación y su número de integrantes varia según su objetivo.

CURSO Agrupación temática que tiene por objeto que un grupo de ciudadanos apropien unos conocimientos básicos o específicos. Las reglas de los cursos son auto impuestas en cuanto a intensidad horaria, profundidad, evaluación. Cuando hacen parte del currículum de una institución educativa son regulados por esta última.

CONFERENCIAS Modalidad de presentación temática por parte de uno o varios expertos; es ideal para formar o informar a grandes auditorios, pues se parte de la experticia de un expositor en el tema señalado.

JORNADAS DE FORMACIÓN: El principal interés es actualizar o formar a un grupo de personas pertenecientes a un sector, grupo o institución que tienen objetivos muy precisos.

AUDIENCIA PÚBLICA: Es un espacio de participación ciudadana para el control social, abierto a la comunidad interesada, que tiene como propósito establecer técnica y documentalmente la evidencia de una falla o irregularidad en la prestación de un bien o servicio a cargo de la Administración Distrital y/o de particulares que administran o manejan recursos públicos distritales, con el fin de determinar y acordar acciones que propendan por resolver las fallas o irregularidades.

La dependencia de la Contraloría de Bogotá que convoca la audiencia pública, como garante de las acciones acordadas y los compromisos adquiridos, levantará en cada mesa de trabajo un acta para la firma de los participantes (entidades y comunidad) en la que se especifique la acción, la entidad responsable y la posible fecha de su realización y culminación. Adicionalmente, la Contraloría de Bogotá garantizará la presencia y el apoyo técnico de las Direcciones Sectoriales competentes de los temas y asuntos objeto de la Audiencia Pública y hará seguimiento a los compromisos hasta su culminación.

RENDICIÓN DE CUENTAS Presentar ante la comunidad las acciones más importantes desarrolladas por la Contraloría Distrital en el ámbito de la gestión institucional mostrando la eficacia del ente fiscalizador como herramienta fundamental de control social. Es una actividad pública en que la Contraloría de Bogotá informa a la ciudadanía sobre los resultados de la acción fiscal y de participación ciudadana por parte del Señor Contralor de Bogotá.

MESA DE TRABAJO CIUDADANA: Es un espacio de reunión ciudadana en el cual podrán participar ciudadanos interesados y bajo la coordinación de la Contraloría de Bogotá, con representantes técnicos de las entidades citadas o invitadas para tratar asuntos relacionados con temas de evaluación en el marco del ejerció del control social con el fin de comprometer acciones correctivas, preventivas o de mejora sobre posibles fallas o irregularidades detectadas. La Contraloría de Bogotá, como garante de las acciones acordadas, levantará un acta para la firma de los participantes en la que se especifique la acción, la entidad responsable de realizarla y la posible fecha de su culminación (Modelo de acta). Adicionalmente, la Contraloría de Bogotá garantizará la presencia y el apoyo técnico de las Direcciones Sectoriales competentes de los temas y asuntos objeto de la mesa de trabajo ciudadana y hará seguimiento a los compromisos hasta su culminación.

INSPECCIONES A TERRENO Es un ejercicio de control y auditoría social en el cual un grupo de ciudadanos interesados, acompañados de un equipo técnico profesional de la Contraloría de Bogotá, hace inspección técnica a la ejecución de un contrato, con el propósito de verificar el cumplimiento de su objeto, la oportunidad y/o la calidad del bien o servicio suministrado. La dependencia que programa o coordina la visita de inspección elaborará un informe técnico de resultados, el cual podrá servir como soporte a una posterior audiencia pública o mesa de trabajo ciudadana y/o insumo a los procesos misionales micro y macro.

REVISIÓN DE CONTRATOS: ejercicio de control y auditoría social en el cual un grupo de ciudadanos interesados, con el acompañamiento técnico profesional de la Contraloría de Bogotá, examina un contrato o convenio que la administración distrital ha firmado con un particular o una entidad oficial con el propósito de verificar el cumplimiento de su objeto, la oportunidad y/o la calidad del bien o servicio suministrado dentro del proceso auditor. La dependencia que programa o coordina la revisión del contrato incluirá dentro del informe de auditaría los resultados.

Iniciativa Popular Legislativa y Normativa: derecho que tiene un grupo de ciudadanos de presentar proyectos de: leyes, ordenanzas, acuerdos y resoluciones.

El Voto: Acto mediante el cual un ciudadano participa de manera activa en la elección de las personas que quieren que las representen o en la adopción de una decisión, pronunciándose en uno y otro sentido.

Acción de tutela: mecanismo mediante el cual cualquier persona puede solicitar a un juez la protección rápida y efectiva de sus derechos fundamentales, cuando estos son amenazados o violados por una entidad pública o particulares.

Acción de cumplimiento: mecanismo judicial de protección de derechos, consiste en la facultad que tiene toda persona de acudir ante el juez administrativo para solicitarle que ordene, a la autoridad pública o al particular en ejercicio de funciones públicas renuente, al cumplimiento de un deber contenido en una norma con fuerza material de ley o un acto administrativo cuya función le corresponde.

Cabildo abierto: Es la reunión pública de los concejos distritales, municipales o de las juntas administradoras locales, en la cual los habitantes pueden participar directamente con el fin de discutir asuntos de interés para la comunidad.

Consulta previa: Es la intervención ciudadana en la toma de decisiones de la administración pública mediante la cual la entidad, responsable del asunto a decidir, lo somete a consideración de la ciudadanía antes de tomar una decisión entregando la información y permitiendo que la ciudadanía manifieste sus opiniones y observaciones. La entidad, sin embargo, no está obligada a reflejar la opinión de los consultados en la decisión que finalmente adopte.

Acción Popular y de Grupo: La acción popular es un mecanismo para la defensa y protección de los derechos e intereses colectivos, es decir, aquellos que afecten el patrimonio, el espacio, la seguridad pública, la moral administrativa, la libre competencia económica, el ambiente y la salud pública. La acción de grupo es el mecanismo a través del cual una pluralidad de personas, constituida como grupo, acude ante la justicia para lograr la reparación o indemnización de los perjuicios que individualmente se le generó a cada uno de los integrantes del grupo por la vulneración o amenaza de sus derechos fundamentales..

Consulta: Es la petición mediante la cual una persona somete a consideración un caso o asunto, para que éste emita el correspondiente concepto.

Consulta popular: Es la convocatoria que se hace al pueblo para que apruebe o rechace un proyecto de norma jurídica, derogue o no una norma ya vigente. Puede ser nacional, regional, departamental, distrital, municipal o local, derogatoria o aprobatoria. En todos los casos es obligatoria y cuando la consulta se refiera a la conveniencia de convocar una asamblea constituyente, las preguntas serán sometidas a consideración popular mediante ley aprobada por el Congreso de la República.

Referendo: Convocatoria, al pueblo para que apruebe o rechace un proyecto de norma o derogue una norma vigente. Puede ser nacional, regional, departamental, distrital, municipal o local.

Revocatoria del Mandato: derecho que tienen los ciudadanos de dar por terminado el mandato que le han conferido a un gobernados o a un alcalde. Plebiscito: pronunciamiento del pueblo apoyando o rechazando una determinada decisión del ejecutivo, por convocatoria del presidente de la república.

Formas de despertar en los ciudadanos interés por participar activamente en el ejercicio del control social, que propendan por incentivar los mecanismos democráticos de representación, para controlar la gestión pública de manera individual o colectiva.

Socialización de los Memorandos de Encargo y de Planeación para obtener insumos en el ejercicio fiscalizador y vinculación de ciudadanos en la auditoría de cada vigencia.

Divulgación de resultados de gestión del proceso auditor y/o de informes obligatorios: Es una actividad pública en que las Direcciones Sectoriales y de Economía y Finanzas Públicas Distritales y oficinas locales dan a conocer a la ciudadanía los memorandos de encargo y planeación, así como los productos y resultados de los procesos misionales micro y macro.

Consiste en otorgar a las organizaciones e instituciones de la sociedad civil y a los ciudadanos interesados herramientas y espacios públicos de control social para ejercer el derecho ciudadano de conocer, discutir, analizar y vigilar la información otorgada por el sector público, con el propósito de contribuir al ejercicio fiscalizador desde lo local a través de procedimientos, mecanismos e instancias que permitan el establecimiento de un Control Social mediante el cual los Comités de Control Social ejerzan el derecho tanto a conocer, supervisar y evaluar los resultados e impacto de las políticas de gestión pública.

Esta labor se realiza mediante la revisión por parte de los ciudadanos de las actividades, procedimientos y resultados de impacto social de una organización o entidad pública, con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas, principios y procedimientos establecidos para generar bienestar social, bajo la coordinación de la Contraloría de Bogotá.

Acciones que desarrollan los ciudadanos y/o organizaciones sociales vinculadas en el ejercicio de control social en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública, de acuerdo con lo normado en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998.

4.3.1.1. Auditoría Social: conjunto de programas, procedimientos, técnicas o informes que puede realizar la Contraloría de Bogotá, con la cooperación de la ciudadanía en el ejercicio del proceso auditor o en el desarrollo de las acciones ciudadanas especiales.

4.3.1.2. Comité de Control Social: Escenario abierto por la Contraloría de Bogotá con el propósito de enlazar permanentemente la gestión institucional con los ciudadanos en sus diversas formas de organización, para la generación conjunta de acciones ciudadanas especiales que permiten su ejercicio articulado con el control fiscal

4.3.1.4. Veedurías ciudadanas: "Se entiende por Veeduría Ciudadana el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público". (Artículo 1 de la Ley 850 de 2003)

Cuando los ciudadanos decidan constituir mecanismos de control social de la administración, en particular mediante la creación de veedurías ciudadanas, la administración estará obligada a brindar todo el apoyo requerido para el ejercicio de dicho control (articulo 33 de Ley 489 de 1998)

4.3.1.5. Redes sociales: Las Redes son formas de interacción social, definida como un intercambio dinámico entre personas, grupos e instituciones en contextos de complejidad. Un sistema abierto y en construcción permanente que involucra a conjuntos que se identifican en las mismas necesidades y problemáticas y que se organizan para potenciar sus recursos." (Redes Sociales Agosto 7, 2008 por Michfer)

Uso estratégico de los medios informáticos en aras de sumar ciudadanos y organizaciones en el ejercicio del control social, con un aprovechamiento interactivo de las pagina web en la cual el ente de control planifique las tácticas necesarias para interactuar directamente con las comunidades mediante la implantación de vínculos que permitan al ciudadano no solo presentar quejas, solicitudes o peticiones sino entablar un diálogo controlado y circunspecto pero necesario para promover y ampliar el espectro participativo que sin duda redundará en la mayor vinculación ciudadana que a su vez amplia los insumos de la comunidad para el desarrollo misional de la Contraloría de Bogotá

4.3.1.6. Contraloría Estudiantil: encargada de promover y actuar como veedora del buen uso de los recursos y de los bienes públicos de la institución educativa a la cual pertenece, incluyendo los del Fondo de Servicios Educativos del respectivo Colegio, es un organismo pedagógico en el ejercicio del control fiscal, que estimula la cultura del control social. (Acuerdo 401 de 2009)

4.3.1.7. Observatorio: Es un instrumento que puede constituir la Contraloría de Bogotá de forma temporal o permanente para monitorear la contratación de los sujetos de control que le permita verificar oportunamente las etapas del proceso contractual, así como identificar los destinatarios o beneficiarios de la inversión a fin de lograr su vinculación al ejercicio del control social.

La constitución del observatorio deberá estar debidamente fundamentada y soportada de manera tal que justifique el uso de este instrumento.

Mecanismo e instrumento de información, divulgación y reporte de la participación ciudadana en la página Web de la Contraloría, que debe contener la relación de clientes participantes con la información básica necesaria y datos relacionados, que puedan proveer los insumos digitales para publicar las convocatorias a la ciudadanía, participar en la realización de Acciones Ciudadanas Especiales, en la construcción del memorando de Encargo de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral y desarrollo de las acciones ciudadanas especiales realizadas por cada Dirección Sectorial.

CLIENTE: Organización o persona que recibe un producto o servicio, en calidad de usuario, destinatario o beneficiario, y que no se encuentra directamente vinculado con la Contraloría de Bogotá.

CLIENTES DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.: Son clientes de la Contraloría: la Ciudadanía y el Concejo de Bogotá.

CIUDADANÍA. Otorga el poder para ejercer el control fiscal, recibe los productos de la CB y el beneficio generado por la labor de vigilancia fiscal.

Público en General

Participantes en Eventos

Beneficiarios de Pedagogía Social

Usuarios que Interponen Peticiones, Quejas Y Reclamos

PARTE INTERESADA: Los sujetos de control auditados y sin auditar, los particulares que administran fondos o bienes públicos del Distrito Capital y los entes de control que vigilan la gestión de la entidad, son PARTES INTERESADAS, dado que la CB no enfoca todos sus esfuerzos a generar su satisfacción; porque hay actividades que nunca podrán generarles satisfacción (Responsabilidad Fiscal) y porque no se puede concertar con ellos la vigilancia de la gestión fiscal, entre otros aspectos.

No obstante, es necesario tener con ellos un vínculo de cooperación y retroalimentación que permita:

• Solicitarles y entregarles información.

• Mantener buenas relaciones a nivel institucional.

• Cumplir con la obligación de cooperar para la eficiente gestión pública.

• Buscar el beneficio general de la sociedad, por encima de los intereses particulares.

• Entregarles informes sobre el resultado del proceso auditor, dar conformidad y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento, recibir sus comentarios de tal forma que exista una retroalimentación en beneficio del mejoramiento de su y nuestra gestión.

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en se han cumplido los requisitos que la Contraloría de Bogotá debe brindar a los clientes, respecto de los productos y servicios suministrados.

MEDICIÓN DE SATISFACCIÓN: Calificación que permite calcular el grado de efectividad entre expectativa y realidad de los productos o servicios de la Contraloría de Bogotá.

INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN: Mecanismos técnicos de análisis utilizados para obtener información exacta sobre los índices de satisfacción que la CB logra obtener en los clientes, que permitan traducirse en lineamientos que se constituyan en insumo para la mejora de los productos de los procesos misionales.

PERCEPCIÓN DEL CLIENTE: Sensación interior de los clientes ciudadanía y Concejo que resulta de la admisión de los productos o servicios de la Contraloría de Bogotá.

RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE: Es el resultado de la evaluación y el análisis de la satisfacción del cliente que permita mejorar la imagen y percepción de los mismos frente a los productos y servicios de la CB, mediante la implementación de acciones de corrección, correctivas, preventivas y de mejora.

PERIODICIDAD: Mínimo una vez al año de conformidad con las decisiones del Comité de Análisis.

4.6. LOGÍSTICA: Son todos los bienes y/o servicios mínimos y complementarios que se consideren necesarios para garantizar el cumplimiento de la realización de las acciones ciudadanas especiales programadas según su naturaleza y las actividades inherentes a ellas.

SERVICIOS MÍNIMOS DE LOGÍSTICA: Suministrar los medios necesarios para el funcionamiento de espacios abiertos o cerrados debidamente dotados para la realización de las actividades colectivas, con una adecuada presentación, disposición de ambientes, ornato y comodidad de las instalaciones para la realización de las actividades propias del control social

Acta

Informe

Sigespro

Plan

Acta de Acciones Ciudadanas Especiales

Lista de Participantes magnética o en manuscrito.

Reporte magnético de la Acción Ciudadana en la Base de datos de Control Social.

Lista de Participantes magnética o en manuscrito y/o registro fotográfico o "documento" que pruebe la realización de la Acción ciudadana.

Instrumentos de evaluación de satisfacción del cliente

Informe sobre los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes.

Anexo 1. Modelo de Acta de Acciones Ciudadanas Especiales. Código2013001.

Anexo 2. Modelo lista de Participantes. Código2013002.

Anexo 3. Instructivo para diligenciar la Base de Datos de Control Social para el reporte de la acción ciudadana.

MODELO DE ACTA DE ACCIONES CIUDADANAS ESPECIALES

NOMBRE COMPLETO DE QUIÉN ELABORA Y TRASCRIBE EL ACTA

MODELO CODIGO: 2013001

*Este modelo corresponde a la información que debe contener el acta de la Acción Ciudadana Especial realizada y su diligenciamiento puede ser en manuscrito con letra legible, siempre debe anexarse el listado de asistentes.

TIPO DE ACCIÓN CIUDADANA.___________________________________________________ LUGAR:________________________________________________________DIRECCION SECTORIAL Y/O OFICINA LOCAL:_________________________________________________________

FECHA:________________________________________________________RESPONSABLE:_________________________________________________

*Este modelo corresponde a la información que debe contener la lista de participantes y su diligenciamiento puede ser en manuscrito con letra legible.

TEMA SECTORIAL: Mencionar el tema sectorial: Salud, Educación, recreación, deporte, cultura, Infraestructura (Malla vial), Servicios públicos, vivienda, movilidad, medio ambiente, plan de desarrollo.

-SALÓN COMUNAL

-ESTADIO

-TEATRO

-DIRECCIÓN

ORGANIZACIONES VINCULADAS

-Comités de Control Social

-Contralores Estudiantiles

-Veedurías, ONG

-JAC

-Consejos Locales

-Asociaciones Comunitarias

-Comunidad en general

*FOTOS

*ACTAS

*INFORMES TÉCNICOS

*OTROS REGISTROS