 |
Cargando el Contenido del Documento |
| Por favor espere... |
|
Cargando el Contenido del Documento |
| Por favor espere... |
|
RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 038 DE 2013 (Octubre 04) Por la cual se adopta la nueva versión de documentos y procedimientos relacionados con el Proceso Estudios de Economía y Política Pública de la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acuerdo 519 de 2012 y CONSIDERANDO: Que en cumplimiento al artículo 269 Constitucional, es obligación de las autoridades públicas diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley. Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional procedimientos para la ejecución de procesos y simplificación y actualización de normas y procedimientos. Que el Modelo Estándar de Control Interno MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria Nº 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. Que mediante Resolución Reglamentaria No. 013 del 12 de mayo de 2009, se adoptó la nueva versión e incorporación de algunos Documentos y Procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Macro de la Contraloría de Bogotá, D.C. entre ellos: Caracterización de productos “Informes estructurales, sectoriales, obligatorios y pronunciamientos”; Plan de calidad del proceso de prestación de servicio macro; Procedimiento para el control del producto no conforme “Informes estructurales, sectoriales, obligatorios y pronunciamientos; Procedimiento para la Identificación y Trazabilidad del producto “Informes estructurales, sectoriales, obligatorios y pronunciamientos”; Procedimiento para la Elaboración del Certificado de Registro de Deuda Pública y Reporte del “Sistema Estadístico Unificado de Deuda – S.E.U.D.” y Procedimiento para la Elaboración de Estadísticas Fiscales. Que mediante Resolución Reglamentaria No. 017 del 16 de junio de 2010, se creó uno y se adoptó nueva versión de algunos Procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Macro de la Contraloría de Bogotá, D.C. entre ellos: Procedimiento para la preservación del producto “Informes estructurales, sectoriales y obligatorios”; Procedimiento para la elaboración de los informes Estructurales y Sectoriales; Procedimiento para la elaboración del informe de Deuda Pública, estado de Tesorería e inversiones financieras del Distrito Capital trimestral y anual; Procedimiento para la elaboración del Informe de Balance Social y evaluación de las Políticas Públicas del Distrito Capital.; Procedimiento para la Elaboración del Informe cuenta General del Presupuesto y del Tesoro del Distrito Capital; Procedimiento para la Evaluación Integral a la Gestión de las entidades y al Plan de Desarrollo del Distrito Capital; Procedimiento para la elaboración del informe estado de las finanzas públicas del Distrito Capital y Procedimiento para la elaboración del informe trimestral de ingresos, gastos e inversiones. Que es necesario adoptar una nueva versión del Procedimiento para la preservación del producto “Informes estructurales, sectoriales y obligatorios”; a fin de ajustar algunas actividades en la Descripción del Procedimiento, en aras de subsanar la observación dejada por la Oficina de Control Interno en el Informe sobre la Evaluación a los Servicios que Presta la Contraloría de Bogotá II Semestre de 2011, la cual fue concertada en reunión de equipo de análisis del Proceso Macro. Que mediante Resolución Reglamentaria No. 008 del 17 de abril de 2012, se adoptó la nueva versión de los siguientes Procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Macro de la Contraloría de Bogotá, D.C.: Procedimiento para la Elaboración, Ejecución, Modificación, Control y Monitoreo del Plan Anual de Estudios PAE., Procedimiento para la adopción, puesta en marcha, generación y socialización de los productos del observatorio de control fiscal y vigilancia de las políticas públicas y Procedimiento para la elaboración de pronunciamientos. Que mediante Resolución Reglamentaria No. 012 del 5 de junio de 2012, se adoptó la nueva versión de los siguientes Procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Macro de la Contraloría de Bogotá, D.C.: Procedimiento para elaborar el informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente de Bogotá D. C. y Procedimiento para elaborar el “Dictamen a los Estados Contables Consolidados del Sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital. Que es oportuno materializar y documentar las acciones de mejora propuestas en el Informe de Gestión del PPS-Macro a 31-12-2012, hoy Proceso de Estudios de Economía y Política Pública, relacionadas con: “Elaborar los cronogramas de los Planes de Trabajo Detallado, fijando resultados parciales o subproductos, a fin de verificar la óptima utilización del tiempo y documentarlo ajustando los respectivos procedimientos” y “Realizar los ajustes correspondiente al “Procedimiento para la Elaboración del Certificado de Registro de Deuda Pública y Reporte del “Sistema Estadístico Unificado de Deuda – S.E.U.D.”, en especial al Modelo de certificación del registro de la deuda pública (Formato Código: 3019001), en razón a que se requiere que dicho formato sea más flexible, que permita incorporar mayor información relacionada al contrato de endeudamiento”.; pon lo que se hace necesario ajustar los procedimientos utilizados para la elaboración de los productos a cargo de este proceso. Que de conformidad con lo establecido en el Artículo 39, del Acuerdo 519 de 2012, entre las funciones de la Subdirección de Análisis, Indicadores y Estadísticas está la de integrar el observatorio de control fiscal . Que teniendo en cuenta lo señalado en la precitada norma, la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública participa únicamente en el suministro de información para el Observatorio de Control Fiscal, el cual estará a cargo de la Subdirección de Análisis, Indicadores y Estadísticas, adscrita a la Dirección de Planeación; por lo que es pertinente excluir del Proceso Estudios de Economía y Política Pública, el Procedimiento para la Adopción, Puesta en Marcha, Generación y Socialización de los Productos del Observatorio de Control Fiscal y Vigilancia de las Políticas Públicas. Que el Acuerdo 519 del 26 de diciembre de 2012: “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 6º establece: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”. Que los documentos y procedimientos de los Procesos del SIG, se deben ajustar a los nuevos formatos del Procedimiento para el Control de Documentos Internos del Sistema Integrado de Gestión - SIG”, amparado mediante Resolución Reglamentaria 017 del 24 de abril de 2013. Que mediante Resolución Reglamentaria 020 del 9 de mayo de 2013, “Por la cual se adoptan algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión - SIG de la Contraloría de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 7º estableció que: “Los responsables de proceso deberán ajustar los documentos del SIG, de acuerdo con la nueva versión del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad y demás disposiciones adoptadas, dentro de los plazos establecidos para tal efecto”. Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009, es necesario ajustar los documentos y Procedimiento del Proceso Estudios de Economía y Política Pública, para incorporar los cambios generados por el Acuerdo 519 de 2012. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Modificar el nombre de los siguientes procedimientos: 1. Procedimiento para la Elaboración de Estadísticas Fiscales, Por: “Procedimiento para la Elaboración del Informe de Estadísticas Presupuestales del Distrito Capital”. 2. Procedimiento para la Evaluación Integral a la Gestión de las entidades y al Plan de Desarrollo del Distrito Capital. Por: Procedimiento para la Elaboración del Informe: “Evaluación de los Resultados de la Gestión Fiscal y del Plan de Desarrollo de la Administración Distrital”. 3. Procedimiento para la Elaboración del Informe Trimestral de Ingresos, Gastos e inversiones, Por: “Procedimiento para la Elaboración del Informe Trimestral de Ingresos, Gastos e Inversiones del Distrito Capital”. 4. Procedimiento para la elaboración del Informe de Balance Social y Evaluación de las Políticas Públicas del Distrito Capital, Por: “Procedimiento para la elaboración del Informe de Balance Social del D.C.” ARTÍCULO SEGUNDO. Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y procedimientos relacionados con el Proceso Estudios de Economía y Política Pública:
ARTÍCULO TERCERO. Eliminar del proceso Estudios de Economía y Política Pública, el “Procedimiento para la adopción, puesta en marcha, generación y socialización de los productos del observatorio de control fiscal y vigilancia de las políticas públicas”. ARTÍCULO CUARTO. Es responsabilidad de los directores, subdirectores y jefes de las oficinas asesoras divulgar los procedimientos adoptados. ARTÍCULO QUINTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones Reglamentarias: 013 del 12 de mayo de 2009, 017 del 16 de junio de 2010, 008 del 17 de abril de 2012 y 012 del 5 de junio de 2012. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los cuatro (4) días del mes de octubre de dos mil trece (2013). DIEGO ARDILA MEDINA Contralor de Bogotá, D.C.
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
*Tener en cuenta el modelo de presentación de informe, anexo al procedimiento respectivo. No aplica para los pronunciamientos. **Para los informes obligatorios, estructurales, sectoriales y boletines, se debe tener en cuenta el plan de trabajo detallado y para los pronunciamientos el esquema de pronunciamiento. CONTROL DE CAMBIOS:
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la construcción del PAE, con el propósito de contar con la herramienta de planeación del Proceso de Estudios de Economía y Política Pública. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con “Analiza los lineamentos de los procesos de Direccionamiento Estratégico y termina con “Aplica procedimiento para el Control de Documentos Internos del SIG.” 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES PLAN ANUAL DE ESTUDIOS (PAE): Es el documento mediante el cual se planean los informes, estudios de carácter obligatorio, estructural, sectorial y pronunciamientos, para ser desarrollados durante el ejercicio del control fiscal de una vigencia, contiene los lineamientos dados por el Proceso de Estudios de Economía y Política Pública para los insumos que se requieren del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal. Los demás informes que se realicen durante la vigencia, que no se planearon, serán inventariados e incorporados en un anexo, los cuales formarán parte del Informe de Gestión del Proceso de Estudios de Economía y Política Pública con corte a 31 de diciembre de la respectiva vigencia. NOTA: Los pronunciamientos que realicen las demás dependencias se incorporarán en el anexo mencionado. SEGUIMIENTO: Conjunto de actividades mediante las cuales se evalúa el cumplimiento de los lineamientos dados en el PAE, como también la realización de los informes del PAE. 5. ANEXOS: Anexo No. 1: Formato de seguimiento a los lineamientos dados en el Plan Anual de Estudios- PAE, código formato 03003001. Anexo No. 2: Matriz de Seguimiento al PAE, código formato 03003002. Anexo No. 3: Solicitud de prórroga y/o modificaciones al PAE, código formato 03003003. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No. 1 FORMATO DE SEGUIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS DADOS EN EL PLAN ANUAL DE ESTUDIOS- PAE SUBDIRECCIÓN: __________________________________________________________________________________________________ PRODUCTO O INFORME: ___________________________________________________________________________________________ FECHA: _________________________________________________________________________________________________________
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL SEGUIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS DADOS EN EL PLAN ANUAL DE ESTUDIOS – PAE Subdirección: Escriba aquí el nombre de la Subdirección que hace el seguimiento. Producto o informe: Escriba el nombre del informe que requiere los insumos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, de acuerdo a los lineamientos dados en el PAE. Fecha: Escriba la fecha real en la cual se efectúa el seguimiento. Lineamientos dados en el PAE: En esta columna se presentan los lineamientos dados en el PAE para los informes. Sectores de Fiscalización: Escriba el nombre del sector al cual le hace seguimiento. Acciones correctivas u observaciones: Registrar las acciones correctivas en el caso de encontrar diferencias, si es necesario dejar las observaciones que considere pertinentes. ANEXO No. 2 MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PAE SUBDIRECCION: __________________________________________________________________________________________________ FECHA DE SEGUIMIENTO: __________________________________________________________________________________________
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PAE Subdirección: Escriba aquí el nombre de la Subdirección a que pertenece el producto o estudio al cual se le está efectuando seguimiento. Fecha: Escriba la fecha real en la cual efectúa el seguimiento. Columna de Estudio/Informes: Escriba allí si se trata de un estudio estructural, sectorial o de un informe obligatorio. Columna correspondiente a la etapa: Determine si se trata de Planeación, Ejecución o Informe. Fecha de inicio programada: Escriba la fecha acordada para dar inicio al estudio o elaboración de producto. Fecha de terminación programada: Escriba aquí la fecha establecida en el horizonte del PAE para la terminación. Fecha real de inicio: Escriba la fecha real en que se inicio el estudio o producto y anexe motivos del por qué el cambio. Fecha real de terminación: Escriba en este campo la fecha real en que se terminó el trabajo. Porcentaje de avance: Escriba en este campo el porcentaje de avance que realmente tenga el estudio o producto. Para la determinación del porcentaje de avance, se hace necesario tener en cuenta la etapa a la cual se refiere las cuales se van desarrollando en su orden y de acuerdo a la siguiente ponderación dentro de los rangos: hasta el 20% planeación, del 21% al 80% ejecución y el informe del 81% al 100%. Número de funcionarios programados para la ejecución: Escriba el número de funcionarios programados para la ejecución: Número de funcionarios ejecutores: Escriba el número real de funcionarios que efectuaron la labor. Anexo No. 3 FORMATO DE SOLICITUD DE PRORROGA Y/O MODIFICACIONES AL PAE
*(I, E, P): I = Inclusión de actuación. E = Exclusión de actuación. P = Prórroga de la presentación de informes. Elaboró: Subdirector de Estudios de Economía y Política Pública: ____________________________________________________________________ Firma:____________________________________________________________________________________________________________ Aprobó Director de Estudios de Economía y Política Pública: _______________________________________________________________________ Firma: ___________________________________________________________________________________________________________ Fecha de Aprobación: _______________________________________________________________________________________________ INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE PRORROGA Y/O MODIFICACIÓN AL PAE Dependencia: Escriba aquí la Subdirección a que pertenece el producto o estudio al cual se le requiere efectuar modificación. Nombre del informe: Escriba el nombre del informe y entre paréntesis si se trata de un informe estructural, sectorial, obligatorio o pronunciamiento. Tipo de modificación: I Inclusión de actuación. E = Exclusión de actuación. P = Prórroga de la presentación de informes. Justificación: Escriba de manera sucinta las razones que conllevan a realizar la modificación. Fecha programada de iniciación: Escriba la fecha de inicio acordada o modificada para la elaboración del informe. Fecha programada de terminación: Escriba la fecha de terminación acordada o modificada para la elaboración del informe. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la elaboración de pronunciamientos que se realicen en el transcurso de la vigencia. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con: “Ordenar la elaboración de pronunciamientos sobre un tema específico” y termina con el seguimiento al pronunciamiento comunicado para determinar los resultados derivados del control fiscal. 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES: PRONUNCIAMIENTO: Comunicación suscrita por el Contralor de Bogotá, dirigida a los clientes y/o partes interesadas, donde se fija una posición, se emite concepto técnico o se realizan recomendaciones sobre temáticas de carácter macro fiscal, sectorial, estructural, de impacto social, de política pública o en temas que se originen en proyectos de Acuerdo para debates en el Concejo de Bogotá y en el caso de emisión a la Administración Distrital, deberán dar respuesta del pronunciamiento en los términos establecidos en el mismo. 5. ANEXOS: Anexo No. 1: Instructivo para la elaboración del esquema de pronunciamiento, código formato 03004001. Anexo No. 2: Modelo planilla de seguimiento, código formato 03004002. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL ESQUEMA DEL PRONUNCIAMIENTO 1. Elaborar carátula del Esquema de Pronunciamiento, así: DIRECCIÓN:______________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN:___________________________________________________________________________________________________ NOMBRE DEL PRONUNCIAMIENTO:___________________________________________________________________________________ RESPONSABLE:____________________________________________________________________________________________________ ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
2. Los esquemas de pronunciamiento que se elaboren, deberán contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cuál se desarrolla un estudio. Explica el porque y para que se va a realizar el pronunciamiento. 2.2. METODOLOGÍA: Es la descripción racional de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos del pronunciamiento. Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.3. CAPITULACIÓN PRELIMINAR: Es un proyecto de las secciones que llevará el pronunciamiento. Ello indica el orden y la fuerza de la argumentación que la sustentará. 2.4. CONCLUSIONES PRELIMINARES: Es una lista sumaria y provisional de los resultados del análisis que desarrollará el pronunciamiento teniendo en cuenta sus implicaciones en materia de control fiscal y/o de evaluación de la política implicada en la temática específica que trata el pronunciamiento. ANEXO No. 2 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO DE ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA Y / O PROCESO DE VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: (2). TIPO DE INFORME: (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE:
(9). Nombre subdirector: _____________________Firma: ___________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). Título del informe. (2). Pronunciamiento. (3). Corresponde a la dependencia responsable de su elaboración. (4). Nombre del jefe responsable. (5). Fecha en que el jefe de la dependencia responsable elaboró el seguimiento. (6). Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7). Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8). Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9). Nombre y firma del jefe de la dependencia que realizó el seguimiento. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO Estandarizar el tratamiento que se debe aplicar al Producto No Conforme: informes estructurales, sectoriales, obligatorios y pronunciamientos, para garantizar que éste cumple con los atributos fijados en la caracterización del producto, a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con: “Desaprueba el Informe teniendo en cuenta el documento de Caracterización del Producto” y culmina con: “Aprueba el informe”. 3. BASE LEGAL Ver Normograma 4. DEFINICIONES CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. PRODUCTO: Resultado de un proceso. 5. ANEXOS: Anexo No. 1: Control del Producto No Conforme Informes Estructurales, Sectoriales, Obligatorios, y Pronunciamientos, código formato 03005001. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No. 1: CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME “INFORMES ESTRUCTURALES, SECTORIALES, OBLIGATORIOS, Y PRONUNCIAMIENTOS”
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Definir las actividades para preservar el producto “Informes Estructurales, Sectoriales y Obligatorios”, durante el proceso interno y hasta la entrega final al cliente. 2. ALCANCE: Inicia con: “Envía a la Dirección de Apoyo al Despacho los proyectos de oficios remisorios para la firma del Contralor, acompañado del informe definitivo, que no sea sometido al comité de publicaciones, en medio magnético o impreso” y termina con “Publica en la página WEB de la Contraloría de Bogotá, los Informes remitidos por el Director de Estudios de Economía y Política Pública, identificando: año de elaboración y clase de informe (Obligatorio, Estructural y Sectorial)”. 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES: EMBALAJE: La forma en que se empaca más de un informe. PASTA: Cartón plastificado que sirve para encuadernar. PRESERVACIÓN: La protección física del informe para mantener su conformidad. 5. ANEXOS: No aplica. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO(S): Estandarizar las actividades para realizar la identificación y trazabilidad de los Productos “Informes estructurales, sectoriales, obligatorios, pronunciamientos y boletines”. 2. ALCANCE: El procedimiento Inicia con: “Identificar el producto Informes estructurales, sectoriales, obligatorios, pronunciamientos y boletines (…) y termina con: “Realizar la Trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención del producto, verificando (…). 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES: IDENTIFICACIÓN: Relación de atributos que distingue el informe de otros. TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación y la localización de todo aquello que este bajo consideración. 5. ANEXOS: No Aplica. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
(*) No aplica a pronunciamientos, se debe tener en cuenta el esquema de pronunciamiento. (**) Aplica al Informe Dictamen a los Estados Contables Consolidados del Sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital. (***) Aplica al Informe Dictamen a los Estados Contables Consolidados del Sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para elaborar el Dictamen a los Estados Contables Consolidados del Sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital. 2. ALCANCE: Este procedimiento inicia con la elaboración del Plan de Trabajo Detallado” y termina cuando el Director remite el informe final al Comité de Publicaciones, si lo considera necesario, para aprobación de su publicación en un medio diferente a la página WEB, de la Contraloría de Bogotá. 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES: AUDITORIA A LOS ESTADOS CONTABLES: Es el examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, efectuado con posterioridad a las operaciones y de conformidad con las normas de auditoría gubernamental, con el fin de evaluar, verificar y comprobar las transacciones que han dado lugar a los estados contables para emitir una opinión respecto a si presentan razonablemente la situación financiera del sujeto de control, los resultados de sus operaciones y las variaciones en la posición financiera, todo ello en concordancia con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación y demás disposiciones gubernamentales vigentes. ABSTENCIÓN DE OPINIÓN: En la cual se declara el efecto de una limitación al alcance o a una incertidumbre tan significativa que impide al auditor expresar opinión alguna sobre los estados financieros. Se origina cuando no se puede obtener evidencia suficiente y válida que permita determinar cuál es la razonabilidad de la situación financiera de la entidad. CONTROL INTERNO CONTABLE: Proceso que se adelanta en las entidades públicas con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, que garanticen que la información financiera, económica y social cumpla con las normas vigentes sobre la materia. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS: El Decreto 2649 de 1993, los define como aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa. HALLAZGOS DE AUDITORIA: Corresponde a las debilidades, anomalías, inconsistencias o incumplimiento de normas, principios o procedimientos, errores en las cifras (sobrestimación, subestimación e incertidumbre), registros y resultados, detectados en el desarrollo de la auditoría. INCERTIDUMBRE: Valor de las cuentas sobre las cuales no se pudo establecer su saldo real y en consecuencia no se tiene certeza sobre su razonabilidad. OPINIÓN DE ESTADOS CONTABLES: Relaciona los hallazgos más significativos que afectan la razonabilidad de los estados contables y sustentan la opinión expresada. Existen cuatro clases de opiniones: Limpia, Con Salvedad, Adversa o Negativa y Abstención de Opinión. OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA: En la cual se declara que los estados financieros no presentan una situación financiera razonable, ni los resultados de operación, ni los cambios en el patrimonio, ni los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. OPINIÓN LIMPIA: En la cual se declara que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. OPINIÓN CON SALVEDAD: En la cual se declara que a excepción del (los) asunto (s) a los que éste se refiere, los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. SOBRESTIMACIÓN: Valor de las diferencias establecidas al comparar los saldos registrados por la entidad y los obtenidos durante el proceso de auditoría. En este caso los valores de la entidad se encuentran por encima de los valores determinados en la etapa de ejecución de la auditoría. SUBESTIMACIÓN: Valor de las diferencias establecidas al comparar los saldos registrados por la entidad y los obtenidos durante el proceso de auditoría. En este caso los valores de la entidad se encuentran por debajo de los valores determinados en la etapa de ejecución de la auditoría. 5. ANEXOS Anexo No. 1: Instructivo para la elaboración del Plan de Trabajo Detallado, código formato 03008001. Anexo No. 2: Planilla de seguimiento, código formato 03008002. Anexo No. 3: Matriz consolidada para los hallazgos de auditoría de las Direcciones Sectoriales - Balance General, código formato 3008003. Anexo No. 4: Matriz consolidada para los hallazgos de auditoría de las Direcciones Sectoriales – Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, código formato 03008004. Anexo No. 5: Matriz consolidada para los hallazgos de auditoría de las Direcciones Sectoriales – Cuentas de Orden Deudoras y Acreedoras, código formato 03008005. Anexo No. 6: Matriz consolidación control interno contable, código formato 03008006. Anexo No: 7: Modelo para la presentación de informes obligatorios, estructurales y sectoriales código formato 03008007. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia)______ DIRECCIÓN ______________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN ___________________________________________________________________________________________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO1: _________________________________________________________________________________________ TIPO DE PRODUCTO2: _____________________________________________________________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO3: ____________________________________________________________________________________________ RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________________________ ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: _________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), de Proceso Estudios de Economía y Política Pública, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2. OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el porque y para que se va a realizar un producto (informe). 2.3. ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4. METODOLOGÍA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro columnas: La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. ANEXO No. 2 PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO DE ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________________________________________________________ (2). TIPO DE INFORME: _____________________________________________________________________________________________ (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________ (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________________________________________________________
(9) Nombre Subdirector: __________________Firma: _____________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1). Título del informe. (2). Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3). Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4). Nombre del Subdirector responsable. (5). Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6). Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7). Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8). Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9). Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. ANEXO No. 3 MATRIZ CONSOLIDADA PARA LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE LAS DIRECCIONES SECTORIALES - BALANCE GENERAL INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Matriz consolidada para los hallazgos de auditoría de las Direcciones Sectoriales Balance General Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato. Fecha de revisión: Fecha de revisión del Subdirector de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero. Referencia papel de trabajo: La Subdirección de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero, registra la referencia en el papel de trabajo donde consolidó la información. Columna (1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el respectivo sector. Columna (2): Dirección Sectorial: Se escribe el nombre de la Dirección Sectorial a que corresponde. Columna (3): Activo: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos. Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbres. Columna (4): Pasivo En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (formatos de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos. Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al inal el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbres. Columna (5) Patrimonio En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos. Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbres. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firma de quienes diligenciaron el formato. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. ANEXO No. 4 MATRIZ CONSOLIDADA PARA LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE LAS DIRECCIONES SECTORIALES – ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Matriz consolidada para hallazgos de auditoría de las Direcciones Sectoriales Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato. Fecha de revisión: Fecha de revisión del Subdirector de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero. Referencia papel de trabajo: La Subdirección de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero, registra la referencia del papel de trabajo donde consolidó la información. Columna (1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el respectivo sector. Columna (2): Dirección Sectorial: Se escribe el nombre de la Dirección Sectorial a que corresponde. Columna (3): Ingresos: En esta columna se deben registrar en millones de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos. Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbres. Columna (4): Gastos En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (formatos 22 de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos. Sobrestimación: Registre por este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbres. Columna (5) Costos En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos. Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbres. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firmas de quienes diligenciaron el formato. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. ANEXO No. 5 MATRIZ CONSOLIDADA PARA LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE LAS DIRECCIONES SECTORIALES – CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Y ACREEDORAS INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Matriz consolidada de los hallazgos de auditoría de las Direcciones Sectoriales Cuentas de Orden Deudoras y Acreedoras Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato. Fecha de revisión: Fecha de revisión del Subdirector de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero. Referencia papel de trabajo: La Subdirección de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero, registra la referencia del papel de trabajo donde consolidó la información. Columna (1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el respectivo sector. Columna (2): Dirección Sectorial: Se escribe el nombre de la Dirección Sectorial a que corresponde. Columna (3) Cuentas de Orden: Se deben registrar en millones de pesos y en cuentas mayores (cifras relacionadas en el formato 22 de la CGR), así: Código de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos. Sobrestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de sobrestimaciones. Subestimación: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de subestimaciones. Incertidumbre: Registre por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total por concepto de incertidumbres. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firmas de quienes diligenciaron el formato. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. ANEXO No. 6 MATRIZ CONSOLIDACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Matriz Consolidada de Control Interno Para el diligenciamiento del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Fecha de elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato. Fecha de revisión: Fecha de revisión del Subdirector de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales. Referencia papel de trabajo: La Subdirección de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales, registra la referencia del papel de trabajo donde consolidó la información. Columna (1). Entidades y/o Direcciones Sectoriales: Se relacionan en esta columna, el nombre del sector y seguido se relacionan cada una de las entidades que lo conforman. Columna (2). Activo: En esta columna se registra el valor total de activos, de cada una de las entidades que conforman el sector. Columna (3). Opinión: En esta columna registra la clase de opinión emitida, a cada una de las entidades del sector. Columna (4). Componentes: En esta columna registra el valor de la calificación por cada pregunta de los componentes: Generales, área activo, área pasivo, área Patrimonio y área de resultado. Auditores: Se registra el nombre, cargo y firmas de quienes diligenciaron el formato. Revisó: Se registra el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. ANEXO No. 7 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES OBLIGATORIOS, ESTRUCTURALES Y SECTORIALES 1. Requisitos de presentación del Informe: El informe debe preferiblemente redactarse en: *Letra arial tamaño 12 de Word. *Margen superior, 4 cms. *Margen inferior, 3 cms. *Margen izquierdo, 3 cms. *Margen derecho, 3 cms. *Espacio interlineado sencillo. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Redacción y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios. Cuando es cita textual se debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de página Web en pie de páginas se debe quitar el hipervínculo; escribir la fecha en la cual fue tomada, a manera de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se copia la dirección electrónica) El pie de página debe ir en letra Times New Roman tamaño 8, internileado (exacto 8). Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la situación encontrada. Objetivo: Todo lo redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. Distribución de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. Cuadros y/o tablas: En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: Cuadro o Tabla 1 Gastos de Funcionamiento e Inversión año En millones de pesos
Fuente: Gráficas: El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. Deben llevar fuente en Arial 8, fuera del gráfico y en Word. No se deben copiar gráficas o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. Las cifras presupuestales deben tener como fuente las Estadísticas Fiscales de la Contraloría de Bogotá, D.C. Contenido: El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 10. Avances: Los avances de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME) Contralor de Bogotá Nombre Contralor Auxiliar Nombre Director (es) (Respectivo(s)) Nombre Subdirector (es) (Según el caso) Nombre Profesionales Nombres CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la elaboración de los informes Estructurales y Sectoriales, con el fin de obtener productos de calidad, que contribuyan al mejoramiento de la Gestión Fiscal. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con “Elabora el plan de trabajo detallado (…)” y termina con “Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de publicaciones (…)”. 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES: INFORMES ESTRUCTURALES: Son los estudios cuyo propósito es realizar evaluaciones con una visión interdisciplinaria sobre uno o varios asuntos económicos, sociales, políticos, culturales, ambientales y de políticas públicas del Distrito Capital. Estos estudios pueden involucrar temáticas que por su naturaleza corresponden a más de una dirección sectorial, es decir, que incorporan transversalidades intersectoriales. Deben mantener una unidad conceptual y metodológica, aunque se desarrollen con la participación de varios equipos de trabajo. INFORMES SECTORIALES: Son los estudios que tienen como propósito realizar evaluaciones con una visión sectorial, sobre uno o varios aspectos económicos, sociales, políticos, culturales, ambientales y de políticas públicas en el ámbito sectorial. 5. ANEXOS: Anexo No. 1: Instructivo para elaborar el Plan de Trabajo Detallado código formato 03009001. Anexo No. 2: Modelo Planilla de Seguimiento código formato 03009002. Anexo No: 3: Modelo para la presentación de informes Obligatorios, Estructurales y Sectoriales código formato 03009003. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
7. ANEXOS ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN ______________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN ___________________________________________________________________________________________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO1: _________________________________________________________________________________________ TIPO DE PRODUCTO2: _____________________________________________________________________________________________ RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________________________ ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
FECHA DE APROBACIÓN: DÍA: _____ MES: _____ AÑO: _____ NÚMERO DE FOLIOS: __________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del Proceso del proceso Estudios de Economía y Política Pública, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2. OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 2.3. ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4. METODOLOGÍA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro columnas: La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. ANEXO No 2 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________________________________________________________ (2). TIPO DE INFORME: _____________________________________________________________________________________________ (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________ (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________________________________________________________
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1). Título del informe (2). Obligatorios, Sectoriales o Estructurales (3). Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4). Nombre del Subdirector responsable (5). Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6). Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7). Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8). Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9). Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. ANEXO No. 3 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS. 1. Requisitos de presentación del Informe: El informe debe preferiblemente redactarse en: *Letra arial tamaño 12 de Word. *Margen superior, 4 cms. *Margen inferior, 3 cms. *Margen izquierdo, 3 cms. *Margen derecho, 3 cms. *Espacio interlineado sencillo. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Redacción y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios. Cuando es cita textual se debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de página Web en pie de páginas se debe quitar el hipervínculo; escribir la fecha en la cual fue tomada, a manera de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se copia la dirección electrónica) El pie de página debe ir en letra Times New Roman tamaño 8, internileado (exacto 8). Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la situación encontrada. Objetivo: Todo lo redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. Distribución de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. Cuadros y/o tablas: En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: Cuadro o Tabla 1 Gastos de Funcionamiento e Inversión año En millones de pesos
Fuente: Gráficas: El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. Deben llevar fuente en Arial 8, fuera del gráfico y en Word. No se deben copiar gráficas o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. Las cifras presupuestales deben tener como fuente las Estadísticas Fiscales de la Contraloría de Bogotá, D.C. Contenido: El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 10. Avances: Los avances de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME) Contralor de Bogotá Nombre Contralor Auxiliar Nombre Director (es) (Respectivo(s)) Nombre Subdirector (es) (Según el caso) Nombre Profesionales Nombres 8. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para elaborar el informe de Deuda Pública, Estado de Tesorería e Inversiones Financieras del Distrito Capital en forma trimestral y anual. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con “Elabora el plan de trabajo detallado” y termina con “Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones para aprobación de su publicación en un medio diferente a la página WEB, de la Contraloría de Bogotá.” 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES: ACTIVO FINANCIERO: Títulos que representan obligaciones de pagos de terceros a quienes los posean. Los activos financieros son las acciones, bonos, letras de cambio, pagarés, depósitos de ahorro, etc. AJUSTE: Se refiere al registro en pesos de la cifra que se genere al momento de liquidar los créditos contratados en moneda extranjera (efecto de la devaluación o revaluación). AMORTIZACIÓN: Reducciones graduales de la deuda a través de pagos periódicos sobre el capital prestado. BENEFICIARIO PRIMARIO: Es quien adquiere un nuevo título valor ante la entidad emisora, ya sea a través del mercado de valores o de su delegatario para este efecto. BENEFICIARIO SECUNDARIO: Es el inversionista que adquiere, generalmente en una bolsa, un título valor, que había sido colocado con anterioridad por la entidad emisora y que ha sido recolocado por su beneficiario primario, u otro secundario, posiblemente por requerimiento anticipado de liquidez. CAPACIDAD DE PAGO: La Ley 358 de 1997, define la capacidad de pago como “el flujo mínimo de ahorro operacional que permite efectuar cumplidamente el servicio de la deuda en todos los años, dejando un remanente para financiar inversiones”. La capacidad permitida por la Ley se establece a través de los siguientes indicadores: Existe capacidad de pago, cuando la relación interés/ahorro operacional es igual o inferior al 40% y la relación saldo de la deuda/ingresos corrientes es igual o inferior al 80%. COMISIONISTA: Es la persona legalmente autorizada para realizar las transacciones de compra y venta de títulos valores que se realizan en el mercado. CONTRATOS DE EMPRÉSTITO: Son contratos de empréstito los que tienen por objeto proveer a la entidad estatal contratante de recursos en moneda nacional o extranjera con plazo para su pago. CRÉDITO DE PROVEEDORES: Son aquellos en donde lo que se entrega es un bien o servicio con el fin de atender sus necesidades. CRÉDITO PÚBLICO: La capacidad que tiene el Estado para endeudarse con el objeto de atender sus necesidades de financiamiento. CUPO DE ENDEUDAMIENTO: El cupo de endeudamiento es la autorización que expide el Concejo de Bogotá, correspondiente al monto máximo de deuda que puede contratar el Distrito Capital mediante operaciones de crédito público interno y/o externo u operaciones asimiladas, de conformidad con el numeral 17 del artículo 12 del Decreto Ley 1421 de 1993 y el artículo 43 numerales 10 y 12 del Acuerdo 519 de 2012. DEVALUACIÓN: Pérdida del valor adquisitivo de una moneda, fuera del país que la emite. DIVISA: Moneda extranjera que utilizan los residentes de un país para efectuar las transacciones económicas internacionales. Para cumplir con dicho fin, dichas monedas como medios de pago deben gozar de aceptación internacional generalizada, es decir, deben ser monedas duras. Sin embargo, la moneda dura no es el único medio de pago, también lo son el oro y los derechos internacionales de giro. Los precios de las divisas son los tipos de cambio. DTF (tasa de interés DTF): Es la tasa de interés básica colombiana se calcula con base en el promedio de las tasas de interés para los depósitos a término fijo en los últimos 90 días (la DTF se señala para cada semana). EMISIÓN: Acto de crear nuevos títulos, sean acciones, obligaciones, fondos públicos, pagarés, etc. Acto de emitir valores de una empresa. Conjunto de valores que una emisora crea y pone en circulación. Una emisión puede ser pública, si se realiza la colocación de los títulos en el mercado de valores a través de la intermediación bursátil, y privada si la colocación se hace a los actuales accionistas o a través de la venta directa de un paquete de acciones del vendedor al comprador. EMISIÓN DE BONOS: Acto de crear y distribuir títulos o valores por parte de una empresa con el fin de obtener recursos financieros. La colocación en el mercado de dichos valores la realizan una o varias instituciones financieras en el país o en el extranjero. EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE PAGO: De conformidad con el artículo 6 del Decreto 696, reglamentario de la Ley 358 de 1997, para celebrar cada operación de crédito se deben calcular los dos indicadores: intereses/ahorro operacional, saldo deuda/ingresos corrientes. La evaluación de éstos lleva a la entidad territorial a ubicarse en una de las tres instancias de endeudamiento que determina la Ley. GARANTÍA: Corresponde a las seguridades accesorias que se da para garantizar una obligación. HACIENDA PÚBLICA: Se define desde tres puntos de vista diferentes a saber: El primero la define como los recursos disponibles por parte del Estado y las entidades públicas para el cumplimiento de sus actividades y proyectos. El segundo como el conjunto de entidades públicas que tienen encomendado gestionar los ingresos que recibe el Estado. El tercero, que corresponde al más común de todos, como la disciplina que se encarga del estudio de los objetivos del sector público y la forma como se pueden lograr éstos con unos recursos limitados. INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO: Relación de dos variables que miden en qué grado y forma, participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa (Intereses sobre ahorro operacional y saldo de la deuda sobre los ingresos corrientes). INFLACIÓN: Fenómeno económico que se expresa en reducción del poder adquisitivo por el aumento de los precios. INTERÉS: Precio que pagan los agentes económicos por usar los fondos ajenos; o en otras palabras, precio al cual se presta el dinero. Se expresa como un porcentaje del monto prestado por la unidad de tiempo. INTERESES DE LA DEUDA: Costo del dinero durante un tiempo dado, o como el retorno obtenido de una inversión productiva. Incluye los pagados durante la vigencia, más los causados que van a ser pagados en el resto de la vigencia, más los de crédito de corto plazo, más los de sobregiro, más los de mora, más los del nuevo crédito que deban ser cancelados en la vigencia. INVERSIÓN TEMPORAL: Inversiones normales del corto plazo que tienen por finalidad captar recursos de los diferentes sectores económicos y que son trasladados a otros sectores de la economía para activar la demanda agregada. IPC: Índice de precios al consumidor. Es un indicador que mide el comportamiento de los precios de los principales bienes de consumo de la canasta familiar, que se utiliza para determinar la inflación. LÍMITE DE ENDEUDAMIENTO: Los topes máximo permitido los establece la Ley 358 de 1997, en el Distrito se aplican a la Administración Central y son los siguientes: *Solvencia = Intereses Deuda Pública (1) / Ahorro Operacional Ajustado (2). *(1) Intereses de la Deuda: Para determinar el monto de los intereses de la deuda que ha de emplearse en el cálculo del indicador intereses/ahorro operacional, se suma los intereses pagados durante la vigencia fiscal más los causados cuyo pago deba efectuarse dentro de la misma vigencia, los correspondientes a la nuevas operaciones de crédito público, los intereses de mora, los intereses de crédito de corto plazo y los intereses de los sobregiros. *(2) Ahorro Operacional: Se define el ahorro operacional, el resultado de restar a los Ingresos Corrientes, los Gastos de Funcionamiento, incluidos los clasificados como inversión y las transferencias pagadas por el ente territorial. Cuando la relación intereses/ahorro operacional está entre el 40% y el 60% se podrá contratar créditos nuevos siempre que el saldo de la deuda no se incremente más del IPC proyectado oficialmente. Ninguna entidad territorial podrá, sin autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, contratar nuevas operaciones de crédito cuando: Intereses / Ahorro Operacional > 60.0% ó el Saldo de la deuda / ingresos corrientes > 80.0%. *Sostenibilidad = Saldo de la deuda (3) / Ingresos corrientes ajustados (4) (3) Saldo de la deuda: Se determina sumando al valor contraído en pesos el resultado de multiplicar la deuda contraída en divisas por la tasa de cambio que opere en el momento de realizar la valoración. (4) Ingresos Corrientes (Decreto 696 de 1998): corresponde a los ingresos presupuestados y efectivamente recibidos en la vigencia fiscal inmediatamente anterior, incluidos los ingresos por recuperación de cartera tributarios y no tributarios, con las exclusiones que determina la norma. Los cuales se ajustan con el índice de precio al consumidor (IPC) proyectado para el año que se aplica el indicador. LIQUIDEZ PRIMARIA: Posibilidad de redimir la inversión en la entidad emisora y/o fideicomisario, antes del vencimiento del título. LIQUIDEZ SECUNDARIA: Posibilidad de transformar o vender la inversión o titulo en el mercado secundario de la bolsa, donde es adquirido por un nuevo comisionista. OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO: Se consideran operaciones de crédito público las que tienen por objeto dotar a la entidad de recursos con plazo para su pago, entre las que se encuentran la contratación de empréstitos, la emisión, suscripción y colocación de bonos y títulos valores, los créditos de proveedores y el otorgamiento de garantías para obligaciones de pago a cargo de las entidades estatales. OPERACIONES DE MANEJO DE LA DEUDA PÚBLICA: Constituyen operaciones propias del manejo de la deuda pública las que no incrementan el endeudamiento neto de la entidad estatal y contribuyan a mejorar el perfil de la deuda de la misma. Estas operaciones, en tanto no constituyen un nuevo financiamiento, no afectan el cupo de endeudamiento. PLAZO: Es la duración total de un préstamo o de una inversión y se mide en términos de tiempo. RECURSOS DEL CRÉDITO: Son los valores presupuestados en una vigencia (Desembolsos) que recibe la entidad en virtud de Operaciones de Crédito Público. Se denominan también desembolsos y se clasifican en internos y externos según la naturaleza del ente acreedor. RENTABILIDAD: Beneficio que se obtiene de una inversión o en la gestión de una empresa. SALDO DE DEUDA PÚBLICA: Suma algebraica de la situación original de una cuenta u obligación y sus variaciones positivas o negativas durante un período. SERVICIO DE LA DEUDA: Erogaciones que efectúa una entidad con el propósito de pagar las obligaciones adquiridas por la contratación de operaciones de crédito público. Está compuesto por las amortizaciones, intereses comisiones y otros. S.E.U.D: Sistema Estadístico Unificado de la Deuda. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA: Organismo de control financiero encargado de regular el mercado público de valores. TBS: Tasa básica de la Superintendencia Financiera de Colombia, calculada sobre las tasas pasivas del sistema financiero nacional sujetas a control. TCC: Es la tasa promedio ponderada de captación de las Corporaciones Financieras Privadas calculada semanalmente por el Banco de la República. TASA DE INTERÉS: Es el factor que se aplica al capital, y que se expresa en términos decimales o en términos porcentuales. TASA REPRESENTATIVA DEL MERCADO (TRM): Es un promedio aritmético simple de las tasas ponderadas en las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas con diez días máximo, en los banco comerciales y corporaciones financieras en las ciudades de mayor importancia en el país: Bogotá, Medellín, Calí y Barranquilla. Estas operaciones son certificadas con base en la información disponible por la Superintendencia Bancaria. VALOR FACIAL: Es el valor incorporado en un título valor al momento de la suscripción. VALOR NOMINAL: Valor de un bien o título expresado en unidades monetarias corrientes en un momento determinado. Sinónimo de precio nominal económico o crediticio. VALOR FUTURO: Es el valor final de un título donde se encuentran incorporados los rendimientos generados durante la vigencia del título. VALOR PRESENTE: Es aquel capital que a una tasa dada alcanzará en un período de tiempo, un monto igual a la suma a recibirse en la fecha convenida. El valor presente varía en forma inversa al período de tiempo en que se recibirán las sumas de dinero, y también en forma inversa a la tasa de interés utilizada en el descuento. VALOR REAL: Precio del dinero medido en términos de bienes. Equivalente al valor adquisitivo de la moneda. 5. ANEXOS: Anexo No. 1. Instructivo para elaborar el Plan de Trabajo Detallado (código formato 03010001). Anexo No. 2: Planilla de seguimiento (código formato 03010002). Anexo No. 3: Modelo para la presentación de informes Obligatorios, Estructurales y Sectoriales (código formato 03010003). Anexo No. 4: Consolidado de la Deuda Pública Distrital. (Código formato 03010004). Anexo No. 5: Consolidado de Tesorería y Portafolio de Inversiones del Distrito Capital (código formato 03010005). 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN ______________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN ___________________________________________________________________________________________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO:1_________________________________________________________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2______________________________________________________________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO:3 ____________________________________________________________________________________________ RESPONSABLE:___________________________________________________________________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____Número de folios: ____ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del proceso Estudios de Economía y Política Pública, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2. OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cuál se desarrolla un estudio. Explica el porque y para que se va a realizar un producto (informe). 2.3. ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4. METODOLOGIA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro columnas: La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. ANEXO No. 2 PLANILLA DE SEGUIMIENTO PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________________________________________________________ (2). TIPO DE INFORME: _____________________________________________________________________________________________ (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________ (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________________________________________________________
(9) Nombre subdirector: ___________Firma: ______________________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del Subdirector responsable. (5) Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. ANEXO No. 3 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS 1. Requisitos de presentación del Informe: El informe debe redactarse preferiblemente en: *Letra arial tamaño 12 de Word. *Margen superior, 4 cms. *Margen inferior, 3 cms. *Margen izquierdo, 3 cms. *Margen derecho, 3 cms. *Espacio interlineado sencillo. 2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. “Página x de y” 4. Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. 5. Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. 6. En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: Cuadro o tabla 1 Gastos de Funcionamiento e Inversión año Millones de pesos
Fuente: 7. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. 8. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 9. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc., Se deben separar con puntos y no con comas. 10. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. 11. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 12. Modelo carátula y hoja de presentación. NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS – PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME)
ANEXO No. 4 CONSOLIDADO DE LA DEUDA PÚBLICA DISTRITAL INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO “ESTADO DE LA DEUDA PÚBLICA DISTRITAL CONSOLIDADA” 1. Nombre del formato: “Estado de la deuda pública distrital consolidada”. 2. Período Reportado: Escriba el período al cual corresponde la información reportada. 3. Cifras en: Millones de pesos. 4. Entidades: Relacione las entidades que reportan deuda pública agrupadas por niveles sector Central y Empresas. Sume de forma independiente la deuda interna de la deuda externa y realice la sumatoria por niveles, sectores, o grupo de empresas. Finalmente consolide los totales para determinar la deuda distrital consolidada. 5. Saldo inicial: valores con los que se inicia el período cada entidad, tanto de deuda interna como de externa. 6. Aumentos: son las variaciones que tiene la deuda interna o externa por obtención de recursos del crédito o por las fluctuaciones de la tasa de cambio cuando se encuentra contratada en divisas. 6.1. Recursos del crédito: corresponden a los montos desembolsado de los créditos contratados. 6.2. Ajustes: valores que resultan de convertir la deuda en moneda extranjera a pesos, el resultado puede ser negativos o positivos. En el primer caso disminuirán el saldo de la deuda y en el segundo la incrementara. También pueden ser el resultado de correcciones en registros anteriores. 7. Servicio de la deuda: son los pagos que realizan las entidades por la deuda que tienen. 7.1. Amortizaciones: son los pagos realizados al capital adeudado, se debe registrar la sumatoria del periodo. 7.2. Intereses: son los costos financieros que asume la entidad por los créditos, se debe registrar la sumatoria del periodo. 7.3. Comisiones: Son los pagos realizados por conceptos establecidos en las diferentes cláusulas de los contratos, se debe registrar la sumatoria del periodo. 7.4. Otros: Corresponde a los pagos realizados por otros conceptos diferentes a los intereses y comisiones de los contratos de deuda. se debe registrar la sumatoria del periodo. 8. Total Servicio de la deuda: es la sumatoria de las amortizaciones a capital, los intereses, comisiones y otros pagos asumidos por las entidades durante el periodo. 9. Saldo Final: registra el resultado del movimiento que se produjo en el período, es decir, al saldo inicial (casilla 5) más los aumentos (casillas 6.1) más los ajustes (casilla 6.2) menos las amortizaciones a capital (casilla 7.1). 10. Participación Accionaria del Distrito: Registre en porcentaje la participación del Distrito a la fecha de corte de la información reportada. 11. Empresas Industriales, Comerciales y Por Acción: Se hace la sumatoria por cada concepto. 12. Total Distrito Capital: Es la sumatoria total de cada concepto (Sector Central y Descentralizado). 13. Observaciones: registre observaciones y/o aclaraciones que considere explican las cifras o el movimiento reportado. 14. Nombre del funcionario: Quien consolida la información. ANEXO No. 5 1. CONSOLIDADO DE TESORERIA Y PORTAFOLIO DE INVERSIONES DEL DISTRITO CAPITAL 2. PERIODO REPORTADO 3. Millones de pesos
1. Nombre del formato: “Consolidado de Tesorería y Portafolio de Inversiones” 2. Período Reportado: Escriba el período al cual corresponde la información reportada. 3. Cifras en: Millones de pesos. 4. Secretaría Distrital de Hacienda: En esta columna se colocará la información correspondiente a esta entidad. 5. Demás entidades con participación del Distrito Capital: En esta columna se colocará la información correspondiente a todas las entidades distritales o con participación del distrito exceptuando la Secretaría Distrital de Hacienda. 6. Total: En esta columna se colocará la información consolidada de las columnas 3 y 4. 7. Cuentas de ahorro: Corresponde a recursos depositados en cuentas de ahorro por las entidades en el periodo. 8. Cuentas Corrientes: Corresponde a recursos depositados en cuentas corrientes por las entidades en el periodo. 9. Cajas: Corresponde a recursos que permanecen en cajas menores o principal por las entidades en el periodo. 10. Subtotal Tesorería: Corresponde a la suma de las columnas 6, 7 y 8 acorde con la entidad. 11. CDT`s: Corresponde al valor de los títulos en CDT que tienen las entidades en el periodo. 12. Otros títulos: Corresponde al valor de títulos de inversión diferentes a CDT de las entidades en el periodo. 13. Subtotal Portafolio: Corresponde a la suma de los recursos en CDT y otros títulos por entidad en el periodo. 14. Total Tesorería y Portafolio: Corresponde a la suma de los recursos en tesorería y portafolio de las entidades en el periodo. 15. Observaciones: registre observaciones y/o aclaraciones que considere explican las cifras o el movimiento reportado. 16. Nombre del funcionario: Quien consolida la información. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer las actividades requeridas para la elaboración del Informe del Balance Social del Distrito Capital. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con “Elabora el Plan de Trabajo Detallado” y termina con “Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones para aprobación de su publicación en un medio diferente a la página WEB, de la Contraloría de Bogotá”. 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES: BALANCE SOCIAL: Es el resultado de la comparación de los compromisos formulados para atender los problemas sociales identificados y las transformaciones logradas por la gestión de la Administración Distrital en una vigencia fiscal. Tiene la finalidad de establecer la equidad para el acceso, mejoramiento y mantenimiento en la prestación de bienes y/o servicios e identificar el número y características de los beneficiarios de los mismos. INFORME DE BALANCE SOCIAL DE LOS SUJETOS DE CONTROL: es el componente de la cuenta fiscal anual que presentan los sujetos de control que participan en la ejecución del plan de desarrollo distrital, mediante formato electrónico diseñado por la Contraloría de Bogotá, D.C, en el cual se condensan los resultados de la gestión en la transformación de los problemas identificados y atendidos en la vigencia, la focalización de la población afectada y atendida, Se constituye en insumo fundamental para la elaboración del Informe de Balance Social del D.C. INFORME DE BALANCE SOCIAL DEL PROCESO DE VIGILANCIA Y CONTROL: es el informe resultado de la auditoría, evaluación y calificación por parte del Proceso de Vigilancia y Control, de la Contraloría de Bogotá, al informe de balance social presentado por las entidades distritales, en la cuenta fiscal anual. Esta evaluación y calificación se hace acorde a la resolución reglamentaria de la Contraloría, vigente que establece los lineamientos de auditoría. Se constituye en insumo para la elaboración del Informe de Balance Social del D.C: INFORME DE BALANCE SOCIAL DEL D.C.: es el consolidado por sectores administrativos y Fondos de Desarrollo Local, de los resultados de la gestión de la Administración Distrital en la atención de los problemas sociales de la ciudad que afectan la calidad de vida de sus habitantes. Estos resultados se dan a conocer a la comunidad y al Concejo de Bogotá D.C. METODOLOGÍA DEL BALANCE SOCIAL: es un instrumento diseñado por la Contraloría de Bogotá, D.C., para que las entidades distritales participantes en la ejecución del plan de desarrollo distrital, presenten en la cuenta fiscal anual, el Informe de Balance Social de los Sujetos de Control, acorde a parámetros establecidos en documento electrónico. POLÍTICAS PÚBLICAS: conjunto de directrices, criterios, lineamientos y acciones determinados por un gobierno frente a problemas sociales identificados. POLÍTICAS PÚBLICAS DISTRITALES: conjunto de directrices, criterios, lineamientos y acciones determinadas por las administraciones del Distrito Capital, para atender las problemáticas diagnosticadas que afectan a los habitantes de la ciudad. PROBLEMA SOCIAL: Es aquella situación que afecta negativamente el bienestar, las posibilidades de desarrollo o progreso, la convivencia social, el medio ambiente o la existencia misma de la comunidad. Se hace público cuando un determinado grupo, con influencia y capacidad de movilizar actores de poder, considera que la situación actual no es aceptable y que es necesaria una intervención del Estado para remediarla. Genera déficit o necesidad de servicios y/o bienes de un grupo poblacional que al no ser atendidos, se convierten en causas potenciales de incremento de pobreza, inequidad y exclusión, incidiendo en el bienestar y calidad de vida de la población afectada. 5. ANEXOS: Anexo No. 1: Instructivo para elaborar el Plan de Trabajo Detallado, código formato 03011001. Anexo No. 2: Formato de atención, código formato 03011002. Anexo No. 3: Planilla de seguimiento, código formato 03011003. Anexo No. 4: Modelo para la presentación de informes obligatorios, estructurales y sectoriales, código formato 03011004. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia)______ DIRECCIÓN ______________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN ___________________________________________________________________________________________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO1: _________________________________________________________________________________________ TIPO DE PRODUCTO2: _____________________________________________________________________________________________ PERÍODO DE ESTUDIO: ____________________________________________________________________________________________ RESPONSABLE3: _________________________________________________________________________________________________ ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: __________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para el informe anual del Balance Social del D.C, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. OBJETIVO: es el fin o propósito del informe de Balance Social del D.C. 2.2. ALCANCE: se refiere a la muestra de los informes de balance social de los sujetos de control y de auditoría que se tomarán como insumos del informe. 2.3. METODOLOGÍA: es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos del informe. Se definen los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Por ser parte del Plan de Trabajo Detallado, no se requiere que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. Se incluye en el título del cronograma, el nombre del informe, subdirección responsable de su elaboración. En el cuerpo del mismo se deberán incluir los siguientes ítems: *Numeración consecutiva de las actividades, redactadas en forma clara y específica, de tal manera que faciliten verificar el cumplimiento de lo programado, en el tiempo. *Términos (tiempos) establecidos para la ejecución de las actividades, precisando fechas para la entrega de subproductos y productos. *Actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto. ANEXO No. 2 FORMATO DE ATENCIÓN SUBDIRECCIÓN DE EVALUACION DE POLÍTICA PÚBLICA Fecha ____/ _____/ Hora: ___________ Entidad o Dependencia Atendida: ______________________________________________________________________________________ Origen de la atención: Solicitud directa de la entidad o dependencia Recomendación de la CB:
Tema objeto de la reunión: __________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________ Principales Puntos Tratados: __________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________ Observaciones y Recomendaciones: __________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________
ANEXO No. 3 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: __________________________________________________________________________________________________________________________________ (2). TIPO DE INFORME: __________________________________________________________________________________________________________________________________ (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: _____________________________________________________________ (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ______________________________________________________________
(9) Nombre Subdirector: __________________Firma: ____________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). Título del informe. (2). Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3). Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4). Nombre del Subdirector responsable. (5). Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6). Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7). Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8). Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9). Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. ANEXO No. 4 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS. 1. Requisitos de presentación del Informe: El informe debe preferiblemente redactarse en: *Letra arial tamaño 12 de Word. *Margen superior, 4 cms. *Margen inferior, 3 cms. *Margen izquierdo, 3 cms. *Margen derecho, 3 cms. *Espacio interlineado sencillo. Numeración: sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Redacción y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios, expresiones a título personal en singular o plural. Cuando es cita textual se debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de página Web en pie de páginas se debe quitar el hipervínculo; escribir la fecha en la cual fue tomada. Los pies de página debe ir en letra Times New Roman tamaño 7 u 8, internileado (exacto 8). Preciso: Es conveniente ser concreto y puntual en cada frase y en el informe completo. La redacción debe ser sencilla, clara, ordenada y coherente. Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar en forma concreta, expresando lo que se debe decir sobre la situación encontrada. Objetivo: Todo lo redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la Administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. Distribución de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. Cuadros y/o tablas: En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; con mayúscula inicial, si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Si el cuadro o tabla se hace en Excel el título debe ir por fuera del cuadro en Word. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: Cuadro o Tabla 1 Gastos de Funcionamiento e Inversión año En millones de pesos
Fuente: Gráficas: el análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. No se debe repetir en texto lo que ya se indicó en la gráfica. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. El título debe ir por fuera de la gráfica en Word. Deben llevar fuente en Arial 8, fuera del gráfico y en Word. No se deben copiar gráficas o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. Contenido: El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenido y centrado. Avances: los avances de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME) Contralor de Bogotá Nombre Contralor Auxiliar Nombre Director (es) (Respectivo(s)) Nombre Subdirector (es) (Según el caso) Nombre Profesionales Nombres CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la elaboración del Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente de Bogotá D.C. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con “Elaborar el Plan de Trabajo Detallado (…)” y termina con “Remitir, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones (…)”. 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES: PLAN DE TRABAJO DETALLADO: Documento que incluye la distribución de tareas y la asignación de responsabilidades a los funcionarios de la Subdirección. 5. ANEXOS Anexo No. 1: Instructivo para elaborar el Plan de Trabajo Detallado, código formato 03013001. Anexo No. 2: Planilla de Seguimiento, código formato 03013002. Anexo 3: Modelo para la presentación de informes Obligatorios, Estructurales y Sectoriales, código formato 03013003. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN _____________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN __________________________________________________________________________________________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO1: ________________________________________________________________________________________ TIPO DE PRODUCTO2: _____________________________________________________________________________________________ RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________________________ ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
FECHA DE APROBACIÓN: DÍA: _____ MES: _____ AÑO: _____ NÚMERO DE FOLIOS: __________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del Proceso del proceso Estudios de Economía y Política Pública, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2. OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 2.3. ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4. METODOLOGÍA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro columnas: La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. ANEXO No. 2 PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: __________________________________________________________________________________________________________________________________ (2). TIPO DE INFORME: __________________________________________________________________________________________________________________________________ (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________ (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________________________________________________________ En millones de pesos
(9) Nombre Subdirector: __________________Firma: ____________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1). Título del informe. (2). Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3). Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4). Nombre del Subdirector responsable. (5). Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6). Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7). Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8). Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9). Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. ANEXO No. 3 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS 1. Requisitos de presentación del Informe: El informe debe preferiblemente redactarse en: *Letra arial tamaño 12 de Word. *Margen superior, 4 cms. *Margen inferior, 3 cms. *Margen izquierdo, 3 cms. *Margen derecho, 3 cms. *Espacio interlineado sencillo. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Redacción y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios. Cuando es cita textual se debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de página Web en pie de páginas se debe quitar el hipervínculo; escribir la fecha en la cual fue tomada, a manera de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se copia la dirección electrónica) El pie de página debe ir en letra Times New Roman tamaño 8, internileado (exacto 8). Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la situación encontrada. Objetivo: Todo lo redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. Distribución de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. Cuadros y/o tablas: En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: Cuadro o Tabla 1 Gastos de Funcionamiento e Inversión año En millones de pesos
Fuente: Gráficas: El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. Deben llevar fuente en Arial 8, fuera del gráfico y en Word. No se deben copiar gráficas o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. Las cifras presupuestales deben tener como fuente las Estadísticas Fiscales de la Contraloría de Bogotá, D.C. Contenido: El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenido y centrado. 10. Avances: Los avances de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME) Contralor de Bogotá Nombre Contralor Auxiliar Nombre Director (es) (Respectivo(s)) Nombre Subdirector (es) (Según el caso) Nombre Profesionales Nombres CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la elaboración del informe anual de la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro del Distrito Capital. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con “Elabora el plan de trabajo detallado (…)” y termina con “Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de publicaciones (…)”. 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES: ANÁLISIS PRESUPUESTAL: Estudio del comportamiento de los diferentes rubros del presupuesto en un período determinado, por entidad y global para establecer la eficiencia y eficacia de la gestión fiscal de todos los entes que conforman el Presupuesto Anual y el General del Distrito Capital. CIERRE PRESUPUESTAL: Procedimiento que realizan las entidades y empresas al finalizar cada vigencia fiscal, con el propósito de determinar el resultado de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las cuentas por pagar, las reservas, el estado de tesorería, los excedentes financieros y la disponibilidad final. CUENTAS DEL TESORO: Son en esencia, una expresión contable financiera, que muestra las disponibilidades y derechos que se tienen a corto plazo – Activos Corrientes, enfrentados a las obligaciones existentes con vencimiento menor a un año – Pasivos corrientes. La diferencia resultante de esta relación es conocida en el ámbito financiero como Capital de Trabajo, que básicamente, muestra el excedente de que se dispone en un momento dado, después de financiar sus obligaciones a menos de un año. CUENTAS POR PAGAR: Son aquellas obligaciones constituidas para amparar los compromisos que hayan derivado de la entrega de los bienes, obras y servicios y de su recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada año; y de anticipos y pagos por anticipado pactados en los contratos no ejecutados. EJECUCIÓN ACTIVA: Es el recaudo de los ingresos que financian el presupuesto, constituidos por los Ingresos Corrientes o Recursos Propios de las Entidades, las Transferencias y los Recursos de Capital, más la disponibilidad inicial en el caso de las empresas industriales y comerciales y sociales del estado (saldo de caja, bancos e inversiones temporales, excluyendo los dineros recaudados a favor de terceros). EJECUCIÓN PASIVA: Proceso mediante el cual se adquieren compromisos y se ordenan gastos que cumplan con los requisitos señalados en las disposiciones legales vigentes. Los compromisos se respaldan con la expedición previa de certificados de disponibilidad presupuestal CDP, y con la operación del registro presupuestal con el cual se perfecciona. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Proceso mediante el cual se recauda los ingresos, se adquieren los compromisos y se ordenan los gastos, cumpliendo con los requisitos señalados en la normatividad vigente. ESTADÍSTICA PRESUPUESTAL: Cifras del presupuesto y su ejecución discriminada por ítems y por rubros de los sujetos de control, que tienen acto administrativo en su asignación de presupuesto para una vigencia determinada. ESTADO DE TESORERÍA: Corresponde a la suma de los valores en caja y bancos, inversiones y derechos a 31 de diciembre. De este estado harán parte los saldos reportados por el tesorero como propiedad de terceros, los fondos especiales, los fondos con destinación específica, los recaudos por concepto de empréstitos, los acreedores varios, y en general todo recurso que esté a disposición de las tesorerías de cada entidad. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Apropiaciones necesarias para el desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y de apoyo. Comprende los gastos por servicios personales, gastos generales, aportes patronales y transferencias de funcionamiento. GASTOS DE OPERACIÓN: Erogaciones que incorporan el monto total de compra de bienes, insumos y servicios que requieren las empresas para la producción y comercialización de los servicios prestados, así como los gastos en que se incurren para la generación o desarrollo de nuevos negocios. Excluye la adquisición de bienes y servicios que por su naturaleza hacen parte de los gastos de funcionamiento y o inversión. GASTOS: Erogaciones que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos y entidades para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la Ley, se clasifican en funcionamiento, de operación, servicio de la deuda e inversión. INFORMACIÓN PROCESADA DE LA ESTADÍSTICA PRESUPUESTAL: Producto terminado del proceso de incorporación de cifras del presupuesto y su ejecución discriminada por ítems y por rubros de los sujetos de control que tiene acto administrativo en su asignación de presupuesto para una vigencia determinada, y consolidada por niveles administrativos y sectores económicos. Sirve de insumo para el desarrollo del análisis presupuestal. INGRESOS CORRIENTES: Recursos que se perciben por concepto de la aplicación de impuestos, contribuciones, tasas, multas, derechos y participaciones. De acuerdo con su origen se identifican como tributarios y no tributarios. INGRESOS: Recursos que ingresan al ente territorial o a las entidades por razón de la prestación o venta de bienes o servicios, recaudo tributario, transferencias y recursos de capital. INGRESOS NO TRIBUTARIOS: Recursos generados por la actividad propia de la entidad en cumplimiento de su objetivo social y se clasifican en venta de bienes y servicios, rentas contractuales, participaciones y contribuciones. INGRESOS TRIBUTARIOS: Recursos que percibe el Distrito, provenientes de impuestos directos o indirectos. INVERSIÓN: Egreso en que se incurre para el desarrollo de programas y proyectos en cumplimiento de los planes de desarrollo, que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los ciudadanos. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES: Modificación de una cuenta mediante la cual se aumenta, trasladan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones establecidas durante la vigencia. PRESUPUESTO ANUAL: Nombre asignado al presupuesto agregado de la administración central, entes de control y universitario y los establecimientos públicos y que surte trámite en el Concejo de la ciudad para su aprobación. PRESUPUESTO GENERAL DEL DISTRITO: Consolidado de los presupuestos anual, empresas industriales y comerciales del distrito, las empresas sociales del estado. Anexo de los fondos de desarrollo local. PRESUPUESTO PÚBLICO: Estimativo de la totalidad de los ingresos y gastos del ente territorial o entidad para la vigencia fiscal correspondiente. Herramienta de planeación que a través de la ejecución permite determinar el cumplimiento de metas y objetivos anuales definidos por la administración en los planes y programas de desarrollo económico y social y de obras públicas. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC): Instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir los compromisos que no puedan exceder del total del PAC de la vigencia. La ejecución de los gastos del Presupuesto Anual del Distrito Capital se hará a través del PAC. RECAUDOS DE TERCEROS: Los Recaudos que las Empresas efectúen por cuenta de otras entidades públicas o de terceros al igual que los giros de los mismos, no se incorporarán en los presupuestos, solo se efectuarán los registros contables correspondientes. RECURSOS DE CAPITAL: Ingresos provenientes de las siguientes fuentes: Operaciones de Crédito Público con vencimiento mayor a un año, los Recursos del Balance, los Rendimientos por Operaciones Financieras, las Donaciones, Diferencial Cambiario, los Excedentes Financieros de los Establecimientos Públicos del orden Distrital y utilidades de las Empresas y Otros Recursos de Capital diferentes. RESERVAS PRESUPUESTALES: Obligaciones y compromisos adquiridos que a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal que no se hayan cumplido. Es decir, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado, pero que estén legalmente contraídas, se hayan registrado presupuestalmente y desarrollen el objeto de la apropiación. SERVICIO DE LA DEUDA: Está conformado por las amortizaciones a capital, intereses y comisiones que genera el pago de la deuda interna o externa. SISTEMA PRESUPUESTAL: Está constituido por un Plan Financiero Plurianual, por un Plan Operativo Anual de Inversiones y por el Presupuesto Anual del Distrito Capital. SITUACIÓN FISCAL O EXCEDENTE FINANCIERO A 31 DE DICIEMBRE: Es la diferencia entre la disponibilidad neta en tesorería y el monto de las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago a 31 de diciembre. En el caso de la Administración Central la situación fiscal se denomina superávit o déficit fiscal. En el caso de los Establecimientos Públicos se denomina excedente o déficit financiero. SITUACIÓN PRESUPUESTAL: Resultado que se obtiene de restar del total de Recaudos, los Giros y Reservas Presupuestales. (El cálculo de la situación presupuestal permite establecer si la gestión presupuestaria generó superávit o déficit. Si existe superávit el recaudo es superior al monto ejecutado del presupuesto de gastos y si existe Déficit, la ejecución del presupuesto de gastos es superior al recaudo). SUJETOS DE CONTROL: Son las entidades o los particulares que manejen fondos o bienes de propiedad del Distrito, sometidas a la vigilancia fiscal de la Contraloría de Bogotá. TRANSFERENCIAS: Son dineros de un presupuesto que percibe otro presupuesto por mandato legal, en uno es un gasto y en el otro es un ingreso, como es el caso de los provenientes de la Nación por participación en sus ingresos corrientes, sistema general de participaciones y de las entidades descentralizadas por pago de compromisos adquiridos como el plan de gestión ambiental o estratificación por parte de las empresas. 5. ANEXOS: Anexo No. 1: Instructivo para la elaboración del Plan de Trabajo Detallado, código formato 03014001. Anexo No. 2: Planilla de Seguimiento, código formato 03014002. Anexo No. 3: Modelo para la presentación de informes Estructurales, Sectoriales, y Obligatorios, código formato 03014003. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN _____________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN __________________________________________________________________________________________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO:1_________________________________________________________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2______________________________________________________________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO:3 ____________________________________________________________________________________________ RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________________________ ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
FECHA DE APROBACIÓN: DÍA: _____ MES: _____ AÑO: _____ NÚMERO DE FOLIOS: _________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del proceso Estudios de Economía y Política Pública, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2. OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el porque y para que se va a realizar un producto (informe). 2.3. ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4. METODOLOGÍA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro columnas: La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. ANEXO No. 2 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________ (2). TIPO DE INFORME: _____________________________________________ (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________ (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________
(9) Nombre subdirector: ___________Firma: ______________________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO: (1). Título del informe. (2). Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3). Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4). Nombre del Subdirector responsable. (5). Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6). Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7). Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8). Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9). Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. ANEXO No. 3 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS 1. Requisitos de presentación del Informe: El informe debe preferiblemente redactarse en: *Letra arial tamaño 12 de Word. *Margen superior, 4 cms. *Margen inferior, 3 cms. *Margen izquierdo, 3 cms, *Margen derecho, 3 cms. *Espacio interlineado sencillo. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Redacción y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios. Cuando es cita textual se debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de página Web en pie de páginas se debe quitar el hipervínculo; escribir la fecha en la cual fue tomada, a manera de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se copia la dirección electrónica) El pie de página debe ir en letra Times New Roman tamaño 8, internileado (exacto 8). Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la situación encontrada. Objetivo: Todo lo redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. Distribución de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. Cuadros y/o tablas: En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: Cuadro o Tabla 1 Gastos de Funcionamiento e Inversión año En millones de pesos
Fuente: Gráficas: El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. Deben llevar fuente en Arial 8, fuera del gráfico y en Word. No se deben copiar gráficas o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. Las cifras presupuestales deben tener como fuente las Estadísticas Fiscales de la Contraloría de Bogotá, D.C. Contenido: El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenido y centrado. 10. Avances: Los avances de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME) Contralor de Bogotá Nombre Contralor Auxiliar Nombre Director (es) (Respectivo(s)) Nombre Subdirector (es) (Según el caso) Nombre Profesionales Nombres CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Actualizar y consolidar las estadísticas presupuestales del Distrito Capital -D.C.- con énfasis en el Plan de Desarrollo, de acuerdo con la información reportada por parte de los sujetos de control. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con: Elabora el Plan de Trabajo Detallado del informe y termina con: “Informa a la Subdirección de Análisis, Indicadores y Estadísticas, la ubicación de la información de Estadísticas Presupuestales, con el fin de que sirva de insumo para el observatorio de control fiscal. Igualmente lo envía a la oficina de Comunicaciones para ser socializado por los medios que ellos estimen publicar”. 3. BASE LEGAL: Ver normograma. 4. DEFINICIONES: ACUMULADO: Registros mensuales por entidad y su acumulado al periodo solicitado. AGREGADO: Agrupación de ítems y rubros de las entidades que conforman o identifican un grupo. ANÁLISIS PRESUPUESTAL: Estudio del comportamiento de los diferentes rubros del presupuesto en un período determinado, por entidad y global para establecer la eficiencia y eficacia de la gestión fiscal de todos los entes que conforman el Presupuesto Anual y el General del Distrito Capital. CIERRE PRESUPUESTAL: Procedimiento que realizan las entidades y empresas al finalizar cada vigencia fiscal, con el propósito de determinar el resultado de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las cuentas por pagar, las reservas, el estado de tesorería, los excedentes financieros y la disponibilidad final. CUENTAS DEL TESORO: Son en esencia, una expresión contable financiera, que muestra las disponibilidades y derechos que se tienen a corto plazo - Activos Corrientes, enfrentados a las obligaciones existentes con vencimiento menor a un año – Pasivos corrientes. La diferencia resultante de esta relación es conocida en el ámbito financiero como Capital de Trabajo, que básicamente, muestra el excedente de que se dispone en un momento dado, después de financiar sus obligaciones a menos de un año. CUENTAS POR PAGAR: Son aquellas obligaciones constituidas para amparar los compromisos que hayan derivado de la entrega de los bienes, obras y servicios y de su recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada año; y de anticipos y pagos por anticipado pactados en los contratos no ejecutados. EJECUCIÓN ACTIVA: Es el recaudo de los ingresos que financian el presupuesto, constituidos por los Ingresos Corrientes o Recursos Propios de las Entidades, las Transferencias y los Recursos de Capital, más la disponibilidad inicial en el caso de las empresas industriales y comerciales y sociales del estado (saldo de caja, bancos e inversiones temporales, excluyendo los dineros recaudados a favor de terceros). EJECUCIÓN PASIVA: Proceso mediante el cual se adquieren compromisos y se ordenan gastos que cumplan con los requisitos señalados en las disposiciones legales vigentes. Los compromisos se respaldan con la expedición previa de certificados de disponibilidad presupuestal CDP y con la operación del registro presupuestal con el cual se perfecciona. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Proceso mediante el cual se recauda los ingresos, se adquieren los compromisos y se ordenan los gastos, cumpliendo con los requisitos señalados en la normatividad vigente. ENTIDADES OBLIGADAS A RENDIR INFORMACIÓN PRESUPUESTAL: Entes que manejan recursos del D.C. y por consiguiente requieren ser vigiladas por la Contraloría de Bogotá. ESTADÍSTICA PRESUPUESTAL: Cifras del presupuesto y su ejecución discriminada por ítems y por rubros de los sujetos de control, que tienen acto administrativo en su asignación de presupuesto para una vigencia determinada. ESTADO DE TESORERÍA: Corresponde a la suma de los valores en caja y bancos, inversiones y derechos a 31 de diciembre. De este estado harán parte los saldos reportados por el tesorero como propiedad de terceros, los fondos especiales, los fondos con destinación específica, los recaudos por concepto de empréstitos, los acreedores varios, y en general todo recurso que esté a disposición de las tesorerías de cada entidad. GASTOS: Erogaciones que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos y entidades para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la Ley, se clasifican en funcionamiento, de operación, servicio de la deuda e inversión. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Apropiaciones necesarias para el desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y de apoyo. Comprende los gastos por servicios personales, gastos generales, aportes patronales y transferencias de funcionamiento. GASTOS DE OPERACIÓN: Erogaciones que incorporan el monto total de compra de bienes, insumos y servicios que requieren las empresas para la producción y comercialización de los servicios prestados, así como los gastos en que se incurren para la generación o desarrollo de nuevos negocios. Excluye la adquisición de bienes y servicios que por su naturaleza hacen parte de los gastos de funcionamiento y o inversión. INFORMACIÓN PROCESADA: Producto terminado del Grupo de Estadísticas, que sirve de insumo para el desarrollo del análisis presupuestal. INFORMACIÓN PROCESADA DE LA ESTADÍSTICA PRESUPUESTAL: Producto terminado del proceso de incorporación de cifras del presupuesto y su ejecución discriminada por ítems y por rubros de los sujetos de control que tiene acto administrativo en su asignación de presupuesto para una vigencia determinada, y consolidada por niveles administrativos y sectores económicos. Sirve de insumo para el desarrollo del análisis presupuestal. INFORMES PRESUPUESTALES: Informes de Presupuesto y Ejecución de Ingresos, de Gastos e Inversión. INGRESOS: Recursos que ingresan al ente territorial o a las entidades por razón de la prestación o venta de bienes o servicios, recaudo tributario, transferencias y recursos de capital. INGRESOS CORRIENTES: Recursos que se perciben por concepto de la aplicación de impuestos, contribuciones, tasas, multas, derechos y participaciones. De acuerdo con su origen se identifican como tributarios y no tributarios. INGRESOS NO TRIBUTARIOS: Recursos generados por la actividad propia de la entidad en cumplimiento de su objetivo social y se clasifican en venta de bienes y servicios, rentas contractuales, participaciones y contribuciones. INGRESOS TRIBUTARIOS: Recursos que percibe el Distrito, provenientes de impuestos directos o indirectos. INVERSIÓN: Egreso en que se incurre para el desarrollo de programas y proyectos en cumplimiento de los planes de desarrollo, que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los ciudadanos. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES: Procedimiento mediante el cual se aumenta, trasladan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones. PRESUPUESTO ANUAL: Nombre asignado al presupuesto agregado de la administración central, entes de control y universitario y los establecimientos públicos y que surte trámite en el Concejo de la ciudad para su aprobación. PRESUPUESTO GENERAL: Se compone de los Presupuestos Anual, Empresas Industriales y Comerciales y Empresas Sociales del Estado. PRESUPUESTO GENERAL DEL DISTRITO: Consolidado de los presupuestos anual, empresas industriales y comerciales del distrito, las empresas sociales del estado. Anexo de los fondos de desarrollo local. PRESUPUESTO PÚBLICO: Estimativo de la totalidad de los ingresos y gastos del ente territorial o entidad para la vigencia fiscal correspondiente. Herramienta de planeación que a través de la ejecución permite determinar el cumplimiento de metas y objetivos anuales definidos por la administración en los planes y programas de desarrollo económico y social y de obras públicas. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC): Instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir los compromisos que no puedan exceder del total del PAC de la vigencia. La ejecución de los gastos del Presupuesto Anual del Distrito Capital se hará a través del PAC. RECURSOS DE CAPITAL: Ingresos provenientes de las siguientes fuentes: Operaciones de Crédito Público con vencimiento mayor a un año, los Recursos del Balance, los Rendimientos por Operaciones Financieras, las Donaciones, Diferencial Cambiario, los Excedentes Financieros de los Establecimientos Públicos del orden Distrital y utilidades de las Empresas y Otros Recursos de Capital diferentes. RECAUDOS DE TERCEROS: Los Recaudos que las Empresas efectúen por cuenta de otras entidades públicas o de terceros al igual que los giros de los mismos, no se incorporarán en los presupuestos, solo se efectuarán los registros contables correspondientes. RESERVAS PRESUPUESTALES: Obligaciones y compromisos adquiridos que a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal que no se hayan cumplido. Es decir, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado, pero que estén legalmente contraídas, se hayan registrado presupuestalmente y desarrollen el objeto de la apropiación. SERVICIO DE LA DEUDA: Está conformado por las amortizaciones a capital, intereses y comisiones que genera el pago de la deuda interna o externa. SISTEMA PRESUPUESTAL: Conjunto de todos los actos e instrumentos que se llevan a cabo y se utilizan en la formulación, ejecución, seguimiento y control del presupuesto. De conformidad con el Decreto Distrital 714 de 1996, el Sistema Presupuestal Distrital está constituido por Plan Financiero Plurianual (Operaciones Efectivas, Estimaciones de Ingresos y Gastos) y Plan de Inversiones, Presupuesto Anual (Ingresos, Gastos y Disposiciones Generales. También debe considerarse como el mecanismo que prevé las fuentes y montos de los recursos monetarios y su asignación anual en la financiación de los planes, programas y proyectos para cada período de gobierno. SITUACIÓN FISCAL O EXCEDENTE FINANCIERO A 31 DE DICIEMBRE: Es la diferencia entre la disponibilidad neta en tesorería y el monto de las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago a 31 de diciembre. En el caso de la Administración Central la situación fiscal se denomina superávit o déficit fiscal. En el caso de los Establecimientos Públicos se denomina excedente o déficit financiero. SITUACIÓN PRESUPUESTAL: Resultado que se obtiene de restar del total de Recaudos, los Giros y Reservas Presupuestales. (El cálculo de la situación presupuestal permite establecer si la gestión presupuestaria generó superávit o déficit. Si existe superávit el recaudo es superior al monto ejecutado del presupuesto de gastos y si existe Déficit, la ejecución del presupuesto de gastos es superior al recaudo). SUJETOS DE CONTROL: Son las entidades o los particulares que manejen fondos o bienes de propiedad del Distrito, sometidas a la vigilancia fiscal de la Contraloría de Bogotá. TRANSFERENCIAS: Son dineros de un presupuesto que percibe otro presupuesto por mandato legal, en uno es un gasto y en el otro es un ingreso, como es el caso de los provenientes de la Nación por participación en sus ingresos corrientes, sistema general de participaciones y de las entidades descentralizadas por pago de compromisos adquiridos como el plan de gestión ambiental o estratificación por parte de las empresas. 5. ANEXOS: Anexo No. 1: Instructivo para elaborar el Plan de Trabajo Detallado, código formato 03015001. Anexo No. 2: Planilla de seguimiento, código formato 03015002. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN ______________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN ___________________________________________________________________________________________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO:1_________________________________________________________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2______________________________________________________________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO:3 ____________________________________________________________________________________________ RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________________________ ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
FECHA DE APROBACIÓN: DÍA: _____ MES: _____ AÑO: _____ NÚMERO DE FOLIOS: __________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del Proceso del proceso Estudios de Economía y Política Pública, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales): 2.2. OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el porque y para que se va a realizar un producto (informe). 2.3. ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4. METODOLOGIA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro columnas: La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. ANEXO No. 2 PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________________________________________________________ (2). TIPO DE INFORME: _____________________________________________________________________________________________ (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________ (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________________________________________________________
(9) Nombre subdirector: ___________Firma: ______________________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del Subdirector responsable. (5) Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. CONTROL DE CAMBIOS:
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para la elaboración del Informe: “Evaluación de los Resultados de la Gestión Fiscal y del Plan de Desarrollo de la Administración Distrital frente a las Políticas Públicas”. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con “Elabora el Plan de Trabajo Detallado” y termina con “Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones (…)” 3. BASE LEGAL: Ver normograma 4. DEFINICIONES: EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA GESTIÓN FISCAL Y DEL PLAN DE DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL FRENTE A LAS POLÍTICAS PÚBLICAS : Es el medio por el cual la Contraloría de Bogotá establece de manera consolidada y analítica los resultados obtenidos por la Administración Distrital en el manejo de los recursos durante una determinada vigencia, de acuerdo con los principios que orientan la vigilancia de la gestión fiscal, con el fin de cumplir con la misión pública y las funciones asignadas de cada una de las entidades del Distrito. GESTIÓN FISCAL: Conjunto de actividades económicas, jurídicas, tecnológicas y administrativas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejan o administran recursos públicos tendientes a la adecuada adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas, en orden a cumplir los fines del estado. PLAN DE DESARROLLO: Documento de política pública a través del cual se describen los objetivos, las estrategias, los programas, los proyectos y las metas que comprometen al Estado con la ciudadanía –en particular a cada una de las entidades territoriales que lo integran-, y en el que se especifican las acciones a adelantar en cada período de gobierno, así como los respectivos recursos asociados para garantizar que las mismas se cumplan. En este sentido, el plan de desarrollo se constituye como la principal y más formal expresión del ejercicio de la planeación. POLÍTICA PÚBLICA: El conjunto de decisiones políticas y acciones estratégicas que llevan a la transformación de una realidad social, que tanto los ciudadanos y ciudadanas como quienes representan al Estado han determinado como importante o prioritaria de transformar, dado que subsisten en ella condiciones de desequilibrio y desigualdad que afectan la calidad de vida. La política pública plantea una distribución diferente de lo existente, en especial y de manera estructural, del poder y su relación con la distribución de los bienes o servicios, y de éstos en atención a la materialización de los derechos individuales y colectivos teniendo en cuenta contextos y territorios políticos y sociales1. CONTROL INTERNO: Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes. MECI: El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. INFORME DE AUDITORIA REGULAR CON ENFOQUE INTEGRAL: Documento que recoge los resultados del proceso de auditoría, a la gestión o actividades de las entidades, mediante la aplicación de sistemas de control, con el fin de determinar con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia en el logro de los resultados y su correspondencia entre las estrategias, operaciones y propósitos de los sujetos de control. PRINCIPIOS GENERALES DE GESTIÓN FISCAL: Las actuaciones de las autoridades e instancias distritales en desarrollo de sus competencias en materia de planeación se regirán por los siguientes principios: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. TRANSPARENCIA: Se utiliza para designar la claridad de funcionamiento de las instituciones. Está vinculada a las diversas solicitudes relativas a un mayor acceso a la información y a los documentos para el ciudadano, una mayor participación en la toma de decisiones y una mejor legibilidad de los textos (simplificación de los tratados, consolidación y mejor calidad de redacción de los textos legislativos)2. 5. ANEXOS: Anexo No. 1: Instructivo para elaborar el Plan de trabajo detallado, código formato 03016001. Anexo No. 2: Formato de atención, código formato 03016002. Anexo No. 3: Planilla de seguimiento, código formato 03016003. Anexo No. 4: Modelo para la presentación de informes obligatorios, estructurales y Sectoriales, código formato 03016004. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia)______ DIRECCIÓN ______________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN ___________________________________________________________________________________________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO3: _________________________________________________________________________________________ TIPO DE PRODUCTO4: _____________________________________________________________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO5: ____________________________________________________________________________________________ RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________________________ ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios:__________ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del proceso Estudios de Economía y Política Pública, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2. OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el porque y para que se va a realizar un producto (informe). 2.3. ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4. METODOLOGÍA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro columnas: La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. ANEXO No 2. FORMATO DE ATENCIÓN SUBDIRECCION DE EVALUACIÓN DE POLÍTICA PÚBLICA Fecha ____/ _____/ Hora: ___________ Entidad__________________________________________________________ Atendida:_________________________________________________________
Recomendación de la CB Otro _______________________________Cuál?_________________________ Tema objeto de la reunión __________________________________________________________________ Principales Puntos Tratados: ___________________________________________ __________________________________________________________________ Observaciones y Recomendaciones: __________________________________________________________________ ENTIDAD: ______________________________________CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Nombre:___________________________________________________________ Nombre: __________________________________________________________ Cargo: ____________________________________________________________ Cargo: ____________________________________________________________ Firma: ____________________________________________________________ Firma: ____________________________________________________________ Nombre: __________________________________________________________ Nombre: __________________________________________________________ Cargo: ____________________________________________________________ Cargo: ____________________________________________________________ Firma: ____________________________________________________________ Firma: ____________________________________________________________ ANEXO No 3 PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO DE ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________________________________________________________ (2). TIPO DE INFORME: _____________________________________________________________________________________________ (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________ (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________________________________________________________
(9) Nombre Subdirector: __________________Firma: _____________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). Título del informe. (2). Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3). Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4). Nombre del Subdirector responsable. (5). Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6). Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7). Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8). Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9). Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. ANEXO No 4. MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS 1. Requisitos de presentación del Informe: El informe debe preferiblemente redactarse en: *Letra arial tamaño 12 de Word. *Margen superior, 4 cms. *Margen inferior, 3 cms. *Margen izquierdo, 3 cms. *Margen derecho, 3 cms. *Espacio interlineado sencillo. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Redacción y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios. Cuando es cita textual se debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de página Web en pie de páginas se debe quitar el hipervínculo; escribir la fecha en la cual fue tomada, a manera de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se copia la dirección electrónica) El pie de página debe ir en letra Times New Roman tamaño 8, internileado (exacto 8). Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la situación encontrada. Objetivo: Todo lo redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. Distribución de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. Cuadros y/o tablas: En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: Cuadro o Tabla 1 Gastos de Funcionamiento e Inversión año En millones de pesos
Fuente: Gráficas: El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. Deben llevar fuente en Arial 8, fuera del gráfico y en Word. No se deben copiar gráficas o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. Las cifras presupuestales deben tener como fuente las Estadísticas Fiscales de la Contraloría de Bogotá, D.C. Contenido: El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenido y centrado. 10. Avances: Los avances de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME) Contralor de Bogotá Nombre Contralor Auxiliar Nombre Director (es) (Respectivo(s)) Nombre Subdirector (es) (Según el caso) Nombre Profesionales Nombres CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para elaborar anualmente el Estado de las Finanzas Públicas del Distrito Capital. 2. ALCANCE: Este procedimiento inicia con “Elabora el plan de trabajo (…) y termina con “Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones (…)” 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES ESTADO DE LAS FINANZAS PÚBLICAS DEL DISTRITO CAPITAL: Documento que analiza el comportamiento de las finanzas públicas de la administración distrital en sus aspectos presupuestal, financiero y patrimonial, en lo pertinente a la ejecución del presupuesto, el tesoro, el avance del plan de desarrollo, las inversiones financieras, el estado de la deuda pública y el dictamen a los estados contables. Según la norma, debe incluir los siguientes factores: 1. Ingresos y gastos totales. 2. Superávit o déficit fiscal y presupuestal. 3. Superávit o déficit de tesorería y de operaciones efectivas. 4. Registro de la deuda total. 5. Resultados financieros de las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios. 5. ANEXOS: Anexo No. 1: Instructivo para la elaboración del Plan de Trabajo Detallado, código formato 03017001. Anexo No. 2: Planilla de seguimiento, código formato 03017002. Anexo No. 3: Modelo para la presentación de informes Sectoriales, Estructurales y Obligatorios, código formato 03017003. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No.1 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL PLAN DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN ______________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN ___________________________________________________________________________________________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO:1__________________________________________ 1. De acuerdo al nombre dado en el PAE TIPO DE PRODUCTO:2_______________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO:3 ____________________________________________ RESPONSABLE:____________________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de folios: ____ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del proceso Estudios de Economía y Política Pública, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2. OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el porque y para que se va a realizar un producto (informe). 2.3. ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4. METODOLOGÍA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro columnas: La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. ANEXO No. 2 MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________________________________________________________ (2). TIPO DE INFORME: _____________________________________________________________________________________________ (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________ (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________________________________________________________
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO: (1). Título del informe. (2). Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3). Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4). Nombre del Subdirector responsable. (5). Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6). Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7). Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8). Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9). Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. ANEXO No. 3 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES, Y OBLIGATORIOS 1. Requisitos de presentación del Informe: El informe debe preferiblemente redactarse en: *Letra arial tamaño 12 de Word. *Margen superior, 4 cms. *Margen inferior, 3 cms. *Margen izquierdo, 3 cms. *Margen derecho, 3 cms. *Espacio interlineado sencillo. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Redacción y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios. Cuando es cita textual se debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de página Web en pie de páginas se debe quitar el hipervínculo; escribir la fecha en la cual fue tomada, a manera de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se copia la dirección electrónica) El pie de página debe ir en letra Times New Roman tamaño 8, internileado (exacto 8). Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la situación encontrada. Objetivo: Todo lo redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. Distribución de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. Cuadros y/o tablas: En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: Cuadro o Tabla 1 Gastos de Funcionamiento e Inversión año En millones de pesos
Fuente: Gráficas: El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. Deben llevar fuente en Arial 8, fuera del gráfico y en Word. No se deben copiar gráficas o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. Las cifras presupuestales deben tener como fuente las Estadísticas Fiscales de la Contraloría de Bogotá, D.C. Contenido: El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenido y centrado. 10. Avances: Los avances de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME) Contralor de Bogotá Nombre Contralor Auxiliar Nombre Director (es) (Respectivo(s)) Nombre Subdirector (es) (Según el caso) Nombre Profesionales Nombres CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO Establecer los pasos necesarios para la elaboración del Informe trimestral de Ingresos, Gastos e Inversiones del Distrito Capital. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con: Elabora el plan de trabajo detallado del informe trimestral de ingresos Gastos e Inversiones del Distrito Capital y termina con: Remite a la Oficina de Comunicaciones para que sea socializado por los medios que ellos estimen publicar. 3. BASE LEGAL Ver normograma. 4. DEFINICIONES INFORME TRIMESTRAL DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES DEL DISTRITO CAPITAL: Comprende el análisis de los Ingresos, Gastos e Inversiones del sector público distrital. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Proceso mediante el cual se recauda los ingresos, se adquieren los compromisos y se ordenan los gastos, cumpliendo con los requisitos señalados en la normatividad vigente. EJECUCIÓN ACTIVA: Es el recaudo de los ingresos que financian el presupuesto, constituidos por los Ingresos Corrientes o Recursos Propios de las Entidades, las Transferencias y los Recursos de Capital, más la disponibilidad inicial en el caso de las empresas industriales y comerciales y sociales del estado (saldo de caja, bancos e inversiones temporales, excluyendo los dineros recaudados a favor de terceros). EJECUCIÓN PASIVA: Proceso mediante el cual se adquieren compromisos y se ordenan gastos que cumplan con los requisitos señalados en las disposiciones legales vigentes. Los compromisos se respaldan con la expedición previa de certificados de disponibilidad presupuestal CDP, y con la operación del registro presupuestal con el cual se perfecciona. GASTOS: Erogaciones que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos y entidades para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la Ley, se clasifican en funcionamiento, de operación, servicio de la deuda e inversión. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Apropiaciones necesarias para el desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y de apoyo. Comprende los gastos por servicios personales, gastos generales, aportes patronales y transferencias de funcionamiento. GASTOS DE OPERACIÓN: Erogaciones que incorporan el monto total de compra de bienes, insumos y servicios que requieren las empresas para la producción y comercialización de los servicios prestados; así como los gastos en que se incurren para la generación o desarrollo de nuevos negocios. Excluye la adquisición de bienes y servicios que por su naturaleza hacen parte de los gastos de funcionamiento y o inversión. SERVICIO DE LA DEUDA: Está conformado por las amortizaciones a capital, intereses y comisiones que genera el pago de la deuda interna o externa. INVERSIÓN: Egreso en que se incurre para el desarrollo de programas y proyectos en cumplimiento de los planes de desarrollo, que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los ciudadanos. ESTADÍSTICA PRESUPUESTAL: Cifras del presupuesto y su ejecución discriminada por ítems y por rubros de los sujetos de control, que tienen acto administrativo en su asignación de presupuesto para una vigencia determinada. INGRESOS: Recursos que ingresan al ente territorial o a las entidades por razón de la prestación o venta de bienes o servicios, recaudo tributario, transferencias y recursos de capital. INGRESOS CORRIENTES: Recursos que se perciben por concepto de la aplicación de impuestos, contribuciones, tasas, multas, derechos y participaciones. De acuerdo con su origen se identifican como tributarios y no tributarios. INGRESOS TRIBUTARIOS: Recursos que percibe el Distrito, provenientes de impuestos directos o indirectos. INGRESOS NO TRIBUTARIOS: Recursos generados por la actividad propia de la entidad en cumplimiento de su objetivo social y se clasifican en venta de bienes y servicios, rentas contractuales, participaciones y contribuciones. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES: Modificación de una cuenta mediante la cual se aumenta, trasladan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones establecidas durante la vigencia. PRESUPUESTO ANUAL: Nombre asignado al presupuesto agregado de la administración central, entes de control y universitario y los establecimientos públicos y que surte trámite en el Concejo de la ciudad para su aprobación. PRESUPUESTO GENERAL DEL DISTRITO: Consolidado de los presupuestos anual, empresas industriales y comerciales del distrito, las empresas sociales del estado. Anexo de los fondos de desarrollo local. PRESUPUESTO PÚBLICO: Estimativo de la totalidad de los ingresos y gastos del ente territorial o entidad para la vigencia fiscal correspondiente. Herramienta de planeación que a través de la ejecución permite determinar el cumplimiento de metas y objetivos anuales definidos por la administración en los planes y programas de desarrollo económico y social y de obras públicas. RECURSOS DE CAPITAL: Ingresos provenientes de las siguientes fuentes: Operaciones de Crédito Público con vencimiento mayor a un año, los Recursos del Balance, los Rendimientos por Operaciones Financieras, las Donaciones, Diferencial Cambiario, los Excedentes Financieros de los Establecimientos Públicos del orden Distrital y utilidades de las Empresas y Otros Recursos de Capital diferentes. RESERVAS PRESUPUESTALES: Obligaciones y compromisos adquiridos que a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal que no se hayan cumplido. Es decir, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado, pero que estén legalmente contraídas, se hayan registrado presupuestalmente y desarrollen el objeto de la apropiación. TRANSFERENCIAS: Son dineros de un presupuesto que percibe otro presupuesto por mandato legal, en uno es un gasto y en el otro es un ingreso, como es el caso de los provenientes de la Nación por participación en sus ingresos corrientes, sistema general de participaciones y de las entidades descentralizadas por pago de compromisos adquiridos como el plan de gestión ambiental o estratificación por parte de las empresas. También se incluyen los recursos que se obtengan para Cofinanciación de Proyectos de Entidades Públicas o Privadas, al igual que los provenientes del Fondo Nacional de Regalías. 5. ANEXOS: Anexo No. 1: Instructivo para elaborar el Plan de Trabajo Detallado, código formato 03018001. Anexo No. 2. Planilla de seguimiento código formato 03018002. Anexo No. 3. Modelo para la presentación de informes obligatorios, estructurales y Sectoriales código formato 03018003. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ANEXO No. 1. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______ DIRECCIÓN ______________________________________________________________________________________________________ SUBDIRECCIÓN ___________________________________________________________________________________________________ PLAN DE TRABAJO DETALLADO NOMBRE DEL PRODUCTO:1 _________________________________________________________________________________________ TIPO DE PRODUCTO:2 _____________________________________________________________________________________________ PERIODO DE ESTUDIO:3 ____________________________________________________________________________________________ RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________________________ ELABORADO POR:
Fecha de aprobación: día _____ mes _____ año _____ Número de Folios: ______ 2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del PPS-MACRO, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1. JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales). 2.2. OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 2.3. ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán. 2.4. METODOLOGÍA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 2.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro columnas: La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. ANEXO No. 2 PLANILLA DE SEGUIMIENTO PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA PAE: PLANILLA DE SEGUIMIENTO (1). NOMBRE DEL INFORME: ________________________________________________________________________________________ (2). TIPO DE INFORME: _____________________________________________________________________________________________ (3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: __________________________________________________________________________________ (4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___________________________________________________________________________________
(9) Nombre subdirector: ___________Firma: _____________________________ INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1). Título del informe. (2). Obligatorios, Sectoriales o Estructurales. (3). Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto. (4). Nombre del Subdirector responsable. (5). Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento. (6). Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades. (7). Detalle de las tareas realizadas en forma breve. (8). Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas. (9). Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento. ANEXO No. 3 MODELO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: SECTORIALES, ESTRUCTURALES Y OBLIGATORIOS 1. Requisitos de presentación del Informe: El informe debe preferiblemente redactarse en: *Letra arial tamaño 12 de Word. *Margen superior, 4 cms. *Margen inferior, 3 cms. *Margen izquierdo, 3 cms. *Margen derecho, 3 cms. *Espacio interlineado sencillo. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Redacción y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios. Cuando es cita textual se debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de página Web en pie de páginas se debe quitar el hipervínculo; escribir la fecha en la cual fue tomada, a manera de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se copia la dirección electrónica) El pie de página debe ir en letra Times New Roman tamaño 8, internileado (exacto 8). Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la situación encontrada. Objetivo: Todo lo redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. Distribución de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. Cuadros y/o tablas: En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: Cuadro o Tabla 1 Gastos de Funcionamiento e Inversión año En millones de pesos
Fuente: Gráficas: El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. Deben llevar fuente en Arial 8, fuera del gráfico y en Word. No se deben copiar gráficas o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. Las cifras presupuestales deben tener como fuente las Estadísticas Fiscales de la Contraloría de Bogotá, D.C. Contenido: El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenido y centrado. 10. Avances: Los avances de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación. 2. Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE DEL INFORME PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE NOMBRE DE LA DIRECCIÓN FECHA (NOMBRE DEL INFORME) Contralor de Bogotá Nombre Contralor Auxiliar Nombre Director (es) (Respectivo(s)) Nombre Subdirector (es) (Según el caso) Nombre Profesionales Nombres CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2013
1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para elaboración de los certificados de registro de la deuda pública de las entidades que adquieran endeudamiento y reporte de información al Sistema Estadístico Unificado de Deuda S.E.U.D., solicitado por la Contraloría General de la República. 2. ALCANCE: El procedimiento para la elaboración del certificado de registro de deuda pública, inicia con “Recibir la solicitud de registro de deuda pública, con la documentación (…) y termina con: Distribuir las copias del certificado de registro de deuda pública: Original (…). El procedimiento para la elaboración del reporte del Sistema Estadístico Unificado de Deuda Pública (SEUD), inicia con: “Bajar del Sistema de Vigilancia de Control Fiscal (SIVICOF), la información de deuda pública reportada por las entidades en los formatos indicados (…) y termina con “Realizar envío del reporte SEUD y distribuye copias”. 3. BASE LEGAL: Ver normograma 4. DEFINICIONES: CERTIFICADO DE DEUDA: Es el documento que expide la Contraloría de Bogotá a la entidad prestamista donde consta que el organismo de control tiene conocimiento de la deuda adquirida y procede a llevar su registro y seguimiento. CONTRATOS DE EMPRÉSTITO: Son contratos de empréstito los que tienen por objeto proveer a la entidad estatal contratante de recursos en moneda nacional o extranjera con plazo para su pago. CRÉDITO DE PROVEEDORES: Son aquellos en donde lo que se entrega es un bien o servicio con el fin de atender sus necesidades. CRÉDITO PÚBLICO: La capacidad que tiene el Estado para endeudarse con el objeto de atender sus necesidades de financiamiento. CUPO DE ENDEUDAMIENTO: Es la autorización que expide el Concejo de Bogotá, correspondiente al monto máximo de deuda que puede contratar el Distrito Capital mediante operaciones de crédito público interno y/o externo u operaciones asimiladas, de conformidad con el numeral 17 del artículo 12 del Decreto Ley 1421 de 1993 y el artículo 63 del Acuerdo 24 de 1995. EMISIÓN: Acto de crear nuevos títulos, sean acciones, obligaciones, fondos públicos, pagarés, etc. Acto de emitir valores de una empresa. Conjunto de valores que un emisor crea y pone en circulación. Una emisión puede ser pública, si se realiza la colocación de los títulos en el mercado de valores a través de la intermediación bursátil, y privada si la colocación se hace a los actuales accionistas o a través de la venta directa de un paquete de acciones del vendedor al comprador. EMISIÓN DE BONOS: Acto de crear y distribuir títulos o valores por parte de una empresa con el fin de obtener recursos financieros. La colocación en el mercado de dichos valores la realizan una o varias instituciones financieras en el país o en el extranjero. GARANTÍA: Corresponde a la seguridad accesoria que se da para garantizar una obligación. INTERESES DE LA DEUDA: Es la suma pagada por el uso del dinero durante un tiempo dado, o como el retorno obtenido de una inversión productiva. Incluye los pagados durante la vigencia más los causados que van a ser pagados en el resto de la vigencia más los de crédito de corto plazo más los de sobregiro más los de mora más los del nuevo crédito que deban ser cancelados en la vigencia. OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO: Se consideran operaciones de crédito público las que tienen por objeto dotar a la entidad de recursos con plazo para su pago, entre las que se encuentran la contratación de empréstitos, la emisión, suscripción y colocación de bonos y títulos valores, los créditos de proveedores y el otorgamiento de garantías para obligaciones de pago a cargo de las entidades estatales. PLAZO: Es la duración total de un préstamo o de una inversión y se mide en términos de tiempo. RECURSOS DEL CRÉDITO: Son los valores presupuestados en una vigencia (Desembolsos) que recibe la entidad en virtud de Operaciones de Crédito Público. Se denominan también desembolsos y se clasifican en internos y externos según la naturaleza del ente acreedor. TASA DE INTERÉS: Es el factor que se aplica al capital, y que se expresa en términos decimales o en términos porcentuales. 5. ANEXOS: ANEXO No. 1: Modelo de certificación del registro de la deuda pública (código formato: 03019001). ANEXO No. 2: SEUD Sistema Estadístico Unificado de Deuda (código formato 03019002). 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 ELABORACIÓN DEL CERTIFICADO DE REGISTRO DE DEUDA PÚBLICA
6.2 ELABORACIÓN DEL REPORTE DEL SISTEMA ESTADISTICO UNIFICADO DE DEUDA PÚBLICA (SEUD).
ANEXO No. 1 MODELO DE CERTIFICACIÓN DEL REGISTRO DE LA DEUDA PÚBLICA LOGO Y LEMA DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ CERTIFICADO DE REGISTRO DE DEUDA PÚBLICA No. I/E1 – 0x – 20xx EL CONTRALOR DE BOGOTA, D.C., En uso de sus atribuciones constitucionales y legales2 CERTIFICA: 1. El registro del contrato o documento de la obligación de deuda interna o externa (En lo posible especificar el número del contrato o documento). 2. Mencionar la entidad que contrae la obligación. 3. Nombre del prestamista 4. Valor en letras y números. 5. Descripción de detalles del contrato o documento:
Fuente: 6. Mencionar la fecha en que se legalizó y/o perfeccionó el contrato. 7. Nombre de los representantes legales de las partes. 8. Relacione el o los oficios para la diligencia del certificado. 9. Relacione los documentos soportes del contrato. 10. No. del Registro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público con fecha de expedición. 11. Resolución Reglamentaria, expedida por este ente de Control. 12. Señalar si la operación antes relacionada afecta o no el cupo de endeudamiento de la Entidad. Dejar constancia de no convalidar el desconocimiento de normas legales 13. Ciudad y Fecha de expedición del presente certificado. 14. Firma del(a) Contralor(a) de Bogotá. (Nombre centrado). 15. Nombre de quien elaboró, revisó y aprobó el certificado. ANEXO No. 2 SEUD SISTEMA ESTADÍSTICO UNIFICADO DE DEUDA INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LOS FORMATOS ELECTRÓNICOS CB-0109A y CB-0109B SISTEMA ESTADÍSTICO UNIFICADO DE DEUDA - (SEUD) A continuación se definen los conceptos que contienen los formatos CB- 0109A y CB-0109B se indica la forma como se debe diligenciar con el fin que la información reportada sea correcta y confiable. I. Definición: Los formato - 0109A y CB- 0109B, Sistema Estadístico Unificado de Deuda Pública Interna y Externa es el registro mensual detallado de los saldos y movimientos acumulados de desembolsos, amortizaciones, intereses, comisiones y demás movimientos de la deuda pública. Se debe presentar en formatos separado la información correspondiente a la deuda interna (formato CB-0109A) de la deuda externa (formato CB-0109B). II. Instrucciones para diligenciar el Contenido General del Formato. Diligencia la parte general del formato con la siguiente información: 1. Entidad: Relacione el nombre de la entidad o sujeto de control que reporta la información. Coloque al frente de la misma el Número de Identificación Tributaria o NIT. 2. Estado del Mes: Escriba el mes y el año al que corresponde el informe que está enviando. 3. Clase de deuda: Identifique claramente la información reportada si corresponde a deuda Interna o a deuda Externa. Datos de quien realiza el reporte: A. Diligenciado por: Escriba el nombre de la persona que reporta la información. B. Punto de contacto: Registre el teléfono o Fax y correo institucional donde puede ser contactado. C: Fecha del reporte: Registre la fecha en la cual está reportando el informe (aaa-mm-dd). Valores: Los valores reportados en este formato deben ser expresados como se solicita en cada columna con dos decimales. Los datos a consignados en este formato se tomarán directamente de los contratos cada vez que se suscriba un crédito nuevo. En la información reportada deben incluirse todos los créditos con saldos tengan o no movimiento. No necesariamente se deben diligenciar todas las columnas. Se llenarán las que de acuerdo al contrato sean necesarias. III. Instrucciones para diligenciar el Contenido Específico del Formato. A continuación se indica la información que debe registrarse en cada columna del formato. 4. Descripción del crédito u obligación: Registre el nombre del crédito o de la entidad financiera que lo otorga el crédito, el cual debe corresponder a la identificación inicial, que le asignó internamente la entidad que reporta, puede ser nombre del prestamista o el número de pagaré. 8. Código del crédito: Relacione el código asignado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección General de Crédito Público (DGCP) al crédito que registró en la columna 1. El Ministerio expide un registro por cada crédito, el número asignado por lo general contiene 9 dígitos. 12. Número de Tramo: Cuando los créditos son fraccionados por: tipo de monedas, tipo de moneda (pagarés), tasas de interés, plazo de pago, se conforman tramos que se les asigna un número que corresponden a la desagregación del crédito, el cual es asignado generalmente por la DGCP, por defecto cuando esto no ocurre es 1. Cuando se realizan operaciones de cobertura sobre los créditos, se fracciona el saldo o se adquiere una nueva obligación sobre los mismos se crea un nuevo tramo o tantos como características diferentes tenga cada fracción y debe reportase en forma separada en el SEUD atendiendo la desagregación que asigna la DGCP del Ministerio de Hacienda. 16. Número de Tabla: Así como los créditos pueden ser fraccionados también las formas de pago pueden generar varias tablas de pagos o amortizaciones, cada contrato genera como mínimo una programación de pagos (tabla) identifique cada una, mediante números consecutivo, por defecto es 1. 20. Fecha de Vencimiento: La fecha de vencimiento del servicio de la deuda o fecha de pago pactada, tanto de amortizaciones como de intereses y comisiones, en el formato (año-mes-día) ejemplo: 15 de julio de 2012 (2012/07/15) ó 2012-07-15. En los saldos de las obligaciones (código 99) coloque el saldo en que vence la deuda. 24. Fecha de Operación: Fecha en la cual se hizo el pago del servicio de la deuda o en la cual se realizó el desembolso el prestamista y empieza a causar los intereses. En los saldos registre la fecha en que se suscribió la obligación. Utilice el mismo formato: año/mes/día. 28. Tipo de Operación: Escriba el número correspondiente a la transacción informada: 05- Desembolso (recibo de recursos provenientes del crédito). 06- Amortización, abonos a capital. 07- Intereses 08- Comisión 09- 0tros 10- Cancelación de desembolsos por no utilización 11- Prepago 16- Intereses de mora 24- Ajustes a comisiones 25- Ajustes a amortizaciones 26- Ajustes a intereses 27- Ajustes a desembolsos 30- Monetizaciones 31- Novedades 99- Saldo 32. Tasa de Interés: tasa porcentual con la cual fue pactada la obligación o pagado su servicio. Al reportar los saldos o desembolsos señale la tasa pactada vigente del crédito y cuando se trate de movimientos determine la tasa efectiva con la cual se realizó el pago. La tasa puede ser: i) nominales ó efectivas, ii) fija o variables ejemplo: 7% E.A. puede estar referida en una tasa externa ejemplo: Libor 3 meses ó indexada a un indicador más unos puntos nominales o efectivos ejemplo: IPC +3.5 ó DTF+5 puntos, en este caso cuando existan pagos debe calcularse la tasa efectivas aplicada en el pago teniendo en cuenta su periodicidad. Ejemplo, si el interés anual a pagar es IPC+2 (puntos efectivos) y el IPC es de 3,73%, entonces la tasa a aplicada se determina: (1,0375) (1,02) = 5,80%. La DTF puede ser nominal o efectiva en su conversión tenga en cuenta los puntos y la periodicidad de acuerdo a lo pactado en el contrato. Movimiento de la deuda, registre el movimiento de la deuda que se produjo durante el periodo reportado atendiendo lo siguiente: 36. Moneda del tramo: Indique la moneda pactada en el pago, por defecto la moneda del contrato inicial, utilizando la notación internacional 3 letras (país y moneda) ejemplo: dólar USD, pesos COP, Euros (EUR), Yenes JPY, u otras creadas por las entidades del sistema estadístico como UVR, UPAC, CAM, UA, etc. 40. Valor operación en moneda del tramo: Corresponde al monto del desembolso o pago efectuado en la moneda del tramo. 44. Moneda de pago: Corresponde a la moneda en la cual se efectúa el pago, ejemplo: pesos colombianos (COP), dólares estadounidenses (USD), Euros (EUR), entre otros. 48. Valor operación en moneda del pago: Corresponde al desembolso o monto pagado en la moneda de pago. 52. Tasa de cambio moneda de pago – USD: Es la tasa de cambio con respecto al dólar, de la moneda en que se realizo el pago. Es uno (1) si el pagos se realizó dólares y será el equivalente en dólares en caso de haber realizado el pagos entras divisas. 56. Tasa de cambio Operación COP: Corresponde a la Tasa Representativa del Mercado (TRM) en la fecha de la operación. En los saldos este valor debe corresponder a la TRM calculada por la Superintendencia financiera el último día hábil del mes, vigente para el primer día hábil del mes siguiente. Para los créditos cubiertos o convertidos a pesos debe corresponder a la tasa pactada en esos contratos. La tasa de cambio se expresa en pesos por dólares, ejemplo la TRM de abril 30 de 2012 era de 1USD = $1.764 COP. 60. Acumulados de movimientos en moneda original: Escriba el monto acumulado por tipo de operación en la moneda del tramo, hasta la fecha del corte informado, excepto cuando el tipo de operación sea saldo (99). 64. Saldo de deuda en Moneda del tramo: Registre el saldo de deuda en la moneda del tramo. 68. Saldo de deuda en USD: Registre el saldo en dólares de la deuda teniendo en cuanta la tasa registrada en la columnas 56 y 60. Convierta los saldos vigentes a dólares sin importar la moneda en que está pactada la obligación. 72. Saldo de la deuda en pesos colombianos: Registre en cifras completas el saldo de los créditos en pesos colombianos (COP) sin importar en qué moneda se hayan adquirido las obligaciones conviértalas a pesos a la tasa vigente al momento del reporte. Este saldo debe corresponder a los valores registrados en los libros de contabilidad y revelados en el balance general de la entidad. Nota 1. El informe debe ir agrupado por crédito y luego por tipo de operación, incluyendo siempre el saldo, y los créditos de corto plazo. Nota 2. Cuando el sujeto de control realice operaciones de manejo de deuda o cualquier otra novedad que modifique las condiciones iniciales de los créditos deben enviar la información que justifique la modificación realizada y reportar en los formatos y bases de datos correspondientes las nuevas condiciones de los créditos. Observaciones: Registre la Información adicional que considere pertinente y que aclare los cifras consignadas en el formato. Firmas: De acuerdo con el artículo 10º de la Resolución Reglamentaria 034 de 2009 de la Contraloría de Bogotá, D.C. y con el fin de asegurar que la información transmitida a través del Sivicof sea la correspondiente a cada una de las entidades sujeto de control y para evitar el uso de papel, será exigible la firma digital de que trata la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios. En concordancia con lo anterior y de acuerdo con el parágrafo 1, Artículo 9º de la Resolución 034 de 2009, “con la firma digital de cada Informe (Grupo de Formatos Electrónicos) y/o Documentos Electrónicos, el sujeto de control certifica ante la Contraloría de Bogotá D.C., que la información presentada es precisa, correcta, veraz y completa, por tanto, el jefe de entidad, el rector, el representante legal o quien haga sus veces del sujeto de control será responsable ante la Contraloría por cualquier imprecisión, inconsistencia, falsedad u omisión en los datos, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiera lugar.” CONTROL DE CAMBIOS
NOTA DE PIE DE PÁGINA 1 Alcaldía Mayor de Bogotá. Decreto 689 de 2011. NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5215 de octubre 8 de 2013. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||