RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 1126 DE 2024

(Julio 23)

Por la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente y se toman otras determinaciones

LA SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

En ejercicio de sus facultades legales, y en especial las conferidas por la Ley 2220 de 2022, el Artículo 2.2.4.3.12.2 del Decreto Nacional 1069 de 2015, el Artículo 8 del Decreto Distrital 109 de 2009, modificado por el Artículo 1 del Decreto Distrital 175 de 2009 y,

CONSIDERANDO

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, dispuso que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que la Ley 2195 de 2022 modifica aspectos fundamentales de la Ley 678 de 2001, señalando entre otros, que en los procesos de repetición, el Comité de Conciliación podrá conciliar sobre fórmulas y plazos para el pago y sobre el capital a pagar, siempre y cuando el acuerdo no sea lesivo para los intereses de la Entidad y se cumplan los criterios establecidos en la ley.

Que con la Ley 2220 de 2022 se expidió el Estatuto de Conciliación y se creó el Sistema Nacional de Conciliación, que en el capítulo III del título V regula el campo de aplicación, los principios, conformación y funcionamiento de los Comités de Conciliación de las entidades públicas.

Que el artículo 115 de la precitada Ley, establece lo siguiente:

Las normas sobre Comités de Conciliación contenidas en la presente ley son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

Estos entes modificarán el funcionamiento los Comités de Conciliación, de acuerdo con las reglas que se establecen en la presente ley.

(…)

PARÁGRAFO 2. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no requiere disponibilidad presupuestal, ni constituye ordenación de gasto.

Por su parte, el artículo 117 ibídem, indica que: "Los Comités de Conciliación son una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.

La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité."

Que el artículo 118 ibídem regula la integración del Comité de Conciliación, en los siguientes términos:

Integración. Los Comités de Conciliación estarán conformados por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

1. El jefe, director, gerente, presidente o representante legal del ente respectivo o su delegado.

2. El ordenador del gasto o quien haga sus veces.

3. El Jefe de la Oficina Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, concurrirá el Secretario Jurídico o su delegado.

4. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a la estructura orgánica de cada ente.

La participación de los integrantes será indelegable, salvo las excepciones previstas en los numerales 1 y 3 del presentar artículo.

PARÁGRAFO 1. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité.

La participación de los integrantes será indelegable, salvo las excepciones previstas en los numerales 1 y 3 del presente artículo.

Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, es función de los Comités de Conciliación dictar su propio reglamento.

Que el artículo 146 del Estatuto derogó todas las disposiciones que le sean contrarias y especialmente los artículos 24, 25, 35, 47, 49, 50, 51, 52, 53, 59, 61, 62, 63, 64, 65A, 65B, 66, 67, 76, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87 y 89 de la Ley 23 de 1991; 64, 65, 66, 69, 70, 71, 72, 73, 75, 77, 80, 81, 83, 84, 86, 91, 92, 94, 96, 99, 100, 104, 105, 106, 107, 108, 109 y 110 de la Ley 446 de 1998; la Ley 640 de 2001; el artículo 2 de la Ley 1367 de 2009; los artículos 51 y 52 de la Ley 1395 de 2010. El inciso 2° del numeral 6 del artículo 384 y los artículos 620 y 621 de la Ley 1564 de 2012; el parágrafo 1 del artículo 4 de la Ley 1579 de 2012.

Por su parte, el artículo 2.2.4.3.12.2(sic) del Decreto 1069 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho, establece que el Comité de Conciliación es la instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad y que decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o de cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos. Asimismo dispone el artículo que igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.

Que el Decreto Distrital 430 de 2018, adoptó el modelo de gestión jurídica pública -MGJP, el cual es un sistema integral dirigido a la administración, orientación, desarrollo y seguimiento de la gestión jurídica en el ámbito Distrital en busca de alcanzar altos estándares de eficiencia y seguridad jurídica que faciliten la toma de decisiones, la protección de los intereses del Distrito Capital y la prevención del daño antijurídico.

Que el Decreto Distrital 839 de 2018, estableció las directrices y lineamientos en materia de conciliación y comités de conciliación en el Distrito Capital.

Que con el objeto de fortalecer la Gestión Jurídica Distrital y los Comités de Conciliación de las entidades y organismos que integran el Distrito Capital de Bogotá, el 15 de febrero de 2023 fue expedido el Decreto Distrital 073 "Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones" con el objeto de impartir directrices y lineamientos en materia de conformación del comité de conciliación, prevención de daño antijurídico, aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, recuperación de recursos públicos, seguimiento a la gestión judicial y extrajudicial, y la adecuación respecto de las normas nacionales recientemente expedidas.

Que mediante Directiva 025 de 2018, la Secretaría Jurídica Distrital fijó los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales.

Que mediante la Resolución SDA No. 03667 del 26 de diciembre de 2017 se estableció la normativa integral de funcionamiento del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente, la cual fue modificada por la Resolución 1166 de 25 de abril de 2018

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

CAPÍTULO I

Disposiciones Generales

Artículo 1.- Alcance. Adoptar los lineamientos y funcionamiento del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente contenido en los artículos siguientes.

Artículo 2.- Objeto. El comité de conciliación de la Secretaria Distrital de Ambiente, es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, formulación de políticas del daño antijurídico y defensa de los intereses a cargo de la entidad

Artículo 3.- Principios: El comité de conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente, cumplirá las funciones y competencias previstas en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, los miembros deberán tramitar las solicitudes de conciliación o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad, publicidad y seguridad jurídica, tendrán como propósito fundamental, proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

Artículo 4.- Ámbito de Aplicación. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente decidirá sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público a cargo de la Entidad

Parágrafo 1.- La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de las acciones de repetición contra los miembros del Comité, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.4.3.12.2(sic) del Decreto Nacional 1069 de 2015

Parágrafo 2.- La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye por sí sola ordenación de gasto.

CAPÍTULO ll

Integrantes y Funciones

Artículo 5.- Integrantes. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente, acogiendo lo estipulado en el artículo 118 de la ley 2220 de 2022, estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes

1. Integrantes permanentes con Voz y Voto

a. El (la) Secretario (a) Distrital de Ambiente, quien lo presidirá

b. El (la) Subsecretario (a) Distrital de Ambiente.

c. El (la) Director (a) Legal Ambiental, quien ejercerá la Secretaría Técnica.

d. El (la) Director de Planeación de Sistemas de Información Ambiental

e. El (la) Director (a) de Gestión Corporativa

2. Invitados permanentes con voz pero sin voto.

a. El (la) Subdirector (a) Financiero (a)

b. El (la) Directora (a) de Control Ambiental

c. El (la) Jefe(a) de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces

d. El(la) apoderado(a) que represente los intereses de la entidad en cada caso o proceso.

Parágrafo 1. La participación de los integrantes es indelegable, salvo el del (la) Secretario (a) Distrital de Ambiente, quien podrá delegar en el (la) asesor (a) de despacho u otro profesional del nivel directivo, con el fin de garantizar la pluralidad en las decisiones que deben ser tomadas.

Parágrafo 2. Se podrá invitar a un funcionario de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y de la Dirección Distrital de Defensa Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, quienes tendrán derecho a voz pero no a voto

Parágrafo 3. Invitados/as ocasionales con derecho a voz: los y las funcionarios públicos y/o contratistas del Estado que por su conocimiento y experiencia puedan apoyar la decisión del comité de conciliación. Para el efecto, los miembros del Comité de Conciliación, podrán formular, a través de la secretaría técnica la respectiva invitación

Parágrafo 4. Es obligación de los integrantes permanentes del Comité de Conciliación asistir a todas las sesiones, sean estas ordinarias o extraordinarias, por tal motivo en caso de inasistencia, deberá allegar justificación debidamente motivada

Artículo 6.- Imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones. Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento o conflictos de intereses previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las definidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012, por la cual se expide el Código General del Proceso; el artículo 45 de la Ley 1952 de 2019, o las que los modifiquen o sustituyan, y las demás normas concordantes.

Artículo 7.- Trámite de impedimentos y recusaciones: Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento o conflicto de intereses citados en el artículo anterior, se sujetará a lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que lo modifiquen o sustituyan

La Secretaría Jurídica Distrital tiene competencia para mediar en las controversias jurídicas que se susciten entre entidades u organismos distritales, en el ejercicio de sus funciones, de conformidad con el numeral 15 del artículo 3 y el numeral 13 del artículo 9 del Decreto Distrital 323 de 2016 adicionado y modificado por los artículos 2 y 7 del Decreto Distrital 798 de 2019, respectivamente.

En los casos en los cuales se presenten dudas o controversias en la interpretación y/o aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades de los miembros del Comité, se deberá elevar la consulta a la Agencia de Defensa Jurídica del Estado en los términos establecidos en el ordinal 4 del artículo 6 del Decreto 1244 de 2021

Artículo 8.- Funciones. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente, cumplirá las funciones previstas en el artículo 120 de la Ley 2220 del 2022 o las normas que la modifiquen o sustituyan, y en especial, las que se señalan a continuación:

1. Formular, aprobar y ejecutar las políticas de prevención del daño antijurídico que surjan en la entidad, de conformidad con los lineamientos y recomendaciones establecidos por la Agencia Nacional Jurídica del Estado

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Secretaría Distrital de Ambiente.

3. Garantizar la divulgación, socialización y apropiación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la entidad, así como desarrollar acciones pedagógicas para evitar reincidencia en las causas generadoras de daño antijurídico.

4. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos

5. Fijar las directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos tales como la conciliación, transacción, negociación, mediación arbitraje y arreglo directo, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

6. Hacer seguimiento efectivo a las áreas responsables de la implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico.

7. Realizar retroalimentación permanente a las áreas responsables de la implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico.

8. Determinar, en cada caso, la procedencia conciliación y señalar la posición institucional o improcedencia de la que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad jurisprudencia de supuestos con la unificación y la reiterada.

9. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar

10. Diseñar las políticas generales que orientan la defensa judicial de los intereses de la entidad. Para tal efecto, se deberán integrar los lineamientos y directrices que haya expedido la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en materia sustancial y procesal:

11. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición

12. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

13. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad para determinar: (i) las causas generadoras de los conflictos; (ii) el índice de condenas; (iii) los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; (iv) las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad; y (v) las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos y acciones de mejora efectivas. Aunado a lo anterior, se deberán analizar los datos generados a partir de los indicadores de gestión, resultado e impacto del Modelo de Gestión por Resultados.

14. Designar a la persona que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente a quien sea profesional del Derecho, que en ningún caso podrá ser contratista de la entidad y deberá contar con dedicación suficiente a las labores y actividades requeridas para el funcionamiento óptimo de esta instancia.

15. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de un organismo del nivel central, en caso de que la representación judicial o extrajudicial del asunto recaiga sobre un ente diferente a la Secretaría Distrital de Ambiente, el Comité de Conciliación de esta última deberá remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial así como al Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos.

16. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la amigable composición, la transacción, la conciliación y los pactos de cumplimiento, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto. Las metodologías, lineamientos y demás instrumentos referentes a la aplicación de Mecanismos de Resolución de Conflictos expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son de obligatorio cumplimiento.

17. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de un organismo del nivel central, en caso de que la representación judicial o extrajudicial del asunto recaiga sobre la Secretaría Distrital de Ambiente, el apoderado designado requerirá el pronunciamiento del o de los respectivo(s) Comité(s) de Conciliación, que servirá(n) como fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria.

18. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o ante la Procuraduría General de la Nación. En el caso de entidades del orden territorial la autorización de mediación podrá realizarse ante la Procuraduría General de la Nación.

19. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

20. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados-

21. Definir las fechas y formas de pago de las conciliaciones. Para tal fin, se deberá tener en cuenta la previsión establecida en el artículo 143 de la Ley 2220 de 2022 y su reglamentación.

22. Dictar su propio reglamento.

CAPÍTULO III

Secretaría Técnica del Comité de Conciliación

Artículo 9.- Secretaría Técnica. El (la) Director (a) Legal Ambiental ejercerá la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente y tendrá a su cargo las funciones establecidas en el artículo 121 de la ley 2220 de 2022 correspondientes a:

1. Elaborar y garantizar la suscripción de las actas de cada sesión del Comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.

4. Preparar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención de daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

7. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

8. Difundir ampliamente las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la entidad para garantizar su apropiación por parte de todas las servidoras y servidores.

9. Entregar copia de las actas del Comité de Conciliación o certificaciones que contengan la decisión adoptada a quienes representan los intereses litigiosos de la entidad respecto de los asuntos a su cargo. Las apoderadas y apoderados deberán atender las decisiones allí contenidas de manera obligatoria.

10. Proyectar y presentar el Plan de Acción Anual del Comité de Conciliación a consideración y aprobación de esta instancia administrativa.

11. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité y en general de toda la documentación que se genere con ocasión del cumplimiento de las funciones asignadas a éste en cada sesión, junto con sus antecedentes y soportes documentales, y de remitir a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y de Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital, todos los informes que sobre el tema se requieran.

12. Las demás que le sean asignadas por el Comité y la ley.

CAPÍTULO IV

Acción de Repetición

Artículo 10.- Acción de repetición y del llamamiento en garantía con fines de repetición. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente, conocerá y decidirá sobre la procedencia de la acción de repetición y del llamamiento en garantía con fines de repetición, para el efecto revisará que se reúnan los requisitos de procedibilidad y procedimentales establecidos en la Ley 678 de 2001 o en aquellas normas que la sustituyan o complementen Así mismo al realizar la evaluación de cada caso, deberá tener en cuenta, además, los lineamientos y directrices establecidos en la Directiva No. 005 de 2017 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, o en aquella que la sustituya o complemente.

Parágrafo 1.- El Comité de Conciliación, deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición en un término no superior a cuatro (4) meses, contados a partir del pago total o el pago de la última cuota efectuado por la Secretaría Distrital de Ambiente.

Para tal efecto, el pagador, al día siguiente del pago total del capital de una condena de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la Secretaría Distrital de Ambiente, deberá registrar en Sistema Único de Información de Procesos Judiciales del D.C. - SIPROJ-WEB la información requerida por la herramienta electrónica.

Adoptada la decisión por parte del Comité y, de ser procedente, la (el) abogada (o) responsable y/o apoderada (o) deberá presentar el medio de control de repetición dentro de los dos (2) meses siguientes.

Parágrafo 2.- En el evento en que se decida no iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de 2001, la Secretaría Técnica del Comité deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría General de la Nación, con el objeto de que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente

Parágrafo 3.- El Comité de Conciliación deberá hacer seguimiento, respecto a verificar que la demanda de repetición se presente dentro los dos (2) meses siguientes a la decisión de iniciarla

Parágrafo 4.- Informes sobre el estudio de procedencia llamamientos en garantía: Las (los) apoderadas (os) de la Secretaría Distrital de Ambiente, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro del término de traslado de la demanda y antes contestación.

Parágrafo 5.- La Oficina de Control Interno de la Secretaría Distrital de Ambiente o quien haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el artículo 125 de la Ley 2220 de 2022

CAPÍTULO V

Prevención del Daño Antijurídico

Artículo 11.- Prevención del daño antijurídico: En el informe semestral deberán incluirse los análisis que permitan identificar el seguimiento a la política de prevención del daño antijurídico, señalando el número de demandas y condenas del periodo, la tasa de éxito procesal y el impacto, de conformidad con la herramienta adoptada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ANDJE mediante Circular 005 de 2019 y la Directiva 025 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital.

Parágrafo 1.- La política sobre prevención del daño antijurídico y los lineamientos de defensa de los intereses de la Secretaría Distrital de Ambiente se adoptará mediante Acuerdo que suscriban los miembros que integren el Comité de Conciliación, de lo cual se dejará constancia en el acta de la sesión en la que se tome la respectiva decisión. Se deberá remitir copia de la Política adoptada a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

Parágrafo 2.- El (la) Director (a) Legal Ambiental, queda facultada (o) por el Comité de Conciliación para dar aplicación a los lineamientos de defensa judicial aprobadas por el mismo, en casos concretos y análogos donde se den los presupuestos establecidos tal efecto.

CAPÍTULO VI

Reglamento interno

Artículo 12.- Sesiones ordinarias, extraordinarias. Los Comités de Conciliación se reunirán de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica.

Parágrafo 1.- Las sesiones ordinarias se llevarán a cabo en la sala de juntas de la Subsecretaría General y de Control Disciplinario o en la Dirección Legal Ambiental de la Entidad o en el lugar indicado en la respectiva citación, o en forma virtual a través del medio electrónico que defina la Secretaría Distrital de Ambiente, los segundos y últimos miércoles de cada mes o cuando la prioridad de los asuntos que se sometan lo requiera. En todo caso, se dejará constancia de lo actuado, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

Parágrafo 2.- Los apoderados deberán diligenciar con tres días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, en el Módulo de Conciliación de SIPROJWEB BOGOTÁ, las fichas técnicas en las que, entre otras, se incluyan los aspectos fundamentales del caso concreto, la exposición de sus argumentos y conclusiones.

Información que debe permitir, una dinámica de análisis dentro del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir. El incumplimiento de este deber conlleva entre otras, responsabilidades de carácter disciplinario.

Artículo 13.- Control de asistencia y justificación de ausencias. Constituye un deber de todos los miembros del Comité asistir a todas sus sesiones, salvo que se encuentre debidamente justificada su inasistencia quien deberá comunicarlo, de manera previa y por escrito, a la secretaría técnica del Comité, con la indicación de las razones de su inasistencia.

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, la secretaría técnica dejará constancia de la asistencia de miembros e invitados/as y, en caso de inasistencia, así lo señalará indicando la justificación presentada

Artículo 14.- Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de conciliación. El(la) Secretario(a) Técnico(a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el(la) secretario(a) Técnico(a) expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión. De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

Artículo 15.- Suspensión de sesiones. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en esta se señalará nuevamente fecha, hora, lugar y modalidad de su reanudación, la cual deberá programarse en el menor tiempo posible. En todo caso, quien ejerza la secretaría técnica confirmará la citación a través del medio más expedito a cada integrante e invitado del Comité.

Artículo 16. - Trámite para la toma de decisión de las solicitudes de conciliación. Presentada la solicitud de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

El (la) Director (a) Legal Ambiental, designará una apoderada o apoderado quien se encargará de presentar el caso al Comité de Conciliación mediante una explicación suficiente y efectuar una recomendación no vinculante. Además, de ser necesario, podrá requerir a otras dependencias todos aquellos medios probatorios e información necesaria para sustentar el caso, la cual deberá ser entregada dentro de los cinco (5) días siguientes a su solicitud.

Cuando el Ministerio Público sea quien requiera las pruebas, la Secretaría Técnica se encargará de requerirlas en el término de un (1) día hábil y la dependencia tendrá máximo cinco (5) días para su entrega.

Artículo 17.- Reserva legal de las estrategias de defensa jurídica. Si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica de la entidad, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva conforme lo dispuesto en las letras e) y h) y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya.

Artículo 18.- Convocatoria. De manera ordinaria, quien ejerza la secretaría técnica del Comité de Conciliación procederá a convocar por escrito a los integrantes permanentes u ocasionales, con al menos tres (3) días calendario de anticipación, indicando día, hora, lugar, modalidad de la reunión y el respectivo orden del día.

Artículo 19.- Formalidad de las Convocatorias. Los integrantes del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos necesarios para ilustrar a los integrantes al momento de adoptar una decisión.

Artículo 20.- Quórum deliberatorio y decisorio. El Comité deberá sesionar con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes con derecho a voz y voto. Las decisiones serán aprobadas por mayoría simple.

Ninguno de los integrantes podrá abstenerse de emitir su voto en la respectiva sesión, salvo que haya manifestado algún impedimento o conflicto de intereses en los términos de la ley y este reglamento.

Artículo 21.- En caso de empate. Se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate quien preside el Comité tendrá la función de decidir el desempate, con base en los principios de legalidad, moralidad, eficacia, economía e imparcialidad

Artículo 22.- Elaboración y aprobación del orden del día. En el día y hora de la sesión, la Secretaría (o) Técnica (o) del Comité de Conciliación instalará la sesión, previa verificación del quórum y aprobación del orden del día. La reunión se desarrollará así:

A continuación, el o la secretario (a) Técnico (a) del comité informará sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.

Posteriormente, informará sobre la presentación de impedimentos o recusaciones. De presentarse impedimentos o recusaciones, se dará aplicación a lo contemplado en el artículo 5 del Decreto Distrital 839 de 2018.

La (el) abogada (o) y/o apoderada (o) designada (o) en el respectivo asunto, hará la presentación del caso, su concepto y la recomendación al Comité. Así mismo, absolverá las inquietudes que se le formulen, si a ello hubiera lugar.

Acto seguido los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos y/o apoderados de la Secretaría Distrital de Ambiente.

Una vez finalizada la deliberación, la (el) Secretaria (o) Técnica (o) del Comité procederá a preguntar a cada uno de los integrantes su voto.

Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, la (el) Secretaria (o) Técnica (o) informará que todos los temas han sido agotados, procediendo a terminar la sesión.

Parágrafo 1.- Cuando se presenten al Comité casos que no hayan sido previamente agendados en el orden del día, ni enviada la correspondiente ficha técnica, se deberá justificar la situación. El Comité adoptará la decisión frente al estudio del caso.

Parágrafo 2.- Los miembros del comité autorizan la grabación de las sesiones y con base en las mismas, se elaboran las actas del desarrollo de las sesiones conforme a las disposiciones de los artículos 118 y 119 de la ley 2220 de 2022 y el artículo 5 del Decreto Distrital 073 de 2023 o las normas que lo modifique o derogue.

Artículo 23.- Decisiones. Las deliberaciones y decisiones que adopte el comité de conciliación deberán constar en el acta de la respectiva sesión, la cual deberá estar suscrita por quienes ejerzan la presidencia y la secretaría técnica. El acta o certificación de la decisión que se adopte en materia de conciliación deberá ser enviada al Ministerio Público cinco (5) días antes a la celebración de la audiencia.

Parágrafo 1.- Las decisiones sobre la procedencia de la conciliación se harán con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. En este sentido, los miembros del Comité de Conciliación deberán ajustar sus posiciones al ordenamiento jurídico, por lo tanto, la decisión de conciliar, por sí sola, no da lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni acciones de repetición, ni constituye ordenación del gasto.

Parágrafo 2.- El desconocimiento de los parámetros legales y principios de la función pública, así como cualquier motivación subjetiva alejada de las razones del buen servicio, hacen responsables a los miembros del Comité de Conciliación, pues estos desarrollan una actividad pública susceptible de control.

Artículo 24.- Salvamentos y aclaraciones de voto. Quienes como miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta

CAPÍTULO VII

Actas, Certificaciones y archivo

Artículo 25.- Actas del Comité de Conciliación. Las actas del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Ambiente, deberán tener una numeración consecutiva que estará a cargo de la Secretaría Técnica del Comité.

Las fichas técnicas, presentaciones, informes y todos los soportes documentales presentados para estudio del Comité de Conciliación en cada sesión hacen parte integral de las respectivas actas.

Parágrafo. - Las solicitudes de copias auténticas de las actas del Comité de Conciliación, serán atendidas por la secretaría técnica de la Secretaría Distrital de Ambiente.

Artículo 26.- Certificaciones. Las certificaciones de las decisiones adoptadas por el comité serán suscritas por quien ejerza la secretaría técnica, para su presentación en el despacho que corresponda y deberán contener la identificación del asunto, el número de radicación del mismo, las partes intervinientes y el despacho de conocimiento, así como la fecha de la sesión en la que se adoptó la decisión, el sentido de esta y una descripción sucinta de las razones en las que esta se funda, sin implicar el levantamiento de la reserva de las estrategias de defensa.

CAPÍTULO VIII

Elaboración y Publicación de Informes

Artículo 27.- Informes de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones. Con el propósito de dar cumplimiento al ordinal 3 del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, quien ejerza la secretaría técnica deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a quien ostente la representación legal de la entidad y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.

El Comité de Conciliación tendrá cinco (5) días contados a partir de la entrega del informe por parte de la secretaría técnica para su aprobación

Parágrafo 1.- La entidad publicará en su página web los informes de gestión del Comité de Conciliación dentro de los tres (3) días siguientes contados a partir de su aprobación, para dar cumplimiento al artículo 127 de la Ley 2220 de 2022

Parágrafo 2.- Previo a su publicación, el informe de gestión del Comité de Conciliación deberá garantizar los parámetros de reserva que establezca la Ley

Artículo 28.- Publicación. La presente resolución se publicará en el Registro Distrital, de conformidad con el Artículo 65 de la Ley 1437 de 2011, y en el Boletín Legal de la Secretaría Distrital de Ambiente.

Artículo 29.- Vigencia y Derogatoria: La presente resolución rige a partir del día siguiente a su publicación, y deroga la Resolución 03667 de 26 de diciembre de 2017, y las demás normas que le sean contrarias.

Dado en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 23 días del mes de julio del año 2024.

ADRIANA SOTO CARREÑO

SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

Nota: Ver norma original en Anexos.