RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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RESOLUCIÓN 326 DE 2024
(Agosto 12) Derogada por el art. 30, Resolución 220 de 2025.
Por medio de la cual se actualiza el reglamento del Comité de Conciliación del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL -IDPAC-
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en los literales a), b) y e) artículo 56 del Acuerdo 257 del 30 de noviembre de 2006 expedido por el Concejo de Bogotá, D.C y en los Acuerdos expedidos por la Junta Directiva del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal y,
CONSIDERANDO:
Que mediante Resolución 126 del seis (06) de marzo de 2007, la Dirección General del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal creó el Comité de Conciliación de la entidad.
Que el Decreto 1716 de 2009 compilado por el Decreto 1069 de 2015 y la Ley 2220 del 2022 son normas regulatorias para los organismos públicos del orden nacional y distrital, que establecen que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.
Que las actuaciones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial están orientadas por los principios que gobiernan la función administrativa, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y en el artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 “Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
Que en dicho marco, las actuaciones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deben procurar la efectividad y respeto de los derechos y garantías de las personas, en especial el poder acceder a una pronta administración de justicia, empleando una técnica, racional y eficiente de los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos.
Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional No. 1716 de 2009 y en el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, es función de los Comités de Conciliación darse su propio reglamento.
Que, el Comité de Conciliación del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC-, en sesiones del 17 de marzo de 2010, 19 de diciembre de 2018, 27 de diciembre de 2019, 20 de agosto de 2020 y 30 de septiembre de 2020, se aprobó por sus miembros el texto del reglamento Interno, como consta en las actas que reposan en la Secretaría Técnica de dicha instancia.
Que, mediante la Resolución 296 del 16 de octubre de 2020 expedida por parte del Director del Instituto Distrital de la Participación y Acción comunal, se adopta el reglamento del Comité de Conciliación del Instituto Distrital de la Participación y de Acción Comunal aprobado.
Que mediante Resolución 112 del 10 de abril de 2023, expedida por parte del Director del Instituto Distrital de la Participación y Acción comunal, se puso en consideración las directrices, recomendaciones y herramientas señaladas en el Decreto 073 de 2023 y se decidió por parte de los miembros permanentes del espacio, ajustar el reglamento interno en los aspectos que se encuentren en contrario con la nueva reglamentación, es decir, lo relacionado a los integrantes e invitados/as permanentes u ocasionales del Comité de Conciliación, al desarrollo de las sesiones de comité, la inasistencia a las sesiones y la convocatoria a estas.
Que con ocasión de la expedición del Decreto Distrital 556 de 2021, por el cual se adopta el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital, se hace necesario actualizar el reglamento interno del Comité de Conciliación, dado que en dicha norma se atribuyen responsabilidades adicionales a los precitados Comités de las entidades y organismos distritales, en el marco de las funciones relativas al diseño de las políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad y la determinación de directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos.
Que se expidió la Ley 2220 de 2022, “por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones”, la cual, en su capítulo III del título V, regula el campo de aplicación, los principios, conformación y funcionamiento de los comités de conciliación de la entidades públicas, norma que entró a regir a partir del 30 de diciembre de 2022, siendo necesario realizar adecuaciones en los reglamentos de los comités de conciliación para que al momento de su entrada en vigencia se dé cumplimiento a los parámetros en ella exigidos.
Que el Decreto Distrital 073 de 2023, establece las directrices y lineamientos en materia de conciliación y comités de conciliación en el Distrito Capital. Además, el artículo 26 de la citada norma deroga el Decreto Distrital 839 de 2018.
Que, así las cosas, el texto que constituye el presente reglamento se discutió en sesión de comité de conciliación celebrada el 25 de julio de 2024.
Que con el fin de actualizar formalmente al interior de la entidad el reglamento interno del Comité de Conciliación aprobado por los miembros de dicha instancia, se requiere la emisión del respectivo acto administrativo por parte del Director de la entidad, de conformidad con lo señalado en el literal e) del Acuerdo 257 de 2006.
Que el Director del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, procede a unificar en un solo acto administrativo los aspectos concernientes a la composición, regulación y funcionamiento del comité de conciliación de la entidad, para lo cual se adopta el presente reglamento interno,
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Naturaleza. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses públicos a cargo de la entidad y que decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.
Artículo 2. Principios rectores. Los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal y los servidores públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obran con base en los principios que gobiernan la función administrativa, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y en el artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 con el propósito de proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.
1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.
2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.
4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia de unificación y la reiterada.
6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.
7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.
11. Dictar su propio reglamento.
12. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o ante la Procuraduría General de la Nación. En el caso de entidades del orden territorial la autorización de mediación podrá realizarse ante la Procuraduría General de la Nación.
13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.
14. Dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 20 del Decreto 556 del 2021, sobre responsabilidades de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales, en el marco de las funciones de diseñar las políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad y fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, tales como la transacción y la conciliación. En desarrollo de esta función, deberá:
14.1 Analizar y decidir, con sustento en la recomendación del jefe/a de la oficina jurídica, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital. Para el efecto, tendrá un mes para tomar la decisión.
14.2 Analizar y decidir, a solicitud de alguno de los miembros, sobre casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismos distrital.
14.3 En los casos en los que se haya generado un daño, realizar un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer.
14.4 Definir criterios para que la oficina jurídica analicen el costo beneficio de iniciar un medio de control o acción judicial y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público, de acuerdo con los siguientes parámetros: i) cuantía del daño para la entidad y los gastos del proceso, ii) la connotación pública o social, iii) la existencia de pruebas o documentos que soporten el daño, iv) el valor de los honorarios del abogado y del perito de ser necesario, v) que provenga de hechos o conductas corruptas y vi) la complejidad del problema jurídico.
14.5 Solicitar y requerir al jefe/a de la oficina jurídica informes sobre el análisis e implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes.
14.6 Informar sobre las decisiones tomadas respecto de las solicitudes ciudadanas a la Secretaría Jurídica Distrital.
14.7 Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del año.
15. En concordancia con lo establecido en el artículo 47 numerales 3 y 6 del Decreto 556 del 2021, decidirá sobre el inicio de las acciones judiciales y extrajudiciales y la constitución como víctima en los procesos penales, de acuerdo a un análisis de costo - beneficio con sustento en los criterios definidos por el comité de conciliación.
16. Decidir sobre el estudio de la viabilidad de conciliar o no judicial o extrajudicialmente por parte del comité de conciliación, cuando exista ánimo del agente generador del daño para reconocer su valor. Este análisis debe comprender la propuesta de pago, la determinación del capital adeudado, el cual no podrá ser inferior a lo determinado por la entidad o por el perito, o a lo acordado en la conciliación o en cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, de tal forma que no se genere lesión a los intereses de las entidades y organismos distritales, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 47 del Decreto 556 del 2021.
Artículo 4. Integrantes e invitados/as permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal –IDPAC-, estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes concurrirán con voz y voto, y serán miembros permanentes:
1. El (la) Director (a) General, o su delegado quien lo presidirá.
2. El (la) Secretario (a) General.
3. El (la) Jefe de la Oficina Jurídica.
4. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a la estructura orgánica de la entidad.
Parágrafo 1. Concurrirán solo con derecho a voz:
1. El (la) Jefe (a) de la Oficina de Control Interno del IDPAC, quien participará en calidad de observador en las sesiones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
2. El (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité.
3. El apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso para elaborar y presentar la ficha técnica.
Parágrafo 2. La participación de los miembros es indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 1 del presente artículo, de conformidad con lo señalado en el numeral 1 del artículo 118 de la Ley 2220 de 2022.
Parágrafo 3. Serán invitados ocasionales los funcionarios, contratistas o cualquier tercero que por tener relación con el asunto a tratar se citen a la respectiva sesión, por intermedio de el (la) Secretario (a) Técnico (a). Adicionalmente, de considerarse conveniente por alguno (s) de los miembros permanentes del Comité, se podrá invitar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, o la dependencia que haga sus veces, para que participe con voz en sus sesiones, con el propósito de contar con su asesoría y apoyo en materia de prevención del daño antijurídico y acciones o políticas de defensa judicial.
Artículo 5. Secretaría Técnica. La Secretaria Técnica del Comité seré ejercida por un profesional del derecho de la Oficina Jurídica, designado por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial, quien tendrá a su cargo las funciones contenidas en el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, artículo 121 de la Ley 2220 de 2022 o las normas que lo modifiquen o sustituyan, así como las previstas en el presente reglamento.
Parágrafo 1. En ejercicio de la facultad contemplada en el numeral 6 del artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial del IDPAC le asigna a la secretaria técnica la función de suscribir excusas dirigidas a despachos judiciales o procuradurías cuando por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito el asunto no se haya podido debatir y decidir en sesión de comité antes de la fecha de celebración de la respectiva audiencia o cuando la citación no cumpla con los términos y condiciones mínimas establecidas en la Ley.
Parágrafo 2. En el evento en que la secretaria técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deba ausentarse durante el desarrollo de la sesión o por razones de fuerza mayor no pueda asistir a la misma, dicho rol, será ocupado por quien designen los miembros del Comité, dejándose constancia en la respectiva acta.
CAPÍTULO II
TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS, RECUSACIONES Y AUSENCIAS DE LOS MIEMBROS
Artículo 6. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones, a los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012, y el artículo 265 de la Ley 1952 de 2019 - Código General Disciplinario, o en las normas que las modifique, adicione o sustituya y cuando el asunto a decidir pueda comprometer a quien los designó, o a quien participó en el respectivo nombramiento o designación. (Artículo 130 de la Ley 2220 del 2022).
Parágrafo: Para los efectos de la condición segunda del presente artículo, entiéndase el impedimento o recusación y conflicto de intereses cuando se trate de resolver acciones de repetición, concibiendo este medio de control como aquel que analiza la conducta que pueda comprometer o no al nominador.
Artículo 7. Deberes de diligencia y cuidado ante la Conciliación Extrajudicial en materia Contenciosos Administrativo. De acuerdo con lo establecido en el artículo 128 de la Ley 2220 del 2022, el Comité de Conciliación del IDPAC actuara con la debida diligencia en el estudio y definición de los conflictos contra la entidad y en la reducción de su litigiosidad mediante el uso de la conciliación, la extensión de la jurisprudencia y de la aplicación por vía administrativa de las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado. La Procuraduría General de la Nación adelantará acciones de vigilancia especial para verificar el cumplimiento de estos deberes de diligencia y cuidado. La omisión inexcusable en esta materia por parte de los integrantes de los Comités de Conciliación configura incumplimiento de sus deberes sancionables como falta grave.
Artículo 8. Reserva legal de las estrategias de defensa jurídica. De conformidad con lo establecido en el artículo 129 de la Ley 2220 de 2022, si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica del IDPAC, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva conforme lo dispuesto en los literales e) y h) y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya. La reserva no podrá ser oponible al agente del Ministerio Público.
Artículo 9. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento a que se refiere el artículo anterior, o las demás que la ley fijare, o fuere recusado, deberá informarlo al Comité de Conciliación y Defensa Judicial, previo a la iniciación de la deliberación del respectivo asunto sometido a consideración, manifestando en forma clara las razones del impedimento. Al inicio de la sesión los demás miembros del Comité decidirán por mayoría simple sobre la procedencia o no de la causal de impedimento o de recusación y de ello se dejará constancia en el acta respectiva. En caso de aceptarse el impedimento o la recusación, el miembro deberá retirarse del recinto mientras se discute sobre el asunto respecto del cual se declaró impedido o fue recusado y el Comité sesionará con los demás miembros.
Artículo 10. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo en oportunidad por cualquier medio verificable, al (a la) funcionario(a) que ejerza la Secretaría Técnica, indicando las razones de su inasistencia.
En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el (la) Secretario(a) Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando la justificación presentada.
De presentarse dos (2) o más inasistencias sin justificación o soporte alguno, el (la) Secretario(a) Técnico(a) remitirá el asunto a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
Artículo 11. Recomposición del Quórum. En caso de inasistencia de los miembros del Comité y como consecuencia de ello no se pueda sesionar por falta de quórum deliberatorio y decisorio, el/ la Secretario (a) Técnico (a) convocará a una nueva sesión.
CAPITULO III
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ
Artículo 12. Recepción de casos para someter a comité de conciliación y defensa judicial. Todos los asuntos que deban ser presentados a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial se radicarán ante el/la Secretaria Ejecutiva y/o Auxiliar Administrativo, dentro del día siguiente a su recibo por parte del abogado asignado. Serán de responsabilidad del abogado respectivo las consecuencias jurídicas que se deriven de la no presentación oportuna de los casos ante el Comité. Asignar al apoderado y registrar la información en el SIPROJ WEB.
Artículo 13. Fichas técnicas. El (la) apoderado(a) a cargo del asunto elaborará fichas técnicas de análisis de casos en sede prejudicial y judicial, donde realizará:
1. Estudio de la procedencia de la conciliación o de cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos.
2. Estudio para determinar la procedencia de la acción de repetición.
3. Informe del apoderado sobre la no viabilidad de los llamamientos en garantía de servidores públicos, en procesos de indemnización de perjuicios.
Parágrafo 1. La veracidad, calidad y fidelidad de la información consignada en las respectivas fichas e informes es responsabilidad del apoderado que tiene a su cargo el asunto, quien deberá hacer un análisis completo sobre:
1. El expediente de la solicitud de conciliación o del proceso, con el objeto de presentar al Comité de Conciliación y Defensa Judicial la realidad procesal más actualizada.
2. La ocurrencia o no de la caducidad de las acciones o prescripciones de los derechos, analizando claramente los hechos acreditados en el expediente, las normas involucradas y los pronunciamientos que respecto de casos similares hayan dictado la jurisprudencia y la doctrina.
3. La competencia del Comité de Conciliación y Defensa Judicial para resolver el asunto y si los hechos y pretensiones analizadas son conforme a la ley transigibles, desistibles o conciliables.
4. Los argumentos técnicos y jurídicos aportados por el área técnica respectiva o por otras entidades.
5. Finalmente, deberá hacer una recomendación sustentada en el análisis del caso.
Parágrafo 2. Es responsabilidad del apoderado a cargo del asunto cumplir los términos fijados por la Secretaria Técnica para la presentación de fichas.
Con excepción de las fichas para análisis en sesiones extraordinarias, estas deberán ser entregadas con la carpeta del proceso a la Secretaria Técnica del Comité al menos 15 días antes de la celebración de la sesión del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, en medio impreso y por mensaje de correo electrónico.
El /La Secretario (a) Técnico (a) y el (la) Jefe(a) de la Oficina Jurídica revisarán que las fichas cumplan con los parámetros establecidos en la presente Resolución.
En el evento en que la ficha no cumpla con dichos parámetros, el/ la Secretario (a) Técnico(a) o el (la) Jefe(a) de la Oficina Jurídica solicitará al respectivo abogado la adición, corrección o complementación de la misma. El abogado deberá efectuar los ajustes o correcciones de acuerdo con las observaciones formuladas y dentro del término otorgado.
En caso de deficiencias probatorias, el/ la Secretario (a) Técnico(a) y o el(la) Jefe(a) de la Oficina Jurídica informará de tal hecho al Comité de Conciliación y Defensa Judicial durante la sesión, previo a su presentación por parte del abogado.
El apoderado deberá dar cumplimiento a las decisiones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial y expresar claramente en las respectivas audiencias las recomendaciones y posición jurídica establecida por aquél para el caso concreto.
Artículo 14. Sesiones. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto 1069 de 2015 y en el artículo 119 de la Ley 2220 el Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos (2) veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan. Las sesiones se llevarán a cabo de conformidad con lo establecido o indicado en la citación respectiva.
El comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran o cuando lo estime conveniente su Presidente (a), o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica.
Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.
Artículo 15. Petición de Conciliación ante la entidad: El Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el transcurso de la audiencia de conciliación, aportando copia autentica de la respectiva acta o certificación en la que conste la decisión y sus fundamentos.
En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en las pruebas allegadas y en los precedentes jurisprudenciales aplicables al caso, el comité deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas y las sentencias de unificación de las altas cortes, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos de hecho y de derecho respecto de la jurisprudencia reiterada. (Artículo 119 Ley 2220 del 2022).
Artículo 16. Convocatoria. El Comité de Conciliación será convocado con al menos tres (3) días de anticipación. Este plazo podrá ser inferior cuando las circunstancias lo exijan.
La convocatoria indicará el día, la hora, el lugar y/o el medio electrónico a través del cual se realizará la reunión, el orden del día y las fichas y documentos de los temas que se evaluaran.
La invitación se extenderá a los servidores públicos, contratistas y demás personas cuya presencia a juicio del apoderado, se considere necesaria para debatir y analizar los temas puestos a consideración de los integrantes del Comité.
Artículo 17. Sesiones ordinarias. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto 1069 de 2015 y en el artículo 119 de la Ley 2220, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.
Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de conciliación, el(la) Secretario(a) Técnico(a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión.
De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el(la) secretario(a) Técnico(a) expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión. De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.
El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes en reuniones presenciales, no presenciales y en conferencia virtual. Las presenciales son aquellas en las cuales participan de manera física y directa los miembros, con comparecencia en el lugar designado para deliberar y decidir, de acuerdo con la convocatoria.
Las no presenciales son aquellas en las cuales los miembros participan emitiendo su voto por cualquier medio de trasmisión de mensajes de datos dentro del plazo que se señale en la citación.
La conferencia virtual es aquella que usa herramientas, programas y/o aplicaciones que permiten la reunión en línea y de forma simultánea de un grupo de personas con interacción en tiempo real, almacenando la constancia de lo actuado por dicho mismo medio.
Artículo 18. Sesiones extraordinarias. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio así lo exijan, o cuando lo estime conveniente el /la Presidente (a), el/ la Jefe de la Oficina Jurídica o al menos dos (2) de sus miembros con voz y voto, previa convocatoria que para tal propósito formule la Secretaria Técnica.
Artículo 19. Sesiones no presenciales. Cuando se considere oportuno, el Comité de Conciliación del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal podrá conocer o decidir los asuntos sometidos a su consideración mediante la realización de sesiones no presenciales.
Las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:
1. El/la Secretario(a) Técnico(a) convocara a la sesión no presencial indicando el medio por el que se realizará el comité no presencial, la fecha y hora de inicio y finalización a todos los miembros del Comité de Conciliación, así como al apoderado e invitados que deban participar en el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y las demás reglas bajo las cuales operará la sesión del comité y se deberá anexar la información requerida para adoptar las respectivas decisiones.
2. Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitirá su decisión por cualquier medio de trasmisión de mensaje de datos el Secretario(a) Técnico (a). Para tal efecto, los miembros del Comité de Conciliación podrán deliberar o decidir por correo electrónico o por cualquier medio tecnológico que se encuentren a disposición.
3. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del Comité, el Secretario (a) Técnico (a) informará por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité.
4. De las sesiones adelantadas a través del procedimiento antes descrito, se levantará la correspondiente acta en la cual se deberá dejar constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas.
5. Se dejará soporte documentado de las comunicaciones y pronunciamientos realizados por los integrantes del Comité.
Parágrafo. Se podrán celebrar sesiones virtuales, cuando el presidente(a) lo considere conveniente o lo soliciten las dos terceras partes de sus integrantes, espacio en el cual se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos disponibles en materia de telecomunicaciones tales como: teleconferencia, videoconferencia, conferencia virtual o vía chat, entre otros.
Artículo 20. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente(a) del Comité del Comité de Conciliación y Defensa Judicial instalará la sesión.
A continuación, (el)la Secretaria Técnica del Comité informará al ( ala) Presidente(a) sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del (dela) Presidente (a) el (la) apoderado que tenga a cargo el estudio de los casos, realizará la presentación de los casos ante los integrantes del Comité de Conciliación, otorgando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar.
Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los funcionarios y apoderados de la entidad.
Efectuada la deliberación, el (la) Secretario (a) Técnico (a) procederá a preguntar a cada una de los integrantes el sentido de su voto.
Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el (la) Secretario (a) Técnico (a) informará al (ala) Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el presidente a levantar la sesión.
Parágrafo: En ningún caso un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontraré desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que sea de dirección o confianza conforme a la estructura de la entidad para completar el número de integrantes.
Artículo 21. Suspensión de las sesiones. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma, se señalará y se remitirá citación con la fecha y hora de reanudación.
Artículo 22. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial deliberará y decidirá por mayoría simple con mínimo tres (3) de sus miembros con voz y voto. En caso de empate, se someterá el asunto a nueva votación, y en caso de persistir, el (la) Presidente (a) del Comité tendrá la función de decidir el desempate.
Artículo 23. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de los miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en el acta o en documento separado, a solicitud del disidente.
Artículo 24. Actas. Las actas de las sesiones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial serán elaboradas por el/la Secretario (a) Técnico (a) conforme a las disposiciones vigentes.
Las actas serán suscritas por el secretario(a) y por el presidente(a) del Comité y estarán conformadas por la totalidad de documentos ejecutivos, proformas, fichas técnicas, ayudas o conceptos, matrices y demás material probatorio que se utilizó para el estudio de cada uno de los casos. Las mismas reposarán en el respectivo archivo de la entidad.
Una vez el Comité se pronuncie sobre las solicitudes, la expedición de constancias y certificaciones serán suscritas por la Secretario(a) Técnico (a), de acuerdo con las necesidades. El archivo del Comité y el de su Secretaria Técnica reposarán en el área de Gestión documental de la Oficina Jurídica de la Entidad.
CAPITULO IV
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES
Artículo 25. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el (la) apoderado (a) que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo dispuestos por el SIPROJWEB.
El (la) apoderado (a) de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.
La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del (la) apoderado (a) que elabore la correspondiente ficha.
Artículo 26. Procedimiento para el estudio de la procedencia de la acción de repetición.
El Comité de Conciliación del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal- IDPAC-, deberá aplicar el siguiente procedimiento para el estudio de la procedencia de la acción de repetición:
1. El ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación.
2. El (la) Jefe (a) de la Oficina Jurídica, en la última sesión de cada mes, deberá solicitar al ordenador del gasto la relación de las condenas pagadas el mes anterior, a fin de realizar el respectivo seguimiento y control en lo relacionado a la acción de repetición.
3. El Comité de Conciliación deberá priorizar el estudio de procedencia de las acciones de repetición, con ocasión del daño antijurídico generado por agentes estatales en donde se presuma la conducta dolosa o gravemente culposa.
4. El Comité de Conciliación tendrá un plazo máximo de cuatro (4) meses para adoptar la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición.
5. La Oficina Jurídica, deberá realizar las acciones necesarias para presentar la correspondiente demanda de repetición cuando la misma resulte procedente dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión del Comité.
6. El Comité de Conciliación deberá adoptar las medidas que le permitan verificar si las condenas son pagadas o no dentro del plazo de 10 meses de que trata el inciso 2° del artículo 192 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” con el fin de que en ningún caso se configure el fenómeno de caducidad de la acción.
En la misma línea el (la) apoderado (a) que tenga a cargo el estudio técnico de la procedencia de la acción de repetición, previo a presentarlo al Comité de Conciliación, deberá tener en cuenta lo siguiente:
1. Verificar la existencia de una condena judicial, una conciliación, una transacción o de cualquier otra forma de terminación de conflictos que haya generado la obligación de pagar una suma de dinero a cargo del IDPAC.
2. Que el pago a que se refiere el literal anterior se haya hecho efectivo. Para ello, deberá verificar la existencia de la certificación de la Tesorería en la que conste si el pago fue realizado o no.
3. Establecer la calidad del agente del Estado y calificar la conducta determinante del daño reparado, como dolosa o gravemente culposa.
4. Establecer el motivo central de la condena y los hechos que la fundamentan, la acreditación de los hechos que fundamentan las presunciones, los extremos procesales (sujeto activo y sujeto pasivo) las funciones desempeñadas por el agente estatal, el nexo causal de su conducta, el fundamento de la responsabilidad imputada a la entidad y las pruebas que lo soportan.
5. Examinar que no haya operado el fenómeno de caducidad y tomar medidas necesarias para que no se dé tal fenómeno.
6. Si de los supuestos subjetivos se presume dolo o culpa grave, se deberá obtener la prueba en donde se evidencie las causales de la presunción señaladas en la ley, y realizar el análisis de todos requisitos para su procedencia.
7. Si no hay presunciones de tipo legal, pero la conducta del agente evidencia dolo o culpa grave del agente que genere un daño antijurídico a la entidad, se requerirá de concepto favorable motivado por parte del Comité de Conciliación para iniciar la respectiva acción.
8. Efectuar la recomendación de manera objetiva y conforme al ordenamiento jurídico.
9. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el (la) apoderado (a) que tenga a cargo el estudio técnico de la procedencia de la acción de repetición, deberá diligenciar la ficha técnica de repetición con tres días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB- BOGOTÁ dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital, debiendo incluirse los aspectos antes señalados, así como los aspectos fundamentales del caso concreto, la exposición de sus argumentos y conclusiones; información que debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de repetir. El incumplimiento de este deber conlleva, entre otras, responsabilidades de carácter disciplinario.
10. La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.
Parágrafo. La oficina de Control Interno del IDPAC, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo (Parágrafo del artículo 125 de la Ley 2220 del 2022)
Artículo 27. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto 1069 de 2015 y en el artículo 126 de la Ley 2220 de 2022 el/la apoderado/a del IDPAC, deberá estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los
procesos judiciales de responsabilidad patrimonial, presentando informe al Comité de Conciliación para que éste pueda determinar dicha procedencia.
El estudio del llamamiento en garantía con fines de repetición, elaborado por el/la apoderado/a del IDPAC se guiará de acuerdo con lo previsto en el artículo 38 del Decreto 556 del 2021 y demás disposiciones concordantes que lo regulen o modifiquen.
En cumplimiento de lo anterior, corresponderá a el/la apoderado/a del IDPAC proyectar el análisis y recomendación para el ejercicio o no de la acción de repetición o llamamiento en garantía, para que el jefe /a de la Oficina Jurídica lo presente ante el Comité de Conciliación en concordancia con lo previsto en el artículo 19 numeral 3 del Decreto 556 de 2021.
Artículo 28. Acciones para el trámite de procesos penales en los cuales la entidad tenga o solicite la calidad de víctima. Es deber de el/la apoderado/a del IDPAC que ejerza la representación judicial, proyectar el estudio y análisis que se requiera en cumplimiento de lo establecido en el artículo 19 del Decreto 556 del 2021.
A si mismo cumplir lo establecido en el artículo 28 y 31 del Decreto 556 de 2021.
CAPITULO V
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 29. Revisión periódica. Cuando se considere necesario, por actualización de la normatividad o por otras circunstancias que lo ameriten, por solicitud del presidente del Comité, de la Secretaría Técnica o de alguno de los miembros del Comité, se realizará la revisión del texto del reglamento a fin de actualizar y/o modificar las disposiciones que sean necesarias.
Parágrafo. No obstante, por lo menos en una sesión del año, se revisará por parte de los miembros del Comité el texto del reglamento, a fin de determinar la necesidad de actualización y/o modificación, lo que se dejará constancia en acta.
Artículo 30. Vigencia y Derogatoria. El presente reglamento quedará adoptado a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones 296 de 2020,112 del 10 de abril de 2023 y las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en la Ciudad de Bogotá, D.C, a los 12 días del mes de agosto del año 2024.
JUAN PABLO CAMACHO LÓPEZ
Director General
Nota: Ver norma original en Anexos. |
