RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2024

(Septiembre 18)

Para: Alcaldías Municipales (Administración central y descentralizada), Concejos Municipales y Personerías Municipales.

Asunto: Obligatoriedad del SECOP II para la vigencia 2024 y primer semestre del 2025.

Ver Circular Externa 001 de 2025.

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, en cumplimiento de las funciones conferidas por los numerales 2, 5 y 8 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, actuando como ente rector del Sistema de Compra Pública y administrador del Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP I, es competente para desarrollar e impulsar políticas públicas, programas, herramientas y normas orientadas a la organización y articulación de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública, así como para promover las mejores prácticas en la gestión contractual del Estado con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos públicos.

En ese sentido, la ANCP - CCE debe seguir trabajando en pro del fortalecimiento institucional, lo cual, está enmarcado en la recuperación de la confianza de la ciudadanía en la gestión por parte de la administración pública. Por lo tanto, se hace necesario continuar con el desarrollo de actividades conducentes a la consolidación de la publicidad, transparencia y acceso a la información de la actividad contractual que adelantan las entidades del Estado Colombiano, así como los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos y los cuales deben utilizar las plataformas que administramos, especialmente el SECOP II, toda vez que, es el sistema de compra pública que cuenta con el porcentaje más alto en cuanto al valor de contratación de la compra pública se refiere. En virtud de ello, se expide la presente Circular Externa, con el propósito de emitir directrices sobre la obligatoriedad del SECOP II para la vigencia 2024 y primer semestre del 2025.

Ahora, con fundamento en los boletines trimestrales del sector TIC publicados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia correspondiente al estado de conectividad en todo el territorio nacional, específicamente respecto del porcentaje de penetración de internet fijo en los municipios del país, el cual toma como base la relación entre el número de acceso a internet fijo y la población total de cada municipio, y de acuerdo con el análisis efectuado por la Subdirección de Estudios de Mercado y Abastecimiento Estratégico sobre el comportamiento histórico a nivel de procesos de contratación y valor total contratado en la plataforma SECOP I, la ANCP - CCE identificó las entidades estatales que ingresarán con uso obligatorio del SECOP II.

Lo anterior, dado que, para adelantar una efectiva transición hacia los sistemas transaccionales, las entidades estatales deben garantizar las condiciones técnicas mínimas, así como, contar con disponibilidad y calidad de conectividad con un ancho de banda superior o igual a los 10 Mbps (Megabits por Segundo Mbps) de internet dedicado teniendo en cuenta un uso exclusivo.

Teniendo en cuenta estas consideraciones, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente -, con el fin de articular los sistemas de información de gestión contractual pública, instruye a las entidades estatales identificadas en el Anexo No. 1 para que acaten las siguientes directrices:

1. Los procesos de contratación de las entidades estatales relacionadas en el Anexo No. 1 de esta Circular Externa deberán gestionarse, exclusivamente en el SECOP II. La medida aplica para todas las modalidades de selección del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y contratación de mínima cuantía). Así mismo, es aplicable para los procesos que cuenten con un régimen especial de contratación, así como la publicación del Plan Anual de Adquisiciones de 2024 y 2025 con sus modificaciones o actualizaciones, respectivamente. 

2. Están exceptuados de la medida las asociaciones público - privadas - APP - de que trata la Ley 1508 de 2012 y demás normas complementarias, los contratos donde existan más de dos partes, los concursos de arquitectura y la enajenación de bienes a título gratuito, los cuales deberán publicarse a través del SECOP I.

3. La obligatoriedad aplicará de acuerdo con la distribución relacionada en el Anexo No. 1 de la presente Circular Externa teniendo en cuenta las entidades ingresarán a partir del 31 de octubre, 31 de diciembre de 2024, 01 de marzo y 01 de mayo de 2025, respectivamente.

4. Todos los procesos de contratación publicados en el SECOP I antes del 1 de noviembre de 2024, 01 de enero, 01 marzo y 01 mayo de 2025 por parte de las entidades estatales que correspondan de acuerdo con la distribución del Anexo No. 1, podrán continuar siendo gestionados en esta plataforma.

5. Se les suspenderá la opción de publicar nuevos procesos en el SECOP I a las entidades estatales que ingresan con uso obligatorio del SECOP II en el 2024 y 2025 a partir de las fechas mencionadas anteriormente.

Antes de la fecha de inicio de publicación en SECOP II las entidades que hayan adelantado procesos de contratación, están en la obligación de cumplir con el deber de publicidad en el SECOP I de los documentos expedidos en virtud de la gestión contractual que se desprende del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, regulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, el cual establece que las entidades estatales están obligadas a publicar los documentos y los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

Así las cosas, para dar publicidad a los contratos que hayan sido expedidos por lo menos tres (3) días antes de la fecha de entrada en vigencia de la obligatoriedad y, en cumplimiento de lo preceptuado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, las entidades relacionadas en el Anexo No. 1 deberán solicitar la habilitación del SECOP I mediante un oficio firmado por el ordenador del gasto, a través del canal de PQRSD a la ANCPCCE, relacionando la cantidad de contratos y los días que requieren la habilitación para dar cumplimiento a la publicación de la información relacionada con su contratación.

Con el propósito de que las entidades incluidas en el Anexo No. 1, así como los diferentes partícipes del Sistema de Compra Pública puedan estar preparados para la implementación del SECOP II, la ANCP - CCE pone a disposición la oferta de capacitación sobre el uso del SECOP II, así las cosas, para programar las capacitaciones de las entidades deben enviar al correo secopii@colombiacompra.gov.co los datos de contacto (nombres y apellidos, cargo, correo electrónico y número de teléfono) de la persona (funcionario) quien será el responsable de coordinar las condiciones necesarias para desarrollar la capacitación con los profesionales que sean designados por la Agencia; de igual manera, se coordinarán los temas logísticos y técnicos para ejecutar las sesiones con cada entidad. La información debe ser enviada desde la expedición de la presente Circular y hasta con un máximo de dos semanas de anticipación a la fecha de inicio de entrada en vigencia de la obligatoriedad según corresponda.

Es de mencionar que las capacitaciones se realizarán de forma virtual o excepcionalmente de manera presencial donde se encuentre ubicada la entidad, en este último caso, la entidad territorial deberá cubrir los gastos de tiquetes y viáticos correspondientes de los colaboradores de la Agencia.

Adicionalmente, ponemos a disposición de todas las entidades un ciclo de capacitaciones generalizadas virtuales a través de las cuales podrán capacitarse sobre el funcionamiento y uso del SECOP II. Para acceder a la oferta de capacitación deben: (i) dirigirse al siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/ciudadanos/calendario, (ii ) — revisar los horarios y temas de capacitación, (iii) inscribirse a las capacitaciones diligenciando sus datos a través del formularlo Y (vi), asistir a las mismas en el horario indicado.

Atentamente,

Cristóbal Padilla Tejeda

Director General

Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente

Nota: Ver norma original en Anexos.