RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DIRECTIVA 001 DE 2026

(Enero 14)

Para: Secretarios(as) de Despacho, Directores(as) de Departamentos Administrativos, Gerentes, Directores(as) de Establecimientos Públicos, Unidades Administrativas Especiales, Empresas Industriales y Comerciales del Distrito, Sociedades de Economía Mixta, Sociedades Públicas, Empresas de Servicios Públicos, Empresas Sociales del Estado, Alcaldes(as) Locales y Rector de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

De: Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y Secretario Jurídico Distrital.

Asunto: Lineamientos para la compra y arrendamiento de Equipos Tecnológicos y Periféricos ETP en las entidades de la Administración Distrital.

Respetados(as) doctores(as), reciban un cordial saludo,

La Ley 1955 de 2019[1] dispone en el numeral 4 del artículo 147 que los proyectos estratégicos de transformación digital se orientarán por diversos principios, entre ellos la optimización de la gestión de los recursos públicos destinados a proyectos de Tecnologías de la Información, mediante el uso de instrumentos de agregación de demanda y la priorización de servicios en la nube.

En relación con este asunto, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá tiene entre sus funciones, establecidas en el artículo 48 del Acuerdo Distrital 257 de 2006[2], modificado por el artículo 6º del Acuerdo Distrital 638 de 2016[3] la siguiente: “i). Proponer y orientar las políticas públicas, planes, programas y normas en materia de compras y contratación pública buscando la efectividad entre la oferta y la demanda en el mercado y criterios de racionalización normativa".

Asimismo, la Secretaría Jurídica Distrital, según lo establecido en el artículo 5 del Acuerdo Distrital 638 de 2016, tiene entre sus funciones "11. Apoyar, orientar y asesorar la gestión de las entidades y organismos distritales para definir políticas públicas en materia de contratación, unificando criterios en cuanto a la aplicación de las normas y generando mecanismos para la ejecución concertada de acciones en materia de contratación".

Igualmente, en el numeral 5 del artículo 17 del Decreto Distrital 640 de 2025[4] se estableció como función de la Secretaría General la siguiente: "5. Formular, adoptar, orientar y coordinar las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa distrital, apoyando las diferentes instancias del Sistema de Coordinación de la Administración Distrital, a través del mejoramiento de la gestión y de las estrategias de la información y las comunicaciones, así como, de la utilización de los recursos físicos, financieros, tecnológicos e informáticos, y del desarrollo de las funciones de organización, dirección, control y seguimiento".

Respecto de la optimización de compras en el Distrito Capital el Acuerdo Distrital 927 de 2024[5], dispuso en su artículo 233 que "(...) la Secretaría Jurídica Distrital, diseñará e implementará modelos y lineamientos para la contratación eficiente de equipos requeridos por las entidades del sector central y descentralizado. Estos modelos promoverán la interoperabilidad, compatibilidad, agregación de demanda y generación de Economías de escala en los procesos de contratación" y que "[1]as entidades distritales deberán implementar acciones y buenas prácticas orientadas a lograr eficiencia, interoperabilidad y optimización de recursos en sus procesos de contratación de tecnología y servicios, alineándose con los modelos y lineamientos definidos por la Secretaría Jurídica Distrital en el marco del sistema de compra pública distrital. Para ello, llevarán a cabo la racionalización y agregación de adquisiciones, conforme a los criterios y metodologías establecidos"

Las anteriores disposiciones están alineadas con la política de compras y contratación pública para el Distrito Capital, adoptada por la Secretaría Jurídica Distrital mediante Directiva Distrital 003 de 2023[6] y con el Decreto Distrital 062 de 2024[7], que definió como medidas de eficiencia del gasto público, la adopción de mecanismos de compra pública eficiente, que contribuyan a la austeridad y la eficiencia del gasto público en la adquisición de bienes y servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones.

Para avanzar en la optimización de compras públicas de bienes y servicios relacionados con Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, como delegado del Alcalde Mayor en la Comisión Distrital de Transformación Digital conforme a lo establecido en el artículo 1 del Decreto Distrital 337 de 2025[8], y ejerciendo la presidencia de la mencionada instancia, solicitó a la Oficina Consejería Distrital de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en la tercera sesión de 2024, apoyar la implementación de acciones para promover la compra agregada de TIC en el Distrito Capital.

Adicional a ello, en la sesión del Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal - CONFIS. adelantada el 13 de junio de 2025, el Alcalde Mayor de Bogotá sugirió revisar con la Oficina Consejería Distrital de TIC, la existencia de lineamientos sobre la compra de equipos de cómputo para las entidades distritales y trabajar en ello. A partir de lo anterior, se generó el compromiso para la Oficina Consejería Distrital de TIC de evaluar la viabilidad de definir estándares o lineamientos técnicos para la compra y arrendamiento de computadores.

Por todo lo anterior, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Secretaría Jurídica Distrital, en el marco de sus funciones y con base en los insumos suministrados por la Oficina Consejería Distrital de TIC, imparten los siguientes lineamientos de compra pública y arrendamiento de Equipos Tecnológicos y Periféricos (ETP) (Ver Anexo 1. Definiciones y Conceptos Clave), para su cumplimiento por parte de las entidades y organismos de la Administración Distrital:

I. Lineamientos Jurídicos:

Lineamiento 1. Selección de la Tipología Contractual: Compra o Arrendamiento de ETP: Se deberá adelantar un análisis comparativo entre la opción de compra y arrendamiento de ETP, y seleccionar aquella que genere mayores ventajas o beneficios. Este análisis deberá ser documentado e incluido en los estudios previos como parte de la justificación técnica, Jurídica y financiera del proceso de contratación. La evaluación de la necesidad deberá contemplar la vida útil de los equipos, la naturaleza de la necesidad (temporal o permanente), el costo total de propiedad y la disponibilidad presupuestal. Lo anterior, teniendo en cuenta lo señalado en el lineamiento técnico 5 Evaluación Comparativa de Tipologías y según lo dispuesto en el Anexo 2. Orientaciones para la selección de Compra o Arrendamiento de ETP.

Lineamiento 2. Selección de la Modalidad de Contratación: Se deberá definir la modalidad de contratación en concordancia con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993[9], la Ley 1150 de 2007[10], el Decreto 1082 de 2015[11] y la normativa distrital vigente. La decisión deberá sustentarse en la naturaleza del bien, la cuantía, el nivel de estandarización técnica y la estrategia de abastecimiento. Para ello se deberá considerar todas las modalidades de contratación, valorando sus ventajas en términos de transparencia, eficiencia y tiempos de ejecución. Lo anterior, según lo dispuesto en el Anexo 3. Orientaciones para la elección de la Modalidad de Selección.

Lineamiento 3. Contratación mediante Agregación de Demanda: Se deberá tener como principio en la planeación, la compra agregada de ETP y conforme a ello, desde la formulación del Plan Anual de Adquisiciones se deberá revisar la viabilidad de efectuar compras agregadas con otras entidades distritales haciendo uso, entre otros, de los lineamientos que expida la Secretaría Jurídica Distrital para tal fin. Asimismo, deberán incorporar dentro de los estudios previos de los procesos de compra de ETP un acápite en el que se analice la viabilidad de adelantar contrataciones conjuntas mediante la agregación de demanda con alguna otra entidad del Distrito Capital, para aprovechar economías de escala, optimizar el uso de los recursos públicos y fortalecer la eficiencia administrativa. Lo anterior, según lo dispuesto en el Anexo 4. Orientaciones para la implementación de Compras Públicas mediante Agregación de Demanda.

II. Lineamientos Técnicos:

Lineamiento 1. Definición de Criterios Técnicos Mínimos y Perfiles de Uso: Se deberán definir criterios técnicos mínimos que orienten de forma homogénea la adquisición y el arrendamiento de ETP, diferenciados por perfiles de uso institucional (administrativo, académico, misional, de diseño, salud, investigación, entre otros). Estos criterios deben responder a las necesidades reales de desempeño, capacidad de procesamiento y soporte operativo, garantizando pertinencia tecnológica y continuidad de los servicios. Las especificaciones técnicas deberán incluir como mínimo: tipo de procesador, capacidad de memoria, almacenamiento, conectividad, certificaciones de eficiencia energética, estándares ambientales, garantía mínima y acuerdos de niveles de servicio. Lo anterior, según lo dispuesto en el Anexo 5. Orientaciones para la definición de criterios técnicos mínimos y perfiles de uso.

Lineamiento 2. Incorporación del Análisis del Costo Total de Propiedad (CTP) y del Costo Total de Arrendamiento (CTA): Los estudios previos deberán incorporar el cálculo del CTP y del CTA como parte obligatoria del análisis financiero y técnico de los procesos de adquisición o arrendamiento de ETP. Este análisis deberá considerar todos los costos asociados al ciclo de vida de los equipos: adquisición o canon de arrendamiento, instalación, mantenimiento preventivo y correctivo, soporte técnico, consumo energético, actualizaciones, garantías, repuestos, seguros y disposición final. Lo anterior, según lo dispuesto en el Anexo 6. Orientaciones para el análisis del Costo Total de Propiedad (CTP) y del Costo Total de Arrendamiento (CTA) cuyas fórmulas se citan textualmente a continuación:

Costo Total de Propiedad (CTP):

CTP Cada + Cmant + Cenerg+ Csoporte + Caisp-Vres

Donde:

- Cadq: costo de adquisición o compra del equipo.

- Cmant: costos de mantenimiento preventivo y correctivo durante la vida útil.

- Cenerg: costos estimados de consumo energético en el periodo analizado.

- Csoporte costos de soporte técnico y actualizaciones.

- Caixp: costos de disposición final o gestión RAEE.

- Vres: valor residual o de reventa al final de la vida útil (si aplica).

Costo Total de Arrendamiento (CTA):

CTA (CcanonXN) + Genery + Csoporte + Gpen + Cdisp

Donde:

- Ccanon canon mensual de arrendamiento del equipo.

- N: número de meses del contrato de arrendamiento.

- Cenerg: costos estimados de consumo energético en el periodo analizado. Csoporte costos adicionales de soporte no cubiertos por el arrendador (si los hay).

- Cpen: penalidades o costos de renovación o sustitución anticipada.

- Caisp: costos de disposición o retiro de equipos al finalizar el contrato.

Lineamiento 3. Inclusión de Criterios de Sostenibilidad Ambiental: Desde la planeación del proceso de adquisición y/o arrendamiento de ETP, se deberán incorporar criterios ambientales. Estos criterios incluyen la exigencia de certificaciones de eficiencia energética, uso de materiales reciclados o reciclables, planes de disposición de Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEE) y políticas de economía circular. Además, deberán valorarse los impactos ambientales durante la fabricación, operación y disposición de los equipos, priorizando aquellos con bajo consumo energético, larga vida útil y capacidad de reacondicionamiento. Lo anterior, según lo dispuesto en el Anexo 7. Orientaciones para la inclusión de criterios de sostenibilidad ambiental.

Lineamiento 4. Requisitos de Seguridad Digital y Continuidad Operativa: En los procesos de compra y/o arrendamiento de ETP bajo cualquier modalidad de contratación que se utilice, se deberán incluir parámetros enfocados en la seguridad digital y la continuidad operativa, de manera que los bienes adquiridos o arrendados garanticen la protección de la información institucional, la disponibilidad de los servicios y la mitigación de riesgos asociados al uso de Tecnologías. Dichos parámetros deberán ser considerados en la definición de las especificaciones técnicas y en las condiciones contractuales, asegurando que los equipos ofrezcan niveles adecuados de protección, soporte y mantenimiento según su función y criticidad. Lo anterior, según lo dispuesto en el Anexo 8. Orientaciones para la inclusión de requisitos de seguridad digital y continuidad operativa.

Lineamiento 5. Evaluación Comparativa de Tipologías: Se deberá efectuar una evaluación comparativa entre la compra y el arrendamiento de ETP en cada proceso, considerando alternativas de compra, arrendamiento o provisión combinada de ETP. El análisis deberá considerar los resultados del cálculo del CTP y del CTA, el ciclo de vida esperado de los equipos, los costos de mantenimiento, la flexibilidad operativa, la capacidad presupuestal y los riesgos asociados a la obsolescencia o dependencia tecnológica. Lo anterior, según lo dispuesto en el Anexo 9. Orientaciones para la evaluación comparativa de las opciones compra o arrendamiento.

Lineamiento 6. Reutilización y Gestión de Obsolescencia Tecnológica: Se deberán implementar mecanismos formales para evaluar periódicamente el estado y desempeño de los ETP en uso, con el fin de identificar equipos que hayan superado su vida útil o presenten bajo rendimiento. Los diagnósticos deberán servir de base para elaborar planes de renovación gradual, reubicación o reutilización en dependencias con menores requerimientos técnicos, asegurando el máximo aprovechamiento de los recursos existentes. Paralelamente, deberá garantizarse la correcta disposición final de los equipos obsoletos, cumpliendo las normas de gestión ambiental y disposición de RAEE. Lo anterior, según lo dispuesto en el Anexo 10. Orientaciones para la reutilización y gestión de la obsolescencia tecnológica.

Lineamiento 7. Benchmarking Técnico y Neutralidad Tecnológica: Las adquisiciones y arrendamientos de ETP deberán sustentarse en el uso de herramientas de benchmarking técnico que permitan medir y comparar objetivamente el rendimiento de los equipos, garantizando procesos de selección basados en desempeño y no en marcas o modelos específicos. Los indicadores de referencia (como PassMark, Standard Performance Evaluation Corporation -SPEC o Geekbench) deben emplearse para establecer umbrales mínimos de desempeño por perfil de uso (administrativo, diseño, misional, etc.), facilitando la comparación de configuraciones equivalentes en los procesos de evaluación. Lo anterior, según lo dispuesto en el Anexo 11. Orientaciones para la aplicación del Benchmarking técnico y Neutralidad Tecnológica.

Las entidades deberán incorporar en los estudios previos o documento que haga sus veces además de lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015 (o manual de contratación si son régimen especial), constancia del cumplimiento de cada uno de los anteriores lineamientos.

Finalmente, las entidades y organismos del Distrito acogerán y aplicarán los lineamientos aquí señalados, para lo cual, dentro del proceso de planeación y estructuración, identificarán sus necesidades y las incorporarán en sus Planes Anuales de Adquisiciones PAA de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, en consonancia con lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011[12].

La presente directiva rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación.

Atentamente,

MIGUEL ANDRÉS SILVA MOYANO

Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá

MAURICIO ALEJANDRO MONCAYO VALENCIA

Secretario Jurídico Distrital

Proyectó: Felipe Valencia Serrano - Asesor Consejería Distrital de TIC, Secretaría General

Revisó: Adriana Elena Martínez Diaz-Asesor Consejería Distrital de TIC, Secretaría Genera Juan David Duque Botero (DBC)-Contratista DDPJ-Secretaría Jurídica Distrital 

Mónica Liliana Herrera Jefe Oficina Jurídica Secretaría General

Aprobar

Diana Rocio Celis Mora-Jefe Oficina Consejería Distrital de TIC. Secretaría General.

Juan Camilo Vesga-Asesor Despacho de la Secretaría General

María Paula Rueda Mantilla-Subsecretaría Jurídica Distrital, Secretaría Jurídica Distrital

María Catalina Jarumillo González Directora Distrital de Política Jurídica, Secretaría Jurídica Distrital.

Laura Juliana Ariza - Asesora, Secretaría Jurídica Distrital

Nota: Ver Directiva original y Anexos.

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