RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2023

 

(Enero 17)

Derogado por el art. 20, Acuerdo 001 de 2025.

 

Por medio del cual se actualiza el reglamento interno del Comité de Conciliación de la Veeduría Distrital

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

En uso de las facultades conferidas por el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que mediante la Ley 2220 de 2022 se expidió el Estatuto de Conciliación, se creó el Sistema Nacional de Conciliación y se derogaron, entre otras, las disposiciones sobre la materia contenidas en las leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 640 de 2001 y 1367 de 2009^[1].

 

Que el artículo 115 de la ley en mención, señala que las normas allí contenidas sobre Comités de Conciliación son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público y los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, municipios que sean capital de departamento y entes descentralizados de estos mismos niveles.

 

Que el artículo 117 define el Comité de Conciliación como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, a la que corresponde además “decidir, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público”. Función respecto de la cual deberá tenerse en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.

 

Que así mismo dispone que “La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité”

 

Que de conformidad con lo estipulado en el artículo 116 ibidem los Comités de Conciliación deberán aplicar los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y en “en ese sentido están obligados a tramitar las solicitudes de conciliación o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad”

 

Que la Ley 2220 de 2022 en su artículo 120 estableció las funciones de los Comités de Conciliación, determinando que les corresponde, entre otras: “11. Dictar su propio reglamento”

 

Que la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” en los artículos 11 y 12 reguló los conflictos de intereses y trámite de los impedimentos y recusaciones.

 

Que a través del Decreto Distrital 430 de 2018 se adoptó el “Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, el cual incluye algunas funciones del Comité de Conciliación en materia de la formulación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico, aspectos que fueron igualmente fueron desarrollados en la Directiva 025 de 2018, por medio de la cual se fijan “Lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales”.

 

Que mediante Decreto Distrital 839 de 2018, se establecieron directrices y lineamientos en materia de conciliación y comités de conciliación en el Distrito Capital.

 

Que mediante el Decreto 089 de 2021 “Por medio del cual se establecen lineamientos para el ejercicio de la representación judicial y extrajudicial de Bogotá D.C., y se efectúan unas delegaciones”, se determinó el rol de la Secretaría Jurídica Distrital como mediadora ante los conflictos o controversias jurídicas, administrativas o económicas entre organismos y/o entidades distritales, como una buena práctica administrativa a la cual pueden acudir, que no suspende términos de caducidad, ni constituye requisito de procedibilidad fijado por la ley.

 

Que la Resolución 104 de 2018 emitida por la Secretaría Jurídica Distrital establece las funciones que competen a los jefes de las Oficinas Asesoras Jurídicas, a los apoderados de las entidades y a los secretarios técnicos de los Comités de Conciliación respecto del registro y cargue de información en el sistema de Información de Procesos Judiciales del Distrito Capital SIPROJ WEB.

 

Que a través de la Resolución 079 del 16 de septiembre de 2005 fue creado el Comité de Conciliación de la VEEDURÍA DISTRITAL.

 

Que, como consecuencia de lo anterior, se hace necesario adecuar el reglamento interno del Comité de Conciliación de la Veeduría Distrital contenido en el Acuerdo 04 de 2019 a la normatividad vigente e incluir las disposiciones que se requieran para mejorar su eficiencia y eficacia.  

 

Que en sesión ordinaria realizada el 17 de enero de 2023, contenida en el Acta No. 01, el Comité de Conciliación estudió y aprobó la propuesta de modificación del reglamento presentado por la Secretaría Técnica del Comité.

 

Que en mérito de lo expuesto el Comité de Conciliación,

 

ACUERDA:

 

ARTÍCULO 1. ADOPCIÓN. Adoptar el reglamento interno del Comité de Conciliación de la VEEDURÍA DISTRITAL, contenido en los siguientes artículos.

 

ARTÍCULO 2. NATURALEZA: El Comité de Conciliación de la Veeduría Distrital, es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses a cargo de la entidad y que define la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, la procedencia de la acción de repetición y el diseño de las directrices generales que orienten la defensa de la VEEDURIA DISTRITAL.

 

Las decisiones emitidas se sujetarán a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

 

ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS RECTORES: Los miembros del Comité de Conciliación de la VEEDURÍA DISTRITAL y quienes intervengan en sus sesiones en calidad de invitados obrarán inspirados en los principios de la función administrativa, contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia.

 

ARTÍCULO 4. INTEGRACIÓN: El Comité de Conciliación de la Veeduría Distrital estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

 

1. El (la) Veedor (a) Distrital o su delegado (a)

 

2. El (la) Viceveedor (a) Distrital

 

3. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica

 

4. El (a) Veedor (a) Delegado (a) para la Atención de Quejas y Reclamos

 

5. El (la) Veedor (a) Delegado (a) para la Contratación

 

PARÁGRAFO 1. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses de la Veeduría Distrital, el (la) asesor (a) con Funciones de Control Interno y el Secretario Técnico del Comité.

 

La asistencia del Secretario Técnico del Comité será obligatoria a todas las sesiones.

 

PARÁGRAFO 2. El Comité de Conciliación de la Veeduría Distrital podrá invitar a sus sesiones, con voz, pero sin voto, al Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital, para que éste y/o su delegado, preste la colaboración y asesoría pertinente, relacionadas con la prevención del daño antijurídico y/o acciones o políticas de defensa judicial, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 2° del Decreto 839 de 2018 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

 

PARÁGRAFO 3. La asistencia a las sesiones del Comité de Conciliación por parte de los miembros, es obligatoria e indelegable, salvo la excepción prevista en el artículo 118 numeral 1 de la Ley 2220 de 2022 y el artículo primero de la Resolución 079 del 2005 expedida por la VEEDURÍA DISTRITAL.

 

ARTÍCULO 5. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN: El Comité de Conciliación de la VEEDURÍA DISTRITAL ejercerá las siguientes funciones de conformidad con lo establecido en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 y las demás que la complementen, modifiquen o reglamenten, así como las establecidas para el Distrito Capital en los Decretos 430 de 2018 y 839 de 2018, o en las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan:

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico, para lo cual estudiará y evaluará las actuaciones administrativas, haciendo énfasis en los Métodos Alternativos de Solución de Conflictos -MASC.

 

La política de prevención del daño antijurídico debe ser proferida por el Comité de Conciliación de la Veeduría Distrital atendiendo los lineamientos que defina la Secretaría Jurídica Distrital, y deberá remitirse a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la misma Secretaría, para su conocimiento, en los términos dispuestos en la Directiva 025 de 2018 o aquella que la modifique o reemplace.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la VEEDURÍA DISTRITAL, la cual será aplicada por todas las áreas y las dependencias que tengan a su cargo la defensa de los intereses de la Entidad. Para la elaboración de la Política y de las directrices de defensa, los miembros del Comité tendrán en cuenta los casos que le son presentados para su deliberación y decisión.

 

3. Adoptar políticas en materia de defensa judicial en aquellos casos recurrentes, para asistir ante los despachos judiciales o extrajudiciales con una posición institucional unificada y coherente, cuando se debatan temas con identidad fáctica, jurídica y coincidencia temporo-espacial, cuando sea del caso.

 

4. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la VEEDURÍA DISTRITAL, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

5. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

El Comité de Conciliación dentro de la formulación de sus políticas de Conciliación, tendrá como criterios auxiliares en sus deliberaciones las líneas decisionales contempladas en el artículo 9 del Decreto 839 de 2018 o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.  

 

6. Implementar estrategias que permitan establecer los asuntos susceptibles de conciliación o de acuerdo de terminación anticipada de procesos, atendiendo el precedente judicial en los casos de pérdida reiterada por supuestos fácticos análogos, a efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse, acorde con lo señalado en el numeral 6.6 de artículo 6 del Decreto 839 de 2018, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.  

 

7. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación judicial y extrajudicial que se adelanten con ocasión de los actos, contratos, hechos, omisiones u operaciones que la VEEDURÍA DISTRITAL expida, realice o en que incurra o participe, o que se relacione con asuntos inherentes a cada uno de ellos, conforme a su objeto y funciones. Así como señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

 

Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad jurisprudencia de supuestos con la unificación y la reiterada.

 

8. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, previa solicitud del Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

9. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la VEEDURÍA DISTRITAL con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

10. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

11. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitarse a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del Comité de Conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el mismo o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

12. Autorizar que en los conflictos o controversias suscitados entre la Veeduría Distrital y otras entidades y organismos del orden distrital, antes de iniciar cualquier acción judicial, extrajudicial o administrativa, intervenga la Secretaría Jurídica Distrital, para que través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia, procurando evitar que las entidades acudan a la jurisdicción, atendiendo a lo establecido en el artículo 19 del Decreto 089 de 2021.

 

13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

14. Cuando un asunto judicial o extrajudicial interese a la VEEDURÍA DISTRITAL y a más de una entidad u organismo del nivel central de la Administración Distrital, el Comité de Conciliación de la Entidad deberán remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos.

 

Para estos efectos, el apoderado que tenga a su cargo la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el pronunciamiento del(los) respectivo(s) Comité(s) de Conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento según sea el caso.

 

15. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias favorables o condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la VEEDURÍA DISTRITAL, a fin de evaluar el impacto de los mismos, y así mismo determinar las acciones preventivas o correctivas como estrategia de prevención del daño antijurídico.

 

16. Estudiar la posibilidad de aprobar, en los términos del parágrafo del artículo 95 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

17. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

18. Aprobar el plan de acción anual del Comité de Conciliación que presentará la Secretaría Técnica, y realizar el seguimiento a su implementación.

 

19. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

20. Dictar su propio reglamento.

 

PARÁGRAFO 1: Para el adecuado cumplimiento de sus funciones, el Comité de Conciliación recibirá la información presentada por la Oficina Asesora de Jurídica de la VEEDURÍA DISTRITAL relacionada con la litigiosidad de la entidad, a efectos de adoptar las orientaciones necesarias en defensa de los intereses públicos.

 

PARÁGRAFO 2: En los eventos de faltas temporales o definitivas del funcionario designado para ejercer la Secretaría Técnica, los miembros del Comité de Conciliación en sesión ordinaria o extraordinaria, según sea el caso, efectuarán la respectiva designación, previa convocatoria que podrá ser realizada, de ser necesario, por el presidente del Comité.

 

PARÁGRAFO 3. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no requiere disponibilidad presupuestal, ni constituye ordenación de gasto.

 

ARTÍCULO 6. DEBERES DE DILIGENCIA Y CUIDADO ANTE LA CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. El Comité de Conciliación actuará con la debida diligencia en el estudio y definición de los conflictos contra la entidad y en la reducción de su litigiosidad mediante el uso de la conciliación, la extensión de la jurisprudencia y de la aplicación por vía administrativa de las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado.

 

ARTÍCULO 7. RESERVA LEGAL. Si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica de la VEEDURÍA DISTRITAL, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva conforme lo dispuesto en los literales e) y h) y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya.

 

La reserva no podrá ser oponible al agente del Ministerio Público.

 

En este evento, el documento en el que consten la decisión de no conciliar no se agregará al expediente y será devuelto por el agente del Ministerio Público al finalizar la audiencia de conciliación, para lo cual el apoderado judicial de la Entidad promoverá la respectiva solicitud, de ser necesario.

 

ARTÍCULO 8. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA: La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación será ejercida por el profesional del derecho que designe el Comité de Conciliación, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones de conformidad con lo establecido en el artículo 121 de la Ley 2220 de 2022 y las demás que la complementen, modifiquen o reglamenten, así como las establecidas para el Distrito Capital en el Decreto 839 de 2018, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan:

 

1. Citar a los miembros del Comité y enviar la información y soportes requeridos para cada sesión con la debida antelación.

 

2. Elaborar las actas de cada sesión del comité e incorporarlas en el Sistema de Información SIPROJ WEB, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

 

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

 

4. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la VEEDURÍA DISTRITAL y a los miembros del comité en la segunda semana del mes de enero y la segunda semana del mes de julio de cada anualidad.

 

Dicho informe debe ser publicado en la página web de la Entidad, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su presentación ante el Comité de Conciliación, con miras a garantizar su publicidad y transparencia.

 

5. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la VEEDURÍA DISTRITAL.

 

6. Presentar al Comité la propuesta del plan de acción anual del Comité de Conciliación para su aprobación en los términos que establezca la VEEDURÍA DISTRITAL para la formulación del respectivo Plan Institucional. La Oficina Asesora de Planeación y el Asesor de Control Interno de la entidad, o quien haga sus veces, en cumplimiento de las funciones de asesoría que les compete, están llamados a brindar el apoyo técnico y acompañamiento que se requiera para tal efecto.

 

7. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

8. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

 

9. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité de Conciliación cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en la normatividad vigente para el efecto.

 

10. Remitir, a través del abogado encargado del trámite, a la Procuraduría General de la Nación, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

 

11. Presentar por lo menos una vez por semestre, en sesiones ordinarias del Comité, informe sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que han sido empleados por la VEEDURÍA DISTRITAL. Este informe relacionará el número total de casos resueltos empleando el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos, terminación favorable o desfavorable, valor total e individual de las sumas impuestas a favor y en contra; así como los criterios o directrices institucionales que se han implementado para utilizar los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos. En estos Comités se invitará a los profesionales responsables del área de presupuesto y contabilidad o quien haga sus veces, en el evento en el que se hayan presentado casos para el periodo materia del reporte. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

12. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la VEEDURÍA DISTRITAL realicen el diligenciamiento de las fichas de conciliación y de pacto de cumplimiento en SIPROJWEB-BOGOTÁ.

 

13. Verificar que se publique en la página web de la entidad, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante la Procuraduría General de la Nación y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

 

14. Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado de la VEEDURÍA DISTRITAL.

 

15. Remitir a la Dirección de Defensa Judicial y Prevención de Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital, copia vigente de la integración de los miembros del Comité de Conciliación y/o la relación actualizada de los mismos, para la respectiva actualización dentro del SIPROJ-WEB

 

16. Realizar el cronograma con las fechas de las sesiones del comité de conciliación que se realizarán durante todo el año. Después de aprobado dicho cronograma, durante la primera sesión del comité, incorporar y agendar las respectivas sesiones.

 

17. Remitir a la Secretaría Jurídica de la Alcaldía Mayor de Bogotá, cuando corresponda, la información enunciada en el artículo 16 del Decreto Distrital 839 de 2018 o aquél que lo modifique, adicione o sustituya.

 

18. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

PARÁGRAFO. De conformidad con lo establecido en el artículo 122 de la Ley 2220 de 2022, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en aquel se asignarán las responsabilidades al interior de la entidad.

 

ARTÍCULO 9. CONVOCATORIA: La Secretaría Técnica convocará a los miembros del Comité de Conciliación a las sesiones mediante comunicación escrita o por correo electrónico, con al menos tres (3) días de anticipación. Este plazo podrá ser inferior cuando las circunstancias así lo ameriten.

 

Así mismo extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se estime necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 118 de la Ley 2220 de 2022 y demás normas concordantes.

 

La convocatoria se remitirá a cada miembro e invitado del Comité indicando la fecha, la hora y el lugar y/o el medio electrónico a través del cual se realizará la sesión. Igualmente, se remitirá el orden del día, las fichas de los casos que se discutirán, así como los soportes de las situaciones, seguimientos o decisiones que se analizarán.

 

ARTÍCULO 10. SESIONES: El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria dos (2) veces al mes y extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan, para el análisis de situaciones Específicas, previa solicitud que formule el Presidente a la Secretaría Técnica. Las sesiones podrán ser presenciales o no presenciales.

 

PARÁGRAFO: En el evento en el que sea necesario suspender el desarrollo de una sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes o cuando las integrantes lo estimen pertinente, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

 

ARTÍCULO 11. INASISTENCIA A LAS SESIONES: Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado, salvo caso de fuerza mayor o caso fortuito. En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, la Secretaría Técnica dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

ARTÍCULO 12-.DEL QUÓRUM DELIBERATORIO Y ADOPCIÓN DE DECISIONES: El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará sus decisiones por mayoría simple.

 

En caso de empate, el asunto se someterá a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.        

 

ARTÍCULO 13: Los miembros del comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros, deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará constancia en la respectiva acta.

 

ARTÍCULO 14. DESARROLLO DE LAS SESIONES PRESENCIALES: En el día y hora señalados el Presidente del Comité instalará la sesión.

 

A continuación, la Secretaría Técnica del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por la inasistencia, verificará el quorum y dará lectura al orden del día propuesto que será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente. Luego de ello se adoptarán las determinaciones que el Comité estime oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la VEEDURÍA DISTRITAL.

 

Efectuada la deliberación, la Secretaría Técnica procederá a preguntar a cada uno de los miembros el sentido de su voto.

 

Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, la Secretaría Técnica informará al Presidente que todos los temas han sido agotados procediendo el Presidente a levantar la sesión.

 

ARTÍCULO 15. SESIONES NO PRESENCIALES DEL COMITÉ: El Comité de Conciliación podrá sesionar de forma no presencial cuando por cualquier medio todos los integrantes puedan intervenir, deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este caso la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir dentro del lapso de tiempo indicado en la citación.

 

La convocatoria la realizará la Secretaría Técnica del Comité a través de medios electrónicos, informáticos, telefónicos, audiovisuales o cualquier medio que permita el intercambio de información entre los miembros del Comité, con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación dejará prueba del mecanismo utilizado en el cual se podrá verificar la hora, el contenido de las opiniones o decisiones de los integrantes y el originador del mensaje.

 

PARÁGRAFO. Cuando las circunstancias así lo exijan el Comité de Conciliación podrá decidir sobre cualquier asunto sometido a su consideración mediante la realización de sesiones no presenciales.

 

ARTÍCULO 16. DESARROLLO DE LAS SESIONES NO PRESENCIALES: La Secretaría Técnica del Comité, por el medio escogido para la realización de la sesión no presencial, verificará el quórum e informará por dicho mecanismo de la existencia de quórum decisorio.

 

En el día y hora señalados el Presidente del Comité instalará la sesión. Las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

 

1. La convocatoria a la sesión no presencial se deberá realizar conforme lo establecido en el artículo 9° de la presente Resolución y en la misma se deberá precisar los asuntos a tratar y adjunto a la misma se remitirá la información requerida para adoptar las decisiones respectivas.

 

2. Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitirá su decisión por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a la Secretaría Técnica, dentro del término establecido en la respectiva convocatoria.

 

3. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del Comité, la Secretaría Técnica informará de forma inmediata por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros.

 

4. Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, la Secretaría Técnica informará al Presidente que todos los temas han sido agotados procediendo a levantarse la sesión.

 

5. La Secretaría Técnica procederá a levantar el acta correspondiente, a la cual se adjuntarán las intervenciones de los miembros e invitados especiales dejando constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas.

 

ARTÍCULO 17. DE LAS ACTAS DEL COMITÉ: La Secretaría Técnica del Comité dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la sesión, deberá remitir a cada uno de sus miembros asistentes a la respectiva sesión el proyecto de acta por correo electrónico, con el objeto de que éstos remitan sus observaciones y consideren su aprobación, dentro del día hábil siguiente al recibo del proyecto, luego de allegadas las respectivas observaciones se elaborará el acta definitiva.

 

Las actas se ordenarán cronológicamente y serán firmadas por el Presidente del Comité y la Secretaría Técnica, previa aprobación de cada uno de los miembros.  

 

Las fichas técnicas, presentaciones, informes y todos los soportes documentales presentados para el estudio del Comité de Conciliación en cada sesión hacen parte integral de las respectivas actas.

 

ARTÍCULO 18. ACTOS ADMINISTRATIVOS DEL COMITÉ. - Las disposiciones generales que apruebe el Comité de Conciliación serán adoptados mediante Acuerdo, suscrito por las/os miembros del Comité de Conciliación.

 

ARTÍCULO 19. ARCHIVOS DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DE SU SECRETARÍA TÉCNICA: El archivo del Comité de Conciliación y el de la Secretaría Técnica reposarán en la Oficina Asesora de Jurídica.

 

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por la Secretaría Técnica.

 

ARTÍCULO 20. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES: Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento o conflicto de intereses previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012, por la cual se expide el  Código General del Proceso; el artículo 40 de Ley 1952 de 2019, Código General Disciplinario, el cual fue reformado por la Ley 20694(sic) de 2021, o las normas que los modifiquen o sustituyan. Adicionalmente, cuando el asunto a decidir pueda comprometer a quien los designó, o a quien participó en el respectivo nombramiento o designación.

 

ARTÍCULO 21: TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si alguno de los integrantes se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento o conflicto de intereses señaladas en el artículo anterior, respecto de los asuntos sometidos a consideración del Comité de Conciliación, deberá informarlo por escrito a los demás miembros del Comité, tan pronto como adviertan la existencia de la misma, expresando los hechos en que se fundamenta. 

 

A más tardar, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, los demás integrantes del Comité, en la respectiva sesión, decidirán sobre la procedencia del impedimento, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta.

 

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará el mismo trámite del impedimento.

 

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, el Veedor (a) Distrital, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la sesión del Comité, podrá designar un integrante ad hoc para reemplazar a quien se le haya aceptado el impedimento o recusación. El designado deberá ser funcionario del nivel directivo.

 

PARÁGRAFO. En todo caso el trámite de los impedimentos y recusaciones dentro de Comité de Conciliación, deberá adelantarse garantizando el cumplimiento de los términos legales previstos para el trámite de los asuntos de su competencia.

 

ARTÍCULO 22. DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN Y DEL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN: El Comité de Conciliación conocerá y decidirá sobre la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición y de la acción de repetición, para el efecto revisará que se reúnan los requisitos de procedibilidad y procedimentales establecidos en la Ley 678 de 2001 modificada por la Ley 2195 de 2022 o en aquellas normas que la sustituyan o complementen. Así como los lineamientos establecidos en la Directiva No. 005 de 2017 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, o en aquellas que la modifiquen o sustituyan.

 

Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total o al pago de la última cuota efectuado por la VEEDURÍA DISTRITAL, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad,  o al vencimiento del plazo con que cuenta la administración para el pago de condenas conforme lo establece la Ley 1437 de 2011, o la norma que la sustituya o modifique, lo que suceda primero, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.

 

En el evento en que los Comités de Conciliación decidan no iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de 2001 modificada por la Ley 2195 de 2022, la Secretaría Técnica del Comité deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría General de la Nación, con el objeto de que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.

 

PARÁGRAFO 1. Los apoderados de la VEEDURÍA DISTRITAL deberán presentar un informe al Comité de Conciliación para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior

 

Así mismo, deberán diligenciar en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición.

 

PARÁGRAFO 2. El (la) Asesor (a) con funciones de control interno deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

 

ARTÍCULO 23. TRÁMITE DE SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN: Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité contará con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual será comunicada en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia autentica de la respectiva acta o certificación en la que conste sus fundamentos. En caso de que la decisión no pueda ser adoptada por requerirse la solicitud de pruebas o conceptos a otras entidades, el referido término podrá ser extendido atendiendo las circunstancias del caso, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

Es obligatoria la asistencia del apoderado de la VEEDURÍA DISTRITAL a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancias en el acta de la audiencia de las razones de hecho y de derecho expresadas en el Comité de Conciliación.

 

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias, de las acciones de repetición iniciadas y de los llamamientos en garantía realizados para fines de repetición iniciada en los procesos judiciales de responsabilidad patrimoniales, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

 

Los apoderados allegaran adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó la respectiva conciliación.

 

PARÁGRAFO: En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en las pruebas allegadas y en los precedentes jurisprudenciales aplicables al caso, el Comité deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas y las sentencias de unificación de las altas cortes, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos de hecho y de derecho respecto de la jurisprudencia reiterada.

 

ARTÍCULO 24. VIGENCIA Y DEROGATORIAS: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición, deroga el Acuerdo 04 de 2019 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

 

Dado en Bogotá, D.C. a los 17 días del mes de enero del año 2023.

 

FREDY GABRIEL HERNÁNDEZ GUTIÉRREZ

 

Jefe Oficina Asesora de Planeación

 

Delegado permanente de la Veedora Distrital

 

CÉSAR AUGUSTO INTRIAGO BOGOTÁ

 

Viceveedor Distrital

 

HUGO ALFONSO RODRÍGUEZ ARÉVALO

 

Veedor Distrital Delegado para la Contratación (e)

 

ERNESTO BARRERA MORA

 

Veedor Delegado para la Atención de Quejas y Reclamos

 

ALEXANDER POTDEVÍN GUTIÉRREZ

 

Jefe Oficina Asesora de Jurídica

 

Nota: Ver norma original en Anexos.

 

NOTA AL PIE DE PAGINA: