RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 027 DE 2025

(Julio 16)

Para: SECRETARIO, SUBSECRETARÍA, DIRECTORES/AS, JEFES/AS DE OFICINA Y RESPONSABLES DE RUBROS DE FUNCIONAMIENTO Y GASTOS DE INVERSIÓN DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA Y OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Asunto: LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CIERRE 2025 Y PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL 2026

Radicación: 3-2025-6733

En concordancia con los lineamientos de las Circulares Externas No. DDP-000003 del 31 de marzo de 2025 y No. SDH-000006 del 25 de junio de 2025, se expide la presente circular que da a conocer aspectos relevantes a tener en cuenta para optimizar el proceso de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal del año 2025, así como las directrices y el cronograma para la programación presupuestal vigencia 2026, el cual se aplicará al interior de la Secretaría Jurídica Distrital.

1. Directrices para la ejecución, seguimiento y cierre presupuestal 2025

a. En atención a los principios de la función administrativa de eficacia, economía, celeridad, transparencia y responsabilidad, y el principio presupuestal de anualidad, se debe ejecutar el presupuesto de manera oportuna, procurando el máximo nivel de giros durante la vigencia en que se comprometen los recursos, de tal forma que se garantice la adecuada prestación de servicios y se haga la entrega efectiva de bienes, reduciendo el monto de las reservas presupuestales.

b. El uso de las reservas presupuestales debe ser excepcional y su constitución está sujeta a la verificación de eventos imprevisibles y de manera complementaria a aquellos en que, de no constituirse, se afecte de manera sustancial la prestación del servicio.

c. De igual modo, debe considerarse que, en aplicación del Acuerdo Distrital 5 de 1998, en cada vigencia, el Gobierno Distrital reducirá el presupuesto de gastos de funcionamiento cuando las reservas constituidas para este agregado superen el 4% del presupuesto del año inmediatamente anterior y en inversión, cuando se exceda el 20% del presupuesto del año anterior.

d. Para la constitución de reservas presupuestales generadas desde el sistema de información presupuestal, deben estar debidamente justificadas y firmadas por el responsable del rubro de funcionamiento y/o proyecto de inversión, ordenador del gasto y responsable de presupuesto, este documento debe ser preparado en Word, para cada uno de los contratos que se constituya como reserva presupuestal, el cual debe contener como mínimo la siguiente información: número de contrato, nombre del contratista, identificación del contratista, objeto del contrato, rubro y/o proyecto de inversión que afecta (código y nombre del rubro o proyecto) y la justificación clara y específica del por qué se constituye como reserva presupuestal.

e. Las reservas presupuestales que se constituyeron a 31 de diciembre de 2024 y que al cierre de la vigencia 2025 no se hayan pagado, fenecerán sin excepción en el Sistema Distrital de Hacienda, proceso que se realiza automáticamente el 31 de diciembre de 2025 y se convertirán en pasivos exigibles, por lo que es necesario realizar los trámites administrativos para su liberación o ejecución, según corresponda.

f. Los plazos para los trámites de modificaciones presupuéstales una vez radicadas en la Dirección Distrital de Presupuesto (DDP) la Secretaría Distrital de Hacienda son: traslados presupuestales: cinco (5) días hábiles; y cambios de fuentes: siete (7) días hábiles; para aquellos casos en que la modificación involucre gastos de inversión y requiera de un concepto de la Secretaría Distrital de Planeación (SDP), se debe adicionar a los tiempos 10 (diez) días hábiles para que la (SDP) emita un concepto previo favorable, este documento, es requisito para la radicación de la modificación ante la DDP. Este tiempo se contará, a partir del cumplimiento de todos los requisitos previstos para el trámite de la modificación pertinente.

g. En caso, de que existan recursos presupuestales que no vayan a ser utilizados dentro de un proyecto de inversión, el responsable debe iniciar los trámites ante las Secretarías de Hacienda y Planeación, a través de la Oficina Asesora de Planeación a más tardar en el mes de agosto, con el fin de lograr su ejecución dentro de la presente vigencia.

h. La Dirección de Gestión Corporativa recibirá solicitudes de modificaciones presupuestales debidamente radicadas y con el lleno de requisitos, hasta el 07 noviembre de 2025, con el fin de garantizar una respuesta oportuna, y que las dependencias cuenten con el tiempo suficiente para culminar sus procesos internos.

i. Caja Menor. El plazo establecido para que la Entidad reintegre a la Dirección Distrital de Tesorería los recursos de su caja menor, es el 16 de diciembre de 2025. Para estos efectos, es indispensable el cumplimiento del procedimiento descrito en la Circular DDT 14 de 2024 (o la Circular que la modifique o sustituya), en relación con la generación y entrega oportuna y correcta de los recibos de pago con código de barras.

j. Las cuentas para pago de proveedores y contratistas radicadas hasta el 15 de diciembre de 2025, serán pagadas en la presente vigencia.

k. Cuentas por Pagar. Las cuentas radicadas del 19 al 24 de diciembre de 2025, serán constituidas como cuentas por pagar y su pago se realizará la segunda semana de enero de 2026, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal correspondiente.

2. Programación presupuestal 2026

a. En atención a lo dispuesto por la Directiva 002 de 2025 de la Alcaldía Mayor de Bogotá: "Lineamientos de política para presupuesto anual 2026", el presupuesto debe reflejar la consolidación de lo pactado en el Plan de Desarrollo 2024-2027, incluyendo los recursos requeridos para la sostenibilidad, fortalecimiento y consolidación de los programas y proyectos sociales y de infraestructura para "Bogotá Camina Segura", por lo cual, la Secretaría Jurídica debe hacer su programación buscando optimizar al máximo los recursos en cumplimiento de los principios de austeridad y uso eficiente de los mismos.

En tal sentido, en el Presupuesto de Gastos e Inversiones de la vigencia 2026, deberán programarse aquellos gastos catalogados como necesarios para el cumplimiento de los objetivos misionales y los compromisos y metas del Plan Distrital de Desarrollo, conforme con los recursos que se dispongan para tal fin.

b. Las proyecciones de las principales variables económicas, que la entidad debe tener en cuenta en la programación presupuestal para la vigencia 2026, son las definidas en el portal web de la Secretaría Distrital de Hacienda, como se detalla a continuación:

Fuente: Supuestos macroeconómicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico - Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP) 2025 (Junio de 2025)

La proyección del PIB de Bogotá se publicar en el mes de noviembre de 2025 con la actualización del MFMP del Distrito.

Para estimar el valor de las necesidades de gasto de funcionamiento e inversión, es importante considerar los precios del mercado, para lo cual, es importante hacer cotizaciones preliminares y así evitar grandes diferencias entre lo asignado a cada necesidad y los precios reales, los cuales redundan en el presupuesto total solicitado.

La programación de los gastos de bienes y servicios debe considerar criterios de austeridad, con un incremento máximo equivalente a la variación del IPC estimado para el año 2026, calculado sobre la apropiación vigente a 30 de junio, salvo aquellos sujetos a SMLMV, atendiendo el principio de anualidad.

Los gastos de personal deberán proyectarse aplicando un incremento equivalente al Índice de Precios al Consumidor (IPC) estimado al cierre del año 2025, más 1,9 puntos porcentuales, en concordancia con los compromisos establecidos en el Acuerdo Colectivo Laboral Territorial 2024-2025 y los resultados de la negociación salarial nacional del sector público.

c. Se debe priorizar la asignación de recursos para la atención de poblaciones especiales y diferencial, de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente, entre otros grupos étnicos, juventud, niñas, niños y adolescentes y atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno.

d. Con el fin de reducir trámites presupuéstales durante la vigencia y darle mayor agilidad a la ejecución de los recursos de inversión, se recomienda que desde la etapa de programación se incorporen las apropiaciones presupuéstales referentes a convenios interadministrativos que se tengan previstas ejecutar, una vez finalice el periodo de restricción de la Ley de Garantías.

e. Para determinar el gasto recurrente de la vigencia 2026 y el que se incluirá para el horizonte del Marco Fiscal de Mediano Plazo, se debe diligenciar el archivo Excel diseñado para tal fin en pesos constantes de 2025, el cual se consolidará para determinar el espacio fiscal para nuevas inversiones. (adjunto).

f. El registro de la programación presupuestal debe hacerse aproximando a miles de pesos, por lo cual, los valores menores a $500 se ajustarán al valor inferior y los mayores o iguales a $500 al valor superior.

g. En el rubro "indemnización por vacaciones", únicamente se permite la programación de recursos en los casos que se tenga previsto dicho pago a personas que deban retirarse por procesos de vinculación mediante concursos de carrera administrativa.

h. El rubro "Sentencias", solo se podrá programar para procesos que cuenten con fallos judiciales o en su defecto, los calificados con alta probabilidad de exigencia. Para los demás casos, se deberá surtir el traslado presupuestal cuando sea exigible su pago.

i. Las apropiaciones para los rubros de Seguros Entidad, Servicios Públicos e Impuestos, tasas, contribuciones, Derechos y multas, deberán estar cubiertos en su totalidad, y en lo posible, no deberán contracreditarse durante la vigencia

j. En lo que corresponde a la programación de los gastos asociados a los servicios de TIC, la Entidad deberá atender lo establecido en el Acuerdo 001 de 2019 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. -Comisión Distrital de Sistemas CDS, expedido por la Comisión Distrital de Sistemas.

k. En el marco de la revisión del anteproyecto de presupuesto 2026, se desarrollarán mesas de gasto integral (funcionamiento e inversión), en las que se realizará el análisis de las necesidades de gasto para el cumplimiento de las políticas sectoriales. Los gastos de inversión se proyectarán en el marco del Plan de Desarrollo vigente con la correspondiente proyección anual, priorizando los recursos necesarios para culminar o consolidar los proyectos en marcha, el plan de obras del POT, el cumplimiento de las Políticas Públicas y garantizar el cumplimiento del objeto misional.

I. Además de lo anterior, es indispensable que cada Responsable de Proyecto ajuste previamente el documento de formulación, con las magnitudes a desarrollar y los recursos necesarios para ello, identificando de manera clara, las cantidades de bienes y/o servicios que espera entregar en la vigencia 2026, y el presupuesto identificado, conforme al Plan Plurianual de cada proyecto. En caso de requerirse un incremento en el gasto superior al tope definido en el Flujo de Costos de un Proyecto de Inversión, se debe presentar la justificación económica y técnica que sustente la variación en el flujo del proyecto.

m. La Oficina Asesora de Planeación estructurará el Plan Operativo Anual de Inversión de la Entidad POAI 2026, teniendo en cuenta la cuota global. establecida por la Secretaría Distrital de Hacienda.

n. Se debe tener en cuenta en los cronogramas de contratación, las previsiones necesarias para que la adjudicación y ejecución de los contratos se realicen en estricto cumplimiento del principio de anualidad presupuestal. Para tal fin, deberán anticipar los tiempos requeridos según la modalidad del proceso contractual, y, en caso de contemplarse la inclusión de vigencias futuras de inversión, considerar el calendario de sesiones del CONFIS.

o. Para las vigencias futuras aprobadas se debe radicar en los diez (10) primeros días hábiles después de terminado cada semestre, ante la Secretaría Distrital de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto y en la Secretaría Distrital de Planeación Dirección de Inversiones Estratégicas, el informe semestral de seguimiento a las vigencias futuras aprobadas.

p. Adicional para la radicación del anteproyecto de presupuesto se debe integrar un informe de las vigencias futuras en ejecución, relacionando los bienes y servicios contratados, el nivel de ejecución frente al total autorizado y la evaluación del impacto de las contrataciones realizadas.

2.1. Calidad y eficiencia del gasto

a. Para la programación del presupuesto de la vigencia 2026, debe tenerse en cuenta que en virtud de la Circular Externa No SDH-000006 del 25 de junio de 2025, la Secretaría Distrital de Hacienda, evaluará los siguientes aspectos: gasto recurrente, cumplimiento de las metas y los resultados de los indicadores del PMR, relación costo-beneficio por producto, ahorros en gastos de funcionamiento y gastos adicionales que puedan generarse en 2026 con la respectiva propuesta de financiación.

b. La programación de los gastos de inversión deberá evidenciar los criterios de grado de distribución territorial, trazabilidad, progresividad y nivel de satisfacción ciudadana con el resultado, atendiendo lo establecido en el Acuerdo 761 de 2020.

c. Los gastos deberán programarse considerando los criterios de sostenibilidad fiscal, disponibilidad de recursos, fuentes de financiamiento, austeridad, racionalidad en el gasto y los productos a entregar.

d. En el documento de Anteproyecto de Presupuesto 2026, se debe registrar la información estratégica que le permita a la Dirección Distrital de Presupuesto analizar el gasto público ejecutado por la Entidad e incluir un capítulo dedicado a la revisión del inventario de obras inconclusas y análisis costo-beneficio de su terminación física.

2.2. Austeridad

a. Se debe presentar un plan en donde se establezcan compromisos y metas en materia de austeridad en el gasto de funcionamiento e inversión. Por lo tanto, la Secretaría Jurídica Distrital deberá presentar a la Secretaría Distrital de Hacienda, un Plan de Austeridad del Gasto de Funcionamiento e Inversión para la vigencia 2026 y adicionalmente, un informe con los resultados obtenidos de la implementación del Plan de Austeridad del Gasto 2025, con corte a 30 de septiembre de 2025. Esta información será entregada con el anteproyecto de Presupuesto.

2.3. Cronograma de actividades para programación presupuestal 2026

Se solicita oportunidad y calidad en cada una de las actividades registradas en la presente circular, para cumplir efectivamente cada una de las etapas del proceso presupuestal. Desde la Oficina Asesora de Planeación y la Dirección de Gestión Corporativa estaremos atentos a resolver cualquier inquietud.

Cordialmente,

MARÍA FERNANDA QUIJANO VÁSQUEZ

Directora de Gestión Corporativa (e)

VÍCTOR HERNANDO MURILLO HURTADO

Jefe Oficina Asesora de Planeación (e)

Proyectó: Oscar Javier Martínez Torres - Contratista DGC

Revisó: Luz Dary Corredor-Profesional Universitario-DGC

Luz Esperanza García - Profesional Universitario-DGC

Aprobó:María Fernanda Quijano Vásquez

Víctor Hermando Murillo Hurtado

Nota: Ver Circular original en Anexos.